Образец журнала регистрации больничных листов (листков нетрудоспособности)

Правила оформления журнала учета листков нетрудоспособности – образец и бланк для скачивания

Главная > Трудовое право > Больничный > Документы > Правила оформления журнала учета листков нетрудоспособности – образец и бланк для скачивания

Листок временной нетрудоспособности – это бланк строгой отчетности. Он выпускается по строго определенной форме, имеет инвентарный номер, степени защиты.

В медицинских учреждениях и ФСС процесс учета и хранения листов детально регламентирован законом. В организациях, которые являются страхователями (предприятия), также ведется такой учет с помощью заполнения журнала регистрации.

Обратите внимание

Перечень типовых архивных документов, образующихся в процессе деятельности организации, утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558, указывает, что больничные листы должны храниться 5 лет.

Это решение обосновано тем, что ФСС является органом, с которым экономический субъект взаимодействует непосредственно при назначении и выплате пособий по временной нетрудоспособности.

Приказ Минкульта и Приказ ФСС имеют равную юридическую силу, но работает с документооборотом именно ФСС. Это означает, что бумаги, непосредственно связанные с начислением пособий по временной нетрудоспособности, должны храниться 6 лет.

Как ведется учет в организации?

Систематизировать процесс учета и сохранности больничных листов поможет журнал их регистрации.

Журнал учета можно также именовать книгой. Это не принципиально.

Журнал регистрации листков должен соответствовать следующим требованиям:

• На титульном листе указывается полное наименование предприятия, название документа ( «Журнал регистрации больничных листов»), а так же период. Периодом является календарный год.
• Страницы журнала нумеруются и прошиваются;
• На последней странице указывается число страниц, ставится дата нумерации и прошивки за подписью и печатью (при наличии) руководителя.
• В журнале должно быть указано лицо, ответственное за его ведение.

Обязательно ли вести книгу регистрации?

Закон не обязывает вести журнал учета листков нетрудоспособности, но делать это рекомендуется в целях:

1. Учета лимита оплачиваемых дней по каждому работнику:
2. Отслеживания срока предоставления листка нетрудоспособности работником на предприятие.
3. Для быстрого поиска бланков при предоставлении в органы ФСС для проведения сверок и проверок.
4. Для установления виновного лица в случае потери или иной утраты и возмещения материального вреда.

Какую форму нужно использовать?

Каждый лист журнала должен содержать следующие элементы:

• Номер страницы;
• Фамилия, имя, отчества застрахованного лица;
• Номер и серия листка нетрудоспособности;
• Основание выдачи больничного (заболевание, травма, беременность)
• Дата начала и дата окончания заболевания включительно;
• Продолжительность нетрудоспособности в днях;
• Сумма начисленного пособия;
• Рекомендуется добавить графы лимита оплачиваемых дней на начало и конец болезни.

Инструкция по заполнению

Существуют общие правила к заполнению бланков, имеющих юридическую силу:

1. Все записи необходимо делать черной гелевой или перьевой ручкой.
2. Данные заносятся разборчивым почерком, ошибки и помарки не допускаются. В случае ошибочной записи ее следует аккуратно зачеркнуть, внести исправление и подписать «Исправленному верить» за подписью ответственного лица, заполняющего документ.
3. Использование корректирующих средств («штрих», специальный ластик) недопустимы.

Нарушение общих правил ведения, учета и регистрации документов может привести к потере ими юридической силы. Их нельзя будет использовать в суде или других правоохранительных органах в качестве доказательства в случае споров.

Скачать бланк и образец формы

Ниже предлагаем скачать бланк журнала, рекомендованный к использованию для учета больничных листов, а также образец его заполнения.

Следует ли отдельно вести книгу для испорченных или утерянных бланков?

Книгу учета утерянных, украденных или испорченных бланков листков нетрудоспособности обязаны вести только медицинские учреждения и органы ФСС. Для экономических субъектов такое правило не установлено.

Однако существуют строгие правила действий для работников и работодателей в случае утери первичного бланка

1. В случае, если работник «не донес» до места работы листок нетрудоспособности в случае его утери или порчи, его можно восстановить. Работнику следует взять справку, что пособие по данному листку не выплачивалось, и по этой справке получить дубликат документа.
2. Если больничный лист утерян ответственным лицом. В случае установления данного факта контролирующими или инспектирующими органами сумма, начисленная по этому листу, должна быть возвращена в органы ФСС, или не принята к зачету. В этом случае встает вопрос о возмещении вреда, нанесенного работником (бухгалтером);
3. В случае если врач испортил документ или допустил в нем ошибку, медицинское учреждение выдает дубликат;
4. В случае если бухгалтер испортил документ, то он должен внести в него исправления установленным законом способом.

Достаточно будет сделать соответствующую пометку в журнале учета и регистрации больничных листов.

Выводы

Учет, хранение и регистрация листков нетрудоспособности на предприятии должны быть четко организованы с возложением соответствующих полномочий на отдельное ответственное лицо.

Несмотря на то, что закон прямо не обязывает работодателя документировать этот процесс, это все же необходимо делать. Это в интересах самого работодателя, так как утеря или иная утрата первичных документов влечет за собой финансовые потери.

Нужно ли вести журнал регистрации больничных листов

После передачи работником больничного листа работодателю у организации или индивидуального предпринимателя возникает обязанность по его хранению. Для того чтобы правильно организовать хранение, необходимо вести учет кадровых и иных документов.

В данном случае работодателем используется такая форма, как журнал регистрации больничных листов, образец которого можно найти в конце статьи.

Документ не является обязательным для работодателя.

Однако целесообразность ведения подтверждается следующими выполняемыми им практическими задачами:

• он помогает отследить достижение лимита оплачиваемых дней нетрудоспособности в определенных законом случаях;
• по нему очень просто отследить соблюдение работником срока предоставления данного документа (в течение полугода со дня его закрытия);
• при регистрации документа его будет проще отыскать в архиве при запросе листа нетрудоспособности Фондом социального страхования;
• при использовании такого документа работник кадровой службы сможет подсчитать, на сколько дней необходимо продлить ежегодный оплачиваемый отпуск работнику, заболевшему в период отдыха.

Таким образом, при правильной организации учета и хранения кадровое делопроизводство значительно упрощается.

Форма и бланк

Журнал регистрации больничных листов каждый работодатель может заполнять в удобном для него виде, унифицированная форма законодательно не установлена. В каждой организации может быть, таким образом, разработана собственная форма. За основу можно взять предложенный журнал регистрации больничных листов (образец), скачать его можно по ссылке ниже.

На что рекомендуем обратить внимание при подготовке журнала регистрации:

• при оформлении титульной страницы (или шапки) нужно использовать идентифицирующие организацию данные: полное фирменное наименование с указанием формы собственности и организационно-правовой формы, ИНН и КПП, адрес, наименование документа; также следует указать даты начала ведения и окончания в целях удобства поиска информации по бланку;

• в табличной части следует в первой графе указать данные о работнике: фамилию, имя, отчество, подразделение и(или) должность, во второй — табельный номер;
• далее следуют столбцы о самом листке нетрудоспособности: номер, дата выдачи, дата предоставления работодателю, место выдачи;
• и, наконец, последние графы должны быть предназначены для информации о причине нетрудоспособности, ее периоде, продолжительности, общем количестве дней. Желательно оставить отдельный столбец для примечаний.

Работодатель может внести и дополнительные графы в случае необходимости. Журнал рекомендуется хранить в надежном месте и страницы в нем нумеровать.

По окончании ведения его следует прошить, поставить на прошивке подпись и печать с указанием количества листов. Таков общий порядок хранения и учета кадровой документации.

Однако если руководитель не видит в нем необходимости, придерживаться его не обязательно.

Обязанность по ведению данного учетного бланка не установлена законодательно, следовательно, ответственность за отсутствие журнала не предусмотрена. Но стоит учесть, что если руководитель примет решение о его ведении, соответствующие документы должны храниться не менее 5 лет на предприятии, об этом говорится в Приказе Минкультуры России от 25.08.2010 № 558.

Образец журнала регистрации больничных листов

Журнал регистрации листков нетрудоспособности

Использование журнала регистрации листов нетрудоспособности — полезный и удобный регистр для бухгалтеров и службы отдела кадров. Особенно это касается крупных компаний с огромным количеством работников.

Все листки нетрудоспособности изначально регистрируются в поликлинике, затем сотрудник предоставляет его в организацию, где отдел кадров или бухгалтер вносит все данные в книгу учета больничных листов.

Что это за документ?

Журнал регистрации выдачи больничных листов – это систематизированный документ, фиксирующий все сведения о бюллетене сотрудника в организации, где трудится работник.

Он является хорошим помощником в следующих ситуациях:

• составление документа об учете рабочего времени;
• начисление заработной платы сотрудника;
• суммирование оплачиваемых дней по нетрудоспособности;
• контроль сроков предоставления сотрудником больничного листа;
• проверка из ФСС, поиск листов нетрудоспособности;
• подсчет отпускных;
• анализ на предприятии, уровень заболеваемости, оценка сложившейся ситуации;
• решение спорных случаев в результате потери больничного листа.

Руководитель проводит анализ заболеваемости на предприятии, определяет мероприятия по профилактике улучшения охраны труда.

При нарушении больничного режима или предоставлении больничного листа с задержкой директор может строгими мерами усилить дисциплинарную ответственность.

Законом не предусмотрено ведение журнала учета больничных листов у юридических лиц и ИП. Это решает каждый руководитель предприятия самостоятельно, прописывая во внутренних локальных актах.

Но для удобства и для порядка документооборота журнал учета бюллетеней — необходимый регистр в компании.

Как оформляется журнал учета больничных листов в организации?

Инструкцию по оформлению и ведению журнала учета больничных листов необходимо закрепить во внутренних нормативных актах организации.

В журнале листы прошивают, пронумеровывают, проставляют в конце журнала печать и подпись директора предприятия.

Структура и форма

Самостоятельно разработать этот регистр несложно. Форма журнала утверждается инструкцией по кадровому делопроизводству или приказом руководства.

Структура журнала состоит из трех частей:

• Титульный лист, куда вписывают такие сведения: название документа, название организации, сроки ведения журнала (начало и конец), сроки хранения, подпись ответственного лица.
• Главная часть – сведения о больничном листе.
• Окончательная часть: подсчет листов журнала и подпись руководителя предприятия.

Ответственное лицо пронумеровывает и прошивает журнал. На последней странице скрепляет листом, где указано количество страниц. Директор и ответственный подписывают и ставят печать организации.

Вот пример листа, который завершает ведение книги:

Наличие поправок или зачисток при помощи корректирующего карандаша в журнале недопустимо. В графе «Примечание» можно пояснить допущенную ошибку.

Электронный или бумажный?

Регистрация больничных листов в журнале учета возможна как в бумажном формате, так и электронно в специальной программе 1С – Зарплата и кадры.

А с 2017 года введен электронный документооборот между медучреждением, ФСС и работодателем, где при введении сведений больничного листа автоматически формируется регистр учета листов нетрудоспособности.

Правила заполнения

Несмотря на то, что форму журнала разрабатывают самостоятельно в организации, необходимо внести следующие графы:

• порядковый номер при занесении записи по больничному листу;
• данные о сотруднике (ФИО, должность);
• штрихкод больничного листа;
• название медучреждения, которое оформило лист нетрудоспособности;
• срок действия больничного листа (начало и конец даты);
• число дней болезни;
• дата выхода на работу;
• роспись работника;
• форма работы (основная или совместительство);
• код причины;
• роспись лица ответственного за занесение данных из бюллетеня;
• примечание.

Образец (пример)

Журнал учета листков нетрудоспособности. Образец и бланк 2019 года

Формирование журнала учета листков нетрудоспособности обычно происходит в организациях с большим количеством наемного персонала. Несмотря на то, что этот документ не является обязательным, многие предприятия его все-таки заводят, т.к. в конечном итоге его наличие всегда оправдано.

ФАЙЛЫОткрыть эти файлы онлайн2 файла
Скачать пустой бланк журнала учета листков нетрудоспособности .docСкачать образец заполнения журнала учета листков нетрудоспособности .doc

Для того, чтобы ответить на этот вопрос, сначала следует разобраться в том, зачем нужны собственно больничные листы.

Важно

Каждый заболевший работник обязан обратиться в поликлинику или любой другой медицинский центр для того, чтобы официально подтвердить свое состояние. Свидетельством болезни будет являться листок нетрудоспособности.

Без него отсутствие сотрудника на рабочем месте будет приравниваться к прогулу.

На основе листка работнику в дальнейшем выплачивается пособие по нетрудоспособности и одновременно этот же документ служит основанием для возмещения работодателю части выплаченного пособия из средств ФСС (организация оплачивает работнику только три дня – все остальное идет за счет государственного внебюджетного фонда).

Журнал учета листков нетрудоспособности выполняет сразу несколько функций:

• систематизирует хранение данных документов;
• помогает оперативно отыскать тот или иной листок нетрудоспособности при выездных налоговых проверках или по требованию работниками ФСС;
• позволяет отследить срок предъявления работником больничного листа;
• дает возможность контролировать лимит оплачиваемых больничных дней.

Большую помощь журнал учета оказывает и специалистам кадровых отделов: информацией из него они пользуются при необходимости подсчета отпускных дней, которые следует продлить, если срок болезни работника приходится на отпускной период.

Особенности документа

Если вам нужно создать журнал учета листков нетрудоспособности, воспользуйтесь приведенными ниже советами и посмотрите пример документа. Для начала дадим некоторые общие данные.

Журнал не имеет единого стандарта оформления. Это означает, что представители каждой организации имеют право писать его в произвольной форме или по шаблону, разработанному внутри компании (если таковой, конечно, имеется)

Журнал допустимо вести в электронном и «живом» виде. Если журнал распечатан, то все листы нужно обязательно пронумеровать, скрепить между собой при помощи толстой «суровой» нити, затем указать на последней странице количество листов, поставить здесь же печать (при условии, что она применяется в деятельности предприятия) и подпись ответственного за ведение журнала сотрудника.

Удостоверять автографом ответственного лица нужно каждую страницу документа после ее заполнения.

Журнал обычно ведет специалист по кадрам или сотрудник бухгалтерии. В зависимости от этого определяется и место хранения документа в период его действия.

Образец журнала учета листков нетрудоспособности

Как и оформление журнала, его структура и текст отдается на откуп работникам предприятия. При этом при составлении бланка следует учесть несколько немаловажных моментов.

На титульный лист надо написать:

• наименование компании;
• дату открытия журнала и дату окончания (вписывается, конечно, после того, как документ будет закрыт);
• ответственное за ведение журнала лицо;
• если в организации принята номенклатура дел, то нужно дать ссылку на индекс журнала в соответствии с этим учетным документом.

Основную часть журнала лучше всего оформить в виде таблицы. Сюда надо включить следующую информацию:

• номер листка нетрудоспособности (он состоит из двенадцати цифр);
• название организации (читай — поликлиники, больницы, медицинского центра), его выдавшей;
• должность и ФИО работника;
• подразделение, в котором он трудится;
• период нахождения на больничном;
• код причины нетрудоспособности (вписан в больничный лист);
• дату предъявления листка представителю работодателя.

При желании можно дополнить таблицу и другими столбцами (например, для подписи предъявителя листка нетрудоспособности и бухгалтера, которому передаются листки для проведения по ним бухгалтерских операций).

Сколько времени и как хранить документ

Если предприятие ведет журнал учета листков нетрудоспособности, после его окончания оно обязано озаботиться его хранением. Срок хранения определяется законодательством или внутренними нормативно-правовыми бумагами фирмы (но не меньше пяти лет). Держать журнал нужно в месте, куда нет доступа посторонних лиц, а после утраты актуальности, его можно уничтожить.

Журнал регистрации листков нетрудоспособности: образец, правила ведения

При временной нетрудоспособности работника оформляется больничный лист. Этот документ является законным основанием отсутствия лица на рабочем месте и защищает его от применения норм дисциплинарной ответственности за прогулы. Кроме того, на основании больничного листка сотруднику выплачиваются денежные средства из ФСС и от работодателя.

Журнал регистрации листков нетрудоспособности

Оформление больничного листа осуществляется по строго обозначенной процедуре и с учетом следующих принципов:

• основанием для получения документа является личное заболевание работника или же болезнь близкого родственника;
• бланки имеют присвоенные номера, которые не повторяются;
• заполненные больничные листки выдаются только под подпись;
• медицинское учреждение должно обладать лицензией на лечение пациентов;
• согласно правилам делопроизводства, документ должен быть представлен работодателю для оплаты не позже чем через полгода после выписки пациента.

На предприятии листок передается работнику отдела кадров, который вносит в рабочий табель отметку об отсутствии по причине недуга. Затем документ направляется в бухгалтерию для оплаты. Расчет пособия по нетрудоспособности происходит по алгоритму:

• на протяжении пяти суток с момента получения листка от работника бухгалтер передает документ в ФСС;
• с ближайшей оплатой труда (зарплатой или авансом) служащему приходит компенсация за три пропущенных дня, которая выплачивается фирмой;
• в зависимости от даты получения больничного формуляра службой ФСС выплаты поступают на счет сотрудника на протяжении одной недели.

После оформления листа нетрудоспособности он прикрепляется к личному делу работника и хранится вместе с другими документами. Граничный срок хранения не обозначен в законе, но можно руководствоваться статьями Закона «О страховых взносах».

Исходя из вышесказанного, особое внимание нужно уделять правилам учета документов по нетрудоспособности. Нет единых требований к тому, какие учетно-регистрационные документы должны присутствовать на предприятии для систематизации сведений о больничных листках. Чаще всего для этого используется книга (или журнал) формуляров нетрудоспособности.

Согласно правилам оформления, тетрадь должна быть составлена с учетом следующих требований:

• оформление титульного листа, который содержит наименование предприятия и название документа, отчетный год;
• заполненные листы подлежат обязательной нумерации;
• на последнем листе указывается число страниц и подпись работника, оформившего тетрадь;
• в начале указывается фамилия служащего, на которого возложена ответственность по его ведению.

Что касается объема книги, к этому нет единых требований: кадровик самостоятельно решает, какого количества страниц ему будет достаточно для регистрационной работы.

Ведение журнала учета листков нетрудоспособности

Правовое регулирование этого вопроса обеспечивают следующие нормативно-правовые акты:

• Трудовой кодекс РФ – определяет уважительные причины для временного отсутствия служащего на работе, а также правила подтверждения таких обстоятельств.
• Письмо Министерства здравоохранения и социального развития от 11.01.2007 № 79.

Журнал регистрации больничных листов — образец заполнения

После того как больничный лист будет сдан работником в свою организацию или предпринимателю, на работодателя ложится обязанность по его хранению. Но хранение любых документов невозможно без их надлежащего учета. Предлагаемая вниманию статья расскажет, как правильно вести журнал регистрации больничных листов, образец которого, также, можно найти в настоящей статье.

Учёт больничных листов в организации

Листок нетрудоспособности является основанием для выплаты работнику пособия по нетрудоспособности и одновременно основанием для возмещения части пособия из бюджета фонда социального страхования.

Как известно, только три дня оплачиваются работодателем из своих собственных средств, остальное оплачивается за счет средств фонда. Но за эти деньги организация или предприниматель должны отчитаться.

В противном случае расходы на выплату пособия не будут компенсированы либо уже полученные денежные средства придется вернуть обратно в фонд. Особенно часто это случается при камеральной или выездной проверке фонда.

Совет

Он проверяет наличие листков нетрудоспособности и при их отсутствии работодатель рискует своими денежными средствами.

Другой такой же популярной причиной отказа в возмещении выплаченных денежных средств могут быть только ошибочно заполненные больничные листы.

Чтобы все листки нетрудоспособности были на месте необходимо правильно вести учет их поступления и грамотно организовать хранение больничных листов в организации или у индивидуального предпринимателя. В этом работодателю поможет журнал регистрации больничных листов.

Стоит обратить внимание, что сказанное, касается и тех регионов, которые участвуют в пилотном проекте Фонда соцстрахования. В четырнадцати регионах России ФСС напрямую выплачивает работникам пособия по нетрудоспособности.

Работодатели в этих выплатах не участвуют, за исключением соответственно оплаты первых трех дней нетрудоспособности. На работодателя только возлагается обязанность расчета суммы пособия.

Но соответственно, так как больничные листы поступают, как и прежде, работодателю, то и хранение, и учет этих документов осуществляют работодатели.

Больничный лист: сроки предоставления и регистрации

Как известно, литок нетрудоспособности выдается на руки застрахованному лицу — работнику. И, уже получив данный документ, работник предоставляет его работодателю. Как правило, в отдел кадров. Срок сдачи больничного листа работодателю, как таковой не установлен.

Но законодательством дан срок в размере полугода со дня выздоровления, для того что бы работник мог обратиться к своему работодателю за получением пособия по нетрудоспособности.

И уже после этого срока работнику придется обращаться непосредственно в территориальное отделение Фонда социального страхования, которое и будет принимать решение о выплате пособия.

Обратите внимание

Как только работник предоставил листок нетрудоспособности работодателю его необходимо зарегистрировать в журнале. Стоит заметить, что обязанность ведения такого журнала законодательно не предусмотрена. Но работать без него будет достаточно сложно.

Поэтому практически во всех организациях и у индивидуальных предпринимателей, которые имеют хотя бы несколько человек работников, такие журналы заводятся.

В дальнейшем обращаться к этому журналу придется и во время проверок фонда соцстрахования и при поиске затерявшихся листков нетрудоспособности.

Как уже ранее было сказано, нормами законодательства не предусмотрена обязанность работодателей вести такой учет. А если нет такой обязанности, то законодатель не будет себя утруждать разработкой типовой формы.

Поэтому работодатели, сталкивающиеся с необходимостью учета и хранения больничных листков, сами разрабатывают формы таких журналов.

Руководствуются они при этом общими правилами целесообразности и спецификой работы организации (предпринимателя).

При составлении такого журнала рекомендуется использовать следующие реквизиты документа и графы для заполнения:

На титульном листе или первой странице журнала:

• наименование организации или ФИО предпринимателя, некоторые основные реквизиты,
• даты начала и окончания ведения журнала,
• если ведется номенклатура дел, то индекс данного документа по номенклатуре дел.

Графы страниц журнала предназначаются для внесения следующей информации:

1. Номер по порядку — порядковый номер больничного листа в журнале,
2. Дата предоставления листка нетрудоспособности,
3. Фамилия, инициалы работника,
4. Должность, наименование структурного подразделения работника,
5. Номер больничного листа,
6. Наименование лечебного учреждения, которое выдало листок нетрудоспособности,
7. Даты начала и окончания нетрудоспособности,
8. Количество дней нетрудоспособности.

В организации или у предпринимателя, где учет и регистрация больничных листов доверена нескольким сотрудникам, рекомендуется добавлять графу «Подпись сотрудника, принявшего листок нетрудоспособности». Но в любом случае содержание документа должно быть заверено подписью ответственного сотрудника. Поэтому на каждой странице рекомендуется предусмотреть место для такой росписи.

Образец журнала учета больничных листов

Так как в дальнейшем из отдела кадров больничные листки передаются в бухгалтерию, то в форму журнала учета листков нетрудоспособности можно добавить графу для проставления росписи сотрудника бухгалтерии получившего из отдела кадров больничный. Это в дальнейшем, в случае утраты документа, позволит избежать споров о том, в каком подразделении был утерян больничный лист.

Регистрационные журналы по общему правилу должны быть прошиты, пронумерованы, и опечатаны на последней странице.

На последней странице, на прошивке, проставляется роспись руководителя организации (предпринимателя) указывается сколько листов прошито и пронумеровано. Подпись скрепляется печатью, при её наличии.

Важно

В то же время если руководитель организации или предприниматель не видит в этом необходимости, то делать это не обязательно.

Хранится и ведется такой журнал, как правило, в отделе кадров, так как это подразделении и принимает больничные листы у работников, считает стаж и передает их в бухгалтерию для выплаты пособия по нетрудоспособности. Если у организации или предпринимателя отсутствует кадровик, то обычно все кадровые вопросы ведет бухгалтер, и если при этом есть необходимость в ведении такого журнала, то и ведет его соответственно бухгалтер.

Журнал учета больничных листов — бланк

Законодатель не предусматривает введение единого образца журнала. Таким образом, работодатель вправе самостоятельно определять удобную для него форму документа. При этом законодательно определены некие требования к оформлению журнала:

1. На титульной странице указывается информация, позволяющая идентифицировать организацию (полное наименование фирмы, форма собственности и правовой структуры, ИНН и КПП, адрес расположения головного офиса, даты начала ведения и окончания документа).
2. Табличная часть документа включает обязательное указание данные о работнике, включая ФИО, занимаемую должность и табельный номер.
3. Далее идут столбцы о листе нетрудоспособности, указывается номер и дата выдачи документа, наименование организации, выписавшей листок, дата предоставления работодателю.
4. Последние графы предназначаются для расширенной информации о периоде нетрудоспособности. Здесь указывается конкретная причина, послужившая основанием для выдачи больничного листа, продолжительность и период действия документа. Также в отдельную графу могут быть внесены примечания и комментарии.

Законодатель не обязывает работодателей вести учет больничных листов, не устанавливает ответственность за отсутствие журнала. Решение о ведении учетной документации принимается работодателем самостоятельно. В данной ситуации документы будут подлежать учёту и контролю, срок их хранения на предприятии составит минимум 5 лет (согласно Приказа Минкультуры РФ №558 от 25.08.2010 года).

Требования к оформлению журнала

Журнал учёта больничных листов представляет собой официальный документ, к которому выдвигается ряд обязательных требований. При заполнении документа ручкой, необходимо использовать чёрную гелевую пасту. В противном случае ФСС может отклонить документ. Отдельные нюансы затрагивают оформление журнала. При ведении документации учётного типа нужно обратить внимание на такие нюансы:

1. Не допускается наличие исправлений, не имеющих под собой документального основания. В случае внесения правок, необходимо делать сноску и указывать, на основании чего данные были подвергнуты корректировке. Любое исправление заверяется подписью уполномоченного лица.
2. Сведения, указанные в журнале, должны быть актуальными и правдивыми.
3. Не допускается наличие ошибок грамматического характера.
4. Запрещено использовать при оформлении записей корректирующие средства (специальные ластики, штрихи и т.д.).
5. Данные вносятся разборчивым почерком.
6. Страницы журнала должны быть прошиты и пронумерованы. На последнем листе указывается дата нумерации и прошивки, печать и подпись организации, число страниц.

Неисполнение указанных требований влечёт за собой сложности. Согласно законодательным нормам, документы, не отвечающие правилам ведения, теряют юридическую силу, не могут быть использованы в судебных инстанциях и правоохранительных структурах как доказательная база.

Где найти номер больничного листа

После замены старой формы больничного листа на новую, часто возникают вопросы при заполнении графы «Номер больничного листа». Где указан номер листка нетрудоспособности, и что он из себя представляет, подробно объяснено в Письме Фонда Соцстрахования России № 14-03-11/15 — 8553 от 22 сентября 2011 года.

Как следует из указанного письма, номер больничного листка (номер бланка листка нетрудоспособности) состоит из двенадцати цифр.

На бланке больничного листа он находится в двух местах, на основной части бланка и на отрывном корешке.

Так как отрывная часть бланка остается в медицинском учреждении, то сотруднику отдела кадров искать номер следует в основной части бланка, которую работник предоставляет своему работодателю.

Основная причина появления вопроса в отношении номера больничного литка в том, что в новых бланках листков отсутствует серия. Если ранее в документе указывалась серия и номер бланка листка нетрудоспособности, то теперь на листке присутствует только двенадцатиразрядный номер.

Указанный идентификационный номер бланка расположен в верхней правой части документа. Он расположен в белом поле под штриховым кодом. Номер представляет собой четыре группы чисел в каждой из которых находится три знака. При этом первые девять чисел являются порядковыми и только последние три — контрольный разряд.

Хранение больничных листов в организации и у ИП

По общему правилу первичные документы должны храниться в организации не менее пяти лет. Согласно Перечню типовых управленческих архивных документов, это относится, в том числе, и к документам об оплате листков нетрудоспособности.

Но согласно федеральному закону «О страховых взносах» плательщики таких взносов должны обеспечивать на протяжении шести лет сохранность документов, подтверждающих исчисление и уплату сумм страховых взносов. Больничные листки, как раз, и подтверждают правильность исчисления и уплаты таковых взносов.

Из чего можно сделать вывод о том, что работодатель должен обеспечивать хранение листков нетрудоспособности в течение шести лет. Течение этого срока исчисляется с момента окончания расчетного периода, в котором больничные листки поступили от работников.

Совет

Аналогично и с журналом учета листков временной нетрудоспособности. Несмотря на то этот документ не отнесен к обязательным, Перечень типовых управленческих документов содержит упоминание и об этом журнале.

Срок хранения журнала, согласно Перечня, составляет пять лет. В то же время, разумно предположить, что журнал учета больничных листков не может храниться в организации или у предпринимателя менее срока хранения самих больничных листков.

Поэтому целесообразно установить шестилетний срок хранения журнала учета.

Журнал регистрации больничных листов в организации

Для регистрации и упорядочивания листов нетрудоспособности некоторые предприятия или индивидуальные предприниматели используют специальные журналы. Можно существенно упростить процесс учета бюллетеней, если скачать образец журнала регистрации больничных листов и изучить правила его заполнения. Ознакомиться с ними можно в этом обзоре.

В ныне действующем законодательстве ведение регистрационной книги не является обязательным. Журнал учета листков временной нетрудоспособности оформляется исключительно по желанию работодателя и позволяет:

• выявить, сколько дней по болезни отсутствовал на рабочем месте сотрудник, и каким образом будут произведены выплаты пособия (поскольку первые 3 дня больничного периода обязан оплачивать предприниматель или предприятие);
• проконтролировать, когда работник сдал заполненный бланк, чтобы получить страховую компенсацию (после пережитого заболевания он должен принести бланк работодателю в течение 6 месяцев после выздоровления);
• быстро предоставить в случае проверки, проводимой Фондом социального страхования (далее — ФСС РФ), интересующий сотрудников фонда лист нетрудоспособности.

Сама форма учетного документа была введена в действие еще Приказом Минздрава СССР от 4 октября 1980 года № 1030 «Об утверждении форм первичной медицинской документации учреждений». Данный образец актуален и на сегодняшний день, о чем свидетельствует текст Письма Минздравсоцразвития РФ от 11 января 2007 года № 79-ВС «Об использовании бланков листков нетрудоспособности».

Инструкция по заполнению книги регистрации листков нетрудоспособности по форме «036 у» начинается с заполнения титульного листа:

1. Сначала указывается полное наименование юридического лица (в скобках дополнительно можно прописать и сокращенный вариант) или Ф.И.О. индивидуального предпринимателя.
2. Заранее указывается дата начала заполнения регистрационной книги, а также момент окончания внесения записей.
3. В случае, если на предприятии у каждого документа имеется персональный номер, то и журналу присваивается индивидуальный индекс по существующей номенклатуре дел.

Далее журнал регистрации листков нетрудоспособности заполняется следующим образом:

1. Изначально указывается порядковый номер предоставленного бланка.
2. В следующий столбец имеющейся таблицы вносится информация о дате, когда сотрудник принес медицинский документ работодателю.
3. Обязательно внесение данных и о самом работнике: Ф.И.О.

   , сведения о занимаемой им в компании должности, а также, если предприятие крупное, то и название подразделения организации, в котором он трудится.

4. Записывается индивидуальный номер листка нетрудоспособности.

5. Заполняется следующий столбец, в котором указываются данные о поликлинике, где сотрудник проходил лечение.
6. Обозначается нетрудоспособный период: указывается дата, когда работник ушел в вынужденный «отпуск», а также дата закрытия больничного.
7. В конце в документе делается пометка о том, сколько всего дней отсутствовал на рабочем месте сотрудник.

Cкачать образец журнала регистрации больничных листов можно по ссылке.

Заполнение учетного журнала не представляет особой сложности благодаря оформлению его страниц в виде удобной таблицы.

Сроки хранения больничных листов на предприятии, а также регистрационной книги, обозначены в п. 896-897 Приказа Минкультуры России от 25 августа 2010 года № 558 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения».

Согласно данному нормативному акту, ИП и юридические лица обязаны хранить медицинские документы у себя в течение 5 лет минимум, этот период запрещено сокращать.

Однако, отвечая на вопрос о том, сколько хранятся больничные листы в организации, необходимо помнить о том, что вести учетный журнал работодателю необязательно. Поэтому ответственности за его утерю в течение обязательных для его хранения 5 лет работодатель нести не будет. Но сами медицинские бланки хранить придется в обязательном порядке.

Заполнение журнала регистрации больничных листов: скачать образец и бланк

Листы нетрудоспособности являются подтверждением периода болезни и основанием для получения пособия. После сдачи документа работодателю обеспечивается их учет и хранение.

Наиболее оптимальным вариантом систематизации данных служит ведение специального журнала регистрации листов нетрудоспособности.

Обязательные требования к необходимости ведения журнала отсутствуют, но использование формы упрощает контроль и учет документов в организациях с численностью более нескольких человек. В статье расскажем про заполнение журнала регистрации больничных листов, дадим образец оформления.

Учет журнала регистрации больничных листов на предприятии

Ведение журнала не является трудоемкой задачей. Журнал учета больничных листов является внутренней формой учета, предназначенной для использования данных для операций:

• Внесения данных в табель учета рабочего времени.
• Начисления пособия в составе заработной платы.
• Формирования отчетности в ФСС и ПФР.
• Составления сводов по запросу руководителя. Руководители используют информацию для контроля длительности, анализа уровня заболеваний и получения прочих данных.
• Проведения контроля срока представления листа нетрудоспособности.
• Определение лимитируемых дней нетрудоспособности для различных случаев: по одному договору, по уходу за ребенком или другим близким родственником.

Анализ данных, получаемых на основании информации журнала учета

В проведении мероприятий по улучшению охраны труда и снижению уровня заболеваемости на предприятии используется информация журнала учета. Работодатель имеет возможность анализировать данные:

• Динамику количества дней заболевания по периодам или в сравнении с предшествующим годом.
• Количество дней заболеваний по структурным отделениям.
• Потребность в продлении или переносе отпуска при наступлении заболевания в периоде отдыха.
• Своевременность предоставления листков нетрудоспособности.
• Наличие случаев нарушения больничного режима.
• Статистику заболеваемости совместителей.

По результатам анализа определяются профилактические мероприятия по улучшению охраны труда. Дополнительно работодатель может принять меры по усилению дисциплинарной ответственности по фактам нарушения больничного режима или задержки предоставления листка нетрудоспособности. Читайте также статью: → «Оформление больничного листа 2018».

Лица, ответственные за ведение регистрационных данных

Прием, хранение и систематизацию листков нетрудоспособности осуществляют кадровые работники, табельщики или иные лица, назначенные руководителем согласно должностной инструкции. Установление обязанностей лица может производиться на основании приказа руководителя предприятия.

Ряд предприятий малого бизнеса не имеет отдельно выделенной в штате кадровой единицы. Учет документации кадрового назначения ведет бухгалтерия или руководитель (индивидуальный предприниматель). Возможен вариант ведения журнала несколькими лицами, осуществляющих прием ЛН от работника. Данные о лицах, вносящих сведения, необходимо указывать в примечании к записи или отдельном столбце формы.

Порядок заполнения журнала регистрации

Несмотря на отсутствие требований к ведению журнала и указаний по его заполнению при оформлении и внесении учетных записей необходимо придерживаться общих правил ведения регистрационных книг.

Предприятие может разработать форму самостоятельно, использовать журналы, предлагаемые кадровыми ресурсами.

Журнал должен иметь титульный лист, нумерацию страниц, содержать данные об ответственном лице, периоде ведения.

Титульный лист содержит общую информацию о журнале:

Ведение журнала может осуществляться как на бумажном носителе, так и в электронном виде. Учет данных позволяет сократить время на подготовку сведений для ФСС при проведении камеральной проверки.

При использовании электронной формы документ может быть распечатан в любое время и использован для формирования реестра проведенных в заданном периоде листков нетрудоспособности с предъявлением в ФСС. Систематизация данных позволяет исключить возникновение ошибок в учете.

Состав информации журнала учета

Перечень информации журнала должен быть достаточной для пользователей. При заполнении необходимо соблюдать последовательность указания данных.

Работодатель самостоятельно определяет оптимальный для учета перечень информации. К необязательной для заполнения информации относят:

• Подразделение, табельный номер работника.
• Основания выдачи листа нетрудоспособности.
• Сведения о медицинском учреждении.

При необходимости в журнал вводят дополнительную строку для внесения данных о получателе документа при передаче его в бухгалтерию. Потребность учета лиц отсутствует в организациях, где кадровая работа производится работниками бухгалтерии. Читайте также статью: → «Оформление и образец дубликата листка нетрудоспособности».

Инструкция по заполнению журнала регистрации

Начало заполнения журнала осуществляется после оформления титульной страницы. Особенность внесения данных:

• Заполнение журнала на бумажном носителе производится чернилами темного цвета.
• Все записи должны хорошо читаться, при допущении ошибок корректируемая информация должна быть изменена в установленном порядке.
• Запись данных осуществляется на отдельной строке в хронологическом порядке.
• Данные в журнал регистрации вносятся из больничных листов. В бланках не разрешено менять нумерацию, вносить дополнительные данные, кроме заполняемой работодателем части.

Основным отличительным признаком документа ЛН является уникальный номер. Новые формы бланков не содержат серии. Номер листка нетрудоспособности составляет 12 цифр, размещенных в правом углу под штрих-кодом. Читайте также статью: → «Коды заболеваний в больничном листе».

Образец заполнения журнала регистрации листов

Работник ООО «Урожай» Смирнов Андрