Электронная трудовая книжка — что это, образец заполнения, за и против

Электронная трудовая книжка 2019 — что это, за и против, образец заполнения, когда введут в действие, законопроект

Бумажная трудовая книжка – это основной документ трудящегося, доказывающий наличие у него трудового стажа. Бланки и формы трудовой книжки типовые, установленные на законодательном уровне. На протяжении последних лет бумажные документы стали переводить в электронный формат.

Министерство труда и социальной защиты в настоящее время работает над проектом учета занятости россиян в электронном виде – предполагается, что сведения из трудовых книжек будут перенесены в базы данных.

Из данной статьи вы узнаете, что такое электронная трудовая книжка, какие существуют сходства и отличия между бумажной и электронной книжкой, для чего власти хотят оцифровать данные, какие плюсы и минусы перевода книжки в электронную форму, с какими проблемами столкнулся Минтруд.

Что представляет собой электронная трудовая книжка

Работодатели, согласно действующему трудовому законодательству, обязаны заполнять личные трудовые книжки сотрудников, руководствуясь утвержденным порядком их оформления, и хранить их в отделе кадров в течение всего периода работы подчиненного в данной компании. В документе в обязательном порядке указывается информация о:

• зачислении сотрудника в штат предприятия;
• основаниях для увольнения работника с фирмы;
• переводе подчиненного на иную должность;
• полученных сотрудником вознаграждениях.

Записи вносятся в трудовую книжку от руки чернилами. Дополнительные вкладыши подшиваются иглой с нитью в строго регламентируемых законом случаях.

Каждый раз, как сотрудник отдела кадров по поручению начальства вносит записи в трудовую книжку, работник расписывается в личной карточке в знак осведомленности.

Если допущена ошибка при заполнении документа, перечеркивать запись запрещено – необходимо написать верные сведения и сделать надпись о недостоверности предшествующей записи.

Все перечисленные выше требования говорят о том, что применить правила ведения и хранения документа в отношении электронных трудовых книжек невозможно. Однако, бумажный документ изнашивается, утрачивается, намеренно портится сотрудниками – проделать это с электронным документом не представляется возможным. В то же время, электронная книжка имеет следующие преимущества:

• сведения будут автоматически доступны Министерству социального развития, Пенсионному фонду, ФСС, Центру занятости и т.д.;
• сведения о работе сотрудника будут защищены, книжку невозможно будет потерять, посторонний человек не сможет получить к ней доступ;
• осуществлять поиск по базам данных будет удобно;
• вся кадровая информация будет храниться в единой базе данных.

Читайте также статью ⇒ “Исправление в трудовой книжке в 2019 году”.

Для чего понадобилась электронная трудовая книжка

Вопрос о полной отмене трудовых книжек даже не рассматривался властями – ни работодатели, ни подчиненные не готовы к таким резким переменам. Но электронная трудовая книжка стала бы достойным вариантом, поскольку:

1. Заполнение бумажных трудовых книжек от руки, заверение ксерокопий и их подготовка приносят компании дополнительные затраты на кадровое делопроизводство.
2. Необходимость организации отдельного помещения, стеллажей, хранилищ для сохранения трудовых книжек увеличивает расходы компаний с большим штатом рабочих.
3. Участились случаи подделки трудовых книжек, продажи образцов.
4. С бумажной версией документа всегда существует риск потери или порчи бланка.
5. В случае утраты или порчи документа приходится долго его восстанавливать, что связана с различными сложностями.

Читайте также статью ⇒ “Как восстановить трудовую книжку через Пенсионный Фонд России”.

Чем электронная трудовая книжка отличается от бумажной

Как минимум в 4 аспектах будут наблюдаться явные различия между электронным и бумажным вариантами трудовых книжек:

Какие преимущества и недостатки имеет электронная трудовая книжка

В Правительстве единогласно не одобрили идею с внедрением электронного документа – существуют сторонники и противники нововведения.

Экспертное мнение

В настоящее время электронная трудовая книжка не была введена в оборот, хотя предполагался запуск системы еще в 2017 году. Причины для отлагательств обозначены следующие:

1. По-прежнему не разработана схема действий для непредвиденных ситуаций (при проникновении в систему, при сбоях, при обнаружении вируса).
2. Не решен вопрос прав доступа к базам данных со стороны всех заинтересованных лиц и государственных служб.
3. Не была разработана база данных.

Читайте также статью ⇒ “Заверение копии трудовой книжки для банка”.

Законодательные акты по теме

Типичные ошибки

Ошибка: Трудящиеся ожидают появление электронных трудовых книжек в 2019 году.

Комментарий: В настоящее время рано говорить о внедрении электронных версий трудовых книжек – не решены технические и практические вопросы ее использования.

Ответы на распространенные вопросы

Вопрос №1: Были ли отражены инициативы по внедрению электронных трудовых книжек в каких-либо официальных документах?

Ответ: Да, инициатива по внедрению электронных трудовых книжек была отражена в Проекте развития стратегии пенсионной системы до 2030 года.

Оцените качество статьи. Нам важно ваше мнение:

Трудовые книжки. За и против

Трудовые книжки в России в их нынешнем виде неудобны работодателям, самим гражданам и Пенсионному фонду, заявил глава Сбербанка Герман Греф на Всероссийской конференции «Онлайн кассы — новые возможности роста».

«Мы живем в условиях этого хаотического совершенно законодательства, которое было написано в двадцатых годах прошлого века. И это неудобно работодателям, мы несем гигантские расходы.

Это неудобно и людям, которые должны носится с этой самой трудовой книжкой, не дай бог ее потеряли.

Это неудобно Пенсионному фонду, который это все вручную должен заносить и рассчитывать», — отметил глава Сбербанка.

«У нас сегодня тратится сотни тысяч эко-часов на заполнение трудовой книжки, обязательно с синей ручкой, обязательно с синей печатью и обязательно от руки должно быть заполнено.

Обратите внимание

Если ты ее нечаянно утерял, при этом нужно громадное количество организаций обежать, а их давно уже может быть нет и не существует, они уже закрылись, а пенсию начислять надо.

Это громадная проблема», — посетовал Греф.

В начале 2010-х годов обсуждалась идея отменить трудовые книжки, оставив переходный период для тех, кто «к ним привык». Однако в 2016 году глава Минтруда Максим Топилин сообщил, что в ближайшем будущем отказываться от книжек не будут, но возможен переход к электронному варианту.

https://ria.ru/society/2017041…

Необходима ли реализация такой программы, аргументы «за» и «против».

Трудовая книжка является официальным документом, в котором содержится вся информация о сотруднике, история его должностных переходов и мест работы. Образец, правила заполнения и хранения таких бланков регулируются законом.

Что собой будет представлять электронная «трудовая книжка»:

ведение кадровой информации в специализированных базах данных;

1-удобная навигация и поиск необходимых сведений по персоналу;2-защищенность данных по трудовой деятельности от потерь или несанкционированного доступа;3-интеграция с государственными службами (Пенсионный фонд, структуры Министерства социального развития).Как в бумажном, так и в электронном виде суть трудовой книжки не меняется: это главный документ каждого работающего гражданина страны.

К бумажным трудовым книжкам накопилось достаточно много претензий как со стороны работодателей, так и со стороны сотрудников:

• риск утери или порчи документа, восстановление которого будет проблематичным и длительным по времени;
• случаи с мошенничеством в отношении бланков (их часто подделывают, образцы нелегально продаются в интернете или на улицах);
• затраты организаций на хранение трудовых книжек сотрудников (при большой численности персонала необходимо выделять отдельные стеллажи и хранилища);
• расходы на кадровое делопроизводство (подготовка и заверение копий таких документов, ручное заполнение).

Полная отмена трудовых книжек в стране является радикальным решением, к которому не подготовлены ни организации, ни работники, в то время как введение электронного оборота таких документов служит альтернативным способом, позволяющим решить все проблемы бумажной трудовой книжки.

Аргументы «за» и «против»

Сторонники и противники электронного ведения данных по трудоустройству жителей страны находят все новые плюсы и минусы такой системы.

Среди положительных аспектов отмечают:

• возможность постоянного совершенствования процесса (интеграция с другими системами, автозаполнение форм);
• защита от ошибок или описок, которые часто встречались при заполнении трудовых книжек вручную;
• отсутствие смысла в подделке бланков;
• сведение к минимуму риска потери информации о трудовой деятельности граждан;
• упрощение кадрового делопроизводства;

Противники перехода на электронные трудовые книжки выдвигают следующие аргументы:

• высокие затраты государства на разработку, поддержку и защиту от несанкционированного доступа базы данных со сведениями по трудовой деятельности граждан;
• необходимость ввода в систему большого объема информации с бумажных документов;
• риски сбоя программного обеспечения или поражения вирусами;
• невозможность реализации программы в труднодоступных регионах страны, в которых нет доступа в интернет.

Электронная трудовая книжка

«Электронная жизнь» трудовых книжек: все за и против

Последние несколько дней в СМИ активно поднимается тема перевода трудовых книжек в электронный формат. Мол, бумажная версия уже давно изжила себя, и в XXI веке, веке высоких технологий, пора бы уже переходить на электронные системы хранения данных.

Тем более что бумажные книжки создают массу неудобств для всех, кому они попадают в руки – работодатели тратят внушительные ресурсы на их ведение, владельцы обивают пороги несуществующих организаций в случае их утери, а сотрудники ПФР вынуждены заполнять данные вручную.

Да и вообще, весь мир как-то же живет без подобных документов, так что все это – пережиток советского прошлого.

По этой причине еще совсем недавно ходили разговоры о полном уничтожении трудовых книжек как института.

Но в итоге в правительстве приняли совсем другое решение, и теперь отказ от бумажных документов будет проходить куда менее быстрыми темпами, чем планировалось ранее.

С чем это связано, что вообще ждет трудовые книжки в обозримом будущем, и какую пользу сможет принести трудящимся россиянам электронный формат? Карьерист.ру разбирался в ситуации.

Не все готовы

О том, что нас таки ждет скорый переход на электронные книжки, очередной раз рассказала вице-премьер Ольга Голодец.По ее словам, соответствующая нормативная база будет создана, а возможно даже и принята, уже в 2017 году.

Но спешить с этим не будут – официально признанными будут считать оба формата, так как далеко не все готовы к тотальному переходу. Предполагается, что гражданин будет сам вправе считать, каким документом пользоваться.

Как говорит Голодец, переход будет плавным, но он необходим, так как трудовое законодательство уже содержит нормы по электронному документообороту и дистанционному труду, и теперь его нужно дорабатывать и совершенствовать. Тем более что новый электронный формат находит поддержку и в правительстве, и у работодателей, и у профсоюзов.

В Минкомсвязи считают, что для перехода на электронные книжки не нужно даже отдельных платформ создавать – достаточно будет внедрить подобный сервис в портал государственных услуг. Им, мол, и так пользуется больше 50% граждан, получающих государственные услуги, и скоро эта цифра вырастет до 70%.

Хотя у вице-премьера Аркадия Дворковича несколько иная версия – по его мнению, которое приводят «РИА Новости», переход на электронный формат трудовых книжек возможен лишь тогда, когда ФНС создаст единый реестр физических лиц, над которым она как раз работает. «Очевидно, что это уже почти произошло в реальности», – говорит чиновник.

В пользу электронного формата высказался и глава Сбербанка Герман Греф. По его словам, на ведение трудовых книжек тратятся гигантские расходы работодателей и ПФР.

Кроме того, они выступают огромной головной болью для их владельцев, так как наличие информации о работе в бумажном варианте грозит ее безвозвратной утратой в случае потери документального носителя. Потом трудящимся приходится обходить десятки предприятий для восстановления данных.

А что, если организация уже ликвидирована? В итоге, по мнению Грефа, гражданам приходится жить в условиях «хаотичного законодательства», созданного чуть ли не 100 лет назад.

В реальности кроме как в СНГ бумажные трудовые книжки действительно больше нигде в мире не используются.

Важно

Вопрос целесообразности их дальнейшего использования обсуждается последние 10 лет, и достаточно часто он возникал в контексте их отмены.

Но на полномасштабном отказе, которого требовали раньше, сегодня не настаивает никто – говорят лишь о параллельном использовании электронных и бумажных документов.

Архаизм трудового права

Электронный вариант трудовых книжек, безусловно, имеет массу плюсов.Во-первых, использование единого реестра позволит избежать потери важных сведений о трудовом и страховом стаже работников, их опыте и прочих нюансах, которые записываются трудовой книжке.

Во-вторых, новый вариант позволит упростить жизнь работодателей – снизится бумажный документооборот, отпадет потребность в выделении отдельного человека для ведения трудовых книжек, снизится количество ошибок, и рабочее время в целом будет тратиться более эффективно.

Поможет это и органам пенсионного учета, ведь информация о страховом стаже будет храниться в одном месте. Более того, единый реестр исключит возможность подделки записей в трудовой книжке, а также лишит заработка дельцов из столичной подземки, которые занимаются их изготовлением.

Но в целом многие эксперты, равняющиеся на западные стандарты, называют эту инициативу бессмысленной, сетуя на то, что наличие трудовых книжек – это архаизм трудового права, от которого нужно уже давно отказаться.

Мол, цивилизованные страны никогда подобных инструментов не использовали, а если им нужна информация о соискателе, то ее берут из резюме. В случае недоверия к указанной там информации, на поле выходят сотрудники службы безопасности, которые и занимаются проверкой, рассказал «Взгляду» Павел Сигал из «Опоры России».

Кроме того, информация о местах работы есть и у налоговых органов, а если ты не уплачивал налоги, то, как бы и не работал вовсе. Для начисления пенсий используются личные счета граждан, в которых также содержится информация о работодателях, получаемой зарплате и объеме отчислений. По крайней мере, так в США.

В России тоже на трудовую книжку стали смотреть гораздо реже, отдавая предпочтение информации из резюме. Работодатели понимают, что трудовая книжка – это также и инструмент давления на работников со стороны прошлых нанимателей.

Например, в нее могут несправедливо вноситься фиктивные причины увольнения или трудовая книжка вообще может возвращаться без записи о расторжении трудовых отношений.

Тем более в стране наблюдается активный рост теневой занятости, в условиях которой трудовая книжка вообще не имеет никакого значения.

Все прекрасно понимают, что запись в трудовой может не отражать реального положения дел, и даже содержать откровенно сфабрикованные данные. История знает немало примеров, когда россияне так становились президентами и заместителями директоров компаний лишь для стажа и опыта.

Внутрисистемные изменения

В это же время, в стране остается масса работодателей, для которых запись в трудовой книжке – не «пустой звук».Особенно часто, это – представители государственного сектора, с явной скрупулезностью всматривающиеся в документ.

Это может противоречить их внутренним убеждениям, но в госконторах с критериями подбора строго, требования прописаны в законодательстве и несоблюдение их грозит руководству предприятий санкциями. Другой вопрос – это пенсионный учет, тут трудовые книжки по закону используются для подсчета страхового стажа, учитываемого при подсчете размера пенсий и права на их получение.

Это, однако, не позволило многим избавиться от проблем с пенсией, особенно для тех, кому не повезло в 90-х связаться с фирмами-однодневками. Да что там, раньше трудовая книжка нужна была даже для получения загранпаспорта, но это требование, благо, отменили.

Вообще, проблема России в том, что для полноценного отказа от трудовых книжек нужна перестройка всей системы, которая к новому формату документооборота явно не готова.

Государственные структуры в стране полны формализма и бюрократии, и учитывая их неспособность и нежелание к взаимодействию и обмену информацией, отказ от трудовых книжек приведет к откровенному хаосу и неразберихе. В экспертном сообществе уверены, что главная причина, по которой в правительстве не готовы полностью отказаться от института трудовых книжек, это необходимость переформатирования принципов делопроизводства в каждом из юридических лиц, а также колоссальной работы по внесению изменений в законодательство.

Совет

Попытка повсеместной отмены трудовых книжек в итоге может привести к огромным сложностям, ведь какой-либо иной инфраструктуры по учету трудового прошлого россиян попросту не существует.

При этом большие сомнения вызывает целесообразность введения электронных книжек, ведь в таком случае государство будет нести за реестр ответственность, в результате чего его придется защищать, в том числе и от кибер-атак. Едва ли это поможет государству сэкономить.

Актуальность таких нововведений будет куда выше, когда в стране будет налажен толковый кадровый документооборот, в рамках которого в электронном виде будут подписываться трудовые договоры, вестись корпоративная документация и т.д.

В конечном итоге, все эти реестры следует совместить с налоговыми и пенсионными базами, наладив в стране полноценный электронный документооборот. Но в таком случае на его содержание потребуется выделение воистину колоссальных средств. По карману ли это россиянам?

Разместить резюме Добавить вакансию

Правительство готово ввести электронные трудовые книжки с 2020 года

В октябре 2019 года Министерство труда и социальной защиты совместно с 11 крупными компаниями завершило эксперимент по внедрению электронного кадрового документооборота (ЭКД). Пилотный проект показал, какие плюсы и минусы имеет такая система ведения бумаг, насколько она удобна и выгодна.

Подробнее: Минтруд рассказал о сроках перехода на электронный кадровый документооборот

Одновременно чиновники готовятся к переводу в электронный формат трудовых книжек. Отметим, что впервые такой документ появился во Франции в XVIII веке, а в XX веке был обязательным в странах СССР, Германии, Италии, Словении.

Но в связи с активным развитием и широким распространением информационных систем сейчас традиционную бумажную трудовую книжку хотят отменить. Чтобы государство знало, сколько отработал человек, такой документ больше не понадобится, говорят в правительстве.

Вся информация будет передаваться по интернету, как это делается в других сферах.

В правительстве планируют, что новые правила заработают, начиная с 2020 года.

Такие сроки предусмотрены законопроектом, который чиновники опубликовали на едином портале размещения проектов нормативных актов. Документ предусматривает ряд крупных поправок в Трудовой кодекс РФ.

В частности, в нем может появиться новая статья «Сведения о трудовой деятельности работника». Под ними предложено понимать:

Таким образом, работодателям придется постоянно отчитываться о периодах работы каждого сотрудника в электронном виде. Форму такого отчета и порядок его сдачи позже утвердит ПФР.

Что придется сообщать в ПФР

Как уточняется в другом законопроекте «О внесении изменений в Федеральный закон «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования»», к сведениям о трудовой деятельности застрахованного лица относится следующую информация:

1. Место работы:
   • наименование страхователя;
   • сведения о его переименовании;
   • основание переименования и данные соответствующего документа о переименовании;
   • регистрационный номер страхователя.
2. Выполняемая работа и периоды работы:
   • сведения о приеме на работу или назначении в структурное подразделение страхователя (при наличии);
   • наименование должности (работы), специальности, профессии с указанием квалификации (разряда, класса, категории, уровня квалификации) (при наличии);
   • сведения о переводах на другую работу;
   • сведения об увольнении и основаниях прекращения трудового договора;
   • данные соответствующего приказа (распоряжения), иного решения или документа страхователя, являющегося основанием для оформления трудовых отношений.

Какая польза от трудовой электронной книжки

Бумажные трудовые книжки скоро уйдут в историю

Е. Кузьмина / Ведомости

Чтобы перейти на электронные трудовые книжки, нужно внести изменения в постановление правительства «О трудовых книжках», говорит управляющий партнер юрфирмы BLS Елена Кожемякина.

По закону без электронно-цифровой подписи использовать электронный документооборот нельзя, отмечает она. Но это удовольствие дорогое – одна цифровая подпись обходится работодателю в 300–400 руб.

«Иными словами, мы либо должны отказаться от цифровой подписи как от обязательного условия, либо сделать ее дешевле», – считает юрист.

Работодатель и сейчас может не запрашивать трудовую книжку у работника, продолжает Кожемякина. Эту возможность ему дает ст. 49.1 Трудового кодекса (ТК), которая регулирует взаимоотношения нанимателей с сотрудниками, работающими в дистанционном режиме. Но компании этой возможностью не пользуются.

«Мы переводили на дистанционную работу сотрудников нескольких десятков компаний, и ни один работодатель не согласился вписать в трудовой договор условие о том, что трудовая книжка не будет предоставлена работником», – рассказывает Кожемякина.

Обратите внимание

По ее словам, бумажная трудовая книжка дисциплинирует подчиненного, по закону работник, увольняющийся по собственному желанию, должен отработать две недели после подачи заявления.

Пока книжка лежит у работодателя, работник это условие будет выполнять, но, как только книжка станет виртуальной, он может уйти и не отрабатывая двух недель, говорит Кожемякина.

Электронный документооборот, предусмотренный ст. 49.1 ТК, действительно не получил масcового распространения, соглашается адвокат по трудовым спорам Павел Андреев.

По его словам, часто фрилансеры и заказчики предпочитают вообще не заключать трудовые договоры и работают в тени.

До сих пор непонятно и то, как можно отрегулировать отношения c работодателями водителей, берущих заказы на сервисах, подобных Uber и Gett Taxi. Эти отношения, говорит Андреев, юристы называют «подобными трудовым».

«Ведомости» решили выяснить в Роструде, в чем польза электронных трудовых книжек, что это будет за сервис и кто именно получит к нему доступ. Но в ведомстве от комментариев отказались.

На днях глава Роструда Всеволод Вуколов высказал предположение, что сервис может быть включен в портал госуслуг и каждый работник получит доступ к электронной трудовой книжке через личный кабинет.

Он также заявил, что переход на электронные трудовые книжки будет организован в добровольном порядке, т. е. каждый россиянин при желании сможет получить бумажный дубликат документов.

Мнения разделились

Примерно треть (35%) из 1600 российских работников, опрошенных Superjob, поддерживают отмену трудовых книжек. Однако 46% респондентов высказались против их отмены. Они считают, что трудовая книжка дисциплинирует и сотрудника, и работодателя.

Важно

Председатель правления Сбербанка Герман Греф недавно заявил, что кадровики тратят на заполнение трудовых книжек сотни тысяч часов. Бумажная книжка неудобна и самим работникам, отметил он: если ее потерять, человеку придется обойти всех прежних работодателей, но некоторых из них может уже и не быть.

Внедрять электронный документооборот нужно с умом, полагает владелец двух стоматологических клиник «Визави» Александр Бабиков. Нужно сначала проанализировать все отрасли и понять, какие в них есть нюансы, рассуждает он.

Например, медработники, как, впрочем, и специалисты из других отраслей, часто учатся и получают новую специализацию, которая тут же заносится кадровиком в трудовую книжку. Только в стоматологии шесть разных специализаций.

В трудовую книжку заносятся и другие сведения: изменение фамилии, полученные награды и т. д., напоминает Кожемякина.

Сейчас непонятно, кто будет заниматься обновлением информации в книжках, когда появится электронная система, задается вопросом Бабиков. В его клиниках на 50 сотрудников приходится один HR-менеджер и он, по словам Бабикова, вполне справляется со своими обязанностями. Предприниматель пока не видит смысла что-либо менять.

Трудовые книжки

Трудовая книжка — это персональный документ установленной формы, в котором содержаться сведения о трудовой деятельности работника. Новый (существующий) образец документа применяется с 2004 года.

Трудовую книжку оформляют гражданам, впервые устроившимся на работу, а в случае ее утери работнику выдается дубликат. Расходы на приобретение бланка ложатся на сотрудника (если утеря была по его вине). Документ заполняется в отделе кадров и храниться там, пока человек работает в организации.

Совет

Вносить записи в трудовую книжку, а также исправлять уже содержащиеся в ней данные, может только работник кадровой службы.

В 2020 году Минтруд РФ планирует перейти с бумажных на электронные трудовые книжки. Вся информация о работнике будет храниться в информационной системе Пенсионного фонда (ПФР). Однако по заявлению работника работодатель может продолжить вести бумажные книжки одновременно с электронными. Полностью отменить трудовые книжки планируется в 2027 году.

Как получить впервые трудовую книжку

Работодатель оформляет сотруднику трудовую книжку, если ее не было ранее, в период не превышающий 5 рабочих дней, после того как работник приступил к своим трудовым обязанностям.

Единственный изготовитель бланков трудовых книжек в России — компания «Гознак». Организация должна приобретать за свой счет книжки, которые выдаются работникам при первичном трудоустройстве. В соответствии с п. 47 Правил ведения и хранения, за оформление книжки работодатель взымает плату с сотрудника за бланк.

Самостоятельно приобрести документ можно в магазине канцтоваров, если он является официальным поставщиком продукции Гознака.

Чтобы оформить трудовую книжку впервые, работнику нужно предоставить в отдел кадров:

• паспорт или свидетельство о рождении;
• диплом об образовании;
• если гражданин является учащимся или студентом — справку из учебного заведения.

Данные из этих документов указываются на титульном листе. Кадровый работник организации заполняет бланк в присутствии работника. Все данные тщательно проверяются, затем сотрудник своей подписью подтверждает их правильность.

Можно ли иметь две трудовые

Если работник потерял трудовую книжку, по новому месту работы создается другая трудовая. Если пропажа обнаружиться, уничтожить новый документ работодатель не вправе. В этом случае у работника будут две действующие трудовые книжки.

Законодательством иметь сразу две трудовые книжки не запрещено. Однако, если работник решил оставить два документа, он может столкнуться со следующими проблемами:

• при назначении пенсии, ПФР засчитает трудовой стаж, только по одному документу;
• в случае получения пособий по безработице, по уходу за ребенком и прочих платежей по двум трудовым книжкам, работник может быть привлечен к ответственности в виде штрафа, а также обязан полностью возместить полученные выплаты.

Например, гражданин становиться на биржу труда за получением пособия по безработице. В то же время заводит себе вторую трудовую книжку и устраивается на работу. При установлении факта получения выплаты незаконным путем, с гражданина будет взыскана вся сумма полученного пособия вместе с процентами за пользование чужими денежными средствами (ст. 19.7 КоАП РФ).

Лучше работать по одной трудовой книжке, а в случае потери документа — обратиться к прошлым работодателям и восстановить все записи.

Образец 2019 года

Форма книжки, а также вкладыша к ней установлена Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225. Новый образец документа введен в действие в 2004 году, однако документы старого образца (1938 и 1975 годов) до сих пор признаются действующими.

Новая трудовая книжка имеет формат, который полностью совпадает с форматом паспорта — 100 х 140 мм. В ней 46 страниц, цвет обложки серый.

Обложка и первая страница

Сведения о работе

Когда отменят трудовые книжки?

11 декабря 2018 года Минтруд внес на рассмотрение законопроект о введении с 2020 года электронных трудовых книжек. Ведомство предполагает, что изменения вступят в силу с 1 января 2020 года и с этого момента все работодатели будут передавать сведения о своих сотрудниках в ПФР в режиме онлайн.

Переход от бумажного носителя к электронному будет происходить поэтапно. Предполагается, что за 2019 год будут внесены все необходимые изменения в трудовое законодательство, а также решены технические вопросы.

С 2021 года все трудовые книжки будут вестись только в электронной форме. Граждане и организации, для которых привычная форма кажется наиболее удобной, могут продолжить вести бумажные трудовые книжки вместе с электронными. Однако для устроившихся на работу впервые с 2021 года такой возможности не предусмотрено.

Предположительно с 1 января 2027 года трудовые книжки в бумажном виде будут отменены полностью.

Электронные трудовые книжки вместо бумажных с 2020 года

С введением электронного формата, трудовая книжка в физическом смысле вообще перестанет существовать. Она будет полностью виртуальной.

Вся информация о работнике, за исключением сведений об образовании и поощрениях, будет храниться в электронной форме у работодателя и базе ПФР.

Работник в любой момент сможет посмотреть свои данные, а также отправить их новому работодателю при трудоустройстве.

Преимущества электронных трудовых книжек:

• сохранность информации;
• повышение качества документа оборота;
• стандартизация;
• защищенность соискателя от недобросовестного работодателя;
• снижение вероятности допущения ошибок.

Введение электронной трудовой книжки исключит необходимость восстановления трудового стажа, а также позволит сократить расходы работодателя, связанные документооборотом.

Правила заполнения трудовой книжки

Правила заполнения трудовых книжек установлены Постановлением Минтруда от 10.10.2003 № 69. Вносить записи в документ может только сотрудник кадровой службы.

Общие правила заполнения:

1. Каждой записи присваивается порядковый номер.
2. Сокращения не используются, все записи должны быть читаемые.
3. Даты пишутся по форме ДД.ММ.ГГГГ.
4. Цифры используются арабские.
5. Язык русский или официальный язык (республики РФ).
6. Любые записи о приеме на работу, переводе, увольнении, награждении работника вносятся в точном соответствии с приказом, необходимо указывать его дату и номер.

Титульный лист заполняется первым работодателем. Сведения, указанные в нем, заверяются подписью сотрудника.

В разделе о работе указывается:

• в третьей графе — наименование организации как полное, так и сокращенное;
• в первой графе ставиться порядковый номер записи, во второй — дата приема на работу;
• в третьей графе, под записью с наименованием организации, указывается на какую должность и в какой отдел принят сотрудник;
• в четвертой графе фиксируются дата и номер приказа-основания.

При переводе в другую организацию сначала вноситься информация об увольнении, а затем о приеме сотрудника в другую компанию. В случае перевода внутри организации — в третьей графе указывается информация о переводе на новую должность. При увольнении третья графа обязательно должна содержать ссылку на соответствующую статью ТК РФ.

Куда клеить голограмму

Голограмма для трудовой книжки представляет собой круглую серебряную наклейку с изображением герба Российской Федерации. Наклейка служит дополнительным средством защиты — работодатель таким образом гарантирует точность своих записей и предотвращает возможность их изменения.

Голограмма наклеивается на титульный лист трудовой книжки. Располагается наклейка на одном из четырех обязательных реквизитов:

• подпись владельца трудовой книжки;
• печать документа;
• подпись лица, ответственного за ведение трудовых книжек;
• номер документа.

Наклейка должна быть наклеена в правильном месте, без загибов, с правильным расположением герба.

Законом не установлена обязанность работодателя использовать голографические наклейки. Использовать ее можно, но не обязательно. Книжка без голограммы также является действительной.

Как исправить запись, если есть ошибка

В отличии от исправлений на титульной странице, зачеркивание ранее внесенных данных в разделах «Сведения о работе» и «Сведения о награждении» не допускается. Все изменения делаются через запись о признании недействительными, а после фиксируются правильные данные (п. 30 Правил). Если неверные сведения были внесены в новый документ, он будет являться недействительным.

Ошибка в дате приема на работу исправляется следующим образом:

1. Сотрудник пишет заявление с просьбой исправить ошибку.
2. Оформляется приказ о внесении исправлений.
3. Сотрудник кадровой службы подтверждает недействительность ранее внесенной даты.
4. В трудовую книжку вписывается правильная дата вместе с номером приказа-основания для внесения исправлений.

Как посчитать стаж по трудовой

Основной документ для расчета трудового стажа — трудовая книжка. Расчет осуществляется с соблюдением следующих условий:

• каждые 12 месяцев составляют 1 год;
• каждые 30 дней составляют 1 месяц.

Чтобы посчитать стаж нужно:

1. Выписать по порядку все периоды работы из трудовой книжки.
2. Рассчитать каждый период трудовой деятельности как разность между датой приема на работу и датой увольнения. К полученному результату прибавить 1 день, так как день увольнения считается рабочим.
3. Сложить все периоды вместе.

В трудовой книжке работника отражено три периода трудовой деятельности:

Электронная трудовая книжка

Век высоких технологий диктует свои условия, вот и такой консервативный документ, как трудовая книжка попал под глобальные изменения.

С 1 января 2018 года планируется произвести перевод всех печатных сведений о трудовой деятельности каждого отдельного гражданина в электронный формат. О плюсах и минусах такого способа ведения учета отработанных лет говорилось достаточно много.

Первоначально принятый законопроект не единожды дорабатывался и дополнялся, да и сейчас существует немало вопросов о том, насколько эффективным будет внедрение такого закона.

Главной задачей перехода на электронный способ ведения является упрощение учета, а также возможность уменьшения бумажного документооборота.

Традиционный формат трудовой книжки

Трудовая книжка с момента ее внедрения и на протяжении многих поколений была бумажным документом. Форма самого бланка менялась не раз, в основном пересматривались методы защиты документа от подделок.

Трудовая книжка современного формата утверждена Постановлением Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2003 г. N 225 и выглядит так:

1. Твердая обложка, на которой изображен герб РФ и стоит название бланка.
2. На титульном листе также изображен герб и дублируется название бланка.
3. Также на титульном листе отводится место для внесения сведений:

• о ФИО владельца,
• его дате рождения,
• об образовании,
• профессии и специальности,
• дате первичной выдачи бланка,
• подписи работника,
• ФИО, должности и подписи сотрудника ответственного за выдачу и ведение документа,
• печати организации, в которой бланк был выдан.

Далее в книжке вставлено и прошито 10 разворотов вкладышей, на которых прописывается информация о работодателях, с которыми гражданин имел официальные трудовые отношения.

На разворотах указывается:

1. Порядковый номер сделанной записи.
2. Дата приема на рабочее место.
3. Дата расторжения трудовых отношений.
4. Сведения о работодателе, профессии, переводе, увольнении и все это с обязательными отсылками на статьи ТК РФ.
5. Дата и номер бланка, которые стали основанием для внесения записи.

Также в трудовые книжки вносятся сведения о награждениях и поощрениях, для этого отводятся специальные страницы в конце бланка.

И сама трудовая и вкладыши имеют уникальные номера, которые позволяют подтвердить подлинность бланков. Последние несколько лет, кроме идентификационных номеров, были разработаны и внедрены голографические наклейки, которые позволяли закрепить особо важные сведения, исключая возможность их подделки.

Перспективы введения электронной документации

Бумажный бланк трудовой книжки имеет много недостатков, одним из главных считается быстрый выход его из строя. Конечно, если гражданин работает на одном предприятии в течение всей своей жизни, то документ хранится у работодателя и износу не подлежит, но что делать тем, кто перемещается от одного нанимателя к другому по своей или чужой воле.

Бланк не только изнашивается, но также может и потеряться, а для его восстановления придется потратить немало сил и времени. В некоторых случаях придется писать письма с запросами в другие регионы и страны. Особенно если бывший наниматель уже не существует как юридическое лицо или работа производилась в другом государстве или федеральном округе.

Еще одной немаловажной проблемой является подделывание документа. И если подделка может легко быть обнаружена при обращении в пенсионный фонд или иные государственные структуры, то наниматели часто не защищены от приема на работу граждан, которые на самом деле не имеют заявленной квалификации и опыта работы.

Обратите внимание

Все заявленные проблемы призвана решить именно электронная версия документа. В иных развитых странах электронный формат практикуется уже десятки лет. И даже наши ближайшие соседи, такие как, например, Азербайджан, ведут учет отработанных лет в специальных компьютерных базах, упразднив при этом бумажное ведение.

При выполнении заявленного перехода главной задачей Минтруда является защита данных и исключение возможности внесения сведений лицами, не имеющим доступа и полномочий к данной процедуре.

Планируется ли переход на электронный аналог

Электронная трудовая книжка обсуждается как возможность уже с 2012 года, именно тогда впервые был поднят вопрос о переходе на электронные версии. К сожалению, ввести такое новшество шесть лет назад не представлялось возможным, так как сам процесс перехода подразумевает наличие специальных баз по всей территории РФ.

