6 пунктов положения о договорной работе, которые требуют особой тщательности

Положение о договорной работе в мбу

6 пунктов положения о договорной работе, которые требуют особой тщательности

1. Каков оптимальный срок согласования договора одним отделом
2. Какие три службы обязаны согласовывать договоры и кто визирует их последним
3. В каком виде должен получать договор Генеральный Директор
4. Какая информация должна быть на обороте последнего листа договора

Расскажем, как эффективно, выстроить работу юристов, финансистов, отдела продаж и других служб, чтобы вы могли со спокойной душой быстро подписать любой договор. Прежде всего нужно разработать «Положение о договорной работе». Называться оно может и по-другому, но в нем должны быть подробно зафиксированы все этапы прохождения договора – с момента получения его менеджером от партнера (возможно использование типовой формы компании) до подписания документа Генеральным Директором. Положение о договорной работе разрабатывает и согласовывает с вами юридическая служба.

Затем с документом нужно ознакомить всех менеджеров, заключающих договоры. В статье я расскажу, какие основные действия нужно учесть в Положении о договорной работе и что в итоге должны видеть вы, подписывая договор. Рекомендую всегда использовать типовую форму, разработанную юристами именно вашей компании.

Понятно, что в этом случае вы будете находиться в более выгодном положении. Поэтому поручите юристам проанализировать виды договоров, которые заключает ваша организация, и под каждый из них разработать шаблон. Сотрудник компании, ответственный за заключение договора, будет отправлять его контрагенту.

Далее возможны два варианта развития событий.

Обратите внимание

Первый – партнер подписывает контракт, не внося каких-либо серьезных изменений. Отлично! Договор попадает к вашему юристу, тот ставит визу и передает документ вам на подпись. Вы, в свою очередь, видите перед собой типовую форму и подписываете ее.

Уточню, что вопросы о таких условиях договора, как цена или количество товара, я не рассматриваю: предполагается, что ваши менеджеры компетентны и хорошо владеют информацией о том, как, когда и за какие деньги надо продавать или покупать товар. Второй вариант развития событий – вы получаете договор, составленный контрагентом (или же он вносит серьезные изменения в ваш шаблон).

С этого момента включается установленный в компании порядок работы с договорами.

Прежде чем попасть к вам на стол, договор должен быть согласован. Если у вас в компании используется программа «1С» или какая-либо подобная система электронного документооборота, удобно перевести в нее всю договорную работу.

Выглядит это следующим образом. Ответственный менеджер заводит в системе карточку на контрагента, прикрепляет к ней договор, который нужно согласовать, и отправляет его на согласование.

Финансовый и коммерческий директора видят в системе, что документ требует согласования, читают его, вносят в специальное поле замечания либо отмечают, что со всем согласны. Последним с договором знакомится юрист, перечисляет замечания и визирует его.

Далее согласованный со всеми службами контракт отправляется Генеральному Директору. Плюсы этой системы в том, что руководитель компании четко видит, кто, когда, в какой срок согласовал договор.

Систему можно настроить с учетом нужд компании: например, установить очередность прохождения контракта – скажем, юрист не сможет его одобрить прежде, чем его не согласуют финансисты и коммерческая служба. Также можно задать разные уровни доступа к контракту.

Все это приобретет еще большее значение с появлением электронной подписи.

Если Генеральный Директор сможет ее использовать, то другая сторона получит договор буквально через несколько минут и начнет по нему работу. А уже потом можно готовить и подписывать бумажные оригиналы договора. Все это сильно ускорило бы такой длительный и сложный процесс, как согласование и подписание договора сторонами.

Важно

Изучить чужой (то есть не соответствующий вашим типовым формам) договор обязаны как минимум три службы: финансовая, коммерческая и юридическая.

Я рекомендую начинать с финансовой или коммерческой службы, а также отделов, которые инициируют заключение договора. Юристы должны читать контракт в самом конце.

Коммерческая служба или отдел продаж проверяют объемы и стоимость товара, условия доставки, а также вопросы, которые ваши юристы отнесут к их сфере ответственности и укажут в Положении о договорной работе (например, можно обязать менеджера получить от партнера документы, подтверждающие реальность его деятельности, то есть провести так называемую проверку на добросовестность, о которой всегда говорит налоговая инспекция).

Договор передается на согласование финансовой службе при условии, что его завизировал коммерческий директор или директор по продажам (они могут добавить замечания). Аналогично действуют финансисты.

Безусловно, их основной вопрос – цена договора. Если это контракт на покупку чего-либо, то финансисты должны проверить, укладывается ли указанная в договоре сумма в запланированный бюджет.

Если же это контракт на продажу Вашей продукции, то можно, например, посмотреть, соответствуют ли предоставленные скидки маркетинговой политике. Список пунктов, которые следует проверить финансистам, также должен быть приведен в Положении о договорной работе учреждения.

После проверки договор визирует финансовый директор или главбух. И наконец контракт передается юристам.

Как правило, другие службы согласовывают договоры автоматически, считая, что проверка – компетенция юридического отдела. Ведь если возникнут какие-то проблемы, оспаривать положения договора в суде, выяснять отношения с контрагентами придется именно юристам.

Совет

Поэтому в их интересах тщательно проверить контракт, а вот визировать договор начальнику юридической службы не обязательно – это может сделать любой юрист отдела.

Это могут быть:

1. указанные сроки договора (до какой даты договор действителен; если этого пункта нет, юрист уточняет в замечаниях к договору, действительно ли он будет автоматически продлеваться каждый год);
2. существенные условия договора (предмет, цена сделки);
3. санкции для сторон за неисполнение обязательств (для продавца – за просрочку поставки, для покупателя – за просрочку оплаты);
4. взаимные обязанности сторон (например, для договора купли-продажи – что и в какой срок поставляет продавец, каким образом, каким транспортом, в какое место назначения; каким способом и в какие сроки производит оплату покупатель; кто осуществляет приемку товара и т. д.);
5. оговоренный способ разрешения возникших споров (обычно пишут – путем переговоров, а в случае разногласий – в арбитражном суде).

Кстати, в типовых формах советую указывать, что рассмотрение спора предполагается проводить в суде по месту вашего нахождения: для вас это будет удобнее.

Рекомендую время согласования контракта для каждого отдела ограничить сутками с момента получения. Что это значит? Ответственный сотрудник читает договор, визирует его, ставит дату, а также записывает замечания, если они есть.

Например, в нашей компании все подписи ставят на обратной стороне последней страницы договора. Удобно сделать специальный лист согласования, в котором указать отдел, Ф.

И. О. визирующего, дата, подпись, наличие замечаний. Если таковые имеются, их лучше изложить в служебной записке и приложить к листу согласования.

Про замечания стоит сказать отдельно.

Большинство их поступает от юристов. Они могут, например, посчитать, что в контакте указаны слишком высокие штрафы за просрочку оплаты (если Ваша компания выступает в роли покупателя). Так, наш юрист в графе «Замечания» может написать следующее: «В пункте 4.3 размер штрафа 1% заменить на 0,1% за каждый день просрочки платежа».

Торговым компаниям желательно добавить пункт следующего содержания:

.

После того как все службы завизировали договор и высказали замечания, он возвращается к ответственному менеджеру. Тот составляет протокол разногласий по всем замечаниям.

Протокол (его форму также должен разработать юридический отдел) снова нужно завизировать у юриста и затем отправить контрагенту. Начинается процесс переговоров, обсуждение условий. Этим занимается ответственный менеджер, который в случае необходимости подключает юриста.

Обратите внимание

Конечно, лучше всего, когда разногласия обсуждают юристы обеих сторон: они говорят на одном языке и им легче пойти на взаимные уступки. Но обычно юридическая служба этому сопротивляется, аргументируя отказ большой загруженностью и невозможностью вести переговоры по каждому контакту.

Решайте сами, как распределить между сотрудниками ответственность за этот участок работы. Конечно, на Ваши разногласия контрагент может выдать свой протокол. Я рекомендую не составлять больше двух протоколов к договору и стараться искать компромисс.

Кстати, количество протоколов разногласий вы также можете оговорить в Положении о договороной работе. Вы получаете договор, который проверен и согласован всеми службами компании, включая юристов; вы видите и протоколы разногласий (если они есть). Если документ завизирован юристами, значит, все разногласия улажены.

Как правило, значимыми они не бывают, иначе договориться было бы сложно. Договор либо переписывается с учетом претензий, либо работа над ним прекращается. Однако далеко не всегда менеджеры обеих сторон и даже юристы могут решить спорные вопросы на своем уровне.

Например, возможна ситуация, когда юрист, получая договор, обнаруживает невыгодные для компании условия – очень маленькие сроки, высокие штрафы.

Если это важный партнер и вы не можете отказаться от сотрудничества с ним, юрист указывает это на обратной стороне последнего листа договора и перечисляет возникающие для компании риски. В нашей компании юрист пишет «не согласовано, есть существенные замечания», перечисляет замечания и возможные юридические риски и своей подписи не ставит.

В таком случае я, оценивая степень необходимости привлечь того или иного контрагента, решаю сам, подписывать договор или нет.

Таким образом, подписывая контракт, вы понимаете, чем это может обернуться для предприятия.

Бывает, что и при подготовке менее важных договоров полностью урегулировать разногласия не удается: например, менеджер не смог достичь взаимопонимания на своем уровне.

И в этом случае вы сразу увидите условия, которые смущают ответственных лиц, и решите, подписать договор, обсудить условия с Генеральным Директором контрагента лично или отказаться от сотрудничества и поручить менеджерам поиск нового партнера.

Важно

Чтобы сэкономить время, нужно определить круг должностных лиц, имеющих право подписывать определенные договоры. Например, для контрактов на сумму меньше 200 тыс.

руб. достаточно согласования (акцепта) финансового директора.

Это позволяет не визировать каждый документ, а отслеживать те из них, по которым могут возникнуть вопросы.

Многие руководители недооценивают важность этого структурного подразделения, хотя именно от него зависит и сохранность всей документации, и ее систематизация, и организация быстрого доступа к необходимым контрактам по запросу сотрудников. Главная задача отдела делопроизводства – разработать единую систему документооборота в компании, в том числе процедуры регистрации, согласования, подписания и хранения договоров.

Положение о порядке ведения договорной работы в москве

Профессиональная Юридическая Группа

— Договорная работа (договора поставки, на открытие кредитных линий, поручительства, на изготовление и размещение рекламно-информационных материалов в СМИ и на носителях внешней рекламы, дилерские и субдилерские договора и др.

); — Составление авторских договоров, договоров поставки нефтепродуктов, договоров купли-продажи недвижимого имущества, договоров на открытие кредитных линий, договоров в сфере страхования, внешнеэкономических, договоров на размещение рекламных материалов в СМИ и на носителях внешней рекламы; — Составление внешнеэкономических контрактов в соответствии с требованиями действующего законодательства Украины к форме и содержанию таких договоров, формирование/оптимизация документооборота на предприятии или в структурированных холдинговых компаниях либо группе предприятий; — Разработка дистрибьюторских договоров, консультирвоание по вопросам наиболее оптимальных условий отношений с дитрибьюторами ( в т.ч. по вопросам ценообразования, антидемпинга и т.п.)

Правовой отдел

Правовой отдел (ПО УВД по САО ГУ МВД России по г. Москве или Отдел) является самостоятельным структурным подразделением Управления внутренних дел по Северному административному округу Главного управления Министерства внутренних дел Российской Федерации по городу Москве (далее – УВД по САО ГУ МВД России по г.

Москве) и осуществляет функции по правовому обеспечению оперативно-служебной деятельности подразделений системы УВД по САО ГУ МВД России по г.

6 пунктов положения о договорной работе, которые требуют особой тщательности

1. Какая информация должна быть на обороте последнего листа договора
2. Каков оптимальный срок согласования договора одним отделом
3. В каком виде должен получать договор Генеральный Директор
4. Какие три службы обязаны согласовывать и кто визирует их последним

Расскажем, как эффективно, выстроить работу юристов, финансистов, отдела продаж и других служб, чтобы вы могли со спокойной душой быстро подписать любой договор.

Положение о договорной работе в организации

Положение о договорной работе – это ключевой внутренний локально-распорядительный документ, который регламентирует все основные стадии договорного процесса.

Работа с в организации нуждается в регламентации по следующим причинам: При отсутствии Регламента сроки согласования договоров отсутствуют, задерживаются, в результате может дойти вплоть до срывов сделок.

17-19 октября в г.

Москва (Конференц-зал гостиницы 5*) запланирован 3-х дневный насыщенный семинар на тему: «Кооперация работ по государственному оборонному заказу.

Как правильно организовать работу при заключении и исполнении контракта.

Порядок формирования цены и оплаты продукции, поставляемой исполнителями ГОЗ.

Рекомендации по построению отношений с заказчиками и контрагентами» Ключевые вопросы: 1) Порядок взаимодействия исполнителей ГОЗ у уполномоченными органами, в т.ч.

1. Ведение отчетности
2. Подготовка, согласование и заключение договоров с контрагентами, отслеживание подписания
3. Написание претензий при дебиторской задолженности
4. Ведение базы данных, счетов и актов

1. ПК – уверенный пользователь (MS Office, Консультант Плюс, Гарант),
2. Грамотная устная и письменная речь.
3. Профильное высшее образование (Юридическое)
4. Опыт работы: от 3х лет по специальности;
5. Широкий опыт ведения договорной;
6. Опыт сопровождения законодательных актов и изменений; опыт работы с законодательством иностранных государств;

1.1. Настоящее Положение устанавливает общие нормы о порядке заключения и исполнения договоров, соглашений, контрактов, приложений к ним (далее — договоров). 1.3.

Порядок подготовки, оформления, подписания, утверждения, выполнения и прекращения действия, заключаемых между ____________________ (далее — Агентством) и контрагентами, определяется действующим законодательством Российской Федерации и настоящим Положением.

Инструкция и стандарты по ведению договорной работы на предприятии: договорно-правовая работа

С проблемой оптимизации договорной работы сталкиваются, пожалуй, все компании. Ее цель не сводится только к контролю качества работы юристов договорного отдела.

Правильно налаженная договорная работа снижает нагрузку и на тех специалистов, которые занимаются судебными спорами. Многие практики считают, что одним из способов упростить работу юриста-«договорника» и число споров с контрагентами является регламент договорной работы.

United Traditions. Unique Tradеmark. UniTra

ПОДДЕРЖКА  БИЗНЕСА. СТРУКТУРА  ПОЛОЖЕНИЯ О ДОГОВОРНОЙ РАБОТЕ.

Договорная работа, ее ведение – основная и самая значимая деятельность каждого предприятия. Неважно, идет ли речь о производстве, или о предоставлении различного рода услуг.

В данной статье, исходя из практических навыков работы на крупных предприятиях, мы структурно постараемся рассказать о документе, в котором будут отражены основные принципы договорной работы. 

Цель этой статьи – минимизация финансовых потерь предприятия или иной коммерческой структуры при ведении договорной работы.

А вернуть деньги или имущество, даже с помощью арбитражных судов, как показывает практика, довольно сложно.

Совет

Кроме того, дебиторская задолженность может возникать не только по вине Ваших клиентов, но  из-за отсутствия организации работы в этой сфере.

Подготовку Положения о ведении договорной работы на предприятиях должны производить опытные юристы, которые самим непосредственным образом связаны с работой по договорам.

Первое. Общие положения.

Положением о договорной работе устанавливается порядок подготовки, заключения, регистрации и хранения договоров, а также обеспечения контроля за их исполнением.

Положение распространяется на гражданско-правовые договоры, контракты, соглашения, дополнительные соглашения, протоколы согласований,  меморандумы и протоколы о намерениях, а также любые иные.

Второе. Подготовка проекта договора.

В этой главе Положения необходимо детально расписать сам процесс подготовки проекта договора, какое  структурное подразделение предприятия, т.е. подразделение-исполнитель, вносит предложения.

Важно, чтобы в главе были изложены основные требования к договору, соблюдена его стилистика, взаимодействие с контрагентами и т.д.

Кроме того, при подготовке проекта договора с иностранными лицами текст договора дублируется на иностранном языке, подразделение-исполнитель до согласования проекта договора привлекает для подтверждения идентичности текстов договора квалифицированного переводчика. И это тоже должно быть отражено в Положении. Наша страна набирает обороты во внешнеполитической деятельности, и важную роль в этой сфере играют предприниматели.

Третье. Согласование проекта договора.

Здесь необходимо расписать способы согласования проекта договора. Они могут быть различными. К примеру:

Обратите внимание

Подразделение-исполнитель направляет проект договора одновременно во все структурные подразделения, участвующие в согласовании проекта договора.

Подразделение-исполнитель последовательно передает проект договора на согласование в структурные подразделения предприятия. 

Подразделение-исполнитель выносит проект договора на обсуждение Технического Совета.

Четвертое. Важным звеном является подписание договора, его регистрация и хранение.

Согласованный и подписанный договор регистрируется и хранится в подразделении-исполнителе по установленным правилам документооборота.

Если договор требует нотариального удостоверения либо государственной регистрации, подразделение-исполнитель обеспечивает удостоверение (регистрацию) такого договора. В случае если это предусмотрено в договоре, нотариальное удостоверение либо государственную регистрацию осуществляет контрагент по договору.

Важно. Подписание договора, по которому имеются неурегулированные вопросы или замечания, допускается только в случае прямого письменного указания Генерального директора.

Пятое. Заключение договора на торгах.

Договоры, подлежащие заключению путем проведения торгов (конкурса), определяются внутренними документами предприятия. Порядок формирования конкурсных комиссий, проведения конкурсных процедур и принятия решений о заключении договоров по результатам торгов устанавливается отдельными внутренними нормативными документами.

Шестое.  Важным звеном в подготовке Положения играет прием исполненных обязательств по договору.

Исполнение договора или отдельных его обязательств фиксируется, как правило, подписанием сторонами документа о выполненных работах, поставленных товарах, оказанных услугах, проведенных расчетах и т.д.

В указанной графе при подготовке проекта Положения разработчики должны подробно расписать условия исполнения обязательств, формы приема, имеется в виду, различного рода акты и т.д.

Седьмое. Контроль за исполнением договора.

 Это важнейший момент исполнения договорных обязательств

В Положении необходимо установить форму сообщения о нарушении контрагентом условий договора. Подразделение-исполнитель прикладывает документы, подтверждающие факт нарушения договора, справки, расчеты, акты и другие документы, необходимые для решения вопроса о применении мер к контрагенту, о чем докладывает руководителю.

Ответственность за своевременный и надлежащий учет исполнения обязательств по договору несет руководитель подразделения-исполнителя.

Особо важно:  кто будет контролировать подразделение-исполнителя?

Ведь не секрет, что исполнители зачастую забывают о договорах, а от этого в финансовом плане страдает все предприятие. Здесь нужны жесткие формы контроля со стороны руководителя предприятия.

Восьмое. Ответственность за нарушение порядка ведения договорной работы.

Важно

Ответственность за нарушения порядка ведения договорной работы возлагается на подразделение-исполнителя и иных должностных лиц, участвующих в согласовании при заключении договоров с контрагентами.

В данном случае, в Положении должна быть расписана вся полнота ответственности за нарушения, от материальных взысканий до дисциплинарных.

Также важно, чтобы к проекту Положения были подготовлены необходимые приложения (акты, листы согласований, протоколы противоречий и т.д.).

Думаем, что руководителям предприятий практические рекомендации в сфере договорной работы будут полезны.

Вернуться назад

Образец положения о договорной работе на предприятии 2019 года

Положение о договорной работе на предприятии – документ, который устанавливает правила работы с различного рода договорами для всех структурных подразделений компании. Положение относится к нормативным актам организации и является обязательным для исполнения.

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк Положения о договорной работе на предприятии .docСкачать образец Положения о договорной работе на предприятии .doc

Что вкладывается в понятие «договор»

Под «договором» понимается письменное соглашение двух или более сторон, в котором устанавливается предмет договора, цена, сроки, права и обязанности каждого из участников сделки и прочие параметры (тонкости, нюансы), имеющие значение для исполнения договора.

По сути дела договор – это универсальный инструмент любого предприятия для регулирования внутренних и внешних связей.

Роль документа

Положение о договорной работе обрисовывает стандартную схему работы с различного рода договорами. Обычно оно разрабатывается в крупных компаниях, где большой поток документации, проходящей через разные отделы.

Документ нужен для того, чтобы каждый работник, в чьи обязанности входит работа с контрагентами, знал о том, как, в какие сроки и при соблюдении каких условий нужно заключать договоры, как их исполнять и что делать после их подписания.

Положение указывает на конкретных лиц, которые несут ответственность за разработку и ведение договоров, а также на подразделения предприятия (обычно это юридический и бухгалтерский отделы), специалисты которых обязаны проверять и анализировать данные документы.

Положение регулирует порядок заключения договоров, в том числе по части визирования и подписания, устанавливает правила и нормы их учета, а также общие и индивидуальные условия, соблюдение которых является обязательным в том или ином случае.

Положение может касаться самых разных договоров: трудовых, подрядных, арендных, купли-продажи и т.д.

Срок действия Положения обычно не ограничен и заканчивается только с выпуском отдельного приказа со стороны руководства компании.

При этом вносить в него поправки можно в любое время по мере необходимости.

Кто разрабатывает Положение

Обязанность по разработке Положения обычно возлагается на юрисконсульта организации или стороннего юриста. В некоторых случаях эту работу проделывает сам руководитель предприятия.

Однако, вне зависимости от того, кто окажется непосредственным разработчиком Положения, это должен быть человек, знакомый с Гражданским и Трудовым кодексом РФ, а также имеющий представление о должностных обязанностях того или иного работника организации.

Основные моменты Положения, особенности документа

Единого, унифицированного бланка Положения нет, так что работники организаций и предприятий могут писать его в произвольном виде или по шаблону, который действует внутри компании. Главное, соблюсти некоторые, обязательные для подобного рода документов, требования.

Положение должно иметь определенную структуру. В начале отводится место для резолюции главного лица компании. Далее идет основная часть, разделенная на несколько разделов. Основные из них:

• преддоговорные отношения с контрагентами;
• порядок разработки договора;
• урегулирование разногласий и условия подписания договоров;
• порядок текущей работы с контрагентами;
• назначение ответственных лиц.

При необходимости основная часть может быть дополнена любыми другими пунктами (например, о процедуре расторжении или внесения изменений в ранее заключенный договор или об анализе эффективности исполненных договоров и отчетности по ним) – в зависимости от индивидуальных особенностей предприятия.

Количество разделов и содержание Положения находится в прямой зависимости от потребностей компании и задач, которые стоят перед разработчиками.

В некоторых случаях к Положению могут быть приложены унифицированные формы тех или иных договоров, действующих в компании.

Совет

Положение обязательно должно быть заверено оригинальной подписью директора организации или работника, уполномоченного действовать от его лица.

Удостоверять положение при помощи печати надо только в том случае, если использование клише для подобного рода бумаг прописано в учетной политике фирмы.

Образец положения о договорной работе на предприятии

В начале документа (слева или справа), как уже говорилось выше, обязательно должно быть отведено место под резолюцию руководства организации. Оформить ее можно двумя способами:

1. указать должность руководителя предприятия, его ФИО и поставить подпись;
2. внести ссылку на документ (приказ, распоряжение), которым данное Положение было утверждено;

Также обязательно надо поставить дату визирования.

Ниже идут разделы, в которые включаются все необходимые условия, которые должны соблюдаться при ведении договоров:

• в первый блок обычно вписываются общие положения, в том числе всё, что касается самого понятия «договор», в каких целях заключаются договоры, кто должен ими заниматься и т.п.;
• во вторую часть вносится порядок подготовки к заключению договора: прием заявок от контрагентов, документы, которые нужны для заключения договора, условия подписания протокола разногласий и листа согласований и прочие предварительные мероприятия;
• в третью часть включаются требования к контролю за исполнением договоров, нормы по их хранению и учету, а также вписываются ответственные сотрудники.

Ознакомление с положением

После того, как Положение будет разработано и подписано у директора предприятия, его исполнение становится обязательным. Поэтому, каждый работник, имеющий отношение к работе с договорами, должен быть ознакомлен с ним под роспись.

Нарушение какого-либо из пунктов Положения навлекает дисциплинарную ответственность, которая может быть выражена как в простом письменном замечании, так и в выговоре (с внесением в личное дело), особенно, если оно приводит к срыву договора или материальному ущербу для компании.

Положение о порядке ведения договорной работы

Общие положения

Настоящее Положение устанавливает общие нормы о порядке заключения и исполнения договоров, соглашений, контрактов, приложений к ним (далее – договоров).

Положение разработано в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.

Порядок подготовки, оформления, подписания, утверждения, выполнения и прекращения действия договоров, заключаемых между ____________________ (далее – Агентством) и контрагентами, определяется действующим законодательством Российской Федерации и настоящим Положением.

Подготовка проектов договоров, организационное обеспечение заключения договоров, а также контроль за их исполнением возлагаются на соответствующее структурное подразделение Агентства, должностное лицо, которое по поручению Генерального директора (далее по тексту – ГД) или иного руководителя по указанию ГД является исполнителем.

Консультационная поддержка и правовая экспертиза возлагаются на юрисконсульта Агентства.

Понятие и условия договоров

1. Договором признается соглашение двух и более лиц (юридических и физических) об установлении, изменении или прекращении взаимных прав и обязанностей.
2. Условия, признаваемые в соответствии с действующим законодательством существенными для гражданско-правового договора и включение которых в договор является обязательным:
3. предмет, отражающий суть устанавливаемых правоотношений между контрагентами;
4. цена договора или порядок ее определения (может отражаться непосредственно в тексте Договора, либо в соответствующем Приложении к Договору с обязательным отражением его как неотъемлемой части данного Договора);
5. сроки выполнения сторонами своих обязательств по договору;
6. порядок расчетов;
7. права и обязанности сторон;
8. ответственность за неисполнение обязательств;
9. порядок урегулирования и разрешения споров;
10. юридические адреса (почтовые реквизиты), сведения о банковских счетах, номера факсов и контактных телефонов, адрес электронной почты (при наличии такового).

Основные требования к оформлению договоров

1.  Договоры должны соответствовать обязательным для сторон требованиям и правилам, установленным федеральными законами и иными правовыми актами, действующими в момент их заключения.
2. Не допускается заключение договоров, в которых отсутствуют условия, признаваемые в соответствии с действующим законодательством существенными для данного вида договоров, а также необходимость включения которых в договоры соответствующего вида установлена требованиями профильных специалистов.
3. Договоры заключаются только в простой письменной, либо в случае необходимости нотариальной форме, что означает невозможность заключения договора в устной форме.
4. Договоры должны содержать следующие сведения:
1. Преамбула (или вводная часть):
2. наименование договора (договор купли – продажи, поставки, комиссии, аренды и пр.);
3. дата подписания договора;
4. место подписания договора (город или населенный пункт);
5. полное фирменное наименование контрагента, под которым последний зарегистрирован в Едином Государственном Реестре Юридических Лиц, а также сокращенное название сторон по договору (“Заказчик”, “Покупатель”, “Арендатор” и пр.);
6. должности, фамилии, имена и отчества лиц, подписывающих договор, указания на их полномочия на подписание договора.

1. Предмет договора:
2. предмет договора, т.е. о чем конкретно договариваются стороны;
3. обязанности и права стороны по договору;
4. обязанности и права второй стороны по договору;
5. цена договора и порядок расчетов и др.;
6. срок выполнения сторонами своих обязательств.

         Конкретное содержание этих условий зависит от вида договора и от конкретной ситуации его заключения.

1. Дополнительные условия договора:
1. Срок действия договора. Его необходимо указать, даже если названы сроки выполнения сторонами обязательств. Это обусловлено тем, что надлежит знать, когда договор прекращает свое действие и когда можно будет предъявить соответствующие требования к контрагенту.
2. Ответственность сторон. В разделе указывается, что стороны несут имущественную ответственность за неисполнение или ненадлежащее исполнение своих обязательств по договору в соответствии с действующем законодательством Российской Федерации.
3. способы обеспечения обязательств;
4. основания изменения или расторжения договора в одностороннем порядке;
5. условия о конфиденциальности информации по договору;
6. Порядок разрешения споров между сторонами по договору. Все споры между сторонами разрешаются в соответствии с законодательством Российской Федерации в арбитражном суде. Однако стороны могут установить и иное положение, в частности, предусмотреть разбирательство споров не в арбитражном, а в третейском суде, создаваемом либо самими сторонами, либо в соответствии с регламентом какого-либо постоянно действующего третейского суда.
7. Особенности перемены лиц по договору. В этом пункте можно предусмотреть, что уступка права требования по договору может быть осуществлена только с согласия должника.
8. законодательство, регулирующее отношения сторон (особенно это важно для внешнеторговых контрактов);
9. Особенности согласований связи между сторонами. Здесь для каждой стороны могут указываются:
1. лица, полномочные давать информацию и решать вопросы, относящиеся к исполнению договора. Это может формулироваться двумя способами: (1) с персональным указанием полномочного лица (лиц) или (2) с указанием должностей;
2. сроки связи между сторонами. Например: “… каждый вторник с ______ ч.”;
3. способы связи: телефон, факс, телекс, телеграф, электронная почта с указанием их номеров и иных данных.
10. Судьба преддоговорной работы и ее результатов после подписания договора. Указывается, что после подписания договора все предварительные переговоры по нему, переписка, предварительные соглашения и протоколы о намерениях теряют силу.
11. Реквизиты сторон:
12. почтовые реквизиты;
13. местонахождение (адрес) контрагента;
14. банковские реквизиты сторон (номер расчетного счета, учреждение банка, код банка);
15. отгрузочные реквизиты (для железнодорожных отправок, для контейнеров, для мелких отправок).

      Необходимо обратить особое внимание на правильность указанных реквизитов контрагента, а в тексте договора следует предусмотреть ответственность за представление неправильных реквизитов и за несообщение об их изменении. В дополнение можно предусмотреть освобождение Агентства от ответственности за просрочку платежа в случае непредставления или неправильного указания платежных реквизитов.

1. количество экземпляров договора;
2. подписи сторон и печати сторон договора.

 В случаях, когда законодательством предусмотрена необходимость государственной регистрации договора, Стороны принимают необходимые меры по регистрации соответствующего договора в уполномоченных государственных органах.

1. Заключение договоров
1. Предложение о заключении договора, поступившее от контрагента в Агентство, должно содержать проект договора, сопроводительное письмо к прилагаемому проекту договора (в случае необходимости) либо договор, подписанный контрагентом.
2. В случае если предложение о заключении договора поступает от неизвестной организации Клиентскому отделу Агентства необходимо провести мероприятия по обеспечению условий экономической безопасности интересов Агентства. Для этого следует ознакомиться с учредительными документами организации (уставом, учредительным договором), свидетельством о государственной регистрации и свидетельством о постановке на учет в налоговом органе. Необходимо обратить внимание на то, кто является ее учредителями, каков размер ее уставного фонда и сформирован ли он, где располагается офис (а не просто, так называемый “юридический адрес”), в каком банке организация обслуживается, ее финансовое положение и коммерческая репутация. Через партнеров, контрагентов, банкиров следует собрать о ней и ее руководителях как можно больше информации.
3. ГД Агентства или иным руководителем по указанию ГД назначается исполнитель. Исполнитель осуществляет анализ договора на предмет целесообразности его заключения и докладывает о результатах руководству. При принятии руководством Агентства положительного или отрицательного решения исполнитель дает соответствующий ответ контрагенту.
4. Ответ на письменное предложение заключить договор должен быть дан в письменной форме не позднее 10 дней со дня поступления предложения о заключении договора на Агентство.

1. Споры между сторонами по проектам договоров (преддоговорные споры)

1.  Проект договора, разработанный соответствующим структурным подразделением в соответствии с п.п. 1.4. настоящего Положения и возвращенный контрагентом с протоколом разногласий, должен быть рассмотрен юрисконсультом совместно с соответствующим подразделением в течение 3-х (трех) рабочих дней.
2. Если представленные разногласия принимаются, то соответствующее структурное подразделение в соответствии с п.п. 1.4. настоящего Положения готовит новый проект договора с учетом предложений (замечаний), который визируется и передается на подпись в порядке, установленном п. 6 настоящего Положения.
3. Если предложения отклоняются, то соответствующее структурное подразделение в соответствии с п.п. 1.4. настоящего Положения передает контрагенту договор с протоколом разногласий и заключением о мотивах отклонения его предложений (замечаний).
4. Если подготовленный контрагентом договор вызывает возражения у соответствующего структурного подразделения в соответствии с п.п. 1.4. настоящего Положения или у юрисконсульта, протокол разногласий готовится соответствующим структурным подразделением или юрисконсультом, у которого возникли замечания (предложения) по договору.

Порядок согласования договора

1. Для всех структурных подразделений, должностных лиц Агентства устанавливается следующий порядок согласования договоров:
1. проект договора предварительно согласовывается исполнителем со структурными подразделениями (должностными лицами) по принадлежности предмета договора в соответствии с п.п. 6.2. настоящего Положения;
2. проект договора представляется для юридической экспертизы в отпечатанном виде со служебной запиской (с указанием исполнителя) на имя юрисконсульта. Вместе с проектом договора необходимо представлять все приложения, указанные в тексте договора, а также документы, на которые в проекте делается соответствующая ссылка;
3. юрисконсульт в зависимости от объема представленных на согласование проектов Договоров, но не позднее 3-х (трех) рабочих дней подготавливает заключение по представленному проекту договора и направляет его исполнителю, либо при отсутствии замечаний согласовывает проект. При их наличии у юрисконсульта замечаний по договору им составляется заключение, которое оформляется по установленной форме за его подписью и содержит мотивированное резюме и замечания по договору;
4. при отрицательном заключении согласующей инстанции проект договора направляется исполнителю на доработку;
5. после доработки проекта договора исполнителем документ печатается в чистовом виде в необходимом количестве экземпляров и согласовывается в соответствии с п.п. 6.2. настоящего Положения;
6. после согласования проекта договора со всеми необходимыми структурными подразделениями исполнитель представляет его на подпись генерального директора (или иного уполномоченного лица), договор подписывается, заверяется печатью Агентства и регистрируется в установленном порядке.
1. Для подписания договора исполнителю необходимо получить визы всех должностных лиц, в соответствии с их компетенцией, в нижеследующем порядке, при этом обязательными подразделениями и лицами, согласующими договор, являются:
7. исполнитель договора;
8. структурные подразделения и заместители генерального директора по принадлежности к предмету договора;
9. начальник финансово-экономического отдела;
10. главный бухгалтер;
11. юрисконсульт.
1. При согласовании договора визы ставятся на обратной стороне последнего листа экземпляра договора, остающегося в Агентстве. Виза обязательно включает в себя личную подпись должностного лица, фамилию, дату. Виза должна быть проставлена разборчиво. В случае, если проставление виз на обратной стороне последнего листа договора не представляется возможным, визы ставятся на отдельном листе согласования, который прикрепляется к договору и подшивается вместе с ним при дальнейшем его учете и хранении.
2. Договор визируется на каждом листе юрисконсультом. Все исправления и дополнения в тексте договора (при их наличии) подписываются руководителем Агентства (уполномоченным лицом), делающего правки, и заверяются печатью.
3. При подписании договора необходимо убедиться, что представитель контрагента имеет юридическое право и полномочия на подписание документа. Если представителем контрагента выступает генеральный директор, который действует без доверенности, необходимо ознакомиться с приказом о его назначении, либо  ознакомиться с протоколом собрания учредителей контрагента. В отношении последних следует обратить внимание на ограничение полномочий генерального директора, которые предоставляются ему только с согласия правления, Совета директоров, собрания учредителей и т.д. Например, в уставе организации, в разделе “Компетенция генерального директора” может быть указано, что директор вправе совершать сделки на сумму свыше 100 тыс. руб. только с согласия Совета директоров организации представителем которой он является. Поэтому следует ознакомиться с соответствующим разделом устава организации – контрагента и убедиться, что полномочия генерального директора не ограничены.  

