Приказ на командировку — образец 2018

Образец приказа на командировку в 2018 году

Во многих организациях для решения каких-либо рабочих моментов сотрудника направляют в служебную командировку.

Она осуществляется на основании приказа на командировку, в котором имеется вся информация о служебной поездке и сотруднике, который ее совершает. Приказ не создается только для тех работников, которые имеют разъездной характер работы.

В Трудовом кодексе РФ предусмотрена статья 166, в которой дается понятие того, что такое командировка. Порядок отправления сотрудника в поездку рассматривается в Постановлении Правительства РФ от 13 октября 2008 года №749.

Обратите внимание

Для направления работника в служебную командировку его согласие не спрашивается, так как это является приказом руководителя. Дни, проведенные в поездке, оплачиваются, а сама командировка осуществляется за счет средств организации.

Отказаться от поездки могут только:

• мать или отец, воспитывающие ребенка в одиночку;
• работники, имеющие многодетные семьи, от 3 детей и более;
• сотрудники, имеющие родственников на иждивении или занимающиеся уходом за больным.

Эти работники могут быть направлены в командировку, но предварительно они должны составить заявление о том, что они с этим согласны.

Даже при наличии их согласия, не разрешено отравлять в командировку:

• беременных женщин;
• сотрудников в возрасте до 18 лет.

Направлять сотрудников в служебную поездку может руководитель организации или другое уполномоченное им лицо. Для этого издается распоряжение о направлении в командировку, которое служит основанием для создания бухгалтером приказа.

Основным документом во время служебной поездки сотрудника является приказ о направлении работника в командировку формы Т-9. Если в поездку направляется несколько человек, используется форма Т-9а.

Она абсолютно аналогичная первой, не считая небольших изменений, в ней располагается таблица, в которую заносятся данные сразу на несколько работников, что экономит время и позволяет обойтись без составления отдельных приказов на каждого сотрудника, участвующего в этой поездке.

Читайте так же:   Как осуществляется оплата командировки в выходной день

Данные бланки являются распорядительными документами, они унифицированы и всегда имеют одинаковое поле для заполнения, все изменения обязательно утверждаются и указываются в учетной политике.

Документы для скачивания (бесплатно)

Обязательными реквизитами, находящимися в бланке Т-9 (Т-9а) являются:

1. Наименование.
2. Дата создания документа.
3. Порядковый номер.
4. Полное наименование отправляющей в командировку организации.
5. Информация о работнике: ФИО, занимаемая должность, подразделение, табельный номер.
6. Цель поездки, обозначенная в распоряжении руководителя.
7. Место(-а) пребывания.
8. Время командировки, первый день отъезда из города, день приезда в него.
9. Подпись сотрудника и руководителя, которая ставиться только после заполнения всего документа.

Как заполнить в 2018 году

Правильно заполнить документ довольно легко, в каждой строке или графе столбца имеется пояснение, что она должна содержать. В первую очередь необходимо правильно заполнить шапку документа:

После заполнения шапки можно переходить к основной части бланка, в которой содержится вся информация уже, непосредственно, о самой командировке:

Далее, после заполнения всех строк, проставляются подписи с расшифровками руководителя и сотрудника с датой ознакомления с приказом.

Сроки, подпись, даты и печать

Сроки командировки указываются в полных днях, независимо от времени отъезда или приезда. Например, если работник выехал в 23:55, то указывается именно эта дата, и день включается в продолжительность поездки.

Если сотрудник вернулся в 00:15, то и этот день также фиксируется как день возвращения и прибавляется к остальным. Задним числом оформлять командировку запрещается, при обнаружении таких действий на организацию накладывается штраф.

Если работник направляется сразу в две командировки, и вторая начинается в день окончания первой, то создается два приказа с разными номерами по порядку и соответствующими датами начала и конца поездки.

Важно

Составляет приказ о направлении работника в командировку сотрудник отдела кадров, главный бухгалтер или другой сотрудник бухгалтерии, имеющий на это полномочия. Право подписи имеется только у руководителя организации или у лица, его замещающего.

Что касается присутствия печати на бланке, то наличие ее не обязательно, так как Т-9 является внутренним документом организации и в подтверждении подлинности не нуждается.

Где регистрируется

Все приказы бухгалтер фиксирует в специальном журнале, предназначенном для регистрации приказов на командировку. Форма журнала может быть свободной, напечатанной на компьютере или разлинованной от руки.

Расположение столбцов и строк также произвольно. Главное, чтобы в журнале регистрации располагалась следующая информация:

Читайте так же:   Составление отчета о командировке согласно ТК РФ

• дата документа;
• номер, присвоенный приказу;
• полное имя работника, который был отправлен в командировку;
• занимаемая им должность;
• структурное подразделение;
• цель поездки;
• место прибытия;
• дата начала и конца командировки.

Журнал должен заполняться обязательно, так как его отсутствие в ходе проверок может повлечь за собой наказание как для самого ответственного за это сотрудника, так и для организации в целом. Кроме того, информация, хранящаяся в журнале, может пригодиться при решении спорных моментов.

