Учет рабочего времени — сотрудников, виды, методы

Как в организации происходит учет рабочего времени сотрудников

Учет рабочего времени сотрудников – одна из прямых обязанностей работодателя, позволяющая определить норму труда и правильно рассчитать заработную плату. Точный учет отработанных рабочих часов позволяет руководству поддерживать в коллективе трудовую дисциплину и внутренний распорядок в организации.

Обратите внимание: основным документом, содержащим сведения об отработанном времени каждого сотрудника – это Табель учета рабочего времени.

Формы учета рабочего времени:

1. Поденный. Особенность этой разновидности учета – равная продолжительность рабочего дня (не более 40 ч. в неделю). Является наиболее распространенной учетной формой, при которой сотрудники трудятся на «пятидневке» или «шестидневке». Если по определенным обстоятельствам работник вынужден задержаться или продолжить выполнение работы в выходной (праздничный) день, то оплата рассчитывается по тарифам, установленным для сверхурочной работы. Как оплачивается сверхурочная работа по Трудовому кодексу, можно узнать из статьи https://otdelkadrov.online/8686-pravila-primer-rascheta-oplaty-sverhurochnoi-raboty-po-tk-rf-v-year-godu.
2. Понедельный. Особенностью этой разновидности учета является установление единой продолжительности рабочей недели (не более 40 ч.), но длительность рабочего дня (смены) может существенно варьировать.
   Главное условие – суммарно отработанное время в продолжение недели не должно превышать установленную норму рабочих часов в месяц для данной категории работников. По такой схеме выполняют трудовые функции сотрудники по сменному и гибкому рабочему графику.
3. Суммированный. Его особенностью является то, что он устанавливается при невозможности распределить рабочее время на одинаковые по продолжительности рабочие дни (смены) или недели. Суть этой формы учета заключается в выделении конкретного учетного периода (не более 1 года, см. ст. 104 ТК РФ) – месяца, квартала и др. При этом отработанное сотрудником время не должно выходить за рамки средней нормы (40 ч. в неделю). Применяется при вахтовом методе, сезонных работах и др.

Перечисленные виды учета рабочего времени могут применяться работодателем при выполнении им своих обязанностей по своевременному и точному внесению часов, отработанных конкретным сотрудником, в Табель.

Информация о суммированном учете рабочего времени представлена в следующем видеоматериале

Способы учета рабочего времени

Существует несколько методов, посредством которых производится учет отработанного времени. К ним относится:

1. Контроль времени прихода и ухода сотрудников. Осуществляется назначенным ответственным лицом (к примеру, вахтером), отчитывающимся перед руководством.
2. Надзор за рабочим процессом. Способствует рациональному использованию рабочего времени, обеспечивает сведение временных отлучек сотрудников от рабочего места к минимуму.
3. Самостоятельная отчетность работников.

   Сотрудники самостоятельно отмечают количество выполненной работы и сдают отчеты руководству.

Кроме основных, существуют и другие методики – видеонаблюдение и специальное программное обеспечение, записывающее действия работников (для сотрудников офиса).

Учет рабочего времени нужен для того, чтобы сотрудники соблюдали правила внутреннего трудового распорядка: приходили в положенное время и находились на рабочем месте в течение рабочего дня, а также вовремя возвращались с обеденного перерыва и оканчивали работу.

Заполнение Табеля учета

Учет рабочего времени по ТК РФ производится в Табеле учета рабочего времени. В нем подлежат указанию следующие сведения:

• отработанные каждым сотрудником рабочие часы;
• прогулы и опоздания;
• больничные отпуска;
• преждевременные уходы с рабочего места;
• переработки сверх установленной нормы и др.

Табель передается в бухгалтерию для расчета заработной платы. Работодатель на его основании может приять решение о применении дисциплинарного взыскания к работнику или о его увольнении (например, при прогуле).

Формы ведения

Главное правило, предъявляемое к Табелям учета рабочего времени – это точная фиксация отработанных работником часов.

Существует несколько способов его ведения:

• Письменный. Информация о каждом из сотрудников фиксируется на бумажном носителе (специальный журнал можно приобрести или заказать).
• Электронный. По форме он не отличается от бумажной версии, но заполнение граф осуществляется на компьютере.

Стоит отметить: сотрудников, ответственных за ведение Табеля учета, необходимо под роспись ознакомить с положением об учете рабочего времени.

Выбор конкретного способа ведения Табеля зависит от пожеланий работодателя. Некоторые кадровые специалисты ведут одновременно письменный и электронный Табель, что гарантирует высокий уровень сохранности вносимых сведений.

Итак, контроль и учет рабочего времени сотрудников – это прямые обязанности работодателя, осуществляемые им посредством Табеля учета рабочего времени.

Если возникают сомнения в правильности расчета заработной платы, то сотрудник может потребовать предъявления сведений, на основании которых был осуществлен подсчет.

Мы готовы ответить на возникшие вопросы — задавайте их в комментариях

Учет рабочего времени сотрудников: понятие, виды и методы

Все графики работы, утверждаемые разнообразными работодателями, не должны противоречить требованиям Трудового кодекса РФ: как по вопросам выбора режима рабочего времени, так и в контексте организации его наглядного учета.

Учет рабочего времени – это непреложная обязанность каждой организации и естественная часть ее работы, позволяющая формировать корректные платежные ведомости, адекватно оценивать производительность и КПД работы сотрудников, а также своевременно узнавать о случаях, когда они не соблюдают режим рабочего дня.

Что такое рабочее время по ТК РФ

В соответствии с действующими нормативными актами нашей страны, под рабочим временем понимается то время, на протяжении которого работник занимается осуществлением своих трудовых обязанностей в соответствии с положениями, очерченными в трудовом договоре, и инструкциями внутреннего распорядка организации.

Теоретически сотрудник может по каким-то причинам прозаниматься время, не совпадающее с условиями подписанного трудового договора или постановлениями внутреннего распорядка.

Если речь в этом случае будет идти о работе сверх нормы, то она все равно будет считаться официально потраченным на труд временем.

Обратите внимание

При этом если сверхурочная работа окажется произведенной в нарушение законодательства по требованию нанимателя, то последний может быть привлечен к правовой ответственности.

Продолжительность рабочего времени также предопределена ТК России и, по состоянию на данный момент, равняется 40 часам в неделю.

Каждый работодатель в числе своих обязанностей имеет учет времени, отработанного сотрудником, а также должен прописывать режим рабочего времени и временные возможности для отдыха в строчках трудового договора. Этот режим может не конкретизироваться в составе договора только в том случае, если для сотрудника он будет полностью отвечать коллективным правилам, которые применяются в организации.

Понятие режима рабочего времени

Режим рабочего времени – это комплексное, составное понятие, которое включает в себя сразу несколько аспектов упорядочения трудовой деятельности работника:

• Продолжительность рабочей недели. Вариантом может быть несколько: неполный формат, пять рабочих дней и два свободных, шесть трудовых будней и один выходной, а также распределение дней отдыха по скользящему графику.
• Продолжительность ежедневной смены (включая вариант для рабочего дня неполного формата).
• Время, когда сотрудник должен начать производство своих трудовых обязанностей, и когда он должен это закончить.
• Время начала и завершения перерывов в течение трудового дня.
• Количество смен, в рамках которых работают сотрудники организации, в сутки.
• График чередования рабочих и освобожденных от работы дней.
• Категории работников, для которых учреждается ненормированный рабочий день.

Все эти параметры указываются в составе правил внутреннего трудового распорядка. Но, как уже было отмечено выше, если для какого-то сотрудника режим рабочего времени разнится с корпоративными правилами, которые действуют в организации, то все это должно быть указано в его трудовом договоре.

Важно также понимать, что эти параметры хоть и устанавливаются работодателем, однако должны соответствовать детерминированным требованиям, предусмотренным 110-ой статьей ТК РФ.

В частности, вне зависимости от длительности рабочей недели каждый служащий должен отдыхать на протяжении не менее чем 42 часов подряд.

Исключение из этого правила составляет только вахтовый метод, и то он предполагает наличие хотя бы одного выходного дня в неделю.

Виды учета рабочего времени

С понятием рабочего времени и его режима очень тесно связан вопрос учета времени, отработанного персоналом. Такой учет может быть отнесен к одному из следующих основных двух видов:

• Поденный. При таком графике рабочее время каждого работающего по найму должно в точности соответствовать закрепленной в правилах норме, и любое дополнительно потраченное время считается сверхурочным.
• Недельный. Он предполагает расширение предопределенного графика работы и, соответственно, учета отслуженного времени до одной рабочей недели.
• Суммированный. При суммированном учете рабочего времени длительность отрезка, за который он рассчитывается, может составлять от одного месяца до одного года. В таком случае необходимо, чтобы средняя продолжительность подлинно затраченного на труд времени за выбранный отрезок соответствовала декретированной норме рабочего дня.

Суммированный шаблон учета рабочего времени часто фиксируется на организациях с вахтовым принципом координации труда, а также на любых других предприятиях, где достаточно часто приключаются переработки или недоработки по времени. Расчет средней продолжительности рабочего дня позволяет привести ее к норме, нивелировав эти отклонения от нужного уровня.

При предпочтении суммированного учета возможны две вариации рабочего графика:

• с неодинаковым количеством затраченных часов в разные дни учетного периода;
• со строго зафиксированной длительностью работы для одного рабочего дня.

Формы учета рабочего времени

В рамках координирования трудового процесса каждое предприятие должно формировать определенные документы: это табель учета рабочего времени, графики сменности, кадровые приказы и т.п.

Еще несколько лет назад абсолютно все эти документы должны были создаваться по стандартизированным формам, однако с начала 2013-го года компаниям, фирмам и предприятиям разрешено разрабатывать их самостоятельно.

Тем не менее, большинство организаций все же прибегают к формам, которые предлагает Госкомстат, поскольку они наиболее удобны, просты и функциональны.

Важно

В частности, табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда создается по форме Т-12 (поля этой формы прописывают вручную), а табель учета рабочего времени – по форме Т-13 (этот документ создают посредством автоматизированных систем учета).

Оба варианта ведутся в единичном экземпляре тем сотрудником, который несет ответственность за учет рабочего времени, после чего комплектуются подписями работника службы кадров, менеджера структурного подразделения организации, и направляются в бухгалтерский отдел.

Табель учета рабочего времени должен храниться на протяжении 5 лет с момента завершения того года, для которого он был разработан.

Однако это правило действует лишь в том случае, если все сотрудники, сведения о рабочих часах которых содержатся в табеле, трудились в нормальных условиях.

Если же хотя бы один из них был занят на работах, причисляемых к опасным или вредным, то срок хранения табеля возрастает до 50 лет.

При формировании рабочего режима предприятия должны учитывать особенности производственного календаря на текущий год. Это единый документ для всей страны, в котором:

• Содержатся нормы рабочего времени на месяцы, кварталы и весь год при 24-, 36- и 40-часовой трудовой неделе.
• Приводятся нормы количества рабочих дней и дней отдыха для пятидневной рабочей недели.
• Содержатся сведения о дополнительных выходных днях (обусловленных отмечанием государственных праздников) и особенностях переноса рабочих и свободных дней в дни, предшествующие или следующие за праздничными.

Методы осуществления контроля и учета времени труда

Для того чтобы выполнять непосредственный контроль того времени, которое было в действительности отработано сотрудниками, могут быть использованы различные методы и средства:

• Журнал учета. Это один из наиболее долгоиграющих и широко известных вариантов, который, возможно, несколько устарел с точки зрения высокотехнологичного 21-го века, однако по-прежнему с успехом используется на многих предприятиях. Такой журнал представляет собой физический бумажный носитель и наполняется вручную.
• Компьютерные технологии. Это может быть специальное приложение, которое ведет учет того времени, которое сотрудник потратил на работу за компьютером. Кроме того, это может быть контроль телефонных звонков посредством их записи, фотофиксация рабочего стола, мониторинг сообщений, поступающих на корпоративную почту, и многое другое.
• СКУД. Системы контроля и управления доступом позволяют не только наделять сотрудников возможностью доступа к тем или иным помещениям и объектам, а также ограничивать их в подобных возможностях, но и четко устанавливать, когда и на протяжении какого времени работник оставался в пределах территории организации.
• Биометрические системы. Они позволяют выяснять, сколько времени сотрудник действительно отработал на благо организации, благодаря системам доступа, работающим с использованием биометрических параметров. Такой вариант подойдет для компаний, для которых рациональное расходование фонда оплаты труда имеет первостепенное значение. Он более совершенен, чем, например, СКУД с системой доступа по пластиковым карточкам.
• Видеонаблюдение. Оно может быть автоматизированным или предполагать наличие сотрудника/сотрудников, выполняющих своеобразный надзор над рабочим процессом. Это тоже довольно эффективный вариант, поскольку он, помимо прочего, позволяет оценить продуктивность работы сотрудников во время их присутствия на рабочем месте.
• Программа (система) учета рабочего времени. Специализированное ПО для автоматизации учета рабочего времени сотрудников за рабочими компьютерами. Данный вид учета рабочего времени по состоянию на 2018 год является самым быстроразвивающимся. Программа учета рабочего времени фиксирует не только, когда сотрудник приходит на работу или уходит с нее, но и подвергает глубокому анализу всю деятельность сотрудника, включая какие сайты он посещает, какие программы использует в рабочее время, что набирает на клавиатуре. На основе этих данных программа формирует отчеты по рабочему времени, на которых в диаграммах показывается статистика по каждому сотруднику или по подразделению. Пример такой программы — Kickidler.

Кто должен вести учет рабочего времени в организации

То лицо, которое будет непосредственно заниматься ведением табеля учета рабочего времени, назначает руководство организации. Однако в общем и целом обычно это назначение выполняется по следующим правилам:

• Если речь идет о небольшой организации, то заполнение такого табеля может стать дополнительной обязанностью сотрудника кадрового отдела или, например, секретаря.
• Если организация имеет более крупный штат, имеет смысл создать специальную должность (так называемого «табельщика»). Основной задачей человека, занимающего эту должность, будет учет рабочего времени, допущенных опозданий, сверхурочно затраченных часов, прогулов и отработок других сотрудников.
• В еще более крупных организациях можно ввести специальную должность в каждом подразделении. Это может быть, опять же, табельщик, который займется учетом рабочего времени тех людей, что трудятся в пределах подразделения. Либо это может быть начальник, замначальника отделения, к обязанностям которого будет добавлено ведение табеля учета рабочего времени.

Какой бы вариант ни выбрал руководитель организации: должность табельщика или добавление его функций к уже существующим для сотрудника на другом посту – необходимо закрепить это в трудовом договоре.

Также соответствующая информация должна быть размещена в должностной инструкции этого работника.

Совет

Возложить на сотрудника подобные обязанности можно и посредством приказа, подтвержденного подписью директора предприятия.

Поскольку организации имеют прерогативу по самостоятельному управлению процессом ведения учета рабочего времени, однозначных требований по оформлению и подписанию табеля нет. Однако в большинстве случаев подписи на этом документе ставят:

• тот сотрудник, который отвечает за его оформление;
• начальник структурного подразделения организации, для работников которого был составлен табель;
• сотрудник кадровой службы.

После сбора необходимых подписей документ направляют в бухгалтерию.

Штрафы за несоблюдение требований ТК РФ касательно учета рабочего времени

Конкретизация режима рабочего времени и его контроль – необходимость для каждой организации. Все соответствующие документы должны быть составлены правильно и подтверждать, что организация не нарушает требования Трудового кодекса России.

В противном случае возможно наложение следующих штрафов по статье 5.27 КоАП РФ:

• За нарушение правовых норм о труде и его охране с должностных лиц могут взыскать административный штраф в размере от 1000 до 5000 рублей.
• За нарушение правовых норм о труде и его охране при производстве предпринимательской деятельности в обход регистрации юридического лица может быть объявлен штраф в размере от 1000 до 5000 рублей. Также возможно принудительное приостановление работы организации на период до 90 суток.
• За нарушение правовых норм о труде и его охране с юридического лица могут взыскать штраф в размере от 30 000 до 50 000 рублей, либо заменить его принудительным приостановлением работы на период до 90 суток.

Таким образом, организации имеют право на некоторые вольности в установлении режима рабочего времени и предпочтении способов его учета, однако все это должно вписываться в рамки установленных законом требований.

Учет рабочего времени и его виды

Учет рабочего времени необходим для определения того, отработал или нет фактически работник положенную норму труда в рабочих часах. Вести его обязана администрация.

Основным документом, подтверждающим учет рабочего времени, отработанного каждым работником, является Табель учета рабочего времени.

Виды учета рабочего времени:

• • поденный (когда работник имеет одинаковую продолжительность рабочего дня ежедневно);
  • еженедельный (когда продолжительность ежедневной работы может быть различной по договоренности между работником и работодателем, но недельный конечный результат должен быть в рамках закона, т.е. не более 40 часов в неделю);
  • суммированный (когда продолжительность рабочего времени в день, в неделю может быть различной, но переработка в одни дни компенсируется недоработкой в другие, однако за учетный период (месяц, квартал, год) работник должен отработать установленную норму часов).

Суммированный учет допускается при условии, чтобы продолжительность работы за учетный период (месяц, квартал и др.) не превышала нормы рабочего времени за этот период (см. Письмо Федеральной службы по труду и занятости от 1 марта 2010 г.

№550-6-1 «О введении суммированного учета рабочего времени с тем, чтобы продолжительность рабочего времени за учетный период (месяц, квартал и другие периоды) не превышала нормального числа рабочих часов»).

Учетный период не должен превышать одного года, а продолжительность смены – 12 часов.

Порядок введения суммированного учета рабочего времени устанавливается Правилами внутреннего трудового распорядка организации (ст. 104 ТК РФ).

Постановление Пленума Верховного Суда Российской Федерации от 25 декабря 2018 года № 50 «О практике рассмотрения судами дел об оспаривании нормативных правовых актов и актов, содержащих разъяснения законодательства и обладающих нормативными свойствами»

Постановление Пленума Верховного Суда Российской Федерации от 25 декабря 2018 года № 49 «О некоторых вопросах применения общих положений Гражданского кодекса Российской Федерации о заключении и толковании договора»

Постановление Пленума Верховного Суда Российской Федерации от 25 декабря 2018 года № 48 «О некоторых вопросах, связанных с особенностями формирования и распределения конкурсной массы в делах о банкротстве граждан»

Постановление Пленума Верховного Суда Российской Федерации от 25 декабря 2018 года № 46 «О некоторых вопросах судебной практики по делам о преступлениях против конституционных прав и свобод человека и гражданина (статьи 137, 138, 138.1, 139, 144.1, 145, 145.1 Уголовного кодекса Российской Федерации)»

Обратите внимание

Постановление Пленума ВС РФ от 29 ноября 2018 года № 41 «О судебной практике по уголовным делам о нарушениях требований охраны труда, правил безопасности при ведении строительных или иных работ либо требований промышленной безопасности опасных производственных объектов»

Согласно Федеральному закону от 28.11.2018 N 451-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации» пересмотрен порядок разрешения гражданских и административных дел в судах (со дня начала деятельности кассационных судов общей юрисдикции и апелляционных судов общей юрисдикции, но не позднее 1 октября 2019 года).

Учёт рабочего времени сотрудников

Проблема контроля над работой персонала стала весьма актуальна на многих предприятиях. Постоянное нарушение трудовой дисциплины влечёт за собой финансовые потери. Как этого избежать и повысить производительность труда сотрудников?

Для руководителя предприятия каждый сотрудник является важным звеном в производстве товаров и услуг, а следственно и в получении прибыли.

Нарушение внутреннего распорядка, опоздания и перекуры влечёт за собой снижение эффективности производства.

И если в маленькой организации руководитель имеет возможность наблюдать и контролировать сотрудников, то в большой соблюдение трудовой дисциплины иногда становится проблемой.

Учёт рабочего времени сотрудников позволяет решить следующие задачи.

• Повышение дисциплины сотрудников, так как без неё предприятие не может стать успешным.
• Корректное начисление зарплаты сотрудникам с учётом фактически отработанного времени.
• На основании данных учёта, возможно, определить реальный вклад работника в деятельность предприятия. Осуществить планирование трудоёмкости и прогнозирование деятельности компании.

Виды учёта рабочего времени

Учёт рабочего времени сотрудников может вестись ручным и автоматическим способом.

Ручной метод осуществляют с помощью табеля учёта рабочего времени. В нём отражается количество явок и неявок, с указанием причины отсутствия. Так же в табеле указывается количество часов фактически отработанное работником.

Табель составляется в одном экземпляре и его ведение чаще всего возлагается на кадровика или руководителей структурных подразделений. Кроме того, при ручном методе может вестись журнал учёта отсутствующих работников.

Заполняется он на проходной предприятия и в конце месяца сверяется с табелем.

Долгое время учёт рабочего времени вёлся только ручным методом, но с приходом современных электронных технологий появились его автоматизированные способы.

Наиболее актуально использование этого метода в организациях с большой численностью.

Автоматический учёт рабочего времени сотрудников позволяет сформировать отчёт не только по каждому сотруднику, но и по отдельным параметрам, например, по сверхурочной работе.

Выбираем наиболее эффективную систему учёта рабочего времени

При автоматизированном методе регистрация прихода и ухода сотрудников происходит автоматически с помощью различных систем учёта и контроля рабочего времени. На базе платформ «1С предприятие» возможна установка программы позволяющей вести учёт рабочего времени автоматически.

Комплекс работает на основании считывания данных с персональных карточек, это осуществляется путём фотографирования человека с помощью веб-камеры. Но данная система эффективна лишь при численности на предприятии не более 100 человек.

При использовании её совместно с турникетами возникают проблемы, которые требуют установки дополнительного оборудования.

Важно

Наиболее точной является биометрическая система контроля. Она обеспечивает учёт по отпечатку пальца каждого сотрудника. Исключает фальсификацию, но для её внедрения необходима установка не только считывающих контролёров, но и специального программного обеспечения. Всё оборудование является дорогостоящим и его установка не под силу в финансовом плане многим предприятиям.

Многие организации не устанавливают специальное программное обеспечение учёта рабочего времени, а пользуются модулем, встроенным в систему контроля доступа. Данные системы могут быть локальные, центральные и универсальные. Вход на предприятие оборудуется различного вида турникетами, но как показывает практика для полного учёта рабочего времени сотрудников данной системы недостаточно.

На сегодняшний день самым оптимальным вариантом является программа «ОфисМЕТРИКА». Это удобная программа для учета рабочего времени сотрудников. Она достаточна, проста в установке, не требует специальных навыков и внедряется всего за 1 день.

Она не только фиксирует начало и окончание рабочего дня, а так же контролирует работу всех программ и посещение различных сайтов. Используя Офис Метрику, руководитель может оценить время, реально посвящённое работе и время, использованное на развлечения.

А как показывает практика, около 50% рабочего времени офисные сотрудники тратят на посещение социальных сетей и развлекательных сайтов.

С помощью данной программы руководитель может выявить наиболее ценных сотрудников, поощрять их, а к людям, приносящим минимальную пользу компании принимать соответствующие меры.

Вся статистика собирается программой в графики и отчёты, позволяющие их быстро проанализировать. Так используя данные учета, возможно, создать работоспособную команду приносящую прибыль предприятию. Проанализировать занятость сотрудников и равномерно распределить их нагрузку.

Простота установки и использования делает «ОфисМЕТРИКУ» самым эффективным инструментом учёта рабочего времени сотрудников. Являясь легальной программой, не нарушающей права персонала, Офис Метрика позволяет руководителю правильно спланировать работу и избежать финансовых потерь.

Как ведется учет рабочего времени сотрудников?

Учет рабочего времени сотрудников — важная часть организации трудового процесса на предприятии. От того, насколько грамотно ведется учет рабочего времени, зависит не только дисциплина в коллективе, но и, что важно, оплата за трудовой вклад, а не просто за пребывание в штате. Об учете рабочего времени трудящихся пойдет речь в нашей статье. 

Понятие рабочего времени по Трудовому кодексу РФ

Кому устанавливается неполное рабочее время

Как ведется учет рабочего времени в России: суммарный, недельный и поденный способы (данные на 2017-2018 годы)

Суммированный учет рабочего времени: примеры расчета

График учета рабочего времени сотрудников (таблица Еxcel)

Понятие рабочего времени по Трудовому кодексу РФ 

Рабочему времени посвящен целый раздел 4 Трудового кодекса РФ. Согласно определению, данному в ст.

91 ТК РФ, рабочее (трудовое) время — это временной промежуток, когда член коллектива должен исполнять свои трудовые обязанности с учетом правил внутреннего трудового распорядка и требований трудового договора.

Также к трудовому времени относятся иные периоды, о которых в российском законодательстве говорится как о рабочем времени.

Совет

Установлена стандартная длительность рабочего времени, которая не должна превышать 40 часов в неделю. А нормативы продолжительности работы за отдельные временные отрезки (месяц, квартал, год) устанавливаются в соответствии с приказом Минздравсоцразвития от 13.08.2009 № 588н. Исходя из него, при 40-часовой трудовой неделе рабочий день сотрудника должен длиться не дольше 8 часов.

Между тем для некоторых групп трудящихся устанавливается сокращенная продолжительность рабочего времени и неполное рабочее время. 

Кому устанавливается неполное рабочее время 

Сокращенная продолжительность трудового времени применима для таких категорий трудящихся, как:

• дети младше 16 лет — 24 часов в неделю;
• подростки от 16 до 18 лет — 35 часов в неделю;
• трудящиеся с инвалидностью 1-й и 2-й группы — 35 часов в неделю;
• лица, занятые во вредных (3–4-й степени) или опасных условиях труда, — 36 часов в неделю. 

Неполное же трудовое время устанавливается по договоренности между руководством организации и сотрудником в каждом случае индивидуально. Обязанность ввести режим неполного рабочего времени лежит на нанимателе только в отношении следующих трудящихся:

• женщины, ожидающей ребенка;
• матери или отца ребенка младше 14 лет;
• матери или отца несовершеннолетнего инвалида;
• ухаживающих за заболевшим родственником (в соответствии с медзаключением). 

Неполное трудовое время может быть в виде неполной трудовой недели (несколько дней в неделю трудовые, а остальные выходные) или неполного рабочего дня (каждый трудовой день недели короче, чем у других членов коллектива). При этом распорядок неполного трудового времени не влияет на длительность отпуска сотрудника и не накладывает других лимитов на трудовые права.

Оплачивается же труд в условиях неполного трудового времени пропорционально отработанному периоду или выработанному объему продукции. 

Как ведется учет рабочего времени в России: суммарный, недельный и поденный способы (данные на 2017-2018 годы) 

Ответственный подход к учету рабочего времени сотрудников обеспечивает решение следующих задач:

1. Рост дисциплины среди членов коллектива.
2. Справедливый расчет зарплаты исходя из реально отработанного времени.
3. Анализ трудового вклада каждого сотрудника в деятельность организации. 

В России практикуются такие способы учета рабочего времени сотрудников, как:

• поденный;
• недельный;
• суммированный. 

Поденный метод предполагает, что длительность каждого трудового дня равна законодательно определенной (как правило, 8 часам). Начало, конец и длительность трудового дня ежедневно одинаковы.

Похож на поденный недельный способ, который подразумевает одинаковую продолжительность трудовой недели, хотя длительность рабочего дня на неделе может быть разной.

При суммированном способе в качестве отчетного периода используется месяц, квартал, полугодие и т. д. Суммированный метод учета отработанного времени применяется тогда и на тех предприятиях, когда и где невозможно установить для членов коллектива ежедневный или еженедельный норматив трудового времени.

