Приказ об утверждении штатного расписания — образец 2019, скачать

Приказ об утверждении штатного расписания на 2019 год образец

Хозяйствующий субъект должен создавать собственные нормативные акты, которые распространяют свое действие только в пределах данного предприятия.

Они оформляются на основании законодательных актов и конкретизируют их в рамках действия конкретной организации. К одному из таких актов относится штатное расписание.

Для ввести его в действие необходимо оформлять приказ об утверждении штатного расписания.

Порядок утверждения штатного расписания в 2019 году

Штатное расписание становится обязательным для хозяйствующего субъекта, если он привлекает наемных работников по трудовым соглашениям. Его необходимо составлять, даже если в компании единственный сотрудник — ее директор.

Нормы трудового права требуют, чтобы оплата труда, отраженная в штатном расписании соответствовала суммам, начисляемым сотрудникам за их труд.

Важное значение придается данному акту, если на предприятии осуществляется планирование, бюджетирование и т. д. Ведь штатное расписание – это бюджет компании по расходам на оплату труда. Также штатное расписание позволяет обосновать с экономической точки зрения расходы на оплату труда в целях исчисления налогов.

Обратите внимание

В штатном расписании отражается информация о количестве работников каждой специализации, которые необходимы организации для осуществления ее деятельности.

Внимание: при большинстве проверок контролирующие органы запрашивают этот акт, что подробнее узнать о структуре компании, количестве сотрудников, а также расходах на оплату труда.

К его созданию могут привлекать многие специалисты компании — инспекторы ОК, юристы, экономисты и т. д.

Органами статистики для штатного расписания создана специализированная форма Т-3, которую применяют на практике многие организации. Однако, есть и такие субъекты хозяйствования, которые могут создавать на ее основе собственные бланки.

Главное требование норм трудового законодательства — это соответствие наименования профессии работника, отраженного в заключенном контракте, а также сумм оплаты труда аналогичным сведениям, указанным в штатном расписании.

Принято штатное расписание вводить на один год по календарю. Но субъекты, которые относится к представителям малого бизнеса, могут его разрабатывать на несколько лет.

Внимание: подготовленный документ необходимо согласовать с представителями профсоюзного органа, если он создан и действует в организации. Только того, как проект штатного расписания прошел согласование, можно приступать к вводу его в действие.

Многие организации предпочитают вводить штатное расписание в действие путем издания распоряжения руководителя об этом. Приказ составляется отделом кадров, после чего отправляется руководителю на подписание и регистрацию. При данном способе штатное расписание является приложением к данному распоряжению руководителя.

Для придания расписанию юридической силы, на нем проставляется гриф «Утверждено», а также фиксируются реквизиты приказа — его номер и дата.

После того как этот документ получает официальный статус, с его содержанием необходимо ознакомить каждого сотрудника. Для этого используются ознакомительные листы или производится проставление визы в специальном журнале.

Важно

Штатное расписание требуется для работы многим отделам, поэтому заверенные копии могут находиться у широкого круга специалистов.

Важно: как только вводится в действие новое штатное расписание, в приказе на его ввод желательно отразить, что предыдущий локальный акт признается утратившим свою силу.

Для такого приказа не разработана какая-либо специальная форма. Удобнее всего его создавать на фирменном бланке организации, где уже присутствуют некоторые обязательные реквизиты — название, коды регистрации ИНН и ОГРН, адрес где находится субъект, банковские данные.

Ниже на новой строке нужно указать наименование этого документа – «Приказ», а после него проставить порядковый номер распоряжения. Под ним необходимо произвести его регистрацию в книге учета приказов по организации.

На следующей строке указывается место и дата составления документа.

Далее, можно указать краткое содержание распоряжения — например, «Об утверждении штатного расписания».

Затем следует вводная часть. В ней необходимо записать, по какой причине в компании производится ввод в действие нового штатного расписания.

Дальше необходимо проставить слово «Приказываю», после чего указать попунктно распоряжения, требующие исполнения:

• Утвердить новое штатное расписание. Здесь же требуется проставить – какое количество штатных единиц оно содержит, а также общий фонд оплаты труда за месяц;
• Ввести в действие новое расписание с указанием даты, с какой это необходимо сделать. В случае, если дата не была указана, то новый документ начнет использоваться с момента подписания данного распоряжения;
• Если новое расписание введено в действие вместо старого, то его требуется признать как утратившее силу;
• Записать ответственное лицо, которое будет следить за исполнением распоряжения. Обычно в качестве них выступают главный бухгалтер и специалист по кадрам;
• Записать ответственное лицо, кто будет производить ознакомление всего действующего персонала с новым штатным расписанием.

Далее указываются приложения к приказу. В данном случае им будет новое штатное расписание, и его нужно указать реквизиты.

Оформленный приказ о штатном расписании должен подписать руководитель субъекта бизнеса.

Внимание: после этого ниже должны проставить подписи лица, которые были указаны в распоряжении как ответственные за исполнение документа. Они указывают свои фамилии, а также дату, когда произошло ознакомление с приказом.

В процессе хозяйственной деятельности может измениться обстановка, в которой существует бизнес, открываться новые направления работы либо закрываться не актуальные. В результате, будет возникать необходимость оформить изменения в существующем штатном расписании.

Совет

В случае, когда исправлений достаточно большое количество, проще и оптимальнее оформить полностью новый документ. При малом количестве исправлений изменения в действующее расписание вносятся при помощи издания приказа руководителя фирмы.

Обычно необходимость внести изменения в штатное расписание возникает в следующих ситуациях:

1. Создается новая должность;
2. У существующей должности изменяется наименование;
3. Производится сокращение штата сотрудников;
4. У сотрудников изменяется оклад либо тарифная ставка;
5. Исключаются должности, на которых нет принятых сотрудников.

Подготовкой приказа на внесение изменений как правило занимается кадровик. В малых компаниях эта обязанность может перекладываться на бухгалтера, секретаря и т. д.

Внимание: случае, когда производится ввод в действие нового расписания, то эта процедура выполняется аналогично первоначальному документу.

Приказ об утверждении штатного расписания на 2019 год — образец

Приказы по организации являются важной составляющей рабочего процесса, поскольку определяют самые основные аспекты деятельности.

Этим документом руководитель назначает ответственных лиц, накладывает взыскания, определяет размер материального вознаграждения и многое другое. Немаловажным является приказ об утверждении штатного расписания.

Только при наличии такового можно говорить о введении его в действие.

Штатное расписание является документом, содержащим сведения о необходимых организации штатных единиц определенной специальности, их распределение по структурным подразделениям и размер оплаты труда по каждой из них.

Все эти данные потом будут указаны в трудовом договоре, который заключается с работником.

Такая норма закреплена статьей 57 Трудового кодекса и проверяющие органы могут запросить у работодателя штатное расписание с контрактами для сверки.

Статистические органы рекомендуют обращаться к унифицированной форме расписания при его составлении, но каждое предприятие может использовать свою с учетом специфики и особенностей.

Такое расписание помогает осуществлять планирование единиц специалистов и фонд оплаты труда на предстоящий период. Поэтому в большинстве хозяйственных субъектах документ ежегодно переутверждается. При изменении в количестве работников, а также их денежного довольствия, обязательно составляется новое штатное расписание и приказ о его вводе в действие.

Цели и функции приказа об утверждении штатного расписания

Приказ является отправной точкой для использования расписания в организации.

Оно составляется кадровой службой, согласовывается с профсоюзным органом и только затем попадает к руководителю вместе с приказом об утверждении.

Подпись руководителя в приказе означает, что кадровики и бухгалтера могут полноправно работать с кадровым составом. Без приказа штатное расписание не считается введенным в действие.

Следует уточнить, что само расписание – это важный документ для всех структурных единиц организации, но оно также приложение к соответствующему приказу. Виза руководителя на нем обязательна, как и дата и номер приказа.

Форма приказа

Строгой формы такого приказа законодательно не установлено. Его оформление подчиняется общим принципам делопроизводства. Обязательным требованием является распечатывание на бланке организации с регистрацией в общем журнале приказов по основной деятельности и ознакомлением с ответственными лицами.

Образец приказа об утверждении штатного расписания

Приказ об утверждении штатного расписания, скачать: бланк и образец

Унифицированная форма № Т-3 для штатного расписания

Порядок составления

При оформлении приказа по организации, в том числе и утверждающем штатное расписание, обязательно наличие сведений о субъекте, которые содержатся на фирменном бланке. Это:

• полное наименование предприятия;
• все учетные данные (ИНН, ОГРН, КПП и др.), банковские реквизиты;
• полный адрес;
• контактные телефоны и номер факса.

Перечислим обязательные пункты, которые должны присутствовать в приказе о введении в действие штатного расписания:

• наименование документа в центре сразу под данными об организации;
• место составления с указанием наименования населенного пункта;
• дата оформления приказа и его номер по порядку в соответствии с учетным журналом по хозяйственному субъекту;
• наименование, дающее возможность однозначно истолковать содержание документа, т.е. «Об утверждении штатного расписания»;
• преамбула, где излагается обоснование для введения документа в организации;
• обязательно присутствие слова «приказываю», как определение того, что руководитель дает распоряжение относительно дальнейших действий;
• ниже идут пункты по порядку о количестве штатных единиц и общего фонда оплаты труда, принимаемых на предприятии, с какой даты они будут действовать (если дата не указана, то дата приказа принимается, как время утверждения и ввода в действие). Указывается, что штатное расписание является приложением к приказу;
• если при утверждении нового старое расписание утратит силу, это нужно указать отдельным пунктом;
• назначается ответственное лицо за ознакомление персонала с документом и на кого возлагаются контрольные функции: это могут быть главный бухгалтер, начальник кадровой службы или сам руководитель организации;
• завершающим является наименование должности руководителя, его личная подпись и расшифровка.

Ознакомление с приказом может быть произведено отдельными листами, на лицевой стороне ниже подписи руководителя или на оборотной. Он представляет собой перечисление должностей, даты ознакомления и подписи с расшифровкой.

Каждый должен изучить поступивший документ, проставить подпись в соответствующей строке. В некоторых организациях принято использовать для этих целей журнал, где каждый работник после прочтения приказа ставит свою визу.

Как внести изменения?

Все изменения в штатных единицах или оплате труда находят свое отражение в локальном документе организации. Если они не значительны и касаются нескольких пунктов, то допустимо оформить их изменением в приказ, приложив откорректированное штатное расписание. При этом не обязательно приложение нового, достаточно указать в пункте приказа подробно, какие изменения оно претерпело.

Если же изменений много, например, по предприятию прошло повышение окладов на установленный процент, то потребуется всем работникам пересчитать их и указать в документе. Тогда приказом новое штатное расписание будет утверждено, но этим же приказом старое отменено. Это обязательно нужно указать среди пунктов.

Изменения могут произойти по нескольким причинам:

• увеличение количества должностей или единиц по конкретной из должностей;
• сокращение штатных единиц (должностей или количества ставок по какой-либо из должностей);
• изменение наименования должностей или структурных подразделений;
• изменение должностных окладов.

Кто подписывает?

Любые приказы по организации обязаны подписывать руководитель или лицо, исполняющее его обязанности. При этом эта функция должна быть закреплена тоже приказом. Право подписи любых документов передается нормативным документом, который регистрируется в соответствующем журнале с присвоением номера и даты утверждения.

Контролирующие органы вправе проверить не только само штатное расписание, порядок его утверждения, но и право подписи должностного лица, которое подписало приказ.

Хранение

Хранение штатного расписания должно быть обеспечено в подразделении, которое вносит изменения и дополнения, это чаще всего отдел кадров.

Если говорить про срок хранения, то для этого документа он является постоянным в соответствии с Перечнем типовых управленческих документов.

Обратите внимание

Выписки и копии из него могут находиться в бухгалтерии, которая использует расписание для ввода в программу по расчету заработной платы.

Приказы по деятельности предприятия также имеют постоянный срок хранения. И, даже при совпадении этих параметров, следует учитывать, что находиться они должны отдельно. В номенклатуре организации должны быть отражены все необходимые моменты, в том числе указаны дела для приказов по основной деятельности и для штатных расписаний.

Видео: Все о штатном расписании

Образец приказа об утверждении штатного расписания на 2019 году — скачать, в школе, для ИП, в связи с увеличением МРОТ, как написать

Если деятельность организации или ИП осуществляется с привлечением наемного труда, то в компании должно присутствовать штатное расписание. Для его утверждения необходимо издать соответствующий приказ, который будет составлен в соответствие со всеми требованиями законодательства.

Штатное расписание является организационно-распорядительным документом, с помощью которого выявляется точная численность работников на предприятии и размер заработной платы. В нем прописываются все занимаемые сотрудниками должности, а также иная информация, касающаяся трудовой деятельности.

Законодательная база

Вся трудовая деятельность предприятия регулируется Трудовым Кодексом России. В ст. 15 и 57 ТК РФ указано, что сотрудник выполнять свои должностные обязательства в соответствии с указанной информацией в штатном расписании. Штатное расписание также регламентируется всеми нормами трудового законодательства.

В каждой организации должны строго соблюдать порядок введения любых документов, в том числе и утверждения штатного расписания.

Для этого ответственное лицо обязано:

• издать приказ о составлении штатного расписания;
• зарегистрировать приказ в журнале учета;
• ознакомить с документом всех работников, чьи интересы будут затронуты;
• провести полный анализ структуры организации с целью выявления данных по всем должностям и отдельным сотрудникам;
• внести данные в табель;
• ознакомить работодателя с готовым видом документа;
• подготовить приказ об утверждении штатного расписания;
• зарегистрировать документ в книге распорядительных актов.

Стоит учесть, что перед тем, как ввести новое расписание, нужно допиться признания старого недействительным. Это возможно только после получения от руководителя распоряжения на ввод нового расписания.

Форма приказа

Организации имеют право использовать собственные, специально разработанные бланки для создания документа, их действие приравнивается к приказу, заполненному по унифицированной форме, об этом неоднократно сообщала служба Роструда.

Бланк приказа можно скачать здесь.

Как написать и его образец

Независимо от того, будет ли использовать ответственное лицо образец приказа об утверждении штатного расписания в 2019 году по унифицированной форме или воспользуется бланком расписания, в документе должна содержаться информация:

• о названии организации и реквизитах;
• о коде ОКУД и ОКПО;
• о номере и дате создания документа;
• о периоде действия;
• о номере приказа;
• о точной численности штата;
• о наименовании каждой должности, категории и классификации;
• об окладе каждого работника. В данном пункте необходимо указать надбавки, которые может получить человек, после чего указать конечную сумму с учетом всех надбавок;
• об общей сумме зарплаты всех работников предприятия;
• о примечании.

В некоторых видах приказа дополнительно указывается причина, по которой издается новый документ.

На следующем этапе необходимо после слова «Приказываю» изложить все распоряжения, которые должны быть выполнены, в том числе:

• о принятии в организации нового штатного расписания. Необходимо указать точное количество штатных единиц, содержащихся в документе и итоговую сумму фонда оплаты;
• о вводе документа. Здесь же необходимо указать дату, с которой новое расписание будет считаться полностью действительной. Если в приказе по какой-то причине не будет указана дата, то действие документа начнется сразу же после издания распоряжения;
• о прекращении действия прежнего расписания;
• о лице, на которое возложена ответственность по исполнению распоряжения. Чаще всего это сотрудник отдела кадров или главбух;
• о необходимости ознакомления под роспись с новым видом документа всех сотрудников, штатное расписание которых подверглось изменению.

Также в приказе нужно указать на наличие приложения, в качестве которого выступает бланк нового расписания.

В самом конце документ должен быть представлен для ознакомления и подписи руководителю и указанным в приказе ответственным лицам.

Образец стандартного типа:

В связи с увеличением МРОТ

Если производится увеличение МРОТ, то требуется составить штатное расписание нового типа, в которое уже будут внесены все поправки. Предварительно также потребуется сделать несколько бухгалтерских документов, в которых будет прописана окончательная сумма для каждого сотрудника индивидуально.

В МРОТ не входят региональные коэффициенты и надбавки за сложные условия работы, в том числе в условиях Крайнего Севера.

Перед внесением изменений в приказ требуется ознакомить каждого сотрудника с изменениями и получить его подпись. Создание нового штатного расписания при любых повышениях оклада обязательно. В противном случае на руководство будут наложены штрафные санкции.

В школе

Штатное расписание в школе вводится согласно приказу. Сам приказ утверждает уже обновленное расписание на основе изменения финансовых факторов или количества штатных единиц.

Созданием расписания занимается бухгалтер или заведующее бухгалтерией лицо. Чаще всего расписание на каждую школу составляют в главной бухгалтерии регионального органа, который контролирует образовательные учреждения.

Утверждение идет по стандартному плану. Предварительно все сотрудники должны познакомиться и расписаться в получении информации. Далее уже составляется приказ, который утверждает штатное расписание.

Для ИП

Для ИП с наличием сотрудников потребуется в обязательном порядке составлять штатное расписание, а также утверждать его при помощи приказа. В документах прописываются тарифные ставки, должности, а также количество штатных единиц такого плана и структура организации.

За отсутствие штатного расписания и приказа, которым оно утверждено, последует административный штраф.

Кто подписывает

Независимо от того, кто составлял документ (юрист, секретарь, сотрудник отдела кадров, бухгалтер), в конце его необходимо передать на подпись уполномоченному лицу, которое по уставу назначено на пост руководителя деятельностью организации, как правил это директор, гендиректор или председатель.

Кроме этого, после составления приказа с ним должны ознакомиться ответственных за его исполнение лиц и работников, чьи интересы были затронуты в связи с внесением изменений в штатное расписание. Также Постановление Госкомстата №1 обязывает главбуха и начальника отдела кадров поставить подписи на последней странице штатного расписания.

Срок хранения документа

Любые приказы, касающиеся внесения изменений или утверждения штатного расписания, должны быть переданы после подписи ответственного лица в отдел кадров. Там они подшиваются к папке, специально предназначенной для приказов по изменению состава персонала.

Документ в течение 5 лет должен храниться в несгораемом сейфе предприятия, после чего перемещен в архив. По истечении 75 лет документ должен быть утилизирован в соответствии со всеми требованиями нормативных и законодательных актов.

Как часто издается

На законодательном уровне не закреплено обязательство руководителя по ежегодному изданию приказа об утверждении штатного расписания. Это требуется, если в течение года в документ были внесены какие-либо изменения или дополнения.

В такой ситуации в начале календарного года руководитель должен издать приказ и утвердить новую форму расписания, с учетом всех внесенных изменений.

Стоит отметить, что старый вариант должен оставаться на хранении в архиве организации, как и большинство документов.

Штатное расписание является локальным нормативным актом. В нем содержится информация, касающаяся организационной структуры предприятия. С помощью штатного расписания можно узнать полный перечень имеющихся профессий, а также численность штата и размер заработной платы.

Для утверждения расписания руководитель обязан издать соответствующий приказ. Его составление ведется по установленной форме.

При заполнении необходимо внимательно следить за вносимой информацией и избегать наличия ошибок или помарок. В противоположном случае документ признается недействительным.

Видео по теме:

Внимание!

• В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
• Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов. Базовая информация не гарантирует решение именно Ваших проблем.

Поэтому для вас круглосуточно работают БЕСПЛАТНЫЕ эксперты-консультанты!

Образец приказа о штатном расписании 2019 года

Штатное расписание (ШР или «штатка») составляется с момента создания организации и может изменяться исходя из потребностей или финансовых возможностей работодателя.

Применяется оно для оформления структуры, кадрового состава и численности, содержит перечень структурных подразделений, наименование должностей, специальностей, профессий с указанием квалификации, а также информацию о количестве сотрудников, а регламентируется указаниями по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, которые утверждены Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1.

Образец формы Т-3

Прежде чем привести образец приказа о введении штатного расписания, пару слов скажем о самом ШР. Указанным выше Постановлением Госкомстата утверждена унифицированная форма № Т-3, которая установлена во всех программных продуктах по учету кадров.

Такая форма не является обязательной к применению.

Федеральная служба по труду и занятости (Роструд) неоднократно в своих письмах указывала, что негосударственные организации вправе использовать формы первичных учетных документов, разработанные самостоятельно.

Скачать

Порядок утверждения ШР

Документ составляется работником, на которого возложена такая функция (руководитель, начальник отдела кадров, бухгалтер). Перед составлением необходимо определить общую структуру организации, чтобы правильно распределить людские и материальные ресурсы.

В документ не вносятся фамилии работников, так как главная цель документа — определить структуру, штатную численность и размер заработной платы. Штатное расписание утверждается приказом работодателя, который подписывает руководитель или иное уполномоченное им лицо.

Образец приказа об утверждении нового штатного расписания

Для введения или утверждения нового ШР используется одна и та же форма.

Скачать

Требования к содержанию

Вы можете скачать образец приказа об утверждении штатного расписания 2019 года, который приведен выше, или составить собственный.

Он оформляется на стандартном бланке предприятия. В нем указывается количество работников и фонд оплаты труда, а также дата с которой ШР вводится в действие.

Приказ об утверждении (или еще можно сказать — введении) ШР подписывает руководитель или иное уполномоченное им лицо. При этом уставом может быть определен иной порядок введения штатки, например, на правлении организации или заседании совета директоров. В этом случае дополнительно вносятся реквизиты соответствующего документа (протокола).

Что делать после подписания

У работодателя нет обязанности знакомить работников с самим штатным расписанием или с приказом о его утверждении, поскольку оно не является локальным нормативным актом, связанным с трудовой деятельностью. Исключение составляют случаи, когда такая обязанность предусмотрена коллективным договором, соглашением или локальным нормативным актом (письмо Роструда от 15.05.2014 № ПГ/4653-6-1).

Как часто требуется утверждать новое расписание

Закон не требует ежегодно издавать приказ об утверждении.

Но если в течение года в документ вносились изменения в виде дополнений, то в начале календарного года с учетом данных изменений вводится новый вариант с целью удобства его применения в работе.

Для бюджетных и некоммерческих организаций период, на который он утверждается, может быть определен собственником имущества и зависеть от выделенного бюджета.

При введении нового варианта, старый выводится из употребления.

Требуется ли его хранить? Обязательно! В соответствии с Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. Прик. Минкультуры России от 25.08.2010 N 558) ШР организации по месту разработки и утверждения имеют постоянный срок хранения.

Образец приказа об утверждении штатного расписания на 2019 год — скачать, пример, заполнения, ворд

Для того, чтобы правильно составить приказ на утверждение штатного расписания, необходимо воспользоваться образцом, в который подставляются правильные данные.

Законном не установлена единая форма документа, которую должны использовать ИП или ООО, но все же, существует определенный набор данных, которые должны быть вписаны в приказ. В ином случае, он может быть признан недействительным через суд.

Функции документа

Для любых предприятий, МОУ или ДОУ, существует определенная форма документа, которой следует придерживаться.

При этом необходимо учесть, что для небольших предприятий, где трудовую деятельность осуществляет только один человек, составлять расписание не нужно.

Оно необходимо только для тех организаций, в которых требуется поддержание деятельности большого количества людей. В малом бизнесе, ИП практически не пользуются данным документом.

В расписании обязательно должна содержаться следующая информация:

1. Наименование структурных подразделений (отделов), существующих на предприятии, в холдинге.
2. Перечень работников по занимаемой каждым из них должности.
3. Общее количество работающих сотрудников.
4. Условия труда – размер заработной платы, установленный график.

Основная функция документа, это упорядочивание данных.

Следует учесть, что коммерческие предприятия имеют право использовать любые наименования для обозначения должностей, в то время как для крупных, государственных учреждений была установлены нормы введения данных по специальному классификатору, которым необходимо руководствоваться.

В документе в обязательном порядке должна быть отображена информация обо всех занятых и свободных рабочих местах, указано количество граждан, работающих по совместительству, и те, кто осуществляет вспомогательную деятельность.

Если же работники получают сдельную оплату, то сведения о ней не указываются в документе. На основании положений документа осуществляется решение всех организационных вопросов по кадрам. Кроме того, это необходимо для планирования и улучшения бизнеса.

Важно

Задача каждого руководителя – с серьезностью отнестись к составлению штатного расписания, соблюсти все правила и сроки по составлению.

Кроме того, всегда следует помнить о том, что при возникновении спорных ситуаций документ может быть использован в суде.

Пример заполнения бланка

На сегодняшний день для приказа не была принята единая форма, поэтому, при составлении нужно руководствоваться лишь общими правилами.

Упростить задачу можно, воспользовавшись шаблоном документа, который разработан в компании. Скачать шаблон можно и с интернета.

Несмотря на то, что действует свободная форма, очень важно соблюдать некоторые правила. Образец приказа об утверждении штатного расписания на 2019 год можно скачать здесь в ворд.

Документ в обязательном порядке должен содержать следующие пункты:

1. Наименование компании.
2. Дата и номер составления.
3. Ссылка на основании для создания документа.
4. Общая суть приказа. Информация подается в краткой форме, емко и четко. Руководитель компании обязательно должен использовать следующую формулировку «утверждаю штатное расписание».
5. Номер документа и дата составления.
6. Дата, с которой приказ становится действительным.

По желанию руководителя предприятия может быть вписана дополнительная информация, например, общее количество и показатель занятых штатных единиц, фонд заработной платы и месячные выплаты.

В самом конце обязательно назначаются лица, ответственные за выполнение приказа. Как правило, ими являются бухгалтера и кадровые работники.

Основные правила оформления, которые нужно иметь ввиду:

Когда документ утрачивает свою актуальность, его передают на хранение в архив. По истечении определенного срока приказ может быть утилизирован.

Порядок утверждения

Существует определенный порядок составления и введения в силу приказа, который нужно учитывать:

Штатное расписание может вступить в силу только после того, как будут пройдены все этапы процедуры.

Чаще всего, составлением документа занимается не директор фирмы, а сотрудники – юрисконсульт, бухгалтер.

Можно ли внести изменения

Как правило, расписание штата составляется на длительный срок – 12 и более месяцев. Согласно действующим правилам, сформировать документ следует в конце или начале текущего календарного года, в зависимости от действующих планов организации.

Однако, зачастую возникает необходимость в том, чтобы внести в уже готовый документ различные корректировки и поправки, в связи с уменьшением/увеличением штата, либо изменением должностей.

В таком случае, изменения могут быть внесены в любое время, после составления соответствующего приказа.

В случае, если перемены носят серьезный характер, например, возникла необходимость в переформатировании структурных подразделений организации, то рекомендуется не вносить правки в уже действующий документ, а подготовить новый, во избежание ошибок.

Видео: правила и рекомендации

Срок его хранения

Согласно перечню Типовых управленческих архивных документов, пункту 71, установлен стандартный срок хранения изданного и действующего на предприятии штатного расписания.

Необходимо держать документ в архиве:

В пределах установленного срока сохранения документа, организация обязана обеспечить выдачу копий расписания тем лицам, которые обладают законным правом на его получение.

В особенности это касается участников предприятия ООО, согласно Постановлению восьмого арбитражного суда по апелляции дела № А46 – 1925-2010.

