Kpi (ключевые показатели эффективности). как внедрить систему kpi в компании

KPI (ключевые показатели эффективности). Как внедрить систему KPI в компании

В этой статье Вы узнаете

• Что такое KPI и какие виды ключевых показателей эффективности бывают
• Почему системы KPI часто не работают
• Сколько стоит внедрение в компании системы KPI

Эта статья посвящена разработке KPI в организации и пониманию необходимых критериев, которые нужно учитывать для повышения эффективности внедрения новой системы.

Любая система мотивации персонала должна быть направлена на поиск взаимосвязей целей предприятия и самих сотрудников.

Обратите внимание

Эффективность подобного увязывания личных и корпоративных целей возможна в ситуации, когда сотрудники четко осознают цели предприятия и понимают возможность влиять на свой доход (а не просто получать стандартный оклад, который не зависит от эффективности работника).

Поэтому в вознаграждении сотрудников с уровня руководителей отделов должна быть предусмотрена переменная часть – примерно 25% от общего дохода.

Виды KPI

1. Целевые показатели. Отражают данные индикаторы степень приближенности к поставленной цели. Данным целевым показателям мы и уделим особенное внимание в статье.
2. Процессные показатели. Свидетельствуют об эффективности процесса.

   Они позволяют оценить – можно ли выполнить определенный процесс быстрее либо сократить расходы без последствий для качества.

3. Проектные показатели.

    Данные показатели связаны с конкретными целями проекта – свидетельствуют об эффективности выполнения всего проекта и его отдельных частей.

4. Показатели внешней среды. На данные показатели невозможно непосредственно влиять.

   Однако они должны учитываться, к примеру, при разработке целевых показателей. В числе внешних KPI можно отметить колебания стоимости, сложившийся уровень цены на рынке.

Эффективна ли система KPI на малых предприятиях

Не имеет смысла введение KPI, если на предприятии не действует система управления – когда успех зависит исключительно от усилий собственника, который объединяет в себе функции главного финансиста, гендиректора, главного кадровика (в основном это предприятия на 1-й фазе развития).

На успешность интеграции KPI не влияет количество сотрудников. Необходимо соблюдение другого условия – соответствующая зрелость бизнеса и адекватная система учета. Один из классиков управления подчеркнул – невозможно управлять тем, что нельзя посчитать.

KPI – счетные ключевые показатели. Они могут быть качественными (в виде рейтинга, баллов и пр.) либо количественными (время, деньги, объем товара, люди и др.).

Однако в любом ключевые показатели эффективности должны быть счетными для объективности и сравнения данных.

Не обязательно зрелая учетная система включает, к примеру, модный CRM-модуль либо прочие популярные приложения. Возможна фиксация и обработка соответствующих параметров и в программе Excel.

Основное условие – ведение не просто формального бухгалтерского учета в компании, но и управленческого.

Следовательно, будет четкое понимание траектории движения своих денег, бюджета доходов и расходов, всегда будет понимание тенденций бизнеса, с умением расчета баланса.

При принятии решения об актуальности KPI в своей компании нужно учитывать – для внедрения системы потребуются расходы, минимум от миллиона рублей. Поэтому при инвестициях в подобный проект необходимо понимать ожидаемую отдачу и период её получения.

Важно

При нормальной работе своей системы, с достижением поставленных целей и развитием бизнеса, но при этом применяются давние, уже зарекомендовавшие себя инструменты управления, к настройкам на KPI нужно переходить лишь по определенной выраженной причине, а не просто для следования за модными тенденциями.

Система KPI обеспечит эффективность результата в рамках проектов диверсификации продукта, значительного масштабирования своего бизнеса, повышения рыночной доли на порядок, выхода в регионы и пр.

Разработка KPI: как внедрить ключевые показатели эффективности

Рекомендуется разрабатывать KPI по иерархии сверху вниз – от главной цели предприятия до целей подразделений и функционалов.

Порой начинается формирование снизу – от показателей и целей определенного исполнителя (как правило, от топ-менеджера до менеджера среднего звена), затем начинается путь вверх к формированию к общей цели.

Ведь на уровне бытового сознания складывается впечатление, что значительно легче поставить цель сотруднику, чем достичь понимания общей цели организации.

Но при таком условии не может быть гарантии достижения желаемых результатов в масштабе работы всего предприятия, если делается ставка на отдельных сотрудников. Следовательно, понадобится сверить соответствие отдельных целей общей цели предприятия. Фактически, потребуется дважды выполнять одинаковую работу.

Определение общих целей предприятия при внедрении KPI

Прежде всего, компании при планировании создания KPI нужно ответить на вопрос «зачем?». Для чего ведется деятельность компании, для каких задач она пришла на рынок, зачем нужна потребителям?

От ответа на данный вопрос и будет зависеть выбранное направление деятельности на рынке – из своего текущего положения до выбранной конечной цели.

Нужно определить свою цель, которая ставится на отдаленную перспективу – к примеру, спустя 3 года. При формулировке ответа не рекомендуется сосредотачивать свое внимание на финансовых аспектах. Ведь финансы являются достаточно относительной составляющей, что подтверждается недавним кризисом.

Лучше формулировать цель таким образом, чтобы финансовое желание следовало из неё, однако четко не прописывалось. Благодаря этому возрастает устойчивость системы, несмотря на изменения параметров рынка. Цель должна быть связана не с определенной единицей, а с рынком – поэтому действия будут изначально настроены на рыночные изменения.

Можно формулировать свои цели следующим образом – оказаться в тройке лидеров на российском рынке йогуртов, выбиться в ТОП-10 компаний на рынке мебели, выйти на рынок терминальной связи Москвы и Петербурга, и стать лидером по определенным регионам.

Совет

Из формулировки целей в виде желания добиться высоких либо лидирующих позиций на определенном рынке будут вытекать и все финансовые аспекты. Станут понятными цели по прибыли, обороту, доле затрат и динамике роста предприятия.

После определения общей цели компании нужно будет её разделить на подцели, задав вопрос «Что нужно делать для достижения главной цели?». Сразу следует обратить внимание – не что нужно сделать, а что «делать». В контексте данной формулировки «делать» значит движение в определенном направлении.

А «сделать» предполагает реализацию конкретного мероприятия. Если представляется главная цель организации в качестве конкретного плана мероприятий, то возникает риск её недостижения, если одно из запланированных мероприятий оказывается невозможно.

При правильно заданном направлении своего движения к цели будет возможность маневра – поэтому возможен выбор плана A, плана B и пр.

Отбор KPI

В большинстве случаев не возникает проблем при составлении списка возможных KPI. Поскольку менеджерам отлично известны параметры, по которым возможна оценка деятельности подразделений. Однако проблемами сопровождается отбор ключевых, самых значимых KPI.

Наличие множества ключевых показателей эффективности, аналогично и выбору только одного показателя, приводит к ухудшению возможности управления. Поскольку слишком большое количество показателей приводит к усложнению процедуры расчета.

При выборе только одного ключевого показателя эффективности KPI возникают 2 варианта – подтвердить его достижение либо недостижение.

Но не остается возможности маневра, внося изменения в процесс работы в ситуации, когда результаты не соответствуют ожиданиям.

Следовательно, обеспечить возможность маневра позволяет лишь набор из нескольких KPI верхнего уровня – лучше из двух-трех. Их отбирать можно на основе оценки значимости каждого из KPI, проанализировав их вес.

Для каждого показателя экспертным путем присваивается свой вес, чтобы совместная сумма весов всех KPI составляла единицу. В количестве KPI себя можно не ограничивать.

Вес нужно определять с учетом принципа необходимости – какие показатели нужно выполнить для достижения цели (какие не просто желательны, а именно необходимы, без которых достичь цели просто невозможно). Для данных показателей и характерен наибольший вес.

Обратите внимание

Затем убираем показатели с весом ниже 0,1, и вновь распределяем веса между теми KPI, которые остались. На выходе будет не больше 3-5 показателей. Показатели с совсем маленьким весом можно потом учитывать для схемы мотивации в качестве условий понижения либо повышения размера бонуса.

Расстановкой весов обычно занимается гендиректор с командой топ-менеджеров, учитывая приоритетность задач компании. По весу показателя можно понимать, на какие действия компания должна делать основную ставку в обозримой перспективе (см. табл. 4).

Выделение «опережающих» и «запаздывающих» KPI

Опережающие показатели – позволяющие при замеченных отклонениях от пути к цели своевременно вмешаться и внести необходимые исправления ситуации. Они поддерживают управление движением к поставленной цели. В качестве примера такого показателя можно назвать уровень запасов на складе.

Данным параметром можно управлять в низкий либо высокий сезон, убедившись в достаточном объеме сырья на складе для производства определенного количества продукции либо понадобится его дополнительно приобретать. Либо же на складе возможен избыток сырья, оно является старым и должно продаваться для освобождения места под размещение нового.

Благодаря учету показателя «уровень запаса сырья» возможно принятие управленческих решений, направленных на улучшение эффективности производства.

Существуют не только опережающие, но также запаздывающие KPI ключевые показатели эффективности. По данным показателям может констатироваться достижение либо недостижение своей задачи, однако без возможности внесения корректив при самом движении к своей цели.

Поэтому при недостижении цели запаздывающие показатели просто свидетельствуют об уроне для предприятия. Следовательно, запаздывающим показателям отводится роль стоп-факторов в рамках бонусных схем.

Фактически, при недостижении данного показателя не будет производиться выплата бонуса полностью либо он будет значительно снижен. В качестве примера подобного показателя – текучесть кадров.

Ведь можно констатировать данный показатель лишь по факту – какого количества сотрудников компания лишилась за определенный период. Принятие управленческих воздействий может относиться только к следующему периоду. Но на уже на текущие потери влиять не удастся – они могут лишь фиксироваться на будущее.

Поэтому бонусная схема при расчете включает в формулу не только вес и процент выполнения определенного KPI, но также количество опережающих и запаздывающих показателей.

Помимо расчетов следует напомнить – вознаграждение продавца не должно привязываться исключительно к одному показателю (к примеру, к выручке либо обороту), без учета особенностей рынка и сезонности.

Поскольку в противном случае бизнес может столкнуться с ловушкой сытости – материальные факторы утрачивают свою силу мотивации. Следовательно, отдача за каждый рубль, вложенный в сотрудников, приносит постепенно всё меньшую отдачу.

Важно

И со временем размер вложений в сотрудников начинает превышать отдачу. Возникает подобная опасность при предоставлении сотруднику дохода, превышающего нужный ему уровень для привычного образа жизни (как правило, он достигается при 2 доходах специалиста в своем регионе по данной специальности).

Лечить «ловушку сытости» приходится лишь увольнением сотрудника, переставшего приносить отдачу – достигнуть должного эффекта за счет изменения схемы выплат уже не получится.

Когда KPI будет работать, а когда – нет

Эффективна система KPI будет при следующих условиях:

• при правильном взвешивании и расстановке всех показателей KPI;
• правильное создание дерева целей компании;
• система учета позволят посчитать все расчетные формулы KPI;
• правильное распределение ответственности за цели (и процессы) между исполнителями;
• занесение данных в систему учета обученными, не заинтересованными людьми – не теми, которые выполняли данные KPI. При этом необходимо заносить достоверные сведения;
• привязка KPI к системе мотивации персонала. Система мотивирования должна быть построена с приоритетностью целей предприятия перед целями работников, но с их обязательным учетом.

Когда система KPI не работает:

• Руководство компании не участвовало в создании дерева целей.
• Невозможно посчитать KPI по причине отсутствия данных в системе учета, субъективности либо недостоверности их оценки.
• Неверная разработка KPI – без учета соответствующих индикаторов достижения поставленных целей.
• Нет привязки KPI к системе мотивирования.
• Внедрение KPI не для всех подразделений. Система управления в таком случае будет перекошена.
• Привязаны KPI к действующей системе мотивирования, однако без учета личной мотивации работников, для которых введены KPI.
• Разделено достижение KPI и выплата бонуса за них на период более, чем на 3 месяца. В таком случае сотрудники просто устают ожидать, прекращая связывать правильность действий и вознаграждение. При длинных проектах в компании – нужно привязывать KPI и бонус за достижение целей не только к окончательным результатам проекта, но также к промежуточным этапам.

gd.ru

Ключевой показатель эффективности (KPI)

Ключевой показатель эффективности (KPI) –  это показатель деятельности организации, который помогает компании достигать стратегические и тактические цели. 

KPI является одним из инструментов, с помощью которого, можно проанализировать, насколько эффективно работает персонал для достижения целей компании.

Используя ключевые показатели эффективности, организация получает возможность управлять процессом и вносить в него изменения, а также ставить цели перед персоналом и мотивировать сотрудников фирмы к достижению поставленных целей.

Для чего нужен KPI

В задачи KPI входит стимулирование сотрудников и их мотивация на достижение запланированных результатов.

Виды KPI

Выделяют несколько видов KPI в связи со следующими результатами деятельности:

• статья затрат – объем затраченных ресурсов в стоимостном выражении;
• статья производительности – процент загрузки задействованных мощностей;
• статья эффективности – показатели, характеризующие отношение одного показателя к другому (например, отношение выручки к затратам);
• статья итоги – количественное выражение результата деятельности компании.

Также ключевые показатели эффективности можно разделить на два вида – оперативные и стратегические.

Оперативные показатели используются в текущей деятельности предприятия и его подразделений.  Оперативные показатели позволяют компании ставить цели и задачи в зависимости от изменяющихся условий.

К оперативным показателям можно отнести показатели, характеризующие эффективность организации производства, объемы поставки сырья, качества изготавливаемой продукции.

Совет

Стратегические показатели отражают результат деятельности предприятия за текущий период. Стратегические показатели дают возможность компании скорректировать планы на следующий период. Стратегические показатели используются , например, при анализе денежных потоков, на основе которых и рассчитываются основные стратегические показатели компании.

 К стратегическим показателям можно отнести показатели эффективности деятельности предприятия (например, рентабельность).

Правила и принципы внедрения KPI

Правила и принципы внедрения KPI заключаются в следующем:

• Правило «10/80/10» . Это означает, что компания должна иметь около 10 ключевых показателей результативности, до 80 производственных показателей и 10 ключевых показателей эффективности;
• Принцип управляемости и контролируемости. Подразделению, ответственному за определённый показатель, должны быть выделены необходимые ресурсы на его управление, а полученный результат может быть проконтролирован;
• Принцип партнерства. Для успешного решения задачи повышения производительности требуется установление эффективного партнерства между всеми заинтересованными лицами;
• Принцип перенесения усилий на главные направления. Для повышения производительности труда требуется расширение полномочий сотрудников организации, повышение квалификации персонала, проведение тренингов, эффективное взаимодействие подразделений компании;
• Принцип интеграции процессов оценки показателей, отчетности и повышения производительности.  Должна быть создана интегрированная схема оценки показателей и отчетности, стимулирующая конкретные действия сотрудников компании. Для этого следует регулярно проводить совещания, которые по срокам зависят от сложности решаемых вопросов;
• Принцип согласования производственных показателей со стратегией.  Показатели производственной деятельности должны быть привязаны к текущим факторам успеха, составляющим сбалансированную систему показателей, и соответствовать стратегическим целям организации.

Преимущества KPI

К основным плюсам применения KPI  можно отнести:

• мотивация сотрудников;
• справедливость, прозрачность и сопоставимость результатов (руководству и персоналу становится ясно, кто из сотрудников предприятия сколько работает и сколько зарабатывает);
• корректировка работы сотрудника по полученным низким показателям;
• участие персонала в достижении поставленных целей организации;
• контроль качества выполнения обязанностей.

Таким образом, преимуществом системы KPI является активная мотивация персонала на основе рассчитанных сопоставимых показателей.

Ключевые показатели эффективности в продажах

Ключевые показатели эффективности в продажах рассчитываются, исходя из следующих показателей:

• выручка;
• прибыль от продаж;
• себестоимость продукции;
• процент бракованных изделий;
• сумма оборотных активов;
• стоимость запасов.

Ключевые показатели эффективности в производстве

Ключевые показатели эффективности в производстве рассчитываются, исходя из следующих показателей:

• расход сырья;
• производительность труда рабочих;
• объем незавершенного производства и запасов;
• ремонт оборудования;
• прочие производственные расходы;
• хранение готовой продукции.

Примеры KPI для представителей различных специальностей

Итоги

Ключевые показатели эффективности (KPI) – это система оценки работы и мотивации персонала компании.

Ключевые показатели эффективности основаны на измерении количественных результатов сотрудников и прямым образом влияют на оплату труда сотрудников организации и помогают мотивировать персонал компании.

ВЕДУЩИЙ АУДИТОР                                                        БУРСУЛАЯ Т.Д.

ООО РАЙТ ВЭЙС

KPI (ключевые показатели эффективности): примеры. Как рассчитать KPI сотрудников?

Доказано: сотрудники любой компании работают в разы эффективней, если перед ними стоят конкретные задачи и предусмотрены «плюшки» за их безукоризненное выполнение.

В этой статье мы расскажем, что такое KPI сотрудников (ключевые показатели эффективности), как их рассчитать, а затем безболезненно внедрить в работу организации.

Что такое KPI?

KPI (расшифровка аббревиатуры: Key Performance Indicator) — количественно измеримый показатель эффективности конкретной деятельности и фактически полученных результатов.

Виды KPI компании:

• результата — какой результат получили в процессе выполнения задач;
• затрат — использованное количество ресурсов;
• производительности (эффективности) — соотношение результата и затраченных на его достижение материальных ресурсов и времени.

Итак, если говорить о KPI в интернет-маркетинге, то их можно разделить на 4 группы:

1. Целевые — ключевые показатели результативности, значение которых указывает на то, достигли вы поставленных маркетинговых целей или нет.
2. Процессные — оценка эффективности самого процесса работы. Благодаря анализу показателей KPI, можно ускорить выполнения задач за счет выявления и устранения замедляющих факторов на каждом из этапов выполнения задач.
3. Проектные — система расчета эффективности конкретного проекта, например, анализ показателей для сайта.
4. Внешней среды — это количественно измеримые показатели на рынке, на которые не может повлиять конкретный сотрудник (колебание ценовых показателей). Их нужно учитывать при разработке целевых KPI.

Например, если вы хотите, чтобы в этом месяце ваша компания продала на 20 % больше, значит количество успешных сделок — это KPI для отдела продаж. Если вы поставили цель заполучить 200 новых клиентов, то количество привлеченных покупателей — KPI интернет-маркетолога.

Но важно понимать, что достижение ключевых целей компании напрямую зависит от качественного выполнения плановых задач всеми сотрудниками отделов предприятия.

Нельзя перевести отдел продаж на такую систему, а маркетологов и производство оставить на фиксированной ставке. Работа менеджера по продажам напрямую зависит от результатов деятельности маркетингового отдела (продвижение продукта, развитие бренда, реклама, привлечение потенциальной ЦА и т.д.) и от бесперебойной работы производства (качество продукта, скорость изготовления, объемы).

Если менеджеры материально мотивированы, то другие отделы, работающие на «фиксе», вряд ли будут предпринимать какие-либо лишние телодвижения ради того, чтобы менеджеры выполнили свой план.

Все подразделения должны работать сообща ради общего блага — достижения цели компании.

Нужно ли внедрять KPI в бизнес?

Система оценки KPI в последнее время стала неотъемлемой частью построения эффективного бизнеса. Особенно это касается предприятий, задействованных в торговле, где крайне необходима четкая система анализа работы каждого подразделение, учет расходов и продаж.

Стоит подчеркнуть, что ключевые показатели эффективности деятельности организации успешно применяются в крупных предприятиях, имеющих четкую структуру подразделений и управленцев.

Используя расчет показателей продуктивности, руководитель может объективно оценить работу каждого отдельного сотрудника в конкретных цифрах, а также определить наименее эффективных людей в своей компании. Далее — мотивировать их на выполнение задач, а если результат по-прежнему будет неудовлетворительным — заменить на более продуктивных специалистов.

Обратите внимание

KPI используется не только для оценки эффективности работы, но и для построения мотивационной системы персонала в процессе геймификации бизнеса.

Суть KPI, как и любой другой системы мотивации сотрудников, состоит в том, чтобы объединить цели конкретного работника с общими целями компании.

То есть желание вашего специалиста зарабатывать больше должно логично пересекаться со стремлением выполнить и перевыполнить конкретный план.

Далее мы поговорим о том, для чего нужны KPI интернет-маркетологу, как их правильно составить.

Как разработать KPI интернет-маркетолога?

Давайте подробнее рассмотрим KPI (ключевые показатели эффективности) и примеры их применения.

Прежде всего необходимо решить, какие задачи в вашей компании выполняет интернет-маркетолог. Важно учитывать, что формула расчета KPI сработает только в том случае, если показатели по задачам маркетолога математически измеримы и зависят от самого специалиста.

5 показателей эффективности маркетолога:

1. увеличение охвата целевой аудитории;
2. привлечение новых клиентов — рост численности;
3. повышение лояльности клиентов — количество положительных отзывов, рекомендаций и т.д.;
4. увеличение количества повторных покупок — разработка стратегий;
5. повышение узнаваемости и уровня доверия к бренду.

Для выполнения этих задач маркетологу выделяются определенные человеческие (дизайнеры, аналитики, копирайтеры, программисты и т.д.) и материальные ресурсы. Без контролируемого бюджета вы не сможете соотнести потраченные ресурсы с полученным результатом маркетолога.

Чтобы запустить систему, вам необходимо:

• определить глобальную цель компании — какой результат вы хотите получить за определенный промежуток времени;
• сформулировать и поставить конкретные цели маркетологу;
• разбить оклад маркетолога на фиксированную часть и премиальную, которая будет зависеть от показателей эффективности (например: 70 % — фиксированная ставка, а 30 % — оплата за выполнение плана);
• определить ключевые показатели оценки работы маркетолога;
• разработать план с оптимальным значением показателей эффективности.

Кроме того, чтобы организовать процесс постановки задач, оперативно вносить данные и обеспечить контроль выполнения KPI, необходимо внедрить CMS-систему, в крайнем случае воспользоваться функционалом Excel.

Расчет KPI на конкретном примере

Как рассчитать KPI? Давайте разберем на примере маркетолога интернет-магазина.

Шаг 1. Выбираем 3 ключевых показателя эффективности маркетолога (рекомендуется брать 3-5 показателей):

1 — количество привлеченных клиентов на сайт;

2 — количество повторных покупок существующих клиентов;

3 — число положительных отзывов, рекомендаций, оставленных после покупки на сайте и в социальных сетях магазина.

Шаг 2. Определяем вес каждого показателя. Общая сумма весов равна 1. Максимальный вес относим к наиболее важному (приоритетному) показателю и получаем:

1. новые клиенты — 0,5;
2. повторные покупки — 0,25;
3. отзывы — 0,25.

Шаг 3. Анализируем статистические данные за последние полгода по каждому показателю и составляем план:

Шаг 4. Ведем расчет KPI, пример которого ниже:

Цель — это плановый результат, которого должен достичь маркетолог, факт — фактически достигнутый показатель.

Мы видим, что маркетолог выполнил план не полностью, но общий показатель равен 113,7 %, что является более чем удовлетворительным результатом.

Шаг 5. Рассчитываем оплату. Общая сумма вознаграждения маркетолога — $800, размер фиксированной ставки — $560, переменной части — $240. Полную премию маркетолог получает за индекс, равный 1 (или 100 %). То есть, 113,7 % — это перевыполненный план, за него маркетолог получает дополнительный бонус. Итого: 560+240+32,88 = $832,88.

Если индекс ключевых показателей эффективности менее 99 %, переменная часть вознаграждения (премия) пропорционально уменьшается.

Благодаря такой таблице мы видим проблемную зону, с которой маркетолог не справился. Возможно, это результат неправильной стратегии повышения лояльности клиента. С другой стороны, задача могла быть провалена по причине неадекватного плана. Так или иначе, этот участок необходимо взять на контроль. В случае, если ситуация не улучшится, стоит пересмотреть требования KPI.

Придерживаясь этой логики, вы поймете, что такое KPI в продажах, на производстве и других подразделениях, как их нужно рассчитывать и внедрять.

Важно

Формат расчета может меняться в зависимости от поставленных целей. В него могут включаться новые значения. Например, вводится показатель числа выполненных, невыполненных целей, подключается система штрафов за низкие результаты по приоритетным позициям плана.

Например, если план выполнен менее, чем на 70 %, то переменная часть вознаграждения может вовсе не выплачиваться сотруднику.

Существует и такой вариант системы вознаграждения за выполнение плана продаж:

Как мотивировать команду на выполнение KPI

Мотивировать команду на продуктивную работу можно не только деньгами. Приятные бонусы, подарки, дополнительные выходные, тренинги за счет компании и другие «плюшки» могут вдохновить сотрудника не хуже, чем зарплата.

Такая система также основана на контроле показателей эффективности, но в этом случае оклад сотрудника не зависит от результатов его работы.

А вот за выполнение плановых задач он получает баллы, которые обменивает на желаемый бонус.

Таким образом, можно оставить сотрудников на фиксированном окладе, но в то же время мотивировать их на выполнение плана.

В команде Marketing Gamers, к примеру, внедрена игровая система мотивации, где за успехи в работе сотрудники получают «эмпы» (внутренняя валюта MG). Эти баллы помогают нашим специалистам быстрее достигать целей и воплощать мечты в реальность: прыжок с парашютом, путешествие или новый гаджет.

Это игровая схема мотивации для сотрудников MG:

В качестве заключения

Введение KPI — часто болезненный процесс. Не все сотрудники могут быстро переключиться на новую систему. Несложно понять беспокойство человека, который раньше отрабатывал свои часы, а в конце месяца забирал фиксированную сумму. Но преодолеть сопротивление можно, внедряя систему постепенно:

• Внятно объяснить персоналу не только то, как расшифровывается KPI, но и рассказать, зачем нужна такая система, какую выгоду получит от этого каждый конкретный сотрудник.
• Запустить систему в тестовом режиме, чтобы вовремя выявить и исправить ошибки, максимально точно определить показатели эффективности для каждого работника, отдела, компании в целом.
• Если вы решили вводить переменную часть зарплаты, то делайте это поэтапно: 90 % — фиксированная ставка, 10 % — премия, затем — 80 % на 20 %, окончательное соотношение — 70 % на 30 %.

Введение системы KPI в работу организации — это справедливая зарплата, увеличение результативности бизнеса, сплоченная и мотивированная команда. Каждый сотрудник заинтересован в достижении целей компании, так как эти цели напрямую связаны с его собственными.

А как вы планируете внедрять KPI в свой бизнес? Возможно, вы уже разработали и внедрили собственную систему KPI? Поделитесь с нами в комментариях!

➤ Kpi ключевые показатели эффективности что это такое

В статье расскажем, что такое ключевые показатели эффективности (KPI), как рассчитывают KPI. Даем подробный пошаговый алгоритм для внедрения KPI. Расскажем, как использовать этот показатель для мотивации персонала. Бонус — таблица с примерами KPI для кадровика.

★ Мотивация персонала

Что такое KPI

Расшифровка KPI означает в переводе с английского (Key Performance Indicators) — «ключевые показатели эффективности». Иногда KPI переводят как «ключевые показатели результативности», но этот вариант распространен меньше. 

Систему KPI используют крупные корпорации с развитой сетью филиалов и большим штатом.

KPI — это важный и действенный инструмент HR-менеджера, который позволят:

1. Оценить эффективность работы персонала.
2. Контролировать сохранение эффективности в ходе рабочего процесса.
3. Управлять рабочим процессом.
4. Ставить конкретные цели перед персоналом. 

Простыми словами объяснить руководству и сотрудникам, что такое kpi, вам поможет Алла Пискунова, HR директор компании «ЛГК-логистика»:

Пример ключевых показателей эффективности (kpi)

В штате крупного магазина бытовой техники 12 продавцов-консультантов. HR-менеджер магазина оценивает эффективность работы продавцов по следующим критериям:

Критерий №1 — соотношение числа покупателей, с которым общался продавец, с числом тех, которые впоследствии сделали покупку (в процентах);

Критерий №2 — средний чек покупателя;

Критерий №3 — процент перевыполнения плана.

Этот минимальный набор критериев уже позволяет рассчитать KPI (ключевые показатели) продавца и оценить его эффективность. Менеджер по кадрам может контролировать выполнение KPI-показателей и сохранение эффективности в течение дня или месяца. 

Эксперты журнала «Директор по персоналу» расскажут, 

о чем забывают руководители, когда устанавливают показатели KPI

. 

По определению KPI позволяет управлять рабочим процессом и ставить конкретные задачи перед персоналом. Как это происходит на практике: 

В нашем примере минимальный набор критериев для расчета KPI. На практике, среднее количество критериев KPI составляет 5-8.

Примеры KPI для специалиста по кадровому документообороту

Виды ключевых показателей эффективности

Ключевые показатели эффективности бывают простые и производные.

Примеры простых KPI:

• KPI результата (показатели результата, выраженные количественно или качественно);
• KPI затрат (показатели количества затрат). 

Примеры производных показателей KPI:

• KPI производительности — соотношение результата и затраченного времени;
• KPI эффективности — соотношение результата и затраченных ресурсов. 

Эксперты журнала «Директор по персоналу» подскажут, 

как проанализировать загрузку рекрутеров

и понять, не ошиблись ли вы, когда ставили им KPI.

3 главных принципа разработки KPI

Принцип №1. Показатели KPI должны быть просты и легко измеримы.

Это даст возможность сравнения и предотвратит дезинформацию. 

Принцип №2. Затраты на измерение должны быть ниже, чем польза от внедрения KPI.

Слишком сложная и дорогая процедура измерения показателей сведет на нет все плюсы от перехода на KPI.

Принцип №3. Результаты измерений должны использоваться в работе.

Если измерять показатели только для отчета и не предпринимать в дальнейшем никаких шагов, то измерения бессмысленны. 

Эксперты «Системы Кадры» научат грамотно 

разрабатывать систему ключевых показателей эффективности

. 

Плюсы и минусы KPI

Как рассчитать KPI: алгоритм и пример

Одной стандартной формулы, чтобы посчитать KPI не существует. У каждой компании своя специфика и свой набор показателей эффективности. Есть алгоритм расчета и базовая формула: 

Алгоритм расчета KPI

Шаг 1. Выбираем от 3 до 5 показателей эффективности.

Например, показатели для продавца интернет-магазина:

1. Новые заказчики.
2. Покупатели, сделавшие повторный заказ.
3. Положительные рекомендации.

Шаг 2. Определяем вес каждого показателя. Суммарный вес показателей — 1, а наибольший вес — у самого важного.

1. Новые заказчики — 0,5.
2. Покупатели, сделавшие повторный заказ — 0,25.
3. Положительные рекомендации — 0,25.

Шаг 3. Собираем и анализируем данные по выбранным показателям в течение месяца.

Шаг 4. Рассчитываем KPI по формуле: 

индекс KPI = Вес показателя*Факт/План

Факт — фактический результат

План — плановый результат. 

Шаг 5. Рассчитываем зарплату с учетом индекса KPI.

Пример расчета KPI

Такая система расчета мотивирует продавцов привлекать новых клиентов и работать со старыми.

Воспользуйтесь материалами «Системы Кадры»

Матрица KPI специалиста по продажам

Матрица KPI водителя-экспедитора

Внедрение KPI в компании: 7 этапов

Этап 1. Выясняем, какие показатели влияют на прибыль. Определяем, кто в компании влияет на эти показатели.

Этап 2. Выбираем ключевые показатели, т.е. показатели, которые в наибольшей степени влияют на прибыль. Назначаем ответственного за них сотрудника. Для каждого отдела назначаем по 2-3 четких KPI.

Этап 3. Объясняем сотрудникам, как достижение ключевых показателей влияет на оплату труда (материально мотивируем).

Этап 4. Следим за тем, удается ли сотруднику достичь целевых показателей. Если да, переходим сразу к Этапу 6. Если нет — к Этапу 5.

Этап 5. Выясняем причину. Если вины сотрудника нет, меняем условия. Если не справляется сотрудник, меняем на другого.

Этап 6. Постоянно корректируем систему KPI — удаляем устаревшие показатели и добавляем новые.

Этап 7. Корректируем систему мотивации: объясняем какие параметры и как будут влиять на оплату труда.

Вывод

KPI — это ключевые показатели эффективности сотрудника. Систему KPI используют крупные корпорации с развитой сетью филиалов.

KPI — это инструмент HR-менеджера, который позволят оценить эффективность работы персонала, управлять рабочим процессом, а также ставить конкретные цели перед персоналом.

Внедрение системы KPI (ключевые показатели эффективности) в организации

03.08.2018

Алексей ШТЕЙНЕР, юрист

Широко используемый в сфере управления персоналом термин KPI происходит от сокращения английского термина Key Performance Indicators, что в переводе означает ключевые показатели эффективности.

Ключевые показатели эффективности — показатели деятельности структурного подразделения или организации в целом, которые помогают в достижении поставленных целей (как правило, получения прибыли).

KPI позволяют производить контроль деловой активности сотрудников, подразделений и компании в целом, оценивать результативность и эффективность работы каждого сотрудника.

Совет

Внедрение в организации системы KPI позволяет максимально точно оценить результат ее деятельности с учетом затрат и полученного результата.

Под ключевыми показателями эффективности понимают инструменты, способствующие качественному и количественному измерению поставленных целей. Когда принятый показатель не отвечает поставленным целям организации, то и использовать его не имеет смысла.

Абсолютно универсальных показателей KPI не существует, так как организации работают в различных условиях и имеют специфику и особенности деятельности.

KPI очень тесно связаны с мотивацией персонала, так как с помощью показателей KPI можно создать очень эффективную систему мотивации и стимулирования сотрудников организации.

Система позволяет выстроить мотивационную и эффективную систему оплаты труда в организации через установленные показатели. При этом необходимым условием является то, чтобы показатели могли иметь конкретное измерение.

Такие показатели чаще всего используются для оценки результата работы руководителей структурных подразделений, другого административного и управленческого персонала.

KPI организации, как правило, будут являться общими. Однако в структурных подразделениях они подразделяются на индивидуальные. Их не должно быть много. Достаточно 3–5 четко обозначенных и понятных показателей оценки эффективности. Основное требование — возможность просто и быстро измерить их.

Например, для специалиста по продаже ключевыми KPI могут быть:

·        объем продаж по итогам календарного месяца;

·        количество новых клиентов по итогам календарного месяца;

·        количество клиентов с двумя (и более) товарами;

·        выполнение доведенного плана по продажам.

При этом в положении об оплате труда необходимо четко установить финансовую мотивацию за выполнение каждого KPI. Также следует учитывать, что количество KPI не должно быть большим (оптимально для одного сотрудника от 4 до 7).

Обратите внимание

Ключевые показатели эффективности можно подразделить на две основные категории — количественные и качественные:

1) количественные — финансовые показатели, характеризующие эффективность работы. В качестве таких показателей могут выступать объем продаж, прибыль, размер дебиторской задолженности;

2) качественными являются некоммерческие показатели — количество консультаций клиентов, своевременность составления отчетов, текучесть кадров и др.

Также ключевые показатели эффективности можно подразделить на два вида:

·        запаздывающие — показывают итоги работы по завершении отчетного периода. Как правило, это финансовые KPI.

Такие коэффициенты не всегда могут точно показать, насколько эффективно работают подразделения и организация в целом;

·        оперативные (опережающие). Позволяют управлять работой организации в течение отчетного периода. Оперативные показатели эффективности помогают понять, как сейчас обстоят дела в организации. На основании таких показателей можно предсказать финансовые результаты в дальнейшем.

Внедрение и использование системы KPI приносит существенные преимущества для организации:

·        высокая мотивация сотрудников. Каждый сотрудник понимает, за достижение каких конкретных результатов напрямую зависит размер его заработной платы;

·        выделение приоритетных задач организации. Сотрудники самостоятельно способны расставить приоритеты и уделять меньше времени второстепенным задачам;

·        улучшается контроль эффективности работы организации. Правильно разработанная и внедренная система KPI позволяет постоянно контролировать рабочие процессы. Сбои и проблемы в работе организации можно отследить до наступления негативных финансовых и иных последствий. Руководство может принять меры для предотвращения негативных последствий заранее;

·        укрепление партнерских отношений внутри коллектива. Система KPI способствует справедливому распределению фонда заработной платы, что, в свою очередь, положительно влияет на микроклимат в коллективе;

·        привлечение и удержание высококвалифицированных кадров.

Прямая зависимость размера заработной платы от результата труда способствует привлечению квалифицированных сотрудников в организацию, а также способствует снижению текучести кадров;

·        размер фонда оплаты труда зависит от результата работы компании. В такой ситуации увеличение фонда оплаты труда не будет источником дополнительного расхода финансовых средств.

Внедрение системы KPI может иметь и недостатки:

— ключевые показатели эффективности определены неверно. В такой ситуации нивелируются все перечисленные преимущества внедрения системы KPI. Поэтому особенно важно правильно определить такие показатели;

— разработка системы KPI и ее внедрение в работу компании требует существенных финансовых, временных и трудовых затрат. Возможно, потребуется дополнительное обучение некоторых сотрудников. Не каждая организация может позволить себе выделение достаточного количества ресурсов для внедрения системы KPI в работу.

Систему KPI, как правило, нецелесообразно внедрять в небольших организациях.

KPI также нецелесообразно вводить в работу вспомогательных служб, обеспечивающих работу других структурных подразделений (службы по наладке и ремонту оборудования). Такая система может сделать их работу более длительной, тогда как от них требуется устранить проблемы с техникой в кратчайшие сроки.

Требования к системе KPI будут различными в зависимости от вида деятельности организации и ее главных целей.

Однако можно выделить общие требования для любой системы KPI:

·        показатели эффективности должны быть четко определены;

·        показатели должны быть достижимы;

·        достижение показателя должно зависеть от сотрудника, до которого такой показатель доводится;

·        показатели должны быть связаны с целью организации.

Стандартная формула расчета заработной платы сотрудника при использовании системы KPI будет выглядеть следующим образом:

Заработная плата = фиксированная часть (оклад) + переменная часть (рассчитывается в зависимости от достижения ключевых показателей в отчетном периоде).

Разработка системы KPI

Разработку системы KPI в организации можно разделить на 3 этапа:

1.     Подготовительный.

На данном этапе приоритетным направлением является определение ключевой цели организации, а также способов ее достижения.

Важно

Исходя из способов достижения главной цели можно выделить ключевые показатели для отделов организации и для каждого сотрудника персонально.

Также на данном этапе необходимо сформировать рабочую группу которая будет непосредственно участвовать в разработке системы KPI. К такой работе необходимо привлекать сотрудников всех структурных подразделений.

На этом этапе проводятся исследования рынка и работы самой организации. Анализируется работа организации в настоящее время и насколько она способна решать поставленные задачи в будущем. Необходимо определить, как будет рассчитываться заработная плата сотрудников после внедрения системы KPI.

2.     Разработка системы KPI.

В некоторых случаях может потребоваться совершенствование имеющейся организационной структуры. В обязательном порядке необходимо доводить до коллектива информацию о внедрении системы KPI в организации.

Проводится моделирование современных организационных процессов через внедрение показателей эффективности.

На данном этапе проводится разработка процессов управления организацией на основе KPI и разработка нормативно-методической документации.

3.     Внедрение разработанной системы в работу организации.

Пример расчета KPI

Индекс KPI может быть рассчитан по формуле:

Индекс KPI = Вес KPI × Факт / Цель

Показатель KPI доводится для сотрудника нанимателем. В нашем примере установим 3 ключевых показателя эффективности.

Вес каждого KPI также устанавливается нанимателем в зависимости от ценности для него того или иного показателя эффективности.

Совет

Цель устанавливается (планируется) нанимателем на каждый учетный период (месяц, квартал и др.).

Факт — реально достигнутый сотрудником уровень каждого KPI по итогам учетного периода.

Для расчета KPI по указанной формуле может быть применена таблица:

В рассматриваемом примере общий коэффициент ключевых показателей сотрудника по итогам отчетного периода составит 1,733.

Необходимо отметить, что такой результат работником достигнут из-за значительного веса KPI 1, установленного нанимателем.

Расчет заработной платы

Заработная плата при системе KPI может рассчитываться по следующей формуле:

Заработная плата = фиксированная часть (оклад) + переменная часть (умноженная на результат KPI в отчетном периоде).

Сотруднику установлен оклад в размере 400,00 рублей. Переменная часть установлена в размере 300,00 рублей.

ЗП сотрудника составит: 400 + (300 × 1,733) = 919,90 рублей.

Внедрение системы KPIв работу организации

Изменение системы оплаты труда согласно ч. 2 ст. 32 Трудового кодекса Республики Беларусь (далее — ТК) является изменением существенных условий труда.

При изменении существенных условий труда наниматель издает соответствующий приказ с указанием обоснованных производственных, организационных или экономических причин такого изменения. В приказе обязательно следует указать дату введения изменений.

Об изменениях существенных условий труда работник предупреждается в письменной форме, не позднее чем за 7 календарных дней (п. 3.2 Декрета Президента Республики Беларусь от 15.12.2014 № 5 «Об усилении требований к руководящим кадрам и работникам организаций).

В письменном предупреждении обязательно указывается, что в случае несогласия работника с изменениями, предложенными нанимателем, он будет уволен по п. 5 ч. 2 ст. 35 ТК.

Количество показов: 519

Возврат к списку