Отчет о командировке — образец, пример написания, форма

Отчет о командировке

Законом предусмотрен только один вид отчета по командировке — авансовый (данная норма определена пунктом 26 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного Постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749). О том, как заполнить авансовый отчет по командировке в 2016 году, с примерами, образцами и подробной инструкцией, можно прочитать в нашей статье «Авансовый отчет о командировке».

Все остальные виды отчетов, их формы, порядок и сроки предоставления работодатель определяет самостоятельно своими нормативными правовыми актами.

Документы о результатах проделанной работы

Вся рабочая документация по данному виду отчета разрабатывается работодателем самостоятельно, поскольку положения ТК РФ не содержат нормы, обязывающей сотрудника предоставлять работодателю документы о выполненной им в служебной поездке работе.

С этой целью работодатель опираясь на положения статей 8 и 22 ТК РФ имеет право издать нормативный документ, которым обяжет своих сотрудников оформлять необходимые документы при их возвращении из служебных поездок.

При решении этого вопроса организация может разработать собственные виды документов, а может воспользоваться имеющимися унифицированными формами Т-10 и Т-10а, утвержденными постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1.

Бланк Т-10

Бланк Т-10а

Отчет о командировке: пример заполнения формы Т-10а

В случае использования формы Т-10а, заключение о результатах выполнения служебного задания или цели поездки, делает руководитель подразделения, вписывая в форму короткую запись, что задание выполнено в полном объеме.

Если цель командировки не достигнута, вносится запись, что задание не выполнено.

Причины и условия по которым оно не было выполнено излагаются работником в виде докладной записки на имя генерального директора, который будет принимать соответствующее решение:

• о направлении работника в новою командировку;
• о нецелесообразности новых поездок;
• о принятии мер дисциплинарного характера в случае вины работника и т.п.

Собственные разработки

В случае разработки собственных форм документов, работодателю необходимо предусмотреть порядок их заполнения и предоставления, а именно:

• какие сведения и в каком объеме сотрудник должен представить работодателю при возвращении;
• срок предоставления;
• кому сдавать документы и т.д.

Важно, чтобы сотрудники организации были ознакомлены с требованиями этих нормативных документов под роспись.

При разработке документов работодателю следует иметь в виду, что существуют категории сотрудников, которых нельзя направлять в служебные поездки. К ним относятся:

• беременные женщины;
• работники в возрасте до 18 лет.

Кроме того, существуют сотрудники, которые имеют право отказать от служебной поездки:

• одинокие родители, воспитывающие детей до 5 лет;
• родители детей в возрасте до 3 лет;
• родители детей-инвалидов;
• ухаживающие за близкими больными родственниками в соответствии с медицинским заключением.

Данная категория работников должна быть письменно проинформировано об этом своем праве. Направления этих категорий работников допускается только с их письменного согласия.

Пример отчета о командировке

Работодатель в праве использовать любой формат документации, в том числе требовать предоставления от сотрудников предоставления документов, составленных в свободной форме. Следующий документ содержит пример для заполнения отчета по командировке и возможность скачать данный образец.

Образец отчета о командировке в свободной форме

Скачать

Финансовая документация о служебных поездках сотрудников организации хранится в бухгалтерии пять лет, после чего их можно уничтожить в установленном на предприятии порядком (как правило, отчеты сжигают и составляют об этом Акт).

Отчёт о командировке – как составить, пример написания

После совершения служебной поездки сотруднику необходимо оформить ее результаты и перечислить расходы, сопроводив их подтверждающими документами. Для этого он заполняет два вида отчетов: авансовый по расходам на командировку (для бухгалтерии) и отчет о выполнении задания на командировку (для руководства). К ним он прикладывает все имеющие отношение к поездке документы.

Как отчитаться за командировку

В настоящее время законодательство предусматривает только один обязательный вид отчета по командировке — авансовый. Он нужен для списания выданных работнику на командировку средств. В нем работник отчитывается о своих тратах во время поездки. Если его расходы больше полученного аванса, работнику доплачивают за командировку, если меньше он должен их вернуть.

В командировочные расходы включают:

1. Суточные — этот вид расхода установлен нормативными актами и имеет фиксированную величину для поездок по территории РФ или за границу.
2. Расходы на проезд — включают покупку билетов до места назначения и для возвращения обратно к месту работы, оплату расходов на поездку на автомобиле, принадлежащем командированному работнику (покупка бензина, страховки при выезде за границу).
3. Расходы на проживание — оплата гостиницы или найма жилья.
4. Представительские расходы — сюда входят оплата сувенирной продукции, необходимые затраты на представление интересов компании.
5. Иные расходы — оплата других видов расходов, связанных с командировкой, например, при выезде за пределы России это может быть оплата виз, страховок, получения необходимых разрешительных документов и т. д.

Затраты на проезд и проживание необходимо подтверждать документарно.

Без первичных документов бухгалтерия не примет авансовый отчет и не возместит работнику расходы. Поэтому необходимо сохранять различные билеты, чеки, договоры аренды и т. д.

Второй вид отчета, который может потребоваться от работника — отчет о выполнении задания на командировку.

В этом документе сотрудник отчитывается о решении поставленных в приказе или служебном задании задач на поездку.

Обратите внимание

Такой отчет о командировке содержит результаты служебной поездки, а в случае невыполнения или частичного выполнения целей — указание причин, которые помешали выполнить поручение.

К нему также прикладывают различные документы или их копии, которые подтверждают выполнение поручения. Однако они в большинстве своем не являются финансовыми. Это заключенные в ходе поездки договора, полученные сертификаты или дипломы, акты и т. д.

Оформлять отчет о командировке нужно только в том случае, если его наличие обусловлено внутренними нормативными документами компании.

В случае невыполнения задания этот документ может стать основанием для назначения еще одной служебной поездки или решения вопроса о наказании сотрудника, если командировка прошла неудачно по его вине.