Сопутствующие документы

Так как на осуществление командировки выдаются деньги в подотчет и средства на суточные расходы, после прибытия из нее необходимо предоставить все сопутствующие документы:

1. Удостоверяющие проезд, билеты на общественный транспорт.
2. Если поездка осуществлялась на личном или служебном автотранспорте, то необходимо предоставить чеки с автозаправок.
3. Чеки и квитанции из отелей и гостиниц, в которых проживал работник.
4. Если были выданы подотчетные средства на покупку чего-либо, обязательно сохраняются товарные чеки на приобретенный товар.

По возвращению из служебной поездки сотрудник предоставляет все имеющиеся у него документы в бухгалтерию. Если остались излишки подотчетных денежных средств, их необходимо сдать в кассу предприятия, если был перерасход средств, то осуществляется выдача переплаченной работником суммы.

Приказ о направлении работника в командировку составляется в единственном экземпляре. Он не выдается на руки сотруднику, а хранится в бухгалтерии. Все документы, подтверждающие командировки, хранятся в одном месте, после чего подшиваются и убираются в архив организации, откуда при первой необходимости легко достаются.

Срок хранения приказов составляет 5 лет, если поездка осуществлялась по территории России. При поездке за границу документы должны храниться в течение 75 лет. Как только срок хранения истекает, создается приказ на уничтожение документов.

Вести учет всех документов бухгалтер должен в строгом порядке. Все приказы, распоряжения, бланки должны храниться раздельно, чтобы в случае чего их можно было легко найти.

В первую очередь, все вопросы обращаются непосредственно к бухгалтерии, так что перед тем как принять какой-либо документ у сотрудника, его необходимо тщательно проверить на наличие всех данных и подписей, ведь это намного облегчит работу в дальнейшем.

Из данного видео можно узнать, как оформить командировку в 1С.

Рекомендуем другие статьи по теме

Приказ о направлении работника в командировку. Форма Т-9, бланк

Форма Т-9 используется в качестве стандартного бланка, для приказа на отправление сотрудника в поездку по служебной необходимости, проще говоря – в командировку.

Основная информация, которая должна содержаться в этом документе: дата заполнения, личные данные сотрудника, место назначения (должно отличаться от постоянного места работы командировочного) и цель поездки.

Подписывается форма Т-9 руководителем организации и тем сотрудником, который отправляется в командировку.

Скачать приказ о направлении работника в командировку по форме Т-9

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк приказа о направлении в командировку по форме Т-9 .docСкачать образец заполнения приказа о направлении в командировку по форме Т-9 .doc

Кто составляет приказ на командировку

Форму Т-9 должен заполнять либо специалист кадрового отдела, либо бухгалтер предприятия. Но для этого у них должно быть соответствующее распоряжение руководителя организации.

Особенности заполнения

Форма Т-9 предназначена для заполнения только на тех работников организации, которые большую часть времени находятся на основном месте работы. Для тех сотрудников, в чей функционал входят постоянные разъезды (например, водители), приказы на командировку писать не нужно.

Следует учесть, что предварительного согласия на командировку у сотрудников спрашивать не нужно – руководство имеет право отправить в служебную поездку любого работника на свое усмотрение.

Исключения составляют те, кто имеет детей до трехлетнего возраста, а также матери и отцы-одиночки – эти категории работников могут быть отправлены в командировку только с предварительного согласия.

Заполнение приказа по форме Т-9

Часть 1

Условно форму Т-9 можно поделить на 3 части. Первое, что нужно указать в приказе на командировку: наименование компании с указанием ее организационно-правового статуса (ИП, ООО, ЗАО, ОАО). Затем в приказ вписывается код ОКПО (берется он из правоустанавливающих документов), номер приказа по внутреннему документообороту, а также дата его заполнения.

Часть 2

Вторая часть данного документа включает в себя основные сведения. Здесь необходимо вписать личную информацию о сотруднике: ФИО (полностью), его табельный номер, должность и структурное подразделение (отдел), к которому он относится. Далее пишется место назначения (страна и город), срок командировки (в календарных днях) с указанием даты ее начала и окончания.

Обращайте внимание на подсчёт дней

При оформлении формы Т-9 важно правильно подсчитать командировочные дни – поездка должна быть рассчитана со дня отъезда на день приезда.

Совет

То есть, в том случае, если по проездному документу время отправления 23:45, этот день необходимо включить в срок командировки (то же самое касается дня приезда).

Если командировочный приезжает ночью в 00:05 – этот день также должен быть включен в поездку.

Часть 3

В третьем разделе нужно обозначить цель командировки и обязательно прописать за чей счет она будет оплачена.

Цели поездки можно условно поделить на два вида.

Общие цели:

• закупка сырья, оборудования, материалов для деятельности организации;
• переговоры с партнерами, заключение новых сделок, договоров, контрактов;
• личное участие представителя компании в спорных переговорах;
• поиск новых поставщиков и знакомство с новыми рынками сбыта;
• получение новых умений, знаний и навыков, научные изыскания.

Узконаправленные цели

• контроль за работой филиала, структурного подразделения;
• обучение молодых специалистов;
• ремонт и обслуживание техники и оборудования в филиалах и структурных подразделениях.

Чуть ниже после строк о целях и оплаты поездки нужно внести ссылку на документ, который послужил основанием для командировки. После того, как приказ оформлен по всем правилам, его нужно предоставить на подпись директору организации.