Кроме того, в соответствие с действующим перечнем были установлены иные требования по срокам хранения документов, связанных с рабочим графиком сотрудников:

Каждый руководитель компании должен обязательно помнить о том, что при несоблюдении действующих сроков ему может быть назначено административное взыскание и применены иные меры наказания.

Государственные организации, в моменты проведения проверок, имеют право требовать различные документы с действующим сроком, в том числе и расписание.

За преждевременное уничтожение бумаг на ИП или ООО может лечь ответственность в следующем виде:

В случае, если по какой-либо причине документ будет утрачен, то сотрудники организации – бухгалтерии и отдела кадров, должны принять меры по восстановлению бумаг.

Сам по себе, факт утраты не может стать освобождением компании от обязанностей по предоставлению, но может быть выделено дополнительное время на восстановление.

Эта норма была введена постановлением арбитражно-апелляционного суда от 28 марта 2017 года по делу номер А40 – 192199.

Как часто требуется фиксировать новое расписание

В Российском законодательстве не изложены требования о ежегодном издании документа. Но если в течение года в приказ были внесены изменения, дополнения, то в начале календарного года, с учетом всех требований, подготавливается новый вариант.

Для некоммерческих и бюджетных организаций период, на который утверждается документ, может быть определен директором предприятия и зависит от выделенного бюджета.

При принятии нового варианта старый прекращает свое действие. Это происходит автоматически, в соответствие с действующими правилами.

Для того, чтобы не возникало проблем с проверяющими организациями, очень важно вовремя вносить все сведения о каждом принятом на работу гражданине, и присваивать ему отдельный номер. Это, прежде всего, позволяет правильно вести учет и планировать деятельность компании.

Приказ об утверждении штатного расписания на 2018 год образец

Все компании и предприниматели, которые в своей деятельности используют наемный труд и в связи с этим заключают трудовые контракты, должны иметь такой локальный акт, как штатное расписание. Для придания документу статуса нормативного, его нужно ввести в действие, согласно правилам установленным законом. Часто для этого достаточно издать приказ об утверждении штатного расписания.

О штатном расписании

Нормы ТК РФ закрепляют обязательность соответствия наименования профессии и предусмотренного для нее размера оплаты труда тем значениям, какие указываются в заключаемом с работником трудовом соглашении.

Кроме этого, штатное расписание содержит данные о необходимом количестве единиц трудовых ресурсов по каждой специальности.

Все это определяет важную роль акта для осуществления планирования предстоящих расходов, принятия решений для управления бизнесом, и для обоснования производимых предприятием расходов.

Совет

Поэтому многие проверки контролирующих органов власти часто требуют предоставить в пакете обязательных документов при проверке именно штатное расписание.

При разработке штатного расписания могут привлекаться специалисты различных направлений – юристы, экономисты, технологи, кадровые работники и т. д.

Внимание! Часто действие этого нормативного локального документа рассчитано на один календарный год. Но для субъектов малого предпринимательства он может действовать и несколько лет.

Органы статистики утвердили для штатного расписания специализированную форму, которой субъект бизнеса может придерживаться или использовать свою, созданную на основе стандартной, но с учетом особенностей своего производства.

После того как проект этого акта будет создан и согласован со всеми специалистами, если на предприятии существует профсоюзные органы, то он должен отправляться им для ознакомления. Они могут сразу же согласиться с ним или же иметь возражения.

Если руководство примет их, проект будет дальше дорабатываться. Администрация может ввести штатное расписание, даже если оно получило возражения со стороны профсоюза.

Для придания акту законной силы его можно ввести с помощью создания документа приказ о штатном расписании.

Данное распоряжение директора имеет произвольную форму, и оформляется в основном на фирменном бланке компании. Подготовкой данного документа занимается либо кадровая служба, либо делопроизводитель.

Внимание! Если штатное расписание вводится распоряжением руководства фирмы, то оно обязательно должно быть включено в приказ в качестве приложения. В дальнейшем приказ передается для визирования директору, после чего он регистрируется в соответствующей книге.

После издания приказа на самом локальном акте нужно проставить гриф «Утверждено», при этом обязательно надо зафиксировать номер и дату распоряжения, которым оно вводится в действие.

Обратите внимание

Так как этот документ входит в состав внутренних нормативов, с его содержанием обязательно надо произвести ознакомление всех работников компании. Данное мероприятие можно осуществить с помощью специальных ознакомительных листов либо с применением журнала ознакомления.

Руководству компании нужно помнить, что как только работник запросит штатное расписание для ознакомления, то этот документ или его копия должны быть ему предоставлены.

Внимание! Когда вводится новое штатное расписание взамен старого, то предыдущее необходимо признать утратившим силу. Это можно сделать в распоряжение директора на ввод нового.

Скачать приказ об утверждении штатного расписания на 2018 год образец в формате Word.

Как правильно составить приказ об утверждении в организации штатного расписания

Закон не определяет, что приказ об утверждении нового штатного расписания должен иметь какую-либо фиксированную, строгую форму.

Наибольшим удобством для составителя будет использование фирменного бланка, где уже записаны наименование субъекта, коды ИНН, ОГРН, адрес расположения, банковские реквизиты.

Под этими сведениями указывается слово «Приказ», и рядом проставляется его номер. Под ним же необходимо будет произвести регистрацию распоряжения в журнале учета приказов по предприятию.

На следующей строке записывают дату оформления документа и место.

Далее, посередине можно записать краткое содержание приказа — к примеру, «Об утверждении штатного расписания».

Затем с красной строки нужно указать причину, из-за которой в субъекте бизнеса решено использовать данный документ. Это будет вводная часть распоряжения.

Следующим этапом указывается слово «Приказываю», и затем в виде пунктов перечисляются необходимые распоряжения:

• Принять в компании новое штатное расписание. Здесь также нужно перечислить какое количество штатных единиц содержит документ, и какую сумму составляет фонд оплаты.
• Выполнить ввод документа в действие, с проставлением даты, с которой это будет сделано. Если в приказе такая дата не упомянута, то документ будет начинать действовать с момента издания распоряжения.
• Если до это действовало штатное расписание, то необходимо указать, что оно потеряло силу.
• Указать, на какого работника компании будет возложена обязанность по исполнению распоряжения. Как правило, этим занимается кадровый работник либо главный бухгалтер.
• Указать, кто должен под роспись ознакомить всех оформленных работников с новым документом.

Внимание! В приказе необходимо упомянуть приложения к нему. В данной ситуации, в его качестве выступает бланк вводимого штатного расписания, по которому необходимо проставить реквизиты.

Полностью составленное распоряжение должен подписать руководитель организации, с указанием расшифровки подписи.

Завершающим этапом обработки приказа будет проставление на нем подписей всех упомянутых ответственных лиц. Они должны прочитать текст, а затем указать свою должность, фамилию, поставить подпись и дату, в какую произведено ознакомление.

Как внести изменения

Условия работы субъекта бизнеса с течением времени могут меняться. По этой причине у администрации может возникать потребность скорректировать имеющееся штатное расписание. Условно возможные коррективы можно разделить на существенные и небольшие.

В первой ситуации, как правило, число необходимых изменений так велико, что ответственному работнику лучше составить новый документ и ввести его в действие. Во второй — дополнить расписание можно при помощи отдельного приказа с перечислением изменений.

Внесение изменений может потребоваться в следующих случаях:

• В организации открыта новая должность.
• Принято решение поменять название имеющейся должности.
• Производится сокращение штата.
• У должностей меняется размеры окладов и тарифных ставок.
• Принято решение убрать из документа незанятые должности.

Обычно, такой работой занимается кадровый работник. В небольших субъектах эти обязанности могут возлагаться на бухгалтера, секретаря и т. д.

Внимание! В случае, когда изменения выполняются путем создания нового документа, процесс его ввода в действие аналогичен вводу первоначального бланка.

[DOC] Скачайте Приказ об утверждении штатного расписания — образец, бланк, шаблон для Российской Федерации

Для оформления структуры предприятия, определения штатного состава, численности и размера заработной платы в зависимости от занимаемой Работниками должности, квалификации и разрядности Работодатель разрабатывает Штатное расписание. Штатное расписание утверждается приказом (распоряжением) Работодателя и является организационно-распорядительным документом, обязательным для соблюдения всеми Работниками.

Штатное расписание упоминается в Трудовом кодексе РФ, где установлено, что существенным условием трудового договора является трудовая функция, а именно: работа по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности ­с указанием квалификации, конкретный вид поручаемой Работнику работы. 

Вы являетесь Работодателем и определили штатный состав и численность работников в разрезе должностей с указанием квалификации и разрядности, а также размера заработной платы в разработанном штатном расписании. Для того, чтобы оно стало обязательным для исполнения и соблюдения всеми Работниками вам необходимо его утвердить распоряжением (приказом).

Стороны Приказа об утверждении штатного расписания:

• Работники — физические лица, вступающие в трудовые отношения и уже состоящие в трудовых отношениях с Работодателем;

• Работодатель — индивидуальный предприниматель либо юридическое лицо (организация), вступившее в трудовые отношения с Работником, либо иное лицо, наделенное Федеральными законами правом заключать трудовые договоры. 

Содержание Приказа об утверждении штатного расписания:

Штатное расписание утверждается один раз, при необходимости в последствии в него вносятся изменения. Если процент изменений превышает 50, Штатное расписание утверждается в новой редакции.

Унифицированной формы приказа об утверждении штатного расписания в трудовом законодательстве не предусмотрено, поэтому данный документ можно составлять по форме разработанной самой организацией или в произвольной форме.

 При этом рекомендуется соблюдать некоторые нормы, установленные стандартным делопроизводством для подобного рода документов. В частности, Приказ об утверждении штатного расписания  должен обязательно содержать:

• номер и дату составления;

• наименование организации, в которой вводится штатное расписание;

• дату введения в действие штатного расписания.

При желании можно дополнить информационную часть документа сведениями о количестве прописанных в нем штатных единиц и фонде заработной платы.

 В завершение нужно установить ответственных за выполнение приказа лиц  и включить  штатное расписание в виде приложения к данному документу.

Приказ об утверждении штатного расписания является локальным нормативных документом Работодателя, который обязателен для исполнения всеми Работниками. С Приказом необходимо ознакомить под роспись лиц, в обязанности которых входит работа с кадровым составом организации.

Приказ об утверждении штатного расписания регулируется:

• статьёй 57 Трудового кодекса Российской Федерации

• Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»

• иными нормативно-правовыми актами

Приказ об утверждении штатного расписания на 2019 год образец

Штатное расписание утверждают приказом . Как составить приказ и ввести его в работу в 2019 году, читайте в статье. Далее в тексте смотрите требования к самому штатному расписанию, примеры и образцы, как приказа, так и самой штатки.

Всем ли компаниям нужно новое штатное расписание в 2019 году

Прямой нормы, которая обязывает иметь штатку, в Трудовом кодексе нет. Но и освобождение прямо тоже нигде не прописано.

Исходя из практических соображений, масса доводов в пользу составления штатки и соответственно приказа об утверждении штатного расписания.

Другое дело — нужно ли составлять такой приказ на каждый новый год, в том числе наступающий — 2019-й.

Важно

Или достаточно один раз зафиксировать нужную информацию и оформить приказ не на конкретный год, а открытый период. Возможны оба варианта. Делайте как вам удобно.

Составьте и распечатайте штатное расписание на 2019 год в программе «Упрощенка 24/7». Пройдите по ссылке и следуйте инструкциям. Это совершенно бесплатно и не займет много времени. 

Составить штатное расписание на 2019 год

Можно делать новую штатку на каждый очередной год. Даже если в ней ничего не меняется.

Если нет желания каждый год утверждать одно и то же, а в компании никаких изменений в штате не было и не предвидится, можно оформить приказ с определенной даты без указания конкретного года, на который утверждается расписание. Для указания периодов предусмотрены строки в «шапке» документа, составляемого по типовой форме.

В ситуации, когда перестановок в должностях достаточно и в течение 2018 года штат постоянно расширялся / сокращался, оформление новой штатки на 2019 год — самый целесообразный вариант.

По какой форме составлять штатное расписание и приказ в 2019 году

Есть унифицированная форма штатки — бланк № Т-3 из постановления Госкомстата от 05.01.2004 № 1. Недостаток применения типового бланка — заполнять его нужно полностью, к допущенным пропускам могут придраться при проверках трудовые инспекторы.

А в форме достаточно устаревших или просто ненужных в коммерческих фирмах граф. Поэтому практичнее взять за основу типовую форму и разработать бланк под себя.

Так можно исключить лишние графы и, наоборот, добавить нужные (например, «Районный коэффициент»).

Совет

Разрабатывая собственный бланк, помните про цель штатного расписания: утвердить количество сотрудников (штатных единиц), исходя из чего далее уже планировать фонд оплаты труда. Так же определяется структура организации.

И не забудьте, что оригинальная форма штатки должна быть сначала утверждена отдельным приказом по организации. Можно в одном документе утвердить и форму штатки, и саму штатку на год (образец такого двойного документа на 2019 год мы привели). В любом случае утвержденной формы ни одного приказа — нет. Составляйте таковые по общепринятым правилам.

Визирует штатные расписания по общему правилу главбух и руководитель кадровой службы / сотрудник, ответственный за кадры. Если расписание длинное — занимает несколько листов, подписи могут быть проставлены один раз только в конце документа.

Подписанные штатные расписания утверждает уже руководитель организации своим приказом. В этом документе подписи главбуха и кадрового работника (при наличии соответствующих должностей в организации) не обязательны. Но при желании / для удобства можно получить пометки «Согласовано».

Какой датой датировать приказ на 2019 год

Последний рабочий день в 2018 году по производственному календарю — 29 декабря. Достаточно удобно присваивать последним в году приказам именно последнюю рабочую дату года.

Однако если приказ фактически составляется в другой день декабря, то датируйте его этой более ранней датой.

Также поступайте, если компания уже в последний день не работает либо ответственные сотрудники, к примеру, ушли в отпуск.

Теоретически ничто не мешает оформить приказ на 2019 год и первым рабочим днем нового года. В этот раз это будет 9 января.

Можно ли вносить в штатное расписание изменения

В течение года структура штата может меняться. Вне зависимости от значимости таких изменений вы сами решаете — оформлять каждый раз новую штатку либо готовить приказ о внесении изменений в уже существующую. И только по концу года все правки собирать в один документ и утверждать новое ШР на новый год, с новым номером и новой датой.

Как правило, если компания недавно зарегистрирована, то в первые месяцы работы может быть трудно составить расписание сразу «раз и навсегда». Постепенно, с расширением бизнеса штат укомплектовывается и соответственно в штатку добавляются новые должности.

Заметьте: не фамилии конкретных лиц, принятых на работу, а именно рабочие места, так как штатное расписание — это документ обезличенный. При этом для одной должности отводится только одна строка. Соответственно по одной должности может быть указан только один должностной оклад (тарифная ставка).

Одинаковых должностей с разными ставками быть в штатке не может.

Обратите внимание

Возможно и закрытие каких-то отделов (позиций) в уже давно работающей фирме. Тогда штатка будет сокращаться.

Если вы составляете приказ «О внесении изменений в штатное расписание», можете составить новую редакцию штатки и приложить его к данному приказу. Либо не делать этого.

Образец приказа о внесении изменений в штатку мы привели. Формулировки в «шапке» / тексте документа, поясняющие необходимость внесения изменений, могут быть следующими:

• «В связи с началом работы компании»;
• «В связи с развитием бизнеса»;
• «В связи с увеличением объема работ и оптимизацией деятельности» и т.д.

Приказ о внесении изменений в штатное расписание в 2019 году, с приложением

Надо ли знакомить сотрудников с приказом об утверждении штатного расписания на 2019 год

Штатное расписание — локальный нормативный акт организации, который не регулирует трудовую деятельность работников. Поэтому знакомить сотрудников со штаткой, в том числе при приеме их на работу, кадровик не обязан.

Исключение — редкие на практике ситуации, когда такая обязанность прямо закреплена во внутренних документах компании (письмо Роструда от 15.05.2014 № ПГ/4653-6-1). Например, в коллективном договоре или персональных соглашениях.

При желании можно ознакомить с приказом всех сотрудников организации. Для этого в тексте бланка ставится пометка «С приказом ознакомлены». Ниже нужно собрать подписи всех работающих лиц с расшифровкой (указанием ФИО), а также датой ознакомления с документом.