В том случае, если представитель действует по доверенности, следует проверить, есть ли на доверенности подпись руководителя организации и ее печать, какого числа она выдана (если дата не указана, то доверенность вообще недействительна), срок ее действия, объем полномочий по доверенности.

1. Договоры от имени Агентства подписывает его генеральный директор и (или) уполномоченное лицо.

• Регистрация, выполнение и хранение договоров

• Договоры оформляют те структурные подразделения (должностные лица), которые осуществляют функции по их исполнению. На данные структурные подразделения возлагается обязанность по представлению копий заключенных договоров юрисконсульту Агентства и иные инстанции по их запросу с разрешения руководства.
• Оригиналы договоров хранятся в бухгалтерии Агентства.
• Обязанность по регистрации договоров возлагается на должностных лиц и структурные подразделения в соответствии с п.п. 1.4. настоящего Положения.
• Все договоры регистрируются и учитываются должностными лицами и структурными подразделениями, указанными в п.п. 1.4. настоящего Положения, в специальных журналах, регистрационный номер которых является номером договора. Регистрация происходит после подписания договора уполномоченным лицом.
• В случае заключения дополнительных соглашений к договорам в журнале делается соответствующая отметка.

• Кадровое делопроизводство и Трудовое право

Типовое положение о договорной работе на предприятии

Во-первых, доля консалтинга в проектах внедрения систем электронного документооборота довольно высокая, и сам подготовительный этап имеет существенное влияние на эффективность внедрения. Во-вторых, консалтинговый проект находится на стыке двух предметных областей — документационного обеспечения управления и информационных технологий (ИТ).

Поэтому для успешного прохождения такого проекта требуются специальные знания, которыми специалисты по внедрению часто не владеют. В-третьих, российское делопроизводство имеет сильные традиции и глубокие корни, что также оказывает влияние на автоматизацию процессов работы с документами.

Исходя из особенностей консалтингового проекта, можно составить портрет квалифицированного консультанта.

Положение о порядке ведения договорной работы

юридические адреса (почтовые реквизиты), сведения о банковских счетах, номера факсов и контактных телефонов, адрес электронной почты (при наличии такового). 3.1.

Договоры должны соответствовать обязательным для сторон требованиям и правилам, установленным федеральными законами и иными правовыми актами, действующими в момент их заключения. 3.2.

Не допускается заключение договоров, в которых отсутствуют условия, признаваемые в соответствии с действующим законодательством существенными для данного вида договоров, а также необходимость включения которых в договоры соответствующего вида установлена требованиями профильных специалистов.

Разработка нормативных документов для компании

Поэтому для успешности бизнеса необходимо оперативно реагировать на них. Нередко подобные действия могут быть прямо связаны с острой необходимостью оперативного изменения уставного капитала.

Поэтому, если в Вашей организации планируется (либо просто даже допускается возможность) проведение процедуры изменения уставного капитала, то специалистами компании «Стандар-Аудит» может быть оперативно разработан широкий пакет документов, в который входит: Положение об изменении размера имеющегося уставного капитала Вашего АО. Положение о процедуре реализации акционерами права на приоритетное приобретение акций, которые выставлены на продажу другими акционерами ЗАО. Положение о выпуске АО облигаций, а также правовом статусе существующих облигационеров. Данный перечень далеко нельзя назвать исчерпывающим.

Положение о договорной работе в организации

Образец положения о договорной работе приводить в рамках этой статьи не целесообразно, т.к.

этот документ должен быть разработан с учетом бизнес-специфики каждого предприятия и утвержден его руководством.

Общие положения Подготовка проекта Согласование проекта Визирование и подписание Регистрация и хранение договора Контроль исполнения и прием исполненных обязательств Ведение переговоров Распределение компетенции и ответственности Как и во многих других областях деятельности, автоматизация договорной работы – это всего лишь логичное продолжение ее регламентации.

Вольное поведение казначейства в части перераспределения денег между юридическими лицами может приводить к тому, что по счетам обороты фантастические, а подтверждающих документов вообще нет.

Обратите внимание

неэффективность процесса согласования договоров – к какому-нибудь операционному риску «бюрократизация деятельности»; отсутствие первичных документов можно отнести к риску недостоверности отчетности.

Последний риск связан не только с отсутствием контроля лимитов при заключении договоров, но и с другими рисками (списание материалов, неэффективное инвестиционное планирование).

Организация договорной работы

Но даже если этого не происходит, то не стоит забывать, что любой договор может содержать налоговые риски даже когда организация не пользуется схемами ухода от налогов, своевременно платит налоги и проводит проверку контрагента на добросовестность. А это означает, что любая (даже простейшая) ошибка в договоре может привести не только к налоговому спору, но и возбуждению уголовного дела по одной из «налоговых» статей Уголовного кодекса РФ.

6 пунктов положения о договорной работе, которые требуют особой тщательности

Понятно, что в этом случае вы будете находиться в более выгодном положении. Поэтому поручите юристам проанализировать виды договоров, которые заключает ваша организация, и под каждый из них разработать шаблон.

Сотрудник компании, ответственный за заключение договора, будет отправлять его контрагенту. Далее возможны два варианта развития событий. Первый – партнер подписывает контракт, не внося каких-либо серьезных изменений.

Договорная работа

Юридическая компания «Крайнев, Корчуганова и партнеры» поможет составить Регламент ведения договорной работы в организации с учетом сферы деятельности. Проводим экспертизу договоров.

Договорная работа, под которой понимается целый комплекс мероприятий, так или иначе, затрагивает все структурные звенья организации, предприятия и занимает значительное место в деятельности юриста. От ее правильной постановки зависит репутация компании в качестве надежного контрагента, прибыльность, риски привлечения к юридической ответственности.

Основные положения договорной работы

Деятельность любой организации связана с заключением и исполнением договоров. Они обеспечивают снабжение сырьем и деталями, продажу товаров и услуг. Каждый контракт или соглашение влекут за собой правовые последствия, в том числе негативные в случае нарушения условий одной из сторон. Это принудительное изъятие вещей, взыскание денежных сумм (возмещение убытков, неустойка).

Поэтому в серьезной компании всегда создается Положение о договорной работе в организации (предприятии). На практике получили распространение три основных модели, которые служат основой его составления.

• Система визирования договоров

Проект соглашения, основные условия разрабатываются заинтересованным отделом, который инициирует заключение сделки. Далее документ передается на согласование другим лицам в соответствии с Положением о договорной работе в организации (предприятии).

По общему правилу, в список входят руководители подразделений, участвующие в исполнении контракта, юрисконсульт, первый руководитель. Ответственным за исполнение контракта в этом случае является инициатор, стоящий первым в списке.

Он организовывает исполнение договора, согласовывает его с контрагентами, контролирует исполнение.

Создание временных рабочих групп

Положение по договорной работе на предприятии может предусматривать оперативное формирование группы для обсуждения и согласования определенного контракта. В нее обычно входит руководитель отдела, который непосредственно будет исполнять его, и смежных подразделений. Фактически она выполняет техническую часть, о результатах докладывает ответственному лицу (юристу, директору).

• Система делегирования полномочий

В этом случае основные положения договорной работы сводятся к тому, что некоторые отделы (их руководители) получают право на самостоятельное заключение соглашений по профилю своей деятельности.

Чаще все они используют типовые формы, проверенные и согласованные с юристом.

Такие схемы распространены в компаниях, где подписывается множество однотипных соглашений с клиентами — физическими лицами.

Ведение договорной работы с использованием каждого из перечисленных механизмов имеет плюсы и минусы.

Так, группа может качественно решить поставленную задачу, но при условии, что сотрудники разных отделов способны на конструктивный диалог. Визирование — самый распространенный метод, но занимает много времени.

Преимущества делегирования — оперативность, недостаток — трудность разрешения нетипичной ситуации, и опасность превышения полномочий.

Специфика сферы деятельности компании

В зависимости от конкретной сферы деятельности, договорная деятельность организации (предприятия) может быть построена разным образом. Если заключается большое количество контрактов на регулярной основе, обычно создается договорной отдел. Там осуществляется их учет, регистрация, хранение, его специалисты координируют действия всех других подразделений.

Если предприятие занимается производством и сбытом продукции, то ведение договорной работы часто возлагается на отдел сбыта, который занимается договорами поставки, оптовой купли–продажи, закупками сырья и т.д. В рекламной компании составлением контрактов на предоставление услуг часто занимается отдел маркетинга, в организациях по предоставлению услуг — отдел по работе с потребителями.

Если бизнес построен на недвижимости, часто создается отдел по управлению недвижимыми объектами (имуществом). На его сотрудников возлагается договорная деятельность организации по заключению соглашений с арендаторами, вопросы капитального ремонта, взаимодействия с пожарными и санитарными службами.

Положение о договорной работе в организации (предприятии)

Как правило, порядок взаимодействия отделов, специалистов, юрисконсульта прописывается в локальном нормативном акте — Регламенте ведения договорной работы в организации, или в Положении. Документ содержит основные ключевые моменты, и утверждается первым руководителем.

Помимо четко определенного механизма взаимодействия между отделами, установленного порядка визирования договоров, Положение о порядке ведения договорной работы должно отражать следующие основные этапы:

1. порядок ведения преддоговорной подготовки;
2. составление проектов, согласование условий с контрагентами, заключение предварительных соглашений;
3. проведение экспертизы проекта (антикоррупционная, правовая) в совокупности с анализом аукционной, конкурсной и другой документации;
4. порядок заключение договора, составления протокола разногласий;
5. процедуру контроля над исполнением контрактов и соглашений;
6. порядок проведения претензионной, исковой работы;
7. оказание консультативной помощи при исполнении обязательств.

Кроме того, положение о договорной работе в организации (предприятии) может регламентировать технические элементы: инструменты моделирования (типовые образцы), средства фиксации, передачи информации (почтовый, электронный документооборот).

Важно! Правоприменительная судебная практика показывает, что если руководитель подписывает контракт, при отсутствии всех требующихся согласований (приписанных в Положении об организации договорной работы на предприятии), он впоследствии несет полную ответственность за нанесенные убытки. Добросовестность его действий ставится судом под сомнение.

Порядок заключения коммерческих договоров

Положение по договорной работе на предприятии устанавливает процедуру заключения контрактов. Наиболее распространенные способы:

• проведение переговоров — все условия согласовываются в процессе обсуждения;
• обмен офертой и акцептом — отсылка конкретно поименованному адресату предложения о заключении сделки с описанием условий; он может не отвечать на него, ответить полным согласием, выслать протокол разногласий;
• запрос предложений (котировок) — в первом случае все желающие высылают заинтересованному лицу свои предложения, и он выбирает лучшее; во втором — отбор ведется только по цене;
• обмен проформами — каждая сторона разрабатывает свои условия, и отсылает их контрагенту, в итоге утверждаются совпадающие позиции.

В Положении о договорной работе в организации (предприятии) желательно четко прописать ответственных за проведение переговоров. Обычно в них участвуют непосредственные исполнители и юрист. Это помогает соблюсти баланс между чрезмерно осторожным подходом (избеганием рисков) и коммерческой выгодой.

Положение о договорной работе в бюджетном учреждении