В самую последнюю очередь форму Т-9 о командировке должен подписать и сам сотрудник, направляемый в служебную поездку. Напротив его подписи ставится дата создания приказа.

Нужна ли печать на форме Т-9

Как свидетельствует ГОСТ «Унифицированная система документации» печать на приказе на командировку ставить не нужно, поскольку данный документ относится к внутренней документации предприятия и заверять его подлинность нет необходимости.

Подтверждение командировочных расходов

При возвращении из командировки сотрудник обязан предоставить в бухгалтерию организации все документы, подтверждающие его затраты. Это могут быть:

• проездные билеты, чеки о платной автодороге, парковке и т.п;
• чеки с автозаправочных станций о суммах, потраченных на бензин (при поездке на личном автомобиле);
• чеки, счета, квитанции из гостиниц или отелей о тратах за съем комнат;
• любые другие платежные документы, повреждающие расходы, связанные с командировкой.

На основании этих чеков и квитанций нужно будет либо вернуть часть полученных авансом командировочных либо получить компенсацию за израсходованные сверх аванса средства.

Что будет если отправить сотрудника в командировку без приказа

В этом случае возможны следующие последствия:

• невозможность работником официально подтвердить командировочные затраты;
• штрафные санкции при внезапной налоговой проверке.

Образец приказа на командировку в 2019 году (скачать бланк, о направлении) — бесплатно, заполнение, Т-9, срок хранения, нужен ли на 1 день, основание

Любого сотрудника по долгу службы могут отправить в командировку. Для оформления служебной поездки необходимо издать соответствующий приказ.

Он должен быть оформлен в соответствие со всеми требованиями действующего законодательства. При этом расходы работника на поездку организация должна взять на себя.

На каком основании оформляется

До 2015 года работодателя на законодательном уровне обязывали составлять служебное задание. На данный момент этот документ не входит в число обязательных. Если задание закреплено в локально-нормативных документах, то руководителю следует оставлять его в документообороте фирмы.

Форма Т-9 и Т-9а

Для составления приказа об отправке сотрудника в командировку для выполнения служебного задания используются документы, оформленные по форме Т-9 и Т-9а.

Первый вариант используется для отправки одного работника, а второй, если едет сразу несколько человек. При этом, на законодательном уровне не закреплено обязательство использование именно данного вида документов.

Руководитель может воспользоваться специально разработанным фирменным бланком или внести изменения в унифицированную форму для адаптации под нужды организации.

Как заполнить и его образец

Приказ на командировку – главный документ, без которого сотруднику не выдадут аванс, а значит и не покроют командировочные расходы. Именно приказ от руководителя, оформленный в письменном виде, позволяет сотруднику быть командированным.

В нем должна быть отражены данные:

• о дате и номере приказа;
• о названии документа;
• о полном наименовании и коде ОКПО фирмы;
• о самом сотруднике, в том числе указывается ФИО, номер табеля, должность и подразделение;
• о цели поездки;
• о пункте назначения (их может быть несколько). При поездке в областной центр в документе нужно указать только полное название города, при посещении районного центра и города областного подчинения — регион, а в сельской местности еще и район. Если поездка осуществляется за границу, то обязательное указание страны;
• о сроках поездки. Дата начала – день, когда работник отправился, окончания – вернулся.

В конце приказа должны быть поставлены подписи работодателя и самого работника.

При поездке сразу нескольких сотрудников, работодатель может составить, как один приказ на всех, так и для каждого работника отдельно. Данные подробности обычно указываются в приложении к документу.

Образец приказа на командировку в 2019 году по форме Т-9:

Пример цели командировки

При отправке в командировку прописываются все данные сотрудника, а также цель поездки и время, которое сотрудник должен там пробыть.

Также должны быть прописаны финансовые обстоятельства, то есть сколько выделено и из какого бюджета.

На несколько человек

На несколько человек приказ составляется по стандартной форме. Также имеется несколько особенностей:

• прописываются данные всех лиц, которые отправляются в командировку;
• назначается старший при необходимости;
• при различных датах они прописываются для каждого сотрудника.

Все остальные пункты аналогичны стандартному образцу.

Для директора

Приказ об отправке директора в командировку составляется на общих основаниях. Подписать документ могут только уполномоченные лица, чаще всего это:

• сам директор;
• заместитель;
• главбух.

Если подпись приказа осуществляется самим директором, то подпись в графе об ознакомлении не ставится, достаточно только даты.

В то время, пока директор отсутствуют, полномочия должны быть переданы другому сотруднику во избежание нештатных ситуаций. Чаще всего полномочия передаются заместителя.

Для этого директор должен издать приказ, наделяющий замещающее лицо дополнительными обязанностями, а также составить доверенность.

За границу

При отправке за границу должно быть прописано место отправки в обязательном порядке. Также потребуется цель поездки. Чаще всего предоставляются дополнительные документы всем откомандированным, особенно при посещении ряда стран с жестким пограничным контролем.

Срок хранения

После издания приказа он должен быть вложен в соответствующую попку и отправлен на хранение в несгорающий сейф. Срок хранения приказов о командировках по стране составляет 5 лет, а за рубежом 10 лет.

Сопутствующие документы

Одновременно с приказом о направлении человека в командировку могут быть оформлены дополнительные документы.

Они являются обязательности только в случае, если это указано в документах фирмы:

• командировочное удостоверение (бланк) – нужно для проставления печати со стороны фирму, куда направляется работник;

• служебное задание – оформляется по форме Т-10 и содержит в себя задания, которые во время поездки обязан выполнить сотрудник;
• журнал учета – проставляются дни отъезда и прибытия людей;
• служебная записка (форма) – составляется самим рабочим с указанием и полным обоснованием суммы, которая необходима во время командировки. При передвижении на личном транспорте и приобретении топлива за собственные деньги, гражданин может составить дополнительную записку.

На законодательном уровне не закреплена необходимость в изготовлении дополнительных документов. Во многом это связано с развитием телекоммуникационных технологий.

Нужен ли приказ на 1 день

Независимо от продолжительности командировки руководитель обязан издать соответствующий приказ, указывающий на необходимость совершения поездки одним из сотрудников.

Приказ об однодневной командировке оформляется в соответствии со всеми требованиями и передается на ознакомление и подпись сотруднику

Как сделать выписку

Для выписки потребуется обратиться к руководителю или работнику отдела кадров.

Главным отличием от приказа будет являться такая предварительная запись:

В выписке проставляются все данные приказа, а затем идет скопированная информация.

Распоряжение о продлении

Причин, по которым командировка может быть продлена, достаточно много. Они могут исходить, как по инициативе самого работника, так и по обстоятельствам, неподвластным ему, например, отсутствие билетов или задержка рейса.

После принятия решения о продлении руководитель организации обязан издать соответствующий приказ, в котором необходимо указать:

• номер документа и дату составления;
• полное название приказа;
• причины, по которым происходит продление;
• сведения о сотруднике;
• факт продления командировки и точный срок;
• необходимость в выдаче аванса сотруднику на срок продления поездки;
• ответственных за исполнение приказа лиц;
• основания для создания документа.

В конце документа проставляется подпись руководителя, а также подписи сотрудников, подтверждающие факт ознакомления с документом.

Об отмене командировки

Если приказ об отправке в командировку человека уже издан, но он по какой-то причине не сможет поехать, то руководителю необходимо издать новый приказ об отмене.

Он должен включать в себя:

• данные о названии компании;
• точный номер документа и дату составления;
• наименование приказа;
• само распоряжение руководителя об отмене командировки;
• основания, на которых происходит издание приказа. В их роле могут выступать служебные записки начальника подразделение или написанное самим сотрудником заявление;
• данные о работнике, в том числе ФИО и должность.

В конце документа проставляется подписи руководителя и работника, а также дата составления документа. Стоит учесть, если сотруднику уже был выдан аванс, то в документе необходимо указать дату, до которой все средства должны быть возвращены предприятию.

Причины, по которым может быть издан приказ об отмене:

• необходимость в поезде отпала по причинам, не зависящим от самого работника;
• сотрудник, который должен был ехать, заболел;
• поездка сорвалась по причинам, которые не зависели от самого работника;
• личные причины, признанные работодателем достаточными для отмены командировки.

Бывают ситуации, когда приказ об отмене издается из-за вынужденного переноса поездки. В такой ситуации обычно издается приказ об отмене и следом новый на командировку, в котором будут указаны необходимые сроки.

Возвращение позже установленной даты

Все моменты более позднего возвращения должны быть согласованы с руководством. При более позднем возвращении требуется составить заявление на имя начальника и переслать ему. При этом, требуется указывать целесообразность задержки.

Например, отсутствие билетов или возможность значительной экономии средств. При любых несогласованных действиях руководитель вправе наказать сотрудника, в том числе финансово.

При появлении на предприятии необходимости в отправлении сотрудника в командировку, руководитель обязан издать соответствующий приказ. Он должен полностью соответствовать всем требованиям, предъявляемым к официальным документам.

Если отправка сотрудника в командировку осуществляется без приказа, то работодателя могут привлечь к ответственности.

Видео по теме:

Приказ о направлении в командировку – образец 2018

Главная — Организация бизнеса — Кадры — Приказ о направлении в командировку

Без поездок сотрудников по служебным делам не обходится деятельность ни одной компании.

Для того чтобы иметь возможность возместить расходы работников, связанные с решением деловых вопросов за пределами населенного пункта, где находится предприятие, нужно соблюсти процедуру документарного оформления поездки. Одной из важнейших составляющих этой процедуры является издание приказа о направлении работника в командировку.

Оформление приказа на командировку

Приказ на командировку не только подтверждает причину отсутствия сотрудника на рабочем месте, он также является основанием для оплаты всех понесенных работником расходов, связанных с поездкой.

Для того чтобы издать приказ нужен один из следующих документов:

1. Докладная (служебная) записка от непосредственного начальника командированного сотрудника, которая обосновывает необходимость поездки.
2. Распоряжение руководителя компании. Для сотрудников филиала может быть прислано распоряжение от руководства головного офиса.
3. График служебных поездок. Он составляется на определенный период, если известно о необходимости командировок заранее. Например, при проведении корпоративных семинаров в головном офисе.
4. Приглашение к сотрудничеству от партнеров или контрагентов фирмы. В таком случае распоряжение руководителя об организации поездки может быть оформлено в виде резолюции на этом приглашении.

В настоящее время оформление служебного задания не является обязательным документом для издания приказа, но оно также может использоваться в качестве обоснования.

Оформлением приказа занимается кадровое подразделение предприятия, а при его отсутствии — работник, ответственный за ведение кадрового учета. Форма этого документа может быть произвольной, ее разрабатывают в соответствии с принятой в компании учетной политикой.

Несмотря, на отмену обязательного использования утвержденных форм приказа о направлении в командировку Т-9 и Т-9а, многие организации продолжают их использование, либо разработали на основе этих образцов внутренние шаблоны документа.

Готовый приказ о командировании сотрудника подписывает руководитель компании, затем его регистрируют. Сведения об этом документе также заносят в специальный журнал учета приказов по кадровым вопросам.

Хранится оригинал приказа в кадровом подразделении в течение 1 года, а затем архивируется. Общеустановленный срок архивного хранения подобных документов составляет 5 лет.

Если поездка сотрудника предполагает нахождение в условиях воздействия вредных или опасных для человека факторов, то такой приказ нужно хранить 75 лет.

Содержание приказа о командировке

В этот документ вносят все сведения о предстоящей поездке и сотруднике, который направляется по служебным делам.

Приказ о командировке содержит:

• Ф. И. О., должность командированного сотрудника, название подразделения в котором он работает;
• место и название компании, куда направляют командированного работника;
• цели поездки;
• порядок оплаты расходов на командировку;
• продолжительность поездки;
• даты ее начала и окончания;
• документ-обоснование для командировки.

В случае, когда в поездку направляется руководитель фирмы, приказ можно дополнить информацией, о том, кто будет его заменять на время отсутствия. Это актуально для небольших предприятий, где нет заместителя директора, у которого в должностных обязанностях предусмотрено выполнение функций вышестоящего начальника.

При заполнении сведений о цели поездки, эта информация берется из документа, который служит основанием для назначения командировки. Оплата расходов сотрудника во время командировки может быть произведена только направляющей его компанией либо частично за счет принимающей стороны. Это должно быть указано в приказе.

Например, фирма оплачивает своему работнику суточные и проезд, а принимающая сторона предоставляет жилье.

При внесении информации о длительности командировки и датах ее начала и окончания необходимо учитывать и время проезда до места временного выполнения служебных функций и возвращения сотрудника обратно.

Эти дни также должны быть включены в командировку.

Например, семинар в головном офисе компании запланирован на понедельник — пятницу. Но выехать сотрудник сможет накануне, а вернется из поездки уже в субботу.

В таком случае срок командировки указывают не 5 дней (фактическое время выполнения служебного задания), а с учетом времени на прибытие к месту проведения семинара и возвращения оттуда.

То есть продолжительность служебной поездки будет равна 7 дням.

Если в командировку необходимо направить несколько сотрудников, то допускается оформление приказа в виде таблицы. В нее вносят всю информацию о предстоящей поездке.

Примеры заполнения приказа на командировку

Скачать актуальный для 2018 года образец приказа на командировку.

Пример приказа при направлении в служебную поездку одного сотрудника:

1. Открытое акционерное общество «Миракльприм» ОКПО 45236876

ПРИКАЗ о направлении работника в командировку

№ 1-25/л, дата 25.06.2018

Направить в командировку: Горского Петра Иосифовича (табельный номер 45236), старшего механика конструкторского отдела.

Место назначение: г. Ярославль, ЗАО «Банк Яръ».

Приказ на командировку в 2018 году: образец

Это внутренний распорядительный документ, который подтверждает инициативу руководства направить сотрудника в поездку, описывает основные характеристики предстоящей командировки (цели, длительность). В 2018 году коммерческие структуры вправе выбирать между применением типовых бланков, предложенных Госкомстатом, и разработкой собственного образца, в котором содержатся все необходимые сведения.

Унифицированная форма Т-9 используется в ситуации, когда в командировку направляют одного наемного специалиста. В документе прописывается следующая информация:

• наименование работодателя;
• его код по ОКТМО;
• дата приказа и его номер согласно принятым в компании правилам нумерации;
• ФИО и должность работника;
• его табельный номер;
• точные даты предстоящей служебной поездки и ее продолжительность (в календарных днях);
• цель поездки (например, оказание консультационных услуг по вопросу закладки фундамента, участие в устранении поломки оборудования и т.д.);
• место поездки (город, название принимающей компании);
• источник финансирования (например, за счет средств работодателя);
• ссылки на документы-основания (дата и номер служебной записки от руководителя специалиста).

Стороны имеют право добавить в приказ о направлении работника в командировку иные сведения, которые кажутся им важными. Например, можно указать ФИО и должность специалиста, которому необходимо рассчитать и выплатить командировочные.

Готовый распорядительный документ заверяется собственноручной подписью генерального директора фирмы-нанимателя. Далее приказ дается для ознакомления работнику, который проставляет на нем свою визу.

Нужно ли составлять приказ о командировке директора? Руководитель предприятия является штатным работником, поэтому может быть принято решение о его направлении в служебную поездку.

В этом случае распорядительный документ визируется им в двух местах.

На время своего отсутствия первое лицо фирмы обязательно назначает специалиста, который будет исполнять его обязанности, в частности, подписывать поступающие бумаги.

Обратите внимание

Нужен ли приказ на командировку учредителя, если возникает необходимость направить его в бизнес-трип? Ответ зависит от того, является ли участник работником фирмы.

Если нет, никакие распорядительные документы не оформляются, понесенные в пути расходы не возмещаются.

Чтобы иметь возможность оплатить поездку из средств организации, нужно оформить собственника по трудовому или гражданско-правовому договору.

Форма приказа Т-9а используется, если в служебную поездку в один пункт назначения отправляется одновременно несколько сотрудников. Шапка документа содержит следующие сведения:

• код формы по ОКУД;
• название компании и ее код по ОКПО;
• номер и дата приказа;
• наименование документа – «Приказ о направлении в командировку».

Далее идет табличная часть приказа о командировании работника. В ней содержится столько столбцов, сколько сотрудников направляется в поездку. По строкам указывается следующая информация для каждого сотрудника:

• его табельный номер;
• занимаемая должность и название отдела, где занят специалист;
• пункт назначения;
• календарные сроки, количество дней поездки;
• источник финансирования (наименование компании, из средств которой совершается бизнес-трип);
• цель поездки.

Нижняя строчка таблицы в образце приказа о командировке работников содержит собственноручную подпись каждого специалиста, поименованного в распоряжении.

Под табличной формой дается ссылка на документ-основание для отправки обозначенных лиц в поездку (например, на служебное задание, служебную записку руководителя и т.д.).

Еще ниже проставляется собственноручная подпись гендиректора организации.

Чтобы не допустить ошибок при заполнении распорядительного документа, имеет смысл ориентироваться на образец приказа о направлении в командировку, который отыщется на сайтах информационно-правовых систем. Шаблонный вариант можно дополнить другой необходимой фирме информацией, например, указанием, что до пункта назначения и обратно специалисты будут добираться на личном или служебном автомобиле.

Шаг 2. Подготовка дополнительной документации

После издания распоряжения руководителя стороны готовят иные документы, не обозначенные в качестве обязательных законодательством, но указанные во внутренних актах фирмы-нанимателя. К числу таковых относится путевой лист, служебное задание и иные бланки, разработанные компанией самостоятельно.

Сотрудник, подписавший приказ о направлении в командировку, обязан отправиться в поездку в обозначенные сроки вне зависимости от того, подготовлены ли дополнительные документы. Если он проигнорирует эту обязанность, руководство фирмы будет вправе привлечь его к дисциплинарной ответственности.

Шаг 3. Выплата денежных средств

Правила оформления служебных поездок гласят, что после издания приказа на командировку специалисту должны выплатить денежные средства для покупки билетов (если их не приобрела фирма), бронирования гостиницы или аренды квартиры, совершения других трат, связанных с пребыванием вне места постоянного жительства.

Согласно действующим нормам, сумма командировочных к выдаче может определяться одним из двух документов:

1. Заявлением, написанным самим сотрудником, где приводится расчет необходимых средств для поездки.
2. Сметой, составленной бухгалтером организации, и подтвержденной подписью генерального директора.

Бухгалтер, который рассчитывает и выплачивает сумму к выдаче, может быть указан в форме Т-9. Если такого упоминания нет, этим занимается сотрудник, ответственный за ведение данного участка.

Способ выдачи средств: на карточку или наличными – определяется соглашением сторон. Если планируется командировка за рубеж, деньги могут быть предоставлены в рублях или в валюте. Если специалисту своевременно не перечислили необходимую сумму, он вправе никуда не ехать.

Шаг 4. Внесение записи в журнал командировок

Ведение такого реестра – добрая воля, а не обязанность компании.

Однако все больше фирм пользуются этой практикой, чтобы систематизировать разрозненные данные, представленные в распоряжениях о командировке.

Информация, собранная воедино, позволяет сделать выводы о расходах на поездки за определенный период, интенсивности передвижения специалистов, основных направлениях и целях бизнес-трипов.

Форма журнала разрабатывается компанией самостоятельно. Она может быть оформлена в виде таблицы со следующими столбцами:

• ФИО и должность работника;
• даты командировки;
• ее цель;
• пункт прибытия;
• номер и дата приказа, распоряжения о направлении работника в командировку.

Запись, сделанная в журнале, заверяется подписью самого командированного специалиста и (или) кадровика.

Шаг 5. Заполнение табеля учета рабочего времени

Согласно нормам ТК РФ, учет рабочего времени – зона ответственности работодателя. Это означает, что администрация фирмы обязана сделать корректную запись в табеле для сотрудника, направленного в служебную поездку.

Чтобы отметить даты, которые специалист отсутствовал в офисе, используют одно из двух стандартных обозначений: «06» или «К». Компания вправе разработать собственный способ и закрепить его во внутренних актах. Число отработанных специалистом часов не указывается.

