Правила ведения трудовых книжек в рф (2019)

Содержание Toggle

Правила ведения и хранения трудовых книжек на 2019 год — п 31, 41, 42, 45

Лайк 0 1154

Трудовая книжка – это персональный документ, отражающий процессы ведения соответствующей деятельности гражданином Российской Федерации. Законодательством РФ разработаны правила ведения и хранения этой документации.

Читайте в этой статье:

какими конкретно законами регулируются данные требования;
основные положения, разберём пункты;
инструкция по ведению книжек работников работодателями;
условия хранения;
кто занимается заполнением соответствующих документов и иные особенности.

Чем регулируются

Трудовая книжка подтверждает стаж официально работающего лица, отражает данные о смене мест трудоустройства и указывает на причины увольнения.

Последний случай подразумевает возможное предупреждение других работодателей о недобросовестности сотрудника, ведшего деятельность на прежней работе. Также соответствующий документ нужен для награждения отличившихся граждан (ветераны труда) и установления им льгот.

Документ условно можно назвать равносильным паспорту и военному билету. Правила хранения и ведения трудовых книжек отражены в одноимённом Кодексе РФ и правительственном постановлении от 2003 года под номером 225.

Обратите внимание

Основные положения – это базовая информация, разъясняющая основную суть того или иного Закона. Первым блоком 225 Постановления идёт соответствующее описание. Там указаны функции документа и его значимость.

Не стоит забывать о нюансах, касающихся регламента деятельности работодателей, имеющих статус физических и юридических лиц. Индивидуальные предприниматели заводят такие документы на работников в общем порядке, по ТК РФ.

Должностные лица компаний оформляют на работников, ведших трудовую деятельность на предприятии хотя бы 5 дней при условии, что соответствующая работа является основной.

Граждане с физическим статусом без юридической надстройки не имеют права вести трудовые книжки вообще работникам, принимаемым в первый раз.

П 31

Отдельные положения Постановления 225 заключены в пункты. П.31 гласит, что утерянные или иным образом утраченные трудовые книжки необходимо заменять новыми бланками. Осуществить соответствующую процедуру граждане обязаны в течение не более 15 суток.

П 41

Здесь речь заходит о необходимости внесения информации в журналы о трудовых книжках. Когда в этих документах меняются данные, отдел кадров заносит соответствующий факт в специальный реестр.

Сюда следует отнести моменты приёма, увольнения по собственному желанию или инициативе работодателя.

П 42

Этот пункт определяет, что бланки трудовых книжек являются документами, которые должны подвергаться строжайшей отчётности. Здесь говорится о порядке сохранности бумаг.

Пункт 45

Положение сообщает, что вся ответственность за оформление и сохранность трудовой книжки сотрудника лежит на руководителе. Оно имеет юридическую силу, пока работник ведёт официальную трудовую деятельность на конкретном предприятии.

Инструкция по ведению

Процедура заведения трудовой книжки на нового сотрудника:

Попросить соискателя показать вам оригинал паспорта гражданина РФ и документацию, свидетельствующую о его образовании.
Выясните, есть ли у него трудовая книжка? Если её нет, то берём новую заготовку документа — бланк.
Приступаем к заполнению титульного листа. Вписываем полностью имя, фамилию и отчество будущего работника. Затем пишем дату его рождения, данные о регистрации и иные сведения.
Укажите статус лица, его профессию в соответствии с полученным им образованием.
Ставим дату заполнения (только реальная).
Далее работодателю следует заверить титульный лист личной подписью и поставить печать в окне для штампов.
Попросите сотрудника расписаться в документе.
Теперь работодатель заполняет разворот. Графы 1 и 2 содержат порядковые номера и даты тех или иных записей.
Сведения о работе – сюда вписываем данные приёма или смены должности. Здесь же указывается факт увольнения.
Третья графа отведена для написания названия предприятия, наименования должности сотрудника, принятого на работу.
«Основания». Здесь ставится дата и номер приказа.
Печать не ставить! Штамп предприятие на развороте оставляет только при увольнении лица.
Отдаём книжку в отдел кадров на хранение.

Правила ведения:

Записи о премиальном вознаграждении не фиксировать.
Трудовые заслуги закрепляются, даётся ссылка на соответствующее решение и указ.
Необходимо фиксировать данные о восстановлении непрерывного стажа работника, указание документа обязательно.
Если сотрудник изъявил желание записать в трудовую книжку информацию, касающуюся работы по совместительству, то его требования безукоризненно выполняем.
Сведения вносить нужно строго в соответствии с Трудовым Кодексом Российской Федерации! Записи сокращать запрещено, каждой из них следует присваивать порядковый номер.
При внесении данных о переводе или увольнении работника, предложите ему ознакомиться с соответствующей информацией и расписаться в личной карте.
Даты ставим исключительно арабскими цифрами, так: 20.02.2018.
Требования к средствам заполнения: шариковые, гелевые или перьевые ручки, заполненные чёрными, синими или фиолетовыми чернилами.
Основной язык – русский. Он действует на территории всей России. Допускается использование иных языков, признанных официальными в некоторых субъектах РФ.
Зачёркивать и исправлять неправильные данные запрещено. При возникновении соответствующих ошибок работодатель должен ниже указать, что предыдущая информация является недействительной.
Писать следует исключительно разборчивым, понятным почерком! Буквы выписываем чётко.
Голограммы приветствуются. Специальные стикеры идут в комплекте с книжками. Они защищают документацию от подделок и выдачи содержащейся в ней информации за недействительность. Оторвать без следа их невозможно. Клеить следует на даты, подписи или печати. Большую пользу голограммы приносят при увольнении работника в связи с провинностью. На обязательное их использование оснований нет – по желанию.

Правила хранения

Кроме требований к заполнению и ведению трудовых книжек существуют правила к учёту и хранению соответствующей документации. Когда работодатель заканчивает с оформлением документа, бумага направляется в отдел кадров.

Требования следующие:

появление данных и их обновление фиксируется в журнале учёта. К нему имеет доступ либо сам работодатель, либо – начальник (уполномоченный сотрудник) отдела кадров. Здесь же фиксируется информация о вкладышах;
место хранения должно быть максимально надёжным. Примеры: ящик, лоток, находящийся в железном шкафу или сейф. Недопустимы риски сгорания или промокания бумаг. Доступ третьих лиц должен быть исключён. Приветствуется пломбирование;
во время официальной трудовой деятельности лица запрещается выдавать книжки. Работник получает их только после увольнения;
в случае смерти работника документ кадровики хранят два года отдельно от остальных трудовых книжек, пока родственники не потребуют его выдачи им на руки;
если родные люди умершего работника не явились, то документация подлежит консервации. Трудовая книжка лежит в отделе в течение 50 лет. По истечению соответствующего срока производится её утилизация.

Кто заполняет

Будущий или уже действующий работник лишён права заполнять графы трудовых книжек! В его ответственность входит исключительно заверение личными подписями внесённых работодателем данных.

Руководитель (владелец, генеральный директор) имеет право передавать свои полномочия персоналу предприятия. Завести трудовую книжку на соискателя имеет право главный бухгалтер.

Нередко работодатели пользуются деятельностью исполнительных органов, допущенных к приёму на работу обратившихся лиц. Такая обстановка присуща крупным компаниям, имеющим филиалы (сети). По разрешению руководителя заполнить книжку может также директор.

Их нарушение влечёт за собой недействительность документации. Помимо правил заполнения существуют наставления, касающиеся хранения трудовых книжек. Законодательством описываются также случаи, связанные со смертью работников.

Видео по теме:

Внимание!

В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов. Базовая информация не гарантирует решение именно Ваших проблем.

Поэтому для вас круглосуточно работают БЕСПЛАТНЫЕ эксперты-консультанты!

Правила ведения и хранения трудовых книжек на 2019 год в РФ

В трудовой книжке специалиста зафиксирована вся его рабочая история. Поэтому внесение в нее новой информации, а также выдача сотруднику при его увольнении строго регулируется законодательством Российской Федерации. Каждый работодатель обязан строго соблюдать все предписания по правилам хранения и ведения трудовых книжек.

Каждому кадровому сотруднику вне зависимости от того, впервые ли он столкнулся с трудовой книжкой специалиста или нет, нужно знать в обязательном порядке законодательные нормы по эксплуатации.

Важно

Основным актом считается статья 66 Трудового кодекса Российской Федерации. Именно на ее содержании основываются все правила по ведению и хранению трудовых книжек, а также процесс изготовления бланков для них и последующая передача их работодателю (Постановление Правительства РФ №225). Также под их действие подпадает и инструкция по заполнению книжки (Постановление Минтруда России №69).

Стоит отметить, что регулирующие правила ведения и хранения данного документа существенно не изменялись на протяжении последних 13 лет.

Что такое трудовая книжка?

Трудовая книжка является главным документом, информирующим о трудовой деятельности специалиста.

Она играет главную роль при проведении расчета стажа трудящегося (не имеет значения, какой именно это будет стаж, общий или страховой). Кроме того, ее данные являются подтверждением опыта работы специалиста при трудоустройстве. Также для потенциального работодателя может быть важна и причина увольнения с предыдущего места занятости, которая записывается в данном документе.

Трудовую книжку должны завести все работодатели на каждого работника, проработавшего в организации более пяти дней. Исключением являются только наниматели в статусе физического лица, не относящиеся к индивидуальным предпринимателям.

Особенности ведения

В ТК сотрудника обязательно должна быть отображена следующая информация:

В графе 1 указывается порядковый номер.
В графе 2 должна быть указана дата увольнения.
В графе 3 делается запись «уволен по сокращению работников».
В графе 4 прописывается дата и номер приказа об увольнении.

Ответственное лицо

Законодательные нормы напрямую накладывают обязательства на работодателя по организации правильных условий по хранению и ведению трудовой книжки. Строгий учет данного документа на предприятии обуславливает наличие ответственного должностного лица.

Данный специалист назначается с помощью приказа или распоряжения работодателя. Как правило, данную ответственность налагают на сотрудника кадровой службы или же непосредственно на бухгалтера, который занимается трудовыми книжками.

Приказ, который назначает ответственное лицо, не имеет строго регламентированной формы, но должен отображать дату, инициалы с фамилией и должностью назначаемого специалиста, а также подпись самого руководителя.

Какие сведения вносятся

Следующие сведения должны быть внесены в трудовую книжку:

О работнике. Его ФИО и дата рождения (записывается на титульном листе)
О работе. Тут отображается название организации. Дата приема, перевода или увольнения. Номера и даты приказов в компании.
О награждениях, начисленных сотруднику за его заслуги в организации.
О разработанных открытиях, подтвержденных дипломами, и выплаченных за это премиальных средств.

Особенно важно, чтобы название места работы, специальности и занимаемой должности отображались в соответствии с приведенным списком наименований классификатора профессий.

Что не вносится:

накладываемые на сотрудника взыскания;
регулярные выплаты;
информация о трудовом договоре (срочный или бессрочный);
даты испытательного срока;
временя нахождения сотрудника в социальном отпуске;
перевод на другую должность в рамках организации.

Основания для записей

Для заполнения чистой трудовой книжки потребуются паспорт и диплом. Это нужно для правильного отображения информации на титульной странице.

В случае если специалист трудоустраивается в организацию и приносит с собой уже заполненную книжку, то сотрудник отдела кадров вносит в нее данные, руководствуясь приказами, выданными непосредственно руководителем.

Для записи в документе о приеме или назначении на другое вакантное место сотрудника законодательно предусматривается 7 дней. При увольнении трудовая книжка выдается на руки работнику в день, когда издан соответствующий приказ.

Соответствие приказу и исключения

В подавляющем большинстве подробная информация об обстоятельствах разных событий отображается в приказах руководителя (например, протяженность испытательного срока). Эти данные не будут переноситься в трудовую книжку полностью.

Сотрудник отдела кадров отображает эту информацию максимально кратко. Инструкция даже имеет сокращенные варианты основных фраз. В соответствии с этим, трудовая книжка содержит названия причин событий, их даты и порядковые номера приказов, где они описываются подробнее.

Даты и сроки

В каждой организации, где был трудоустроен специалист, его трудовая книжка участвовала в кадровом делопроизводстве после оформления трудового договора. Законодательно запись о трудоустройстве в ней должна быть сделана на протяжении 5 дней с момента начала работы сотрудника.

В случае увольнения данный документ необходимо выдать специалисту в день издания приказа. Если же этого не произошло, то работодатель обязывается в течение трех дней отдать ТК. В случае отказа выдать данный документ необходимо отправить уведомление в виде заказного письма.

Другими словами, срок действия ТК начинается при трудоустройстве в организацию и оканчивается при увольнении. При этом книжка сотрудника теряет на предыдущем месте работы свою юридическую силу.

В случае если книжка закончилась, то ее срок действия не заканчивается. В нее просто необходимо вшить дополнительный вкладыш.

Языки и цвета чернил

Существуют пять основных правил для заполнения ТК:

Записи производятся аккуратно, четко, без помарок.
Для письма можно использовать перьевую, шариковую или гелевую ручку.
Чернила должны быть устойчивы к свету.
Использовать разрешается следующие цвета: фиолетовый, черный, синий.
Нельзя сокращать.

ТК старого образца предполагают отображение в них данных на втором языке. Это связанно с проводившейся тогда политикой СССР. По своему принципу использования они в остальном никак не отличаются от современных аналогов.

Работодатель при взаимодействии с такой книжкой должен заполнять ее в соответствии стандартным правилам. При этом записи на втором языке можно игнорировать.

Сокращения

В соответствии с новыми законодательными нормами вносить сокращения в трудовую книжку запрещается.

Порядковые номера

Каждая запись в ТК должна сопровождаться порядковым номером.

Внесение изменений

Правом на внесение изменений обладает то ответственное лицо, которое сделало изначальную запись. В случае если данная организация прекратила свою деятельность или была реорганизована, то право переходит к предприятию-правопреемнику.

Также стоит отметить, что для внесения любых изменений необходимы соответствующие документальные основания. Так, для изменения фамилии должен быть предоставлен паспорт.

Согласно действующим нормам, внесение изменения происходит путем признания ранее занесенных данных недействительными и отображению новых данных.

Вкладыши

При трудовой деятельности некоторых специалистов может наступить момент, когда все листы в ТК будут заполнены, и новую информацию вносить будет некуда. Поэтому в данном случае трудящемуся должен быть выдан вкладыш. Данные о нем отображаются на титульном листе в верхней правой части. Также обязательно нужно указать номер и серию выданного вкладыша.

Его разрешается заполнять от руки. Нумерацию записей при заполнении вкладыша необходимо продолжить.

Важно! Информация о личных данных и образовании специалиста вносятся на основании предоставленных документов.

Ознакомление сотрудников

Законодательно работодатели обязываются осуществлять ознакомление сотрудников с информацией, отображающейся в трудовой книжке:

данные о выполненной работе;
сведения о переводе;
записи об увольнении и его основаниях.

Сроки и порядок хранения

Установленный законодательством срок хранения ТК, не выданных при увольнении сотрудника, составляет 50 лет. Все записи, которые были внесены в этот промежуток времени, будут считаться действительными.

Вне зависимости от того, какой период хранится ТК, данные, содержащиеся в ней, будут основанием для расчета пенсии. Единственное условие — правильное заполнение документа.

Совет

Также важным моментом является хранение журнала, который будет содержать сведения о трудовых книжках.

В целом можно подытожить, что установленный период хранения ТК будет зависеть от времени труда его владельца. Исключением является работа на основании гражданско-правового договора.

Особенности для ИП

Индивидуальный предприниматель может завести ТК на самого себя. В ней он обязан указывать периоды его деятельности при регулярных отчислениях в ПФР. Документом, подтверждающим трудовой стаж ИП, является справка ПФР, которая выдается при прекращении данной деятельности.

Как организовать учет и хранение трудовых книжек? Ответ на вопрос — в данном видео.

Новый правила ведения трудовых книжек

Минтруд упростит правила ведения и хранения трудовых книжек. О ведении трудовых книжек подробно.

Основные изменения в Правилах ведения трудовых книжек

В обновлённой версии приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и книгу учета движения трудовых книжек теперь не нужно опломбировать или скреплять сургучной печатью.

Теперь будет достаточно скреплять их печатью организации либо же печатью кадровой службы

В общем положении дается определение типов работодателей, которые наделены определёнными статусами.

В новом Порядке полностью исключены положения об изготовлении бланков трудовой книжки и обеспечении ими работодателей

2 типа работодателей

Работодатель – юридическое лицо, физическое лицо, являющийся ИП. Они обязаны вести трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней, если работа у данного работодателя является для работника основной.

Работодатель — физическое лицо, не являющийся индивидуальным предпринимателем, не может производить записи в трудовых книжках работников и оформлять трудовые книжки работникам, принимаемым на работу впервые.

Также сведения о взысканиях в трудовую книжку вносить нельзя, исключение – увольнение как дисциплинарное взыскание.

Порядок ведения записей в трудовой книжке

Все записи:

выполнение работы,
перевод на другую постоянную работу,
изменение квалификации,
увольнение,
награждение,

вносятся в трудовую книжку согласно приказу (распоряжению) работодателя не позднее недельного срока, а при увольнении — в день увольнения и должны точно соответствовать тексту приказа (распоряжения).

Записи в трудовую книжку о причинах прекращения трудового договора вносятся в точном соответствии с формулировками Трудового кодекса Российской Федерации или иного федерального закона.

Ведение записей об увольнении

При прекращении трудового договора по основаниям, предусмотренным статьей 77 Трудового кодекса Российской Федерации в трудовую книжку вносится запись об увольнении (прекращении трудового договора) со ссылкой на соответствующий пункт части первой указанной статьи.

При расторжении трудового договора по инициативе работодателя в трудовую книжку вносится запись об увольнении со ссылкой на соответствующий пункт статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации.

При прекращении трудового договора по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон, в трудовую книжку вносится запись об основаниях прекращения трудового договора со ссылкой на соответствующий пункт статьи 83 Трудового кодекса Российской Федерации.

При прекращении трудового договора по другим основаниям, предусмотренным Трудовым кодексом Российской Федерации или иными федеральными законами, в трудовую книжку вносится запись об увольнении со ссылкой на соответствующие статью, пункт Трудового кодекса Российской Федерации или иного федерального закона.

Запись об увольнении с лишением права занимать должности

При прекращении трудового договора с работником, осуждённым в соответствии с приговором суда к лишению права занимать определённые должности или заниматься определённой деятельностью и не отбывшим наказание, в трудовую книжку вносится запись о том, на каком основании, на какой срок и какую должность он лишён права занимать (какой деятельностью лишён права заниматься).

Записи в трудовой книжке связанные с привлечением к уголовной ответственности

В случае, когда осуждение работника произошло незаконно, что подтверждается оправдательным приговором, постановлением (определение) о прекращении уголовного преследования за отсутствием события преступления, состава преступления, и в связи с этим внесены были записи в трудовую книжку, то эти записи признаются недействительными. Работник, в отношении которого были произведены записи в трудовую книжку, должен написать заявление о выдаче дубликата трудовой книжки без наличия записей об увольнении в связи с осуждением или уголовным преследованием.

Сведения о службе в армии и прохождении курсов переподготовки и повышения квалификации

В трудовую книжку вносятся сведения:

о времени воинской службы в рядах ВС, органах МВД, налоговой службы и т.д.
о времени обучения на курсах и в образовательных учреждениях дополнительного профессионального образования по повышению квалификации, по переквалификации и подготовке кадров.

Записи об исправительных работах без лишения свободы

Если работника привлекли к исправительным работам без лишения свободы, то этот период не должен засчитываться в общий непрерывный стаж.

Об этом делается запись в трудовую книжку на основании справки органов внутренних дел. Эту запись нужно производить на момент окончания работ сотрудником.

Если сотрудник был уволен и был принят на работу в другом месте то эту запись внесёт уже новый работодатель.

Сведения о награждениях и поощрениях в трудовой книжке

о награждении государственными наградами, в том числе о присвоении государственных почётных званий, на основании соответствующих указов и иных решений;
о награждении почетными грамотами, присвоении званий и награждении нагрудными знаками, значками, дипломами, почетными грамотами, производимом работодателями;
о других видах поощрения, предусмотренных законодательством Российской Федерации, а также коллективными договорами, правилами внутреннего трудового распорядка, уставами и положениями о дисциплине.

Записи о премиях, которые предусмотрены системой оплаты труда, в книжку не вносятся.

Ошибки и неточности в записях

Работодатель, допустивший неточность или ошибку в записях должен исправить ее. При этом исправление неточности является обязательным, и работодатель оказать помощь работнику при его обращении.

Если ошибка была допущена на предыдущем месте работы, то новый работодатель должен ее исправить на основании официального документа предыдущего работодателя.

То есть работник должен написать заявление

Восстановление трудовой книжки

Если гражданин потерял трудовую книжку, то он должен написать заявление по последнему месту работы. Бывший работодатель в течение 15 рабочих дней обязан выдать дубликат.

Какие сведения вносятся в дубликат трудовой книжки?

сведения об общем и (или) непрерывном стаже работы работника до поступления к данному работодателю, подтвержденном соответствующими документами;
сведения о работе и награждении (поощрении), которые вносились в трудовую книжку по последнему месту работы.
Общий стаж работы записывается суммарно, то есть указывается общее количество лет, месяцев, дней работы без уточнения работодателя, периодов работы и должностей работника.
Если документы, на основании которых вносились записи в трудовую книжку, не содержат полных сведений о работе в прошлом, в дубликат трудовой книжки вносятся только имеющиеся в этих документах сведения.

Выдача трудовой книжки

При задержке выдачи работнику трудовой книжки по вине работодателя, внесении в трудовую книжку неправильной или не соответствующей федеральному закону формулировки причины увольнения работника работодатель обязан возместить работнику не полученный им за все время задержки заработок.

Днем увольнения (прекращения трудового договора) в этом случае считается день выдачи трудовой книжки. О новом дне увольнения работника (прекращении трудового договора) издается приказ (распоряжение) работодателя, а также вносится запись в трудовую книжку. Ранее внесенная запись о дне увольнения признается недействительной согласно настоящему Порядку.

Скачать проект Приказа об изменения Порядка ведения и хранения трудовых книжек

Правила ведения и хранения трудовых книжек

Основные факты рабочей биографии человека отображаются в его трудовой книжке. Она является одним из обязательных документов, предоставляемых соискателем работодателю при приеме на работу.

Оценив отображенную в нем информацию, можно понять профессиональное направление деятельности человека и его квалификационный уровень.

По количеству выговоров и поощрений, которые также фиксируются в документе, определяется порядочность человека, дисциплинированность и его желание трудиться.

Трудовая книга важна и после окончания трудовой деятельности. Сведения из нее берутся при расчете пенсионного обеспечения. Важность документа обуславливает предъявление высоких требований к оперированию им. Каковы правила ведения и хранения трудовых книжек?

Общая информация

Трудовая книжка заполняется после оформления трудового договора. В обязанности работодателя входит организация проведения процедуры в отношении сотрудников, проработавших более пяти дней при условии, что их деятельность у субъекта хозяйствования является основной.

В документ не обязательно вносить информацию о работе по совместительству, однако если работник желает, чтобы данные были зафиксированы, то руководитель компании не вправе отказать ему в такой просьбе. Ситуация актуальна, когда человек занимает должность по совмещению, которая по рангу выше его основной специальности.

Форма и порядок ведения и хранения трудовых книжек утверждены на законодательном уровне. Они не могут быть изменены или скорректированы локальными актами.

Кто может быть ответственным лицом

Трудовые книжки оформляются и заполняются представителями отдела, ориентированного на решение кадровых вопросов.

Хранение возлагается, как правило, на его руководителя. Делопроизводство в кадровом отделе должно быть разделено по зонам ответственности, определяемыми подразделениями или операциями.

Если в компании трудится меньше 30 человек, то кадровые обязанности могут быть вменены секретарю или бухгалтеру. При небольшом штате вопросами по кадрам может заниматься руководитель субъекта хозяйствования.

Назначение ответственного

Руководитель компании отвечает за все организационные вопросы, имеющие отношение к ее функционированию, и сфера кадрового делопроизводства не является исключением.

В его праве делегировать свои обязанности работнику, который, по мнению руководства, может справиться с поставленными задачами.

В зависимости от численности работников на предприятии и от показателей «текучки», уполномоченный представитель работодателя может:

заниматься только кадровыми вопросами с освобождением от других видов работ;
выполнять работу по совместительству, что предполагает ее оплату;
осуществлять деятельность параллельно со своей основной работой без доплаты.

Как хранить ТК

Трудовая книга оформляется или заводится не позднее пяти дней с даты приема человека на работу. При ее заполнении должны быть учтены правовые основания и применены стандартные формулировки. В документе не должно быть исправлений и помарок. Все записи должны быть читаемы. Оформленная книга регистрируется в журнале учета, после чего размещается в месте хранения.

Трудовые книжки трудоустроенных граждан хранятся у работодателя на протяжении всей их трудовой деятельности в компании. В этот период ответственность за сохранность документов несет работодатель.

Они могут быть выданы на руки только при увольнении или для оформления пенсии, поскольку ПФ требует предъявления оригинала документа. Во время нахождения его у пенсионера или у безработного гражданина, ответственность за хранение книги он несет лично.

Важно

Факт передачи книжки всегда документально фиксируется с отображением подписи его владельца и уполномоченного представителя работодателя.

В инструкцию по заполнению трудовых книжек внесены изменения

Приказами №№588н и 589н от 31 октября 2016 г. № 588н Минтруд внес поправки в Инструкцию по заполнению трудовых книжек, утвержденную постановлением ведомства от 10 октября 2003 г. № 69, и дал разъяснения по тем изменениям, которые были внесены в правила ведения и хранения этих кадровых документов.

В соответствии с пунктом 2.2 Инструкции после заполнения титульного листа трудовой книжки, его должно подписать лицо, назначенное приказом руководителя организации ответственным за выдачу трудовых книжек. Подпись лица, выдавшего трудовую книжку, должна быть заверена печатью кадровой службы или печатью организации, выдавшей документ.

Упомянутым выше приказом в Инструкцию внесено уточнение, что оттиск печати проставляется при ее наличии, поскольку для предприятий, имеющих организационную форму ООО и АО федеральным законом от 6 апреля 2015 г. № 82-ФЗ отменена обязанность иметь круглую печать.

Если печать у предприятия отсутствует, записи, сделанные на титульном листе трудовой книжки, должны дополнительно заверяться подписью лица, на чье имя оформлен этот документ.

Такая же поправка внесена в пункт 2.3, регламентирующий внесение исправлений в записи, сделанные в трудовых книжках.

Так, ссылки на документы, ставшие основанием для внесения корректировок в записи, делаются на внутренней стороне обложки трудовой книжки и должны быть заверены подписью руководителя или иного лица, имеющего на это соответствующие полномочия, а также круглой печатью организации. Согласно изменениям, внесенным приказом, оттиск печать ставится при ее наличии.

Совет

Ведомство напоминает, что для предприятий, организованных в форме ООО или АО, наличие печати теперь не является обязательным требованием, исключая случаев, когда такая обязанность вменена организации в соответствии с законом. Сведения о наличии или отсутствии печати должны быть отражены в уставе предприятия.

Читайте в электронном журнале статью «Заводим трудовую книжку новому сотруднику. Электронный журнал доступен подписчикам, а также бесплатно по демонстрационному доступу. Его оформление не займет у вас много времени.

Онлайн журнал для бухгалтера

Правила заполнения трудовых книжек в 2018 году

Трудовая книжка – это официальный документ, который подтверждает трудовой стаж человека. Она содержит информацию о текущем и предыдущих местах работы. Необходимость наличия этого документа заключена в информировании нового работодателя про трудовой опыт, а также в подсчете трудового стажа.

Правила заполнения трудовых книжек едины для всех. Рассмотрим их.

Общие положения

Если вы впервые устраиваетесь на работу, то трудовую можно приобрести в специализированных киосках прессы. Ее форма утверждена постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 года № 225 и кардинально не менялась.

Незаполненную книжку подают (или заводят) при первом официальном трудоустройстве. В ней отсутствуют записи, поэтому первый наниматель должен сделать первые записи.

В сотрудничества с работодателем по гражданско-правовому соглашению наличие и заполнение трудовой книги не требуется.

постановление Правительства РФ от 16.04.2003 № 225;

Новые правила по трудовым книжкам в 2018 году

В апреле 2018 года Минтруд разработал проект поправок в правила ведения трудовых книжек в России.

Новый правила по трудовым книжкам в 2018 году — что меняется согласно предложению Минтруда, вступили ли в силу новые правила.

Как могут измениться правила ведения трудовых книжек в 2018 году

Обратите внимание

Проект Минтруда предполагает несколько поправок, которые упростят ведение трудовых книжек и порядок их хранения кадровой службой.

В проект Минтруда относительно новых правил по ведению трудовых книжек 2018 года входят следующие предложения:

Работнику больше не нужно будет ставить свою подпись в трудовую книжку во время увольнения.
Работодателю не нужно будет знакомить работников со всеми новыми записями в трудовой книжке и просить расписываться в личных карточках.
Запись об увольнении может заверяться не только с помощью печати организации, но и печатью кадрового отдела (упростит работу организаций которым круглая печать не нужна согласно своему уставу, а также в тех случаях, когда единственную печать директор организации носит с собой, редко появляясь в офисе).
Приходно-расходная книга и книга учета трудовых книжек не обязательно должны будут скрепляться сургучными печатями или пломбироваться.

Вступили ли в силу новые правила ведения трудовых книжек 2018 года

Обратите внимание, что по состоянию на конец мая 2018 года новые правила не вступили в силу! Последние поправки в правительственное постановление, которым регламентируется ведение трудовых книжек, были внесены пять лет назад — в марте 2013 года.

На данный момент проект Минтруда прошел процедуру общественного обсуждения и антикоррупционную проверку.

Вероятнее всего, новые правила действительно начнут действовать летом, но работникам кадровых служб нужно отслеживать момент вступления их в силу. На данный момент руководствоваться теми нововведениями, которые мы описали выше, будет означать нарушение правил ведения этого документа.

Планируется ли в России отмена бумажных трудовых книжек

Действительно, в течение последних лет очень много говорится о том, чтобы бумажные трудовые книжки были полностью упразднены в пользу электронного документа. У такого решения есть как свои достоинства, так и недостатки, и пока оно только обсуждается.

Косвенно может говорить о том, что бумажные трудовые книжки пока отменять не будут, одно из положений пояснительной записки к проекту поправок в правила ведения этих документов.

Минтруд обращает внимание, что Министерству финансов, в чьем ведении находится вопрос о порядке изготовления бланков для этого вида документа, также нужно ввести в него поправки из-за того, что действующий порядок устарел морально.

Закон о заполнении трудовых книжек в году

Министерство труда в 2019 году утвердило новые правила ведения и хранения трудовых книжек

Работникам отдела кадров не обязательно теперь знакомить под подпись сотрудника о каждой новой записи в трудовой книжке. А печать главы организации можно заменить печатью отдела кадров, в случае увольнения. Так же пропала обязательность пломбировать амбарные книги со всеми трудовыми книжками работников.

Новые правила заполнения и хранения трудовых вступят в силу с 1 июля 2019 года.

Требования смягчаются и, в скором времени, возможен переход отчетности о месте работы в электронную базу. Содержание

Трудовая книжка является официальных документом, подтверждающим трудовой стаж человека.

Новые правила по трудовым книжкам в 2019 году

В апреле 2019 года Минтруд разработал проект поправок в правила ведения трудовых книжек в России.

Эти правила предлагается значительно упростить, и наблюдатели говорят о том, что, возможно, правительство тем самым готовится к давно ожидающейся полной отмене бумажных трудовых книжек и их замену на электронный документ. Новый правила по трудовым книжкам в 2019 году — что меняется согласно предложению Минтруда, вступили ли в силу новые правила.

Обратите внимание

В проект Минтруда относительно новых правил по ведению трудовых книжек 2019 года входят следующие предложения:

Работнику больше не нужно будет ставить свою подпись в трудовую книжку во время увольнения.
Работодателю не нужно будет знакомить работников со всеми новыми записями в трудовой книжке и просить расписываться в личных карточках.
Запись об увольнении может заверяться не только с помощью печати организации, но и печатью кадрового отдела (упростит работу организаций которым круглая печать не нужна согласно своему уставу, а также в тех случаях, когда единственную печать директор организации носит с собой, редко появляясь в офисе).
Приходно-расходная книга и книга учета трудовых книжек не обязательно должны будут скрепляться сургучными печатями или пломбироваться.

Обратите внимание, что по состоянию на конец мая 2019 года новые правила не вступили в силу! Последние поправки в правительственное постановление, которым регламентируется ведение трудовых книжек, были внесены пять лет назад — в марте 2013 года.

На данный момент проект Минтруда прошел процедуру общественного обсуждения и антикоррупционную проверку.

У такого решения есть как свои достоинства, так и недостатки, и пока оно только обсуждается.

Готовы новые правила ведения трудовых книжек

Совсем скоро специалисты по кадрам должны будут вести главные документы о стаже работников — трудовые книжки — по новым правилам. Минтруд России вынес соответствующие нормативно-правовые акты на общественное обсуждение. Чиновники смягчают требования к заполнению и учету трудовых книжек, что может говорить о скором переходе на их электронный вариант.

Что случилось?

Минтруд России разработал и опубликовал на едином портале для размещения проектов нормативно-правовых актов проект изменений в постановление Правительства от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках». Чиновники решили изменить порядок ведения и хранения трудовых книжек.

Поэтому одновременно с поправками в постановление кабмина Минтруд опубликовал проект своего приказа с инструкцией о новых правилах заполнения и учета трудовых книжек. Оба проекта проходят общественное обсуждение, но должны быть утверждены и вступить в силу еще в этом году.

Новые правила и бланк трудовых книжек

В уведомлении о разработке документов специалисты Минтруда отмечают, что поправки в порядок ведения трудовых необходимы в связи с реализацией плана мероприятий («дорожной карты») по актуализации, оптимизации и отмене обязательных требований в сфере охраны труда. Речь идет о нормативах со времен СССР, которые были недавно упразднены в России. Поэтому проекты Минтруда направлены, в первую очередь, на сокращение требований и упрощение порядка хранения самих книжек и их бланков.

В частности, чиновники считают необходимым отменить обязанность работников заверять записи в трудовой книжке при увольнении своей подписью.

Важно

Также в Минтруде считают излишней обязанность работодателя знакомить работника под роспись в личной карточке с каждой вносимой в трудовую книжку записью.

Кроме того, сами записи в трудовой книжке при увольнении работника можно будет заверять не только печатью организации, но и печатью кадровой службы. Особенно это актуально в том случае, если организация в соответствии с

Уставом работает без круглой печати

Что касается хранения и учета трудовых книжек, то приходно-расходную книгу и книгу учета трудовых больше не нужно будет скреплять сургучной печатью или пломбировать.

Чиновники напоминают в пояснительной записке к проекту приказа, что по нормам статьи 66 Трудового кодекса РФ форма, порядок ведения и хранения трудовых книжек, а также порядок изготовления бланков трудовых книжек и обеспечения ими работодателей устанавливаются уполномоченным Правительством РФ федеральным органом исполнительной власти, которым и является Минтруд. Отдельно отмечено, что Минфин России должен будет разработать порядок изготовления бланков трудовых книжек, потому что старые уже морально устарели.

Проекты публично обсуждаются до 28 апреля, после чего будут переданы на антикоррупционную экспертизу. Скорее всего, упрощение в ведении трудовых начнет действовать уже в начале лета 2018 года.

Правила ведения и хранения трудовых книжек на 2019 год — п. 45, п. 31, п. 41, п. 33, РФ, об утверждении формы

Трудовое законодательство устанавливает необходимость ведения трудовых книжек. Данный документ служит для реализации обширного перечня различных задач.

Именно поэтому важно соблюдать правила составления, а также хранения и учета трудовых. Установлены определенные стандарты, касающиеся формирования таких документов.

Важно по возможности заранее ознакомиться со всеми законодательными нормами касательно этого момента.

Также важно знать о недопустимости допущения ошибок при заполнении трудовой, а также внесения в такой документ каких-либо правок.

За нарушение трудового законодательства касательно составления соответствующих документов полагается достаточно существенный штраф. Причем налагается он как на лица должностные, так и на юридические.

Общие моменты

Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков отражены в законодательных нормах.

Именно поэтому прежде, чем приступить к оформлению самих книжек, а также осуществлению иных процедуры с ними, важно внимательно изучить все нюансы.

Это позволит избежать самых разных осложнений. Надзор за исполнением всех предписаний трудового законодательства ведет трудовая инспекция.

Совет

Наличие серьезных нарушений при осуществлении алгоритма оформления книжки могут привести к самым разным затруднениям.

Причем во многих случаях работник обнаруживает такие нарушения самостоятельно и обращается в суд.

Судебная практика говорит о том, что в большинстве случаев органы государственной власти находятся именно на стороне работника. Так как работодатель изначально находится в более выгодной позиции.

Основные вопросы, обязательные для предварительного рассмотрения:

что это такое?
назначение документа;
правовые аспекты.

Что это такое?

Сама трудовая книжка — специальный документ, отражающий в себе должность сотрудника, его стаж и иные персональные данные.

Причем все данные обязательно должны быть подлинными, какие-либо ошибки, неточности попросту не допускаются. Важно все нюансы рассмотреть заранее.

Ещё один немаловажный момент — требуется соблюдать формат записи. Существует определенный регламент в соответствии с которым необходимо делать записи.

Если имеет место устройство на первую работу и ранее трудовая не заводилась — она должна быть составлена по месту приема на работу.

Сам алгоритм заведения трудовой опять же отражается в законодательстве. При этом важно помнить о необходимости соблюдения законодательных норм непосредственно касающихся хранения.

Обратите внимание

Опять же согласно законодательным нормам необходимо вести специальный журнал учета трудовых книжек. К нему имеются некоторые требования.

Представляет собой специальную таблицу, в которой отражаются данные касательно приема на работу и места положения трудовой. Не стоит забывать о необходимости соблюдения всех требуемых правил.

Назначение документа

Сами трудовые книжки одновременно используются для решения различных задач.

В первую очередь это:

Отражение максимально точной и подробной информации	По поводу принятия на работу, увольнения с неё
Предоставление новому работодателю подробной информации о стаже сотрудника	Прежних местах его работы и иных данных
Используется сотрудников для защиты собственных прав и интересов в суде, других органах	Трудовая книжка представляет собой документ, имеющий определенную юридическую силу
Упорядочивание, сохранение информации	О стаже работы, должностях
Иное	—

Существует несколько нормативных документов об утверждении формы правил ведения и хранения трудовых книжек. По возможности стоит заранее ознакомиться со всеми ними.

Так как ответственность за неправильное ведение и оформление трудовых полагается достаточно существенна.

На должностных лиц может быть наложен штраф в размере от 500 рублей до 5 тыс. рублей. В то же время на юридические лица налагается штраф до 50 тыс. рублей.

Правовые аспекты

Основополагающим документом, ориентироваться на который требуется в первую очередь, является Постановление Минтруда России №69 от 10.10.03 г.

Данный документ устанавливает базовые правила составления документов рассматриваемого типа.

Включает в себя следующие основные разделы:

Постановление	—
Приложение №1	Является подробной инструкцией по заполнению трудовых: основные положения; как заполняются основные сведения о работнике; какие должны отражаться данные о сотруднике; перечень информации о награждениях и поощрениях; указывается подробная информация об увольнении сотрудника; отражаются основные особенности перевода сотрудника на другую работу, должность; как необходимо осуществлять составление дубликата трудовой
Приложение №2	Отражается подробный, установленный законодательно формат приходно-расходной книги по учету бланков трудовой, вкладышей
Приложение №3	Формат книги учета трудовых, а также вкладышей

Стоит отдельно выделить некоторые пункты Постановление Правительства РФ №225 от 16.04.03 г.

Они являются наиболее существенными при оформлении самих трудовых, а также журнала ведения учета таких книжек.

К данным важным пунктам постановления можно отнести:

п. 45	Данный раздел определяет, что вся ответственность за сохранность трудовой и ведение её, учет информации возлагается на работодателя, у которого на конкретный момент времени трудоустроен сотрудник
п. 31	Определяется обязательность оформления новой трудовой в случае её утраты, данная процедура должна быть осуществлена в течение не более чем 15 дней
п. 41	Обозначается перечень информации, которую требуется в обязательном порядке отразить непосредственно в журнале учета трудовых книжек
п. 33	На основании данного раздела постановления работник имеет право на оформление дубликата трудовой в случае, если она была утеряна или же выдача её невозможна по иной причине
ч. 2 п. 8	Если ранее трудовая книжка по какой-то причине у сотрудника отсутствовала, то после приема на работу работодатель обязан оформить данный документ в течение одной недели
п. 35	Устанавливается необходимость заверения всех записей, сделанных работодателем, в процессе прекращения действия трудового соглашения
п. 42	Определяет что бланки рассматриваемого типа являются документами строгой отчетности, определяется порядок сохранности
п. 10	Определенного типа записи должны вноситься в трудовую книжку не позднее одной недели с момента возникновения самой такой необходимости
п. 12	Данный раздел определяет, что все вносимые записи в трудовую книжку обязательно должны быть сделаны с ведома работника, за его подписью

Необходимость составления трудовой, а также наличия определенных документов при приеме на работу имеет свое отражение в ТК РФ.

Важными разделами являются следующие:

ст.№66	Трудовая книжка
ст.№67	Формат трудовой книжки
ст.№68	Как осуществляется процесс оформления на работу

Особенно внимательным следует быть при внесении новых записей в трудовую. Так как наличие недочетов, каких-либо ошибок может привести к достаточно большому количеству самых разных сложностей.

Нередко судебные разбирательства имели место только лишь из-за неверно обозначенного основания для увольнения. Подобные прецеденты приводят к достаточно существенным штрафам.

Правила ведения и хранения трудовых книжек в РФ

Законодательством установлено, что использование трудовой, его оформление и отражение в ней информации строго обязательно при заключении трудового договора.

Причем касается это работодатель всех типов без каких-либо исключений — как индивидуальных предпринимателей, так и юридических лиц.

Данный момент закреплен на законодательном уровне. К основным связанным с оформлением трудовых вопросам стоит отнести:

общие принципы при формировании документа;
кем подписывается;
срок и место хранения;
образец документа.

Общие принципы при формировании документа

Существует определенный перечень стандартных принципов касательно ведения, а также хранения трудовых книжек.

На данный момент большая часть их определяется ч.2 Постановление Правительства РФ №255 от 16.04.03 г.

К основным таковым принципам можно в первую очередь отнести следующее:

Обязательно необходимо отразить полный перечень сведений о самом сотруднике	фамилия, имя и отчество; дата рождения; образование/профессия/специальность
Все записи должны быть сделаны при отсутствии каких-либо сокращений	А также обозначаются соответствующим порядковым номером
Все вносимые изменения в трудовую	Осуществляются только под подпись работника
Если имеет место увольнение	Требуется отразить этот момент соответствующим образом со ссылкой на статью-основание для самого факта увольнения

Если ранее какой-либо опыт касательно составления, оформления и заведения трудовых книжек отсутствовал, то перед внесением какой-либо информации следует изучить Постановление Правительства РФ №255 от 16.04.03 г.

Видео: как сделать запись в трудовой книжке

Данный нормативный документ все моменты касательно составления, а также отражения информации в трудовой.

Кем подписывается

Сам процесс оформления трудовой, внесения определенных записей в неё требует участия одновременно нескольких человек:

Кадрового работника	Нередко функции его выполняет главный бухгалтер — осуществляет непосредственное оформление книжки
Самого сотрудника, на которого заводится трудовая	Все записи должны сопровождаться соответствующей подписью
Исполнительного органа, директора	Сам он в составлении трудовой книжки обычно не участвует, но именно на основании его приказа делаются различного рода записи

Срок и место хранения

Трудовая книжка должна храниться в кадровом отделе организации в течение всего срока работы.

Иногда возникают сложные обстоятельства:

Если сотрудник умер	В течение 2 лет трудовая должна храниться от остальных книжек отдельно до истребования родственниками
Если в течение определенного срока родственники трудовую книжку не потребовали	Необходимо хранить её в архиве предприятия в течение 50 лет, далее она уничтожается в установленном порядке

Образец документа

Трудовая книжка представляет собой таблицу со следующим перечнем граф:

номер записи по порядку;
дата — число, месяц, год;
сведения о приеме на работу, о переводе на другую работу, иное;
ссылка на документ, на основании которого была сделана соответствующая запись.

Процесс составления трудовой книжки, а также её хранения должен осуществляться в соответствии с базовыми НПД.

В противном случае велика вероятность наложения штрафа, самых разных иных проблем.

Внимание!

В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов. Базовая информация не гарантирует решение именно Ваших проблем.

Поэтому для вас круглосуточно работают БЕСПЛАТНЫЕ эксперты-консультанты!

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.