Сроки обоих отчетов о командировке могут быть разными. Для авансового отчета срок составляет три рабочих дня после возвращения из поездки.

Отчет о выполнении служебного задания может также предоставляться в течение трех дней, но у нанимателя есть возможность установить другие временные рамки для него.

Максимальный срок на заполнение и сдачу руководителю этого вида отчета не должен превышать месяца с даты окончания поездки.

Оформление авансового отчета

Существует утвержденная форма авансового отчета АО-1 (постановление Госкомстата от 01.08.2001 № 55). Она состоит из двух частей. В первой части содержится:

• название компании, ее ОКПО;
• название самого документа (авансовый отчет);
• дата составления и регистрационный номер этого документа;
• утверждающая надпись с указанием должности руководителя, его подписью и датой утверждения;
• данные командированного сотрудника (Ф. И. О., должность, структурное подразделение, табельный номер);
• сведения о полученном авансе (его размер и способ выплаты работнику);
• общая сумма фактического расхода средств;
• количество приложений;
• подписи бухгалтера, проверившего и принявшего отчет, и главного бухгалтера;
• сведения о возврате неизрасходованных средств или доплате командированному сотруднику.

На оборотной стороне работник, заполняющий авансовый отчет указывает каждую израсходованную сумму и сведения о документе ее подтверждающем.

В конце отчета сотрудник, вернувшийся из командировки, ставит свою подпись.

Все документы по расходам должны быть в оригинале, копии не допустимы.

Если в компании принято составлять отчет о командировке для руководства, второй экземпляр этого документа также необходимо приложить к авансовому отчету.

Отчет о командировке для руководства компании

Такой вид отчета ранее был обязательным, но с 2015 года его использование было отдано на усмотрения руководства или собственника организации. Его форма должна быть утверждена в учетной политике предприятия.

Скачать актуальный для 2018 года образец отчета о командировке.

Кроме описания самой командировки и ее итогов, этот документ также служит подтверждением местонахождения работника в рабочее время и выполнение возложенных на него обязанностей.

Во внутренних документах компании можно также предусмотреть случаи, когда отчет о командировке заполнять нет необходимости.

Например, когда работников направляют для подписания документа от имени компании или получения аттестата, необходимого для продолжения работы. Цель командировки считается выполненной, если сотрудник привез необходимый документ.

Важно

В случае невыполнения полностью или частично служебных заданий, помимо отчета о командировке сотруднику необходимо написать докладную записку, в которой изложить причины невыполнения.

По результатам рассмотрения обоих документов, руководство выносит решение о необходимости повторной поездки и степени виновности сотрудника в невыполнении задания.

Если в командировку направлялись несколько сотрудников, то они могут составить как единый отчет о командировке, так и отдельные. В этом случае все будет зависеть от поставленных целей поездки.

Например, работники были направленные для участия в выставке или семинаре, пишут совместный отчет о посещенном мероприятии, а сотрудники, решавшие разные задачи в рамках одной поездки, отчитаться каждый за свою часть — юристы за заключенные договора, а инженеры за монтаж или обследование поставленного оборудования.

Такой документ может быть составлен на бумажном носителе или в электронном виде. При оформлении его на бумаге работник распечатывает два экземпляра документа, один из которых оставляет у себя.

Если на предприятии принята система электронного документооборота и у сотрудников есть электронные подписи, отчет можно составить и направить в электронном виде. Эта форма очень удобна, если в служебную поездку направлялись несколько работников разных подразделений.

После утверждения отчета, его регистрируют, копию прикладывают к авансовому отчету, если это предусмотрено в учетной политике.

Содержание отчета о командировке

По возвращении из командировки сотрудник заполняет отчет о выполнении поручений, которые являлись целью поездки. В нем указывают:

• данные командированного сотрудника;
• сроки и место командировки;
• краткое описание поставленных целей и задач;
• проделанную работу по выполнению поручений;
• результаты поездки.

В качестве подтверждающих документов для отчета по командировке можно приложить договоры, акты, соглашения, свидетельства, аттестаты и т. д. В самом отчете они указываются перечнем приложений.

Краткое описание целей и задач берут из приказа на командировку или служебного задания, а также документа-обоснования необходимости командирования сотрудника.

В раздел отчета о проделанной работе включают проведенные встречи, этапы работы над заданием.

Совет

Например, при проведении обследования поставленного оборудования в рамках гарантийного обслуживания можно описать работы на каждом агрегате или станке.

Результаты поездки содержат информацию об итогах выполнения поставленных поручений, а также различные рекомендации и предложения.

Например, после поездки на международную выставку сотрудник может предложить изменение условий договоров с клиентами организации, чтобы сделать их более выгодными, чем у конкурирующих фирм. Или предложить внедрение более совершенной системы оценки качества продукции, снижения затрат, закупку современного оборудования и т. д.

В этом разделе также можно кратко указать причины неисполнения задания, а полностью оформить их докладной запиской.

Например, сотрудник заболел во время командировки, а продлевать ее срок на время болезни не стали, потому что присутствие сотрудника понадобилось на рабочем месте.

В таком случае в результатах поездки можно указать, что полностью выполнить работы, предусмотренные целями командировки, не удалось по причине больничного листа, а в дальнейшем необходимо направить сотрудника в повторную командировку.

Пример отчета о командировке

УТВЕРЖДАЮ

Директор ООО «Светплюс»

Инокентьев Р. Д. (подпись)

20.06.2018

Отчет о командировке

Сотрудника: заместителя начальника отдела маркетинга Прокофьева А. З.

Инструкция: составляем отчет о командировке

Любая отчетность подразумевает некий доклад о проделанной работе. В данном случае о том, что сделано за период исполнения трудовых обязанностей за пределами офиса или производства. Отчитаться можно кратко или развернуто — конкретные требования устанавливает работодатель.

Несколько слов о служебном задании. Оно содержит краткий перечень того, что необходимо сделать. Пример составления служебного задания на командировку поможет правильно составить документ и не упустить важные моменты.

Требования и структура

Трудовое законодательство не обязывает оформлять задание, и, соответственно, наш пример отчета о командировке носит рекомендательный характер. Но работодатели хотят знать, чем же сотрудник был занят, поэтому разрабатывают соответствующие локальные акты, регламентирующие процедуру оформления поездок.

Что обычно пишут? Если есть возможность, то указывают конкретный результат — заключенный договор или накладная, подтверждающая закупку продукции.

Можно использовать краткий отчет о выполнении задания (командировка), пример такого есть в служебном задании. Руководитель, направивший подчиненного в деловую поездку, проверит, насколько итог поездки соответствует выданному заданию.

Обратите внимание

Можете посмотреть, как выглядит отчет о командировке, пример заполнения — форма 10а.

Если служебная поездка была длительной, предполагала решение нескольких вопросов, то вместо краткого лучше использовать полноценный отчет о командировке, пример написания в свободной форме мы составили для бюджетной организации.

Допустим, сотрудник поехал в удаленный филиал, где предполагалось провести ряд обучающих семинаров, а также заключить несколько долгосрочных контрактов.

По итогам он напишет, что тестирование после тренингов успешно прошли больше половины респондентов, контракты были заключены на поставку оборудования на сумму десять миллионов рублей.

Скачать бланк служебного задания на командировку

Скачать

Кто готовит и в какие сроки

Готовит отчет работник. Понятие командировки раскрывается в 24 главе Трудового кодекса Российской Федерации. Так, работник должен выполнить некое поручение руководства за пределами постоянной работы.

Исключения — случаи, когда функционал сотрудника включает регулярные передвижения.

Например, курьеры, члены выездных аварийно-ремонтных бригад, торговые представители не докладывают детали своих поездок в какой-либо форме.

Следует отметить, что требования применимы только к тем, кто состоит в трудовых правоотношениях. Человек, оказывающий услуги или выполняющий работы по договору гражданско-правового характера, не может быть отправлен в служебную поездку.

Срок законодательно не установлен, он определяется в локальных актах. Обычно он совпадает со сроком сдачи авансового отчета, если выдавались подотчетные денежные средства. Также сотрудник должен сдать проездные документы и командировочное удостоверение (при наличии).

Важные условия для руководства

Любому руководителю следует учитывать, что не всех сотрудников можно направить в командировку. Так, чиновники определили, что беременных женщин и несовершеннолетних сотрудников нельзя командировать ни при каких обстоятельствах. Даже если эти работники не против поездки и выразили свое согласие в письменной форме.

Некоторых специалистов можно направить в служебную поездку только после получения от них письменного согласия. К таковым относят:

1. Родитель-одиночка, который воспитывает ребеночка до 5 лет.
2. Родители деток до наступления трехлетнего возраста.
3. Родители детей-инвалидов.
4. Работники, ухаживающие за больными родственниками по мед. заключениям.

Если от такого специалиста письменного согласия не получено, то представители трудовой инспекции могут наказать организацию.

Шаблон отчетной формы

Еще раз повторимся, что унифицированной формы (образец отчета по командировке в 2019 году) не предусмотрено на законодательном уровне. И если руководитель желает получить соответствующий отчет по результатам служебной поездки, то придется разработать и утвердить соответствующий шаблон.

Вот так выглядит примерный образец отчета о командировке в свободной форме.

Скачать

Общие правила заполнения

Сразу оговоримся, что алгоритм создания отчета по командировке во многом зависит от бланка, по которому требуется отчитаться. Унифицированный образец отчета о командировке (письменный) чиновниками не утвержден. Следовательно, руководство компании обязано утвердить не только форму, но и отдельные требования по ведению такого бланка.

Данные требования по составлению отчета по командировке придется закрепить в отдельном локальном распоряжении по организации, а также ознакомить всех специалистов под подпись. Отметим, что всех работников знакомить с приказом не обязательно. Достаточно осведомить только тех сотрудников, которых планируется направлять в служебные поездки.

Учитывайте общепринятые рекомендации. Допустимо подготовить отчет о командировке в 2019 году (бланк, образец заполнения) от руки. Для этого используйте чернила черного или синего цвета.

Важно

Печатный вариант отчетности все же предпочтительней. Соблюдайте общепринятые правила деловой переписки. Избегайте сокращений в текстовой части отчетной формы. Личные обращения тоже стоит опустить.

Допустимо использовать фирменный бланк организации.

Пошаговая инструкция

Пошаговый алгоритм составления отчета по командировке в произвольной форме.

Шаг № 1. Указываем получателя.

В верхнем правом углу отчетной формы укажите должность руководителя предприятия, а также полное или сокращенное наименование организации. Если создание проводится не на фирменном бланке учреждения, то допустимо указать регистрационные данные предприятия (ИНН, КПП), адрес места нахождения, регистрации, контакты для связи.

Шаг № 2. Регистрируем данные составителя.

Как и в обычном заявлении, необходимо указать сведения о лице, составившем отчетную форму. Пропишите занимаемую должность и Ф.И.О. Допустимо прописать табельный номер, адрес проживания и телефон для контактов. Дополнительная информация будет актуальна в крупной организации со сложной организационной структурой.

Шаг № 3. Название документа.

В центре новой строки пропишите «Отчет о командировке».

Шаг № 4. Указываем период и цель командировки.

В первую очередь укажите, когда проходила служебная поездка — конкретные даты. Затем впишите цель, с которой работник был командирован в другую местность. Например, «прохождение курсов повышения квалификации» или «участие в тренинге».

Шаг № 5. Выражаем суть, результаты.