Кроме того, система должна быть сообщающейся, для того чтобы каждый наниматель мог не только получить сведения о принимаемом сотруднике, но и внести данные в электронную книгу. Внедрению новшества мешало и еще то, что стороны, принимающие участие в обсуждении, не могли прийти к общему знаменателю.

Так долгое время многие профсоюзные организации и работодатели выступали против такого внедрения. Профсоюзы считали, что такие нововведения могут негативно отразиться на наемных лицах, а работодатели, в свою очередь, предвидели расходы, которые им придется понести.

Нестыковка была и по иным концептуальным вопросам, но все разногласия позади, а участники обсуждения пришли к общему мнению о необходимости глобальных изменений в этой области.

Заместитель председателя правительства Российской Федерации Ольга Голодец ответственно заявила на экономическом форуме в Санкт-Петербурге о том, что проект будет запущен с 01.01.2018 года. В свою очередь Минтруд, Роструд и Сбербанк России обеспечивают внедрение перехода в жизнь.

Перевод бумажной версии в электронную начнется с того, что новые данные будут вноситься работодателями в электронном формате.

Затем постепенно все данные, прописанные в бланках ранее, будут переводиться в компьютерные базы. Также предлагается на первых порах ввести пластиковые карты, на которые временно будут помещены все данные о стаже и квалификации, до полного урегулирования вопроса перехода из одного состояния в другое.

Сходства и различия с бумажным вариантом

Переход на электронные базы ведения учета движения наемных лиц и накопление ими страховых лет не подразумевает существенного изменения самого формата ведения. Несмотря на изменившийся внешний вид в электронной трудовой книжке все так же будут указываться:

1. Личные данные о гражданине, его ФИО, дата рождения, образование, квалификация, профессия.
2. Сведения о местах работы.
3. Даты приемов на работу и увольнения.
4. Должности, на которые принимался работник.
5. Причины расторжения трудовых договоров.
6. Ссылки на документы-основания.

На этом сходства двух вариантов ведения заканчивается.

Различия электронной и бумажной версии заключаются в следующем:

1. Учет данных должен вестись в специализированной компьютерной базе.
2. Заполняться, бланк будет отныне только в печатном, а не в рукописном виде.
3. Процесс ведения информации автоматизируется, так многие графы смогут самостоятельно заполняться, например, номер по порядку или даты. К тому же система сможет распознавать сканированные документы и применять изложенную на них информацию.
4. Интегрирование с иными базами данных. Планируется проводить интеграцию с базами пенсионного фонда и реестрами соцзащиты.

Когда все сведения будут перенесены в электронный формат, то заполнение и ведение трудовых книжек станет достаточно простой процедурой, не требующей целого штата кадровых работников.

Плюсы и минусы нового формата

Шестилетние дебаты вокруг тотального изменения в формате ведения учета отработанных лет велись неспроста, причиной тому было наличие огромного количества слабых моментов в предложенной системе. Рассмотрим плюсы и минусы такого заполнения.

К несомненным положительным результатам внедрения системы можно отнести:

1. Исключение внесения ошибочных данных, которые являются частыми спутниками при заполнении бланка вручную.
2. Защита от подделывания данных о трудовом прошлом.
3. Невозможность утерять документ.
4. Упрощение ведения документации кадровыми работниками.
5. Исключение необходимости выдачи книги на руки при увольнении, что не дает возможности нанимателю задержать ее и позволяет работнику не ходить лично за бланком.
6. Возможность без особых затрат вносить усовершенствования в базу ведения.

Несмотря на такое количество явных преимуществ новой системы ведения, существует также огромное количество предполагаемых минусов, которые могут негативно отразиться на нововведении.

Следует предусмотреть все возможные нюансы, а также обеспечить высочайшую защиту от внедрения в базу данных сторонних лиц. Хакерские атаки могут свести на нет столь обширный труд, ведь если они смогут вносить изменения по своему усмотрению или красть сведения для личного пользования, то вред будет несоизмерим с пользой.

Важно

Кроме риска несанкционированного внедрения, есть и иные более приземленные трудности. Объемы информации, которую следует перенести, поистине громадны и для ее введения понадобится очень много времени. К тому же никто не исключает возможность компьютерных сбоев, которые могут не только на время исключить возможность внесения данных, но и полностью уничтожить их.

Не стоит забывать и о том, что век высоких технологий добрался еще не во все уголки нашей страны. Есть труднодоступные регионы, которые не имеют на сегодня доступа к интернету, а потому чисто технически не имеют возможности воспользоваться предложенной инновацией.

Возможные проблемы внедрения

Одобрить до конца новую электронную систему учета не позволяют не только опасения хакерских атак. Существуют и иные проблемы внедрения. Так как система пока не предполагает возможности контроля со стороны самого работника.

Как он может узнать, внеслись ли сведения о его трудоустройстве в систему или нет? Недобросовестный работодатель может просто имитировать ввод данных, а вместо этого не оформлять работника, и, соответственно, не отчислять за него страховые взносы.

Такой подход не позволит гражданам накапливать страховой стаж и формировать свои пенсионные накопления.

Технических проблем внедрения достаточно много, поэтому в планах у Минтруда произвести поэтапный переход на новую систему учета.

Сначала планируется перевести мелкие организации на электронные базы, те которые имеют штат менее 15 человек. На их примере будет не только отрабатываться навык, но и исправляться те ошибки, которые всплывут по ходу внедрения. После того как этот сегмент работодателей будет освоен, перейдут к более крупным компаниям.

На введение электронных баз уйдет не один год, поэтому расставаться с привычными бумажными бланками еще слишком рано.

Что такое электронные трудовые книжки и когда они будут введены

Вся информация о трудовой деятельности человека отражается в специальной книжке. На практике получается так, что эти книжки бывают утеряны. А восстановление сведений с них занимает много времени и не всегда возможно восстановить всю информацию полностью. В первую очередь это связано с тем, что многие компании закрываются и получить от них ответ уже невозможно.

Недавно мой муж потерял свою трудовую и ему пришлось оформлять дубликат. Часть сведений о его деятельности восстановить не удалось. Поэтому сейчас разрабатывается проект, согласно которому должна быть создана электронная база, куда будут внесены сведения о каждом жителе страны. И в этой статье я расскажу вам более подробно, что будут представлять собой электронные варианты книжек.

Трудовая книжка

Данный документ содержит основные сведения о профессиональной деятельности человека. В нем отражается следующая информация:

1. Текущее место работы. На основании последней записи можно узнать, трудоустроен ли человек.
2. Профессиональные должности. Из книжки можно увидеть, какие должности человек занимал, как он двигался по карьерной лестнице, и кем в настоящее время он является.
3. Периодичность смены мест работы. Анализируя частоту смены работодателей, можно сделать вывод, на сколько человек постоянен.
4. Причины увольнений. При каждой смене работы указывается работодателем причина, по которой был расторгнут договор с данным сотрудником. Здесь может быть указано не только желание самого работника, но и нарушения, из-за которых он был уволен.
5. Награждения и выговоры. Все эти действия также отражаются в книжке. Поэтому нередко сотрудники специально оформляют новые документы, если в книжку занесена запись об объявлении ему выговора.

Все эти сведения могут раскрывать о человеке как положительную картину, так и отрицательную. В случае утери документа восстановить можно только те записи, на которые можно получить подтверждающие бумаги.

Чтобы устранить такую утерю информации государством уже несколько лет разрабатывается специальная программа для перехода на электронный обмен сведениями по поводу трудоустройства граждан.

Электронный вариант

В таком формате книжка будет выглядеть в виде файла, который будет храниться в системе персонифицированного учета. Каждый гражданин имеет свой номер, который отражается в СНИЛС.

В качестве преимуществ такой системы ожидается получить следующее:

1. Весь учет кадров будет вестись в специально разработанной новой базе.
2. Электронный формат позволит добавить удобную систему навигации, с помощью которой легко будет найти необходимые сведения о персонале.
3. Вся информация будет защищена от потери или несанкционированного доступа к ней.
4. Информация будет доступна другим государственным структурам, что избавит людей от необходимости в предоставлении специальных подтверждающих документов о трудоустройстве.

Отличия и сходства

Суть этого документа изменена не будет. В обоих случаях это будет персональный документ человека, в которой будет отражаться вся информация о профессиональной деятельности. В электронной версии также будут содержаться сведения об:

• общем стаже;
• полученном образовании;
• занимаемой должности человеком;
• причине переводов в другое место или назначение другой должности;
• конкретном месте работы;
• причине расторжении трудовых контрактов.

Основными отличиями между двумя видами документов будут:

1. Учет данных будет осуществляться только в электронном виде, поэтому вести и хранить бумажные документы не будет необходимости.
2. Ведение информации будет осуществляться в печатном виде, а не рукописным способом как раньше.
3. Процесс заполнения справок, выписок, а также некоторой другой информации будет автоматизирован на основании имеющихся сведений в системе. В настоящее время все выписки осуществляются самими работниками отделов кадров или бухгалтерии.
4. Интеграция с другими государственными базами, что облегчает порядок обращения граждан. Им не придется больше заказывать копии книжек, так как получить выписку будет очень просто.

Все эти новшества дорабатываются сейчас на законодательном уровне, чтобы при реализации проекта столкнуться с наименьшими трудностями.

Более подробно об этом вы можете узнать из представленного видео.

Ожидания и риски

Во многих европейских странах уже давно упразднили существование бумажных вариантов книжек, и весь учет осуществляется  в электронной базе. Это было сделано потому что к бумажным документам на практике предъявляется много претензий. И они возникают не только от их владельцев, а еще и от работодателей. Основное недовольство связано со следующим:

1. При потере или порче книжки, процедура ее восстановления достаточно сложная, и есть риск полной утери некоторых данных.
2. Очень много случаев мошенничества с книжками, так как бланки находятся в свободном доступе. И есть некоторые умельцы, которые подделывают книжки для определенных целей.
3. Необходимость выделения специальных помещений для хранения книжек сотрудников. Особенно это касается крупных предприятий, численность которых превышает 100 человек. В этом случае приходится организовывать специальные стеллажи для хранения такого количества личных документов сотрудников.
4. Трудовые затраты времени и его оплаты, которые расходуются на заверение сделанных копий, на создание выписок вручную.

Полная отмена книжек не скажется положительно на российском обществе, так как они содержат большой перечень информации. И его запрашивают многие организации. Но переход на электронную версию поможет в полной мере облегчить использование данного документа в обороте.

Среди положительных моментов планируемых нововведений отмечаются следующие аспекты:

• отсутствие необходимости в подделке книжек, так как всю информацию легко будет проверить в электронном виде;
• уменьшение риска, что информация о профессиональной деятельности человека будет утеряна;
• возможность постоянно совершенствовать созданную систему и внедрять дополнительные вспомогательные ресурсы;
• возможность защитить сведения от ошибок, которые нередко допускаются при заполнении трудовых документов;
• упрощение ведения кадрового производства;
• защита владельцев книжек от работодателей, которые не соблюдают сроки выдачи книжек при увольнении.

В качестве отрицательных моментов противники выдвигают следующие аспекты:

• необходимость затраты большого количества средств для внедрения данной программы в действие;
• необходимость внедрения большого количества информации обо всех гражданах страны в новую электронную базу;
• риск утечки данных путем поражения вирусными программами;
• риск потери данных в ходе сбоя работы электронной базы;
• невозможность работы с такой программой в некоторых регионах страны, где отсутствует интернет.

Ранее законодательство планировало начать реализацию проекта в 2019 году. Но на сегодняшний день существует ряд проблем, которые не дают начать его реализацию в запланированные сроки. К таким причинам относятся:

• неготовность электронной базы;
• отсутствие решение о правах доступа к новой базе;
• отсутствие регулирования вопроса по порядку действий организаций в случае программных сбоев.

Чтобы проект не оказался провальным, надо тщательно подготовить его механизм, провести эксперимент на нескольких регионах и только потом запускать его в массовое пользование по всей стране. Сегодня ведется проработка всех этих вопросов, но реализация проекта пока отложена на неопределенный срок.