Точные даты отсутствия работника можно узнать из ранее подготовленной формы приказа о направлении работника в командировку. Когда соответствующие графы заполнены, табель визируется руководителем специалиста и начальником отдела кадров, а затем передается бухгалтеру для начисления заработной платы.

Шаг 6. Сдача авансового отчета и окончательный расчет по командировке

Траты специалиста в служебной поездке могут оказаться больше или меньше заявленных изначально. Чтобы рассчитаться с работодателем, специалист систематизирует информацию о понесенных расходах в авансовом отчете. На основании этого документа работнику доплачивают недостающую сумму или получают от него излишек.

Согласно нормам ТК РФ, авансовый расчет сдается в трехдневный срок с момента возвращения специалиста из поездки. Фирма вправе выбирать, какую форму использовать: унифицированный вариант АО-1 или собственный бланк, разработанный с учетом актуальных требований законодательства.

В первой части отчета указывается название компании, ФИО и должность составителя, даты поездки в соответствии с ранее заполненной формой приказа на командировку. Далее прописывается:

• какая сумма была выдана;
• на какие цели;
• каким оказался реальный расход;
• сколько денег осталось не использовано или перерасходовано.

К готовой форме обязательно прилагаются документы, подтверждающие совершенные специалистом траты: чеки, договоры, квитанции и т.д. Авансовый отчет поступает в бухгалтерию, где его проверяют, а при отсутствии вопросов и претензий направляют на утверждение руководителю фирмы. В завершение процедуры специалисту перечисляют денежные средства.

Приказ на командировку на группу сотрудников

Оставьте свое имя и номер телефона, оператор свяжется с Вами в рабочее время в течение 2 часов.

Хочу получать новости об акциях, скидках и мероприятиях от 1С:Франчайзи Виктория

Рассылка выходит раз в неделю, Ваш адрес не будет передан посторонним лицам.

Нажимая на кнопку Отправить, я даю согласие на обработку персональных данных

Есть возможность купить 1С 8 с учетом отраслевой специфики и поэтому в различных организациях будут использоваться разные версии этого программного обеспечения.

Продукты эти обладают своими особенностями и нюансами использования – служебную командировку оформлять в бюджетном учреждении придется иначе, чем в хозрасчетной фирме, занимающейся строительством.

Рассмотрим порядок действий при отображении в учете командировки с применением различных конфигураций программного обеспечения от 1С.

Как оформляется служебная командировка в 1С: ЗКБУ?

В случае, если речь идет об учреждении здравоохранения, то основная программа, которая в нем применяется – это 1С Медицина поликлиника. Но в дополнении к ней желательно пользоваться также версией 1С: Зарплата и кадры бюджетного учреждения, чтобы корректно вести кадровый и бухгалтерский учет.

В программе 1С: ЗКБУ оформить служебную командировку проще простого – в меню «Кадровый учет» есть специальный раздел «Отпуска, командировки, неявки», где и можно создать новый документ об отправке сотрудника в командировку.

Остается заполнить все поля документа и вывести на печать нужную форму:

• Т-9 и Т-9а – приказы на командировку на каждого сотрудника в отдельности и на группу сотрудников;
• Т-10 – командировочное удостоверение, которое с 2015 года стало необязательным;
• Т-10а – служебное задание для командировки.

Данные для заполнения любой из этих унифицированных форм документов будут автоматически сформированы из заполненного формуляра.

Командировка в программе 1С: Зарплата и управление персоналом

Для программы 1С: ЗУП алгоритм действий для оформления в информационной базе служебных командировок будет лишь немного иной. Для этого нужно будет добавить новую запись в раздел «Командировки организаций», находящийся в меню «Учет невыходов».

Состав указываемой информации в записи о командировке остается неизменным и в бюджетных учреждениях, и в компаниях, работающих с программой Элит строительство 1С.

Аналогичен и набор печатных форм, который выдается на основании сделанной записи.

Непосредственно после ввода данных во все поля, касающиеся командировки, удастся распечатать приказ о направлении в командировку определенных сотрудников, служебное задание и командировочное удостоверение (при необходимости). В частности форма Т-9 (приказ о командировке), сформированное автоматически, будет выглядеть следующим образом.

После сохранения документа о назначении новой командировки и его проведения в базе можно будет отслеживать состояние сотрудников в регистре сведений в меню «Операции», где будет указаны даты нахождения в служебной поездке.

Такие данные будут нелишними и в программе 1С Логистика управление перевозками, которая позволит отслуживать перемещения сотрудников и их занятость в служебных командировках.

Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку. Формы № Т-9, Т-9а

Упростите работу с документами!

Онлайн-сервис для автоматического заполнения документов Узнать больше >>

• Автоматическое заполнение типовых форм документов
• Печать документов с изображением подписи и печати
• Фирменные бланки с вашим логотипом и реквизитами
• Выгрузка документов в форматах Excel, PDF, CSV
• Отправление документов по email прямо из системы

Класс365 – быстрое и удобное заполнение всех первичных документов

Приказ о направлении работника в командировку представляет собой специальный документ первичный, который фиксирует тот факт, что работника командирован в то или иное место в интересах компании, организации или фирмы длительностью более чем один день. Он издается непосредственно самим руководителем, а определенного вида распоряжение соответственно другими должностными уполномоченными лицами.

(Выписывайте документы без ошибок и в 2 раза быстрее за счет автоматического заполнения документов в программе Класс365)

Посмотреть образец заполнения: форма Т-9 форма Т-9а

Как упростить работу с документами и вести учет легко и непринужденно подробнее>>

Специальная программа для малого бизнеса

Класс365 — онлайн программа для всех:

• 50 актуальных бланков документов
• Торговый и Складской учёт
• CRM-система для работы с клиентами
  
• Банк и Касса
• Интеграция с интернет-магазинами
• Встроенная почта и отправка SMS
• Отчеты в один клик

Как правильно составить приказ о направлении в командировку

Приказ о направлении работников в командировку различными организациями, как правило, осуществляется в четком соответствии с согласованным и утвержденным руководителем планом имеющихся командировок. Исключение составляют внеплановые и срочные командировки.

Таким образом, приказ на командировку сотрудника или работника оформляется в отделе кадров либо любом другом подразделении аналогичного типа, а подписывается генеральным директором компании или главным руководителем фирмы, организации. Сведения об издании приказа доводится до сведения сотрудника либо работника, который обязан подписаться в соответствующей графе.

Бланк изданного приказа, касающегося направления в командировку работника представлен в двух формах, которые утверждены специальным постановлением Госкомстата РФ от 6 апреля 2001 года № 26, а именно:

— форма № Т-9 – применяется для осуществления документирования принятого решения и факта командирования только одного сотрудника или работника;
— форма № Т-9а – используется в случае работников в количестве двух человек и более.

В вышеуказанных формах служебного командирования работников нужно указать ФИО направляющихся в другое место сотрудника (ов), структурное подразделение, в состав которого он (они) входят, род деятельности (профессию или должность) командируемого (ых), время, место(а) и цель командировки. В случае возникновения необходимости, нужно осуществить имеющиеся источники сумм оплаты расходов командировочных.
Проект приказа о командировке работника также может оформляться на бланке организации общего типа.

Издание распоряжения (приказа) сопровождается рядом соответствующих документов, таких как:

— задание служебного типа; — специальное командировочное удостоверение; — командировочный отчет; — отчет авансовый;

— журналы регистрации сотрудников или работников, которые выбывают и прибывают в служебную командировку.

Как автоматизировать работу с документами и не заполнять бланки вручную

Автоматическое заполнение бланков документов. Сэкономьте свое время. Избавьтесь от ошибок.

Подключитесь к КЛАСС365 и пользуйтесь полным спектром возможностей:

• Автоматически заполнять актуальные типовые формы документов
• Печатать документы с изображением подписи и печати
• Создавать фирменные бланки с вашим логотипом и реквизитами
• Составлять лучшие коммерческие предложения (в том числе по собственным шаблонам)
• Выгружать документы в форматах Excel, PDF, CSV
• Рассылать документы по email прямо из системы

С КЛАСС365 вы сможете не только автоматически готовить документы. КЛАСС365 позволяет управлять целой компанией в одной системе, с любого устройства, подключенного к интернету. Легко организовать эффективную работу с клиентами, партнерами и персоналом, вести торговый, складской и финансовый учет. КЛАСС365 автоматизирует всё предприятие.

Как оформить приказ на командировку

Приказ о направлении работника в командировку — это первичный документ, фиксирующий факт командирования работника. В общем случае приказ издается руководителем организации, а распоряжение — другими уполномоченными должностными лицами.

Напомним, что под командировкой следует понимать выполнение работником служебного задания (поручения) в другой организации (обычно в другой местности) продолжительностью более одних суток.

Порядок направления в командировку определяется в соответствии с гл. 24 ТК РФ, а также положениями других нормативно-правовых актов, локальных актов организации и трудовых договоров, заключенных с соответствующими работниками.

К числу документов, сопровождающих издание приказа (распоряжения), относятся:

• служебное задание;
• командировочное удостоверение;
• отчет о командировке;
• авансовый отчет;
• журналы регистрации работников, прибывающих и выбывающих в командировку.

Кроме того, командирование работников организации обычно производится в соответствии с утвержденным планом командировок (за исключением срочных и внеплановых).

Приказ на командировку оформляется отделом кадров (или иным аналогичным подразделением), подписывается руководителем организации и доводится до сведения работника под роспись.

Бланк приказа имеет две формы, утвержденные постановлением Госкомстата России от 06.04.

Важно

01 № 26: унифицированная форма № Т-9 — применяется для документирования факта направления в командировку одного работника, и форма № Т-9а — для направления двух и более работников.

В данных формах необходимо указать фамилию(и) и инициалы, структурное подразделение, профессию (должность) командируемого(ых), а также цель, время и место(а) командировки. При необходимости указываются источники оплаты сумм командировочных расходов.

Также, проект приказа о командировке может оформляться на общем бланке организации.

Унифицированная форма № Т-9 — приказ на командировку

Отправить на почту

Унифицированная форма Т-9 с 2015 года стала единственным документом, удостоверяющим факт направления сотрудника фирмы или ИП в командировку. Рассмотрим, как она заполняется и где можно найти форму Т-9.

Значение унифицированной формы Т-9