При этом методе учета ежедневная или еженедельная длительность работы может быть разной у каждого и у одного и того же сотрудника. Но по итогам отчетного периода (месяца, квартала и т. д.) норматив выработки должен быть одинаковым. Достигается это за счет уменьшения трудового времени в определенные смены в качестве компенсации за дни переработки. 

Суммированный учет рабочего времени: примеры расчета 

Выплаты за труд при суммированном учете трудового времени производятся из расчета по часам. 

Пример

Должностной оклад сотрудника — 30 000 руб. в месяц.

При этом на предприятии используется суммированный учет трудового времени. Отчетный период — квартал. Установленная длительность трудовой недели равна 40 часам.

Допустим, норма рабочих часов в необходимом периоде (2-м квартале 2018 года) составит 528 часов. Из них в апреле — 168 часов.

Однако работник отработал 13 вместо 14 смен по 12 часов, то есть 156 часов. Обратите внимание

Таким образом, для определения зарплаты работника за апрель потребуется найти размер часовой тарифной ставки, разделив оклад 30 000 руб. на 168 часов рабочей нормы в месяц. Часовой тариф будет равен 178,57 руб.

Следовательно, зарплата этого работника за апрель составит: 156 отработанных часов × 178,57 = 27 856,92 руб. 

Еще 1 способ расчета зарплаты при суммированном учете трудового времени предполагает учет среднемесячного числа рабочих часов за год. В этом случае размер часовой тарифной ставки составит: 

30 000 руб. (ежемесячный оклад) × 12 месяцев года / 1 974 часа

(норма рабочих часов в 2016 году) = 182,37 руб. 

Значит, оплата труда в апреле будет равна: 156 отработанных часов × 182,37 = 28 449,72 руб.

Кроме того, при расчете оплаты труда необходимо учитывать правила оплаты праздничных дней и сверхурочного времени. 

График учета рабочего времени сотрудников (таблица Еxcel) 

Учет трудового времени работников осуществляется при помощи заполнения графиков учета (табеля учета рабочего времени). Делать это можно как вручную, заполняя специальные таблицы, так и в автоматическом режиме, используя разработанные для этой цели компьютерные программы.

Форма табеля учета рабочего времени (форма 13) утверждена постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1 и выглядит как таблица, которую для удобства заполнения и подсчетов можно сформировать при помощи редактора Еxcel.

Табель учета рабочего времени состоит из следующих модулей:

1. Вверху указывается наименование организации.
2. Ниже идут графы «Дата составления» и «Номер документа».
3. В ячейку «Отчетный период» заносятся даты с первого по последнее число месяца.
4. В столбце 1 приводятся порядковые номера.
5. Столбцы 2 и 3 содержат информацию о работниках (Ф. И. О., должность, табельный номер).
6. В столбце 4 заполняются данные о неявке сотрудника на работу (разбит на числа месяца).
7. В столбцы 5 и 6 вводятся данные о количестве отработанный дней и часов за половину месяца и месяц.
8. Столбцы с 7 по 9 содержат данные для начисления зарплаты (код вида оплаты, корсчет и т. д.).
9. Столбцы 10–13 используются для отметок о причинах неявок на работу. 

Документ подписывается работником, составившим его, кадровым работником и начальником структурного подразделения.

***

Таким образом, ведение графика учета трудового времени — ответственная и кропотливая работа, не терпящая ошибок и неточностей, поскольку от отработанного времени зависит оплата труда сотрудников.

Учет рабочего времени на предприятии и его виды

Вне зависимости от того, в каком режиме работают сотрудники предприятия, на работодателя накладывается обязанность ведения учета отработанного ими времени. Для этого используется специальный табель, который является обязательным документам для любой фирмы или организации, осуществляющей хозяйственную деятельность.

Также с целью осуществления контроля над выполнением правил трудового распорядка, а также при использовании на предприятии ненормированного графика работы может использоваться специальный журнал учета.

В отличие от табеля, он не является обязательным документом и используется на усмотрение работодателя. В указанном документе отмечается, сколько часов фактически отработал конкретный служащий в течение дня.

Что такое учет рабочего времени?

Данное понятие подразумевает под собой проведение действий, направленных на мониторинг работы сотрудников предприятия и соблюдение ими трудового распорядка. Учет времени является необходимой мерой для поддержания дисциплины.

При нарушении действующих правил, трудящийся может быть привлечен к ответственности. В данном случае табель может быть использован в качестве доказательства вины работника.

Это может пригодиться и в случае возникновения разногласий между сторонами.

Кроме того на основании сделанных в табеле учета отметок, производится расчет оплаты труда. В связи с тем, что в указанном документе проставляется не количество часов, а факт того, что служащий отработал установленную на предприятии норму часов, такой способ учета в полной мере не будет подходить для тех лиц, которые работают по ненормированному графику.

Порядок осуществления учета времени труда закреплен нормами Трудового кодекса РФ.

Важно

Согласно положениям указанного нормативного акта, в рабочее время включаются не только периоды непосредственно выполнения служащим должностных обязанностей, но и обязательный перерыв для приема пищи и отдыха.

Помимо этого, любой трудящийся имеет право на выходные дни, количество которых зависит от графика работы гражданина и продолжительности его производственных смен.

Согласно ст.91 ТК РФ максимальная продолжительность труда в неделю, в общем порядке, не должна превышать 40 часов. Если специфика деятельности фирмы и должностных обязанностей служащего не позволяет использовать «стандартную» схему учета рабочего времени, то в его отношении может применяться суммированный порядок исчисления нормы.

Помимо контроля над соблюдением трудящимися положенного, согласно локальным нормативным актам, времени работы, учёт используется с целью:

• Контроля над своевременным началом и прекращением работы;
• Выявления отсутствующих и опаздывающих сотрудников;
• Проверки их присутствия на рабочем месте в течение смены, соблюдения временных рамок во время перерыва;
• Учета фактически отработанных часов, времени вынужденного простоя и сверхурочной работы;
• Фиксирования нахождения служащего в отпуске или на больничном, для расчета полагающихся ему выплат.

Положение об учете рабочего времени

На каждом предприятии работодатель самостоятельно разрабатывает график работы для своих сотрудников, исходя из производственной необходимости, а также должностных обязанностей каждого из трудящихся. При этом необходимо учитывать правила и ограничения, установленные действующим законодательством.

Документом, фиксирующим распределение трудового времени служащих и его чередование с выходными днями, является положение об учете рабочего времени.

В то же время, данный документ не должен противоречить положением ТК РФ и иных федеральных и отраслевых нормативных актов.

В его тексте должен быть указан не только режим работы, но и нарушения, за допущения которых лицо может быть привлечено к дисциплинарной ответственности.

Для ведения учета трудового времени на каждом предприятии должны присутствовать трудящиеся, которые будут вести табель. Они со своей стороны несут ответственность за соблюдение установленных правил оформления указанного документа и достоверность совершаемых в нем записей. Также в их обязанности входит:

• Разработка рабочих графиков трудящихся;
• Проставление времени, когда работник приступил к выполнению должностных обязанностей и покинул рабочее место;
• Соблюдение служащими установленного регламента и нормы-часов;
• Проверка документов, подтверждающих обоснованность отсутствия трудящегося на рабочем месте (листок временной нетрудоспособности, командировочное удостоверение и т.д.);
• Сообщение руководству о допущенных нарушениях трудового распорядка.

Лицо, ответственное за ведение учета трудового времени, должно быть под роспись ознакомлено с соответствующим положением, с целью надлежащего исполнения возложенных на него обязанностей.

Особенности распределения трудового времени служащих

В ряде случаев порядок распределения рабочих часов, может существенно отличаться и требовать особого подхода. К такому времени относятся:

1. Выходные и праздничные дни. Несмотря на то, что привлечение к работе в указанные дни запрещено, выход сотрудников возможен при соблюдении установленного законодательством порядка. При этом они будут трудиться на особых условиях и могут получить либо двойную оплату за отработанные часы, либо дополнительный отгул при сохранении обычной ставки.
2. Временная нетрудоспособность служащего отмечается отдельно и оплачивается согласно предоставленному больничному листку.
3. Сверхурочные – также фиксируются в табеле отдельно. Согласно ст.99 ТК РФ на работодателя налагается обязанность точного учета количества отработанных часов свыше установленной нормы.
4. Вынужденный прогул – представляет собой отсутствие служащего на рабочем месте по вине нанимателя. При наличии достаточных доказательств, указанное время оплачивается в полном объеме так, будто сотрудник выполнял свои должностные обязанности.
5. Простой – представляет собой время, когда гражданин находился на рабочем мете, но не выполнял возложенных на него функций. Оплата указанного времени производится только в случае, если такое невыполнение работы произошло по вине работодателя.
6. День завершения командировки – указанный день оплачивается служащему как командировочный, несмотря на то, что он не должен при этом находиться на предприятии.

Виды учета рабочего времени

Действующим законодательством установлено 3 основных разновидностей учета рабочего времени:

• Поденный – используется в случае, если на предприятии установлен «стандартный» режим труда с соблюдением установленных суточных и недельных норм рабочего времени.
• Понедельный – применяется в отношении работ, предусматривающих выполнение служащими своих должностных обязанностей в рамках недельной нормы.
• Суммированный – подходит в случае, если специфика работы не позволяет применять при учете рабочего времени установленные законодательством суточные и недельные нормы.

Учет времени труда за день

В данном случае учет производится на основании установленной дневной нормы часов. Согласно ст.91 ТК РФ в общем порядке в неделю гражданин может трудиться не более 40 часов. Указанное время может быть разделено на два графика:

• 5/2 – при котором на один трудовой день приходится 8 рабочих часов;
• 6/1 – в данном случае продолжительность рабочей смены определяется работодателем, но не может превышать 7-ми часов.

Для ряда категорий трудящихся действующим законодательством устанавливаются иные нормы часов. К ним относятся: преподаватели, инвалиды 1 и 2 групп, несовершеннолетние и т.д.

В случае необходимости продолжения выполнения должностных обязанностей после завершения рабочей смены, указанное время должно быть зафиксировано, как сверхурочная работа и оплачено в установленном порядке.

Учет времени труда за неделю

При использовании на предприятии указанного вида учета времени продолжительность учетного периода всегда будет составлять 40 часов. Однако при этом может варьироваться длительность труда в течение трудовых дней. Главное в данном случае, чтобы количество фактически отработанных часов не превышало установленную недельную норму.

Зачастую, указанный порядок учета времени используется при использовании на предприятии сменного или гибкого трудового графика.

Суммированный учет времени труда

В ряде случаев использование дневного и недельного учета времени не подходит в связи со спецификой осуществляемых работником трудовых функций. Такой способ подойдет для работников, задействованных в сезонных работах, трудящихся на непрерывном производстве, а также по гибкому графику.

В данном случае ответственный работник рассчитывает норму часов для более продолжительного промежутка времени (к примеру, месяца или полугодия). Максимальная величина учетного периода, согласно ч.1 ст.

104 ТКРФ, не может превышать 1-го года.

Вне зависимости от длительности учетного периода, при перерасчете на недельный показатель, количество отработанного времени не должно превышать установленную законодательством норму.

Методы осуществления контроля и учета времени труда

На каждом предприятии руководство самостоятельно определяет допустимые методы осуществления учета времени работы и контроля над соблюдением установленных правил трудового распорядка. С этой целью может использоваться:

• Введение отчетности для всех сотрудников;
• Контроль времени прибытия и ухода с предприятия трудящихся путем привлечения специального работника и наложения на него соответствующих обязанностей. С целью обеспечения контроля вся информация вносится в журнал учета, который сдается руководителю вместе с отчетом.
• Внедрение контрольно-пропускной системы, путем введения электронных карт или иных способов идентификации сотрудников;
• Установка системы видеонаблюдения.

Табель учета рабочего времени

Как уже было отмечено, табель учета времени труда является документом, обязательным для ведения на предприятии. В нем отражается информация о выполнении работниками установленной на предприятии нормы часов, а также время их отсутствия и причины такового. На основании данного документа осуществляется контроль, и производиться расчет заработной платы трудящихся.

Действующим законодательством допускается как ведение табеля вручную, так автоматически, исходя из применяемых на предприятии методов учета времени труда.

Правила ведения учета времени труда

Основным правилом осуществления на предприятии учета времени труда является обязательность ведения табеля на бумажном носителе. Даже если на фирме используется автоматический способ его заполнения в электронном виде, впоследствии он должен быть распечатан и подисан уполномоченным лицом. Данный документ оформляется на бланках установленного образца.

Первого числа каждого учетного месяца открывается новый табель, в котором ответственное лицо проставляет необходимые отметки. В конце отчетного периода, после внесения всех записей, данный документ передается в бухгалтерию для проведения расчетов выплат. Каждому сотруднику предприятия присваивается личный табельный номер, на основании которого производятся необходимые подсчеты.

Порядок ведения учета

Порядок ведения учета трудового времени на предприятии производится согласно правилам, установленным нормами действующего законодательства. Не допускается отказ от его осуществления, так как это является грубым нарушением прав трудящихся.

Учет времени работы производится на основании установленного режима и распорядка труда.

Если для ряда категорий сотрудников необходимо ввести ненормированный график работы, такое решение должно быть оформлено в письменном виде, а перечень должностей, привлекаемых к такому графику труда – согласован с профсоюзом.

Совет

Соответствующие положения должны быть внесены в локальные документы предприятия, а также трудовые договоры служащих, на которых распространяется нововведение.

Для учета времени труда по ненормированному графику также может использоваться специальный журнал, в котором отмечается количество часов, фактически отработанных конкретным служащим.

Виды учета времени работы

В ТК РФ устанавливается обязанность компаний проводить запись периода трудовой деятельности каждого подчиненного. Реализация подобного требования предполагает наличие персонала, осуществляющего учет рабочего времени сотрудников.

Приведенный подход не означает, что данная информация имеет юридическую силу. Существуют варианты для ведения расчета периода труда. Например, общие данные рабочего периода за определенный срок.

У сотрудника есть возможность неделю трудиться по 10 часов в день, а другую — по 6. В итоге получится суммарное время за две недели схожее с тем, если бы работа велась по 8 часов две недели.

Напрашивается вывод, что метод расчета периода производства влияет на вид рабочего времени. При вычислении отработанных часов сотрудника важно определить вид расчета.

Есть три способа записи периода труда:

1. Поденный учет времени работы. Ведется в случае фиксированного ежедневного отработанного времени. Часы сверх нормы учитываются и оплачиваются. По законодательству работодатель обязан начислить вознаграждение за сверхнорматив. В ТК РФ упоминаются категории граждан с ограниченным временем труда в день. Поэтому работодатель должен установить лимитированные смены для подобного персонала. Существует статья, содержащая списки профессий, у которых время каждодневной работы может быть отмечено по трудовому договору. Данное требование означает ведение поденного учета отработанного времени сотрудника.
2. Еженедельная запись трудового периода. Ведется при динамическом учете часов за день. Остается необходимость осуществлять запись отработанного за день времени, но последствия назначаются уже по прошествии недели. Сверхурочные часы рассчитываются исходя из трудового периода за неделю. Указанный подход возможен по усмотрению работодателя, кроме профессий, для которых необходим поденный контроль персонала.
3. Общий расчет отработанного периода, относящийся к особому режиму. Устанавливается при невозможности вычисления по дням или неделям. Данное обстоятельство подтверждается спецификой труда. В подобном случае учитывается время за более долгий период, например, за месяц. Срок не может превышать год. При данном подходе общее время не может превышать 40 часов в неделю. Уполномоченные работодателя по-прежнему должны вести поденный учет рабочего времени персонала.

В случае, когда невозможно вести еженедельный подсчет, допускается проведение ежемесячного суммирования отработанного времени. Сверхурочные часы учитываются по общей информации за месяц. Если невозможно вести расчет за месяц, работодатель плюсует данные за квартал. В подобном подходе учитываются отработанные часы, но только за квартал.

При невозможности подобного учета, осуществляется учет часов за полгода, либо год. Время, отработанное сверх нормы, оплачивается исходя из данных, собранных за аналогичный период.

Иногда приходится применять запреты, описанные в трудовом законодательстве. Например, сотрудник не должен работать более 12 часов в смену и более 56 в неделю.

Обратите внимание

При любых методах учета рабочего времени, руководство обязано вести ежедневный расчет времени труда каждого сотрудника. А правовые итоги учитываются по прошествии определенного периода.

Какая бы система учета не была выбрана, программа «Большой Брат» справится с поставленными задачами, сэкономит время и исключит возможность влияния человеческого фактора.