Теперь подробно расписываем, каких конкретно результатов добился командированный работник. Например, целью командировки было заключение контракта на поставку товара.

Результатом может быть подписание договора либо отказ от подписания. Если намеченной цели добиться не удалось, то укажите, по каким причинам.

Например, контракт на поставку товаров не был заключен с поставщиком из-за несоответствия товара предъявленным качественным характеристикам.

Скачать образцовый отчет

Скачать

Обязательный авансовый отчет

Помимо отчетности о результатах командировки, работнику придется отчитаться и о понесенных расходах. Напомним, что при командировании специалистов работодатель обязан выплатить аванс по командировочным расходам.

Данный аванс выплачивается на:

1. Оплату проезда к месту выполнения служебного задания.
2. Наем жилого помещения для проживания в командировке. Например оплата гостиничного номера или аренда комнаты, квартиры в частном секторе.
3. Курортный сбор, если работник направляется на территории Российской Федерации, за пребывание на которых придется заплатить курортный сбор.
4. Суточные расходы, компенсирующие неудобства, связанные с проживанием сотрудника за пределами основного места жительства.
5. Иные расходы по согласованию с руководителем. Например, приобретение методических пособий, оплата сертификатов, прочих услуг.

Отметим, что при сдаче авансового отчета в бухгалтерию придется подать и подтверждающие документы: чеки, квитанции, билет, накладные и иные документы.

Особенности составления данной формы отчетности мы рассмотрели в материале «Как заполнить авансовый отчет подотчетного лица». В данной статье представлен актуальный шаблон, пошаговая инструкция к составлению отчетной формы, а также пример заполнения документа. Все формы можно скачать бесплатно.

Отчет по командировке образец 2019 года

Составлять отчет по командировке необязательно, однако в большинстве случаев руководители требуют оформить этот документ. Основное требование к его составлению – четкое описание выполненных задач и документальное подтверждение своих действий. Готовые примеры отчета о командировке и других важных документов можно найти в статье.

 Скачать образец отчета по командировке (word)

В каких случаях и кто составляет

Документ составляется непосредственно командированным сотрудником. Если в поездку отправляется сразу несколько работников, такую бумагу составляет каждый из них либо ответственное лицо, назначенное старшим группы. Необходимость составления определяется руководителем еще до совершения поездки.

Обычно отчет составляют, если:

1. Цели поездки имеют большое значение для организации.
2. Перед работником или группой поставлено довольно много задач.
3. Цели связаны с финансовыми тратами, по которым составляется отдельный документ – авансовый отчет.
4. Задачи связаны с подписанием документов с партнерами, о чем также необходимо отчитаться.

Бумага сдается вместе с другими служебными и финансовыми документами (в бухгалтерию):

• авансовый отчет, в котором фиксируются все расходы сотрудника в командировке, наличие излишков;
• платежные документы, подтверждающие понесенные расходы (чеки, квитанции, проездные билеты и т.п.);
• командировочное удостоверение (при наличии).

Образец и правила составления отчета о командировке

Конкретной формы не установлено, поэтому работник может составить документ в произвольном виде либо на отдельном бланке компании в соответствии с внутренними требованиями. В тексте необходимо отразить такую информацию:

1. ФИО и должность командируемого.
2. Название организации, ее филиала или структурного подразделения, отдела.
3. Срок командировки (количество дней, диапазон дат);
4. Цель, задачи поездки (прописываются на основе служебного задания).
5. Проведенные встречи (ФИО и должности коллег, название предприятия).
6. Достигнутые результаты.
7. Дата составления отчета.
8. Подпись, расшифровка подписи (фамилия, инициалы).

При составлении можно использовать готовый бланк.

Либо воспользоваться образцом, скорректировав его под свою ситуацию.

Еще один вариант готового отчета по командировке – ознакомление с литературой, проведение переговоров, подписание договоров о намерениях с партнерами. Все действия работника должны подтверждаться соответствующими документами, которые перечисляются в приложениях.

Срок и порядок сдачи отчета по командировке

Подготовка к командировке начинается заранее – руководитель ставит цели и дает письменные и устные инструкции. Достижение этих целей, подтверждение выполненных задач необходимо отразить в отчете.

Шаг 1. Составление служебного задания

Еще перед отправкой сотрудника в командировку руководитель ставит цели поездки, которые можно зафиксировать в письменном виде, чтобы затем перенести в отчет. Как правило, их записывают в служебном задании, которое составляется по форме № Т 10-а либо в произвольном виде. Фактически в этой бумаге отражают ту же информацию, что и в отчете – ФИО командируемого, дата поездки, цели и т.п.

Шаг 2. Составление отчета о командировке

Затем работник должен отчитаться за достижение поставленных целей, причем недостаточно прописать просто «Выполнил». Как правило, руководитель требует подробного описания действий – например: «Провел переговоры с партнером ФИО и подписал рамочное соглашение о сотрудничестве».

Отчет необходимо составить сразу по возвращении из командировки. Обычно на это дается 3-5 рабочих дней, после чего работник обязан отчитаться перед руководителем. Конкретный срок зависит от регламентов компании, однако в любом случае он не должен превышать 30 календарных дней.

Документ, как правило, составляется в печатном виде, реже – в рукописном. Работнику рекомендуется составить 2 оригинальных экземпляра, один из которых передать руководителю, а второй оставить у себя для возможного уточнения какой-либо информации, связанной с поездкой.

Шаг 3. Сдача и утверждение документов

Бухгалтерия принимает финансовые документы и производит необходимые расчеты. Руководитель принимает отчет о командировке и прилагаемые бумаги – подписанные переговоры, фото, видеозаписи и т.п. После этого отчет при необходимости дорабатывается и проходит окончательное утверждение.

Чтобы избежать доработки, сотрудник должен составлять отчет четко в соответствии с поставленными целями, которые формулируются в служебном задании и/или устно. Документ составляется по возможности кратко, каждое действие подтверждается прилагаемыми документами.

(1

Краткий отчет о командировке – пример написания в свободной форме. Обязателен или нет для сдачи?

Главная > Трудовое право > Командировка > Образцы документов > Краткий отчет о командировке – пример написания в свободной форме. Обязателен или нет для сдачи?

Отчет о командировке представляет собой документ, оформляемый по возвращению на место работы с целью предоставления данных о выполнении командировочного служебного задания.

Это отчетная документация, необходимая обеим сторонам трудовых отношений – как работодателю, так и командированному сотруднику.

Совет

Периодически у работодателя может возникать необходимость отправки трудящегося в командировку. Каждая служебная поездка предполагает выполнение определенных заданий.

Наиболее распространенными целями командировки считаются следующие:

• проведение деловых переговоров;
• заключение соглашений, подписание контрактов;
• обслуживание структурного подразделения или филиала, находящегося в отдаленном регионе;
• приобретение или продажа материальных ценностей, каких-либо товаров;
• проведение или посещение тренингов, обучающих курсов, собраний и других мероприятий подобного характера.

Такая необходимость регламентирована трудовым законодательством РФ.

Отчет о рабочей поездке важен не только для трудящегося, но и для его руководителя.

Документ содержит в себе информацию, на основании которой работодатель может определить, как сотрудник справился с поставленными перед ним производственными задачами.

Специалист, в свою очередь, может избежать излишних вопросов со стороны начальства.

Все действия, им произведенные, должны быть четко отражены в отчете.

Проанализировав отчет о командировке и сопоставив его с реальностью, руководство компании может оценить уровень выполнения служебного задания и принять решение о поощрении работника и выдать ему премию.

Возможна и другая, обратная ситуация, при которой работодатель будет не удовлетворён результатами работы сотрудника.

В таком случае он сможет наложить на него дисциплинарное взыскание, если таковое допускается законом.

Срок сдачи отчета о выполнении командировочного задания

Отчет о выполненном командировочном задании принято заполнять по возвращению из рабочей поездки. Следует учесть, что этот срок не критичен.

При необходимости сотрудник может приступить к заполнению документа, еще находясь в отъезде – по мере выполнения заданий руководителя.

После того, как трудящийся возвращается из служебной поездки, у него есть 3 дня, чтобы довести отчет до должного вида.

Обратите внимание

По истечению этого срока (или раньше) трудящийся должен предоставить документ руководству предприятия.

3 дня после возвращения – стандартный период подготовки документации.

При необходимости, а также по решению работодателя, этот срок может быть изменен. Самовольно работник задерживать сдачу отчета не может.

По какой форме отчитаться?

Трудовым законодательством РФ не установлена форма, которой необходимо пользоваться при оформлении отчета о выполнении задания.

В большинстве случаев на каждом предприятии разрабатывается единая форма для заполнения подобных бумаг.

Только таким образом работодатель может получить документ, отвечающий всем необходимым, по его мнению, требованиям.

Информацию, касающуюся методики оформления командировочного отчета, рекомендуется закрепить в локальном нормативном акте.

Каждый трудящийся должен быть ознакомлен с этими сведениями.

Свое ознакомление и согласие работники подтверждают личной подписью.

При оформлении важно руководствоваться правилами русского языка и придерживаться делового стиля повествования.

Допускается печатное и письменное заполнение документации в свободном произвольном виде.

Как оформить?

Для того чтобы грамотно составить отчет о командировке, важно соблюдать определенные правила оформления подобной документации.

В идеале следует придерживаться определенной последовательности действий:

В шапке отчета отражаются инициалы и должность руководителя, на имя которого составляется документ. Далее указывается полное наименование компании-работодателя.

• Регистрация данных о работнике.

Составитель указывает свои инициалы, должность, табельный номер, адрес места проживания, контактный телефон.

• Указание названия бланка.
• Указание продолжительности и целей служебной командировки.

В этом пункте отражается дата отъезда, приезда и общая длительность рабочей поездки. Цель должна быть сформулирована максимально точно.

К примеру, прохождение курсов повышения уровня квалификации. Если целей командировки несколько, их рекомендуется оформить списком или таблицей.

• Отражение результатов командировки.

Сотрудник должен в подробностях расписать, чего ему удалось добиться во время нахождения в рабочей поездке, каких целей он достиг, каким образом.

К примеру, если цель командировки была выражена в необходимости подписания контракта, ее результат может быть сформулирован как «успешное подписание договора» или т.п.

Если цель не удалось выполнить, указывается причина, по которой произошло это явление.

Важно

К примеру, договор не удалось подписать из-за несогласия стороны поставщика с условиями контракта.

В конце командированный работник указывает дату оформления отчета.

Ставит свою подпись и ее расшифровку. После этого документ передается руководству.

Краткий пример написания в свободной форме

Ранее уже было указано, что для оформления в каждой компании может разрабатываться наиболее подходящий образец. Структура документа зависит от особенностей предприятия и требований руководителя.

Один из образцов написания отчета в произвольной форме представлен ниже:

Директору ООО «Пламя»

г. Нижний Новгород, ул. Левобережная, д. 20

Васильевой Н.И.

Отчет о командировке

Я, сотрудник отдела маркетинга, Кузнецов А.В. (табельный номер 123456789), находился в командировке 4 дня – с 14 по 17 ноября 2018 года. Передо мною была поставлен следующая цель – заключение договора с поставщиком мебели.

Результат командировки – успешно подписанный договор. Партнера полностью устроили условия для сотрудничества, которые предлагает наша компания. Оформленную документацию прикладываю к настоящему отчету.

20 ноября 2018 года

Кузнецов А.В. подпись

Выводы

Работодатель отправляет сотрудников в командировки для выполнения определенных заданий. По возвращению из поездки трудящийся должен предоставить документально оформленный отчет, в котором отражается информация о проделанной специалистом работе.

На предоставление отчета работнику дается 3 дня. При необходимости этот срок может быть изменен. Унифицированной формы для заполнения отчета нет.

В компаниях может разрабатываться специальный образец, предназначенный для заполнения подобных бумаг.

Структура документа и требования к его оформлению должны быть отражены в распорядительной документации предприятия и утверждены руководителем фирмы.

Отчет о командировке: как правильно оформить

Отчет о командировке служит документальным доказательством результатов служебной поездки, осуществленной физическим лицом. Большинство сотрудников по возвращению из командировочных поездок забывают оформить и сдать отчет подобного рода. Я тому не исключение. Однако бездействие подобного рода в моем случае привело к негативным последствиям.

У нас поменялся и начальник. Новый руководитель начислял командировочные выплаты, исходя из объема выполненной в путешествии поездки. Поскольку я вообще не сдал отчет, то денежный платеж мне не предоставили.

После этого я всегда начал сдавать данный документ работодателю.

В статье расскажу о том, как правильно оформить отчет о проделанной в командировке работе, а также, что указывать в этом документе, если поездка прошла безуспешно.

Пример написания отчета по командировке

Действующим российским законодательством установлено, что вся информация о командировках, в том числе и та, которая имеет отчетный характер, заноситься в специальный бланк по форме Т-10а.

Большинство руководителей предпочитают пользоваться именно этим образцом.

Однако в зависимости от специфики командировочной поездки, данный бланк может не подходить, поскольку требуется сбор сведений, указание которых в нем не предусмотрено.

В связи с этим в законодательстве было прописано, что при необходимости можно пользоваться произвольными формами отчета.

Совет

Ошибка многих подчиненных состоит в том, что они сильно подробно начинают расписывать все детали поездки.

Так делать не нужно, поскольку такой тип документа, как отчет, подразумевает некую выжимку самой главной информации. Отчет должен занимать не более, чем одну страницу листа формата А4.

В отчете обязательно должны содержаться сведения о работнике, который ездил в командировку, а также о том, какая цель была перед ним поставлена. Кроме того, необходимо подвести итоги, касающиеся того, как прошла поездка, а также проставить реквизиты (даты и подписи).

Образец произвольного отчета о командировке

Чаще всего физические лица в свободной форме пишут отчеты о том, какие поручения ними были выполнены на протяжении командировочной поездки.

Однако если форма документа является неофициальной, то это вовсе не значит, что его можно оформлять как угодно. Существует ряд требований, согласно которым должен быть составлен отчет подобного характера.

В документе обязательно должна быть представлена следующая информация:

• О работнике и начальнике. Как и при составлении большинства других документов, в “шапке” отчета указываются сведения о сотруднике, который ездил в командировку, а также о руководителе. Размещается данный блок вверху листа (с правой стороны). В первую очередь пишется название должности работодателя, затем наименование организации, которой он руководит, а строкой ниже – его фамилия и инициалы. Затем указывается должность подчиненного, которого отправляли в командировочную поездку. Далее отображается его фамилия, а также первые буквы имени и отчества;
• О месте назначения и приказе. После этого по центру строки пишется такое слово, как отчет, а с абзаца вносится определенная информация. Еще раз отображается то, кто ездил в командировку. Потом указывается страна и город, в который была совершена поездка. Поскольку ни один работодатель не имеет право по устному поручению отправить подчиненного в командировку, то предварительно он обязан издать соответствующий приказ. В отчете же обязательно должна быть сделана ссылка на данный документ. Прописывается номер приказа, а также день, месяц и год, когда он вступил в действие;
• О цели командировки. Далее физическому лицу нужно лаконично сформулировать цель поездки, которая в то же время должна нести максимальное количество полезной информации. Для начала отображается место, в которое ездил работник, а затем то, что он там должен был сделать. Если поручений было несколько, то все они должны быть упомянуты. Не упускайте ни одного задания. Например, я ездил на выставку, посвященную различным непродовольственным товарам, для того чтобы осуществить сбыт некоторой продукции, а также оформить договора с определенными заказчиками и найти новых покупателей. Именно это и было отображено в документе, в качестве цели;
• О результатах командировки. Также в отчете необходимо подвести итоги того, как прошла деловая поездка. Обычно это делается в виде списка. Каждый факт размещается в отдельном пункте. Излагается информация о развитии событий в командировке, о подписанных документах, а также о новых контактах и договоренностях. Например, я в разделе о результатах, писал, со сколькими людьми после проведения переговоров были подписаны соглашения, подразумевающие систематическую поставку товаров фирмой, сотрудником которой я являюсь. Во втором пункте я отобразил факт касательно того, на какую сумму мной была получена выручка после осуществления сбыта товара. Размер суммы нужно указывать именно в той валюте, которой расплатился покупатель.

В 2019 году ужесточились требования к отчету по командировке. Вышеприведенные блоки документа нельзя смешивать и каждый из них должен быть озаглавлен. Кроме того, необходимо, чтобы в документе была проставлена дата его оформления, а также подпись физического лица, побывавшего в командировке и его начальника.

Образец отчета для случая непродуктивной поездки

Иногда бывает и так, что руководитель отправляет подчиненного в командировочное путешествие, надеясь на успешный результат, но все идет не по плану.

В таких ситуациях работнику все равно необходимо составлять и сдавать отчет о командировке.

Это связано с тем, что командировки оплачиваемые, и если поездка увенчалась крахом не по вине сотрудника, то он в любом случае должен получить материальную компенсацию от начальника.

Однако для того чтобы убедить руководителя в том, что ничего не удалось в связи с независящими от подчиненного обстоятельствами, а не по причине его бездействия, необходимо предоставить грамотно оформленный отчет. Также важным моментом является то, что документ, содержащий итоги поездки, нужно составлять по приезду. О том, когда был оформлен отчет, свидетельствует указанная в нем дата.

Начинать составление документа, информирующего о том, что командировка была безуспешной, также необходимо с внесения должностей, фамилий, имен и отчеств руководителя и подчиненного соответственно. Далее, как и в вышеприведенном примере краткого отчета о выполнении задания командировки, отображается место, в которое было направлено физическое лицо, а также реквизиты соответствующего приказа.

Потом излагается цель поездки. Если задач было несколько, то не стоит их смешивать. Каждую цель необходимо указывать по отдельности, для того чтобы в результате было ясно, успехом ли она увенчалась.

Также обращаю внимание на то, что не нужно забывать озаглавливать каждый блок.

Например, следует написать такую фразу, как цели поездки, подчеркнуть ее, поставить двоеточие, а потом уже с новой строки переходить к их перечислению.

Обратите внимание

Затем также по пунктам указываются результаты безуспешной командировки. В первую очередь пишется следствие определенной цели (например, договор не был заключен), а затем краткое объяснение того, почему так произошло и повлиявшие на это обстоятельства.

К примеру,  в моем случае не получилось составить документ, поскольку потенциальные партнеры посчитали предложение бесперспективным и соответственно не были заинтересованы в сотрудничестве.

Также может возникнуть и ряд других непредвиденных обстоятельств, вплоть до того, что иностранные коллеги могут попросту не явиться на встречу.

Задача сотрудника, посланного в командировку, состоит в том, чтобы донести до работодателя то, что поездка оказалась непродуктивной далеко не по его вине.

Отчет о командировке в свободной форме образец

Руководитель предприятия в связи со служебной необходимостью отправляет сотрудника в командировку.

Для этого должен быть оформлен соответствующий приказ. В нем указывается должность и фамилия сотрудника, место назначения и цель поездки.

После приезда работник составляет отчет о командировке. В документе он подробно описывает, что было проделано во время поездки и была ли достигнута ее цель.

Рассмотрим более подробно, что представляет отчет о командировке, приведем пример написания, обозначим, какие к нему применяются требования, как правильно нужно отчитаться и в какие сроки это необходимо сделать.

Что это за документ?

Каждый документ на предприятии относиться к определенной группе документооборота.

Отчет о командировке входит в список командировочных документов. Также в него входит приказ о командировке, авансовый отчет, командировочное удостоверение и служебное задание.

Проверка командировочных документов относится к компетенции налоговых органов — в частности, при проверке НДФЛ и налога на прибыль. Поэтому при составлении отчета о командировке бухгалтерии следует обратить особое внимание на правильность их заполнения.

Отчет о командировке должен составлять сотрудник, отправленный в поездку по служебной необходимости.

Важно

Сотруднику выдается вместе с командировочным удостоверением служебное задание. В нем есть графа с указанием цели командировки и отчета о проделанной работе. Именно во второй графе и должна быть внесена информация о проделанной работе.

Краткий отчет о служебной командировке составляется для пояснения выполнения цели командировки.

Обязателен ли?

До 2018г включительно, при направлении сотрудника в командировку, составление командировочного удостоверения и служебного задания было обязательно и закреплено в нормативных документах.

С 08.01.15  пункт был упразднен.

Оформлять командировочное удостоверение и служебное задание, в том числе и отчет о командировке, стало необязательно — на усмотрение руководителя и бухгалтерии.

При большом потоке сотруднике, направляемых в командировку, чтобы избежать путаницы в начислении зарплаты и налогов, рекомендуется составлять отчетные документы, как и раньше.

Это следует отметить в локальном акте.

Преимущества составления отчета о командировке:

• при начислении зарплаты, бухгалтер документально имеет подтверждение нахождение работника в командировке;
• при большом количестве структурных подразделении и сотрудников, начальник отдела в служебном задании прописывает: цель командировки, количество дней, место назначения, сотрудников (фамилия, должность).

Для небольшой организации рекомендуется не добавлять лишних бумаг. Информацию о командировке сотрудника можно получить вместо отчета из приказа.

Как составить отчет о командировке?

Согласно законодательству, создана унифицированная форма отчета о командировке.

При составлении документа сотрудник должен ими руководствоваться.

Рассмотрим, какие требования предъявляются к документу, из каких граф он состоит и как правильно его заполнить.

Требования к документу

Отчет о проделанной работе по служебной необходимости должен быть составлен не позднее 3 дней после возвращения.

Форма и разделы

С 2013 г. законодательством была разрешено применять форму, разработанную организацией самостоятельно.

Она должна быть утверждена в учетной политике (в приложении к ней). Стандартный бланк отчета составляется по форме №Т10-А (образец приведен далее):

Форма Т10а

Служебное задание выполняет следующие функции:

• четко прописывается цель командировки и сопутствующие задания;
• работник составляет отчет о проделанной работе.

Разделы служебного задания

Заполняются начальником подразделения:

• наименование организации (полное или сокращенное);
• номер документа и дата составления (должна совпадать с командировочным удостоверением);
• фамилия, имя, отчество сотрудника направляемого в командировку и его табельный номер из личного дела;
• отдел, к которому прикреплен сотрудник (в небольшой организации указывается ее название, если нет разделения на отделы);
• должность;
• место назначения: город и организация;
• срок командировки: дата начала, окончания общий срок;
• кто финансирует расходы на командировку: отправляющая или принимающая сторона;
• основание для командировки: план командировки, служебная необходимость и т.д.;
• цель командировки и сопутствующие задачи;
• подписи руководителя подразделения и директора.

Заполняются сотрудником, направленным в командировку:

• отчет о проделанной работе;
• подпись сотрудника.

При оформлении командировки служебное задание передается сотруднику с командировочным удостоверением или хранится в бухгалтерии до возвращения работника.

Правила заполнения

Правила заполнения отчета о командировке просты.

Перед отправкой в командировку, руководитель отдела прописывает цели поездки. Соответственно по этим целям сотрудник должен составить отчет о проделанной работе.

Не стоит ограничиваться словом «выполнил». В его задачу входит написать развернутое пояснение о том, что было сделано.

Надо составить отчет таким образом, чтобы при последующей налоговой проверке у специалистов не возникло вопросов в необходимости командировки и в частности направления данного сотрудника.

При невыполнении задачи следует указать причину. Если она будет уважительная, организация может принять решение не взыскивать с сотрудника понесенных расходов на командировку.

При нехватке поля для заполнения отчета можно продолжить его на листе А4. При этом это не будет зачтено, как нарушение законодательства.

Как написать правильно?

Отчет о командировке (образец) представлен ниже:

Кроме того, в организации возможно применение собственной формы отчета о командировке.

Пример такой формы:

отчет в произвольной форме

Кто подписывает и согласовывает?

Должно быть проставлено минимум 3 подписи:

• сотрудника, оформлявшего командировку;
• начальник подразделения – проверяет правильность заполнения;
• руководителя предприятия – утверждает и ставит резолюцию.

Сроки предоставления

Вернувшись из командировки, согласно Постановлению №749, сотрудник обязан заполнить отчет о проделанной работе в течение 3 рабочих дней.

Он заполняет отчет о том, что было сделано, предоставляет документы, подтверждающие произведенные расходы.

Сопроводительные документы

При направлении сотрудника в командировку должен быть оформлен следующий комплект сопроводительных документов:

• заявление на командировку (для определенных групп граждан);
• приказ о направлении в командировку: указывается фамилия, инициалы сотрудника, должность, место назначения поездки, цель и сроки;
• служебное задание: указывается информация аналогичная приказу, дополнительно появляется графа с отчетом о выполнении задания для сотрудника.

Авансовый отчет составляется одновременно с написанием отчета о командировке.

Оформляется для подтверждения выданного аванса или получение денег, потраченных на командировочные расходы. Сопровождается документальным подтверждением: квитанции, чеки, билеты.

С 8 января составление отчета о командировке стала необязательным.

На сегодня большинство организаций продолжаются использовать командировочные удостоверения и служебные задания.

Решение о составлении или не составлении принимает руководитель.

В первом случае необходимо закрепить решение в локальном акте. При решении продолжать их заполнение сотрудник обязан предоставить отчет в трехдневный срок.

kadriruem.ru

Авансовый отчет

После подписания приказа сотруднику, отправляющемуся по заданию, выдаются денежные средства на поездку – командировочные. При выдаче командировочных бухгалтерия учитывает:

• проезд к месту выполнения задания и страховку для пассажиров на транспорте;
• количество дней, которые работник проведет в командировке;
• оплату за питание за дни командировки;
• оплату за проживание в гостинице и передвижение по городу.

Законом предусмотрен только один вид командировочной отчетности – образец отчета о командировке (письменный). Это бланк авансового отчета. Все расходы командированный подтверждает документально (чеками, билетами, квитанциями).

По возвращении из командировки сотрудник представляет авансовый отчет о потраченных на поездку средствах. Это обязательный к составлению документ.

Совет

Он позволяет определить целенаправленность потраченных средств компании, и положена ли командированному доплата или, наоборот, ему нужно вернуть часть средств в кассу предприятия. Авансовый отчет прилагается к отчету по поездке в командировку.

Для упрощения составления отчетности, можно скачать образец отчета по командировке сотрудника.

Формы отчетности

Федеральный закон от 21.11.1996 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» требует документального подтверждения всех финансовых затрат организации первичными бухгалтерскими документами. Для унификации первичной отчетности введены формы учета для отправки работников компании в командировку:

• форма Т-9 (приказ о командировке);
• форма Т-9а (скачать бланк отчета по командировке).

Так как ТК РФ не обязывает работника отчитываться о прохождении командировки документально, то компания может разработать и утвердить документ о такой обязательной отчетности (статьи 8 и 22 ТК РФ). При этом организация может пользоваться для составления отчетности как собственной разработанной формой отчетности, так и унифицированными:

• форма Т-10 (бланк командировочного удостоверения);
• форма Т-10а (задание для командированного).

Внимание! Постановление Правительства РФ от 29.12.2014 № 1595 отменило обязательное оформление командировочного удостоверения и задания на командировку.

Применение форм первичной отчетности остается на усмотрение работодателя. Отчет о командировке (шаблон) не всегда обязателен для заполнения.

Теперь для законности денежных выплат достаточно приказа по организации и подтвержденного документами авансового отчета.

Зачем нужно отчитываться

Отчет о командировке (образец) обязательно должен присутствовать в пакете командировочной документации. Все документы по командировкам подлежат проверке в налоговой (на НДФЛ И ЕСН). Перед отправкой работника по заданию, руководством должен быть подписан приказ о командировании.

Также обычно отъезжающему выдается командировочное удостоверение, денежный аванс и заполненное по форме «Служебное задание». За сбор пакета документов отвечают несколько должностных лиц (включая командированного). Обычно это работник отдела кадров или делопроизводитель и бухгалтер.

Прибывший с задания сотрудник сначала собирает всю финансовую документацию (чеки, билеты) по закончившейся командировке и только потом начинает составлять отчет о командировке в свободной форме (образец).

Составляя краткий отчет о выполнении задания, о том, как прошла командировка, можно, например, указать по каждому пункту задания – выполненное действие командированного и результат его действий:

• 1. По п. 1 служебного задания 21.12.2016 была проведена встреча с главным инженером и технологом фабрики «Модный дом». Результат встречи в прилагаемом к отчету «Протоколе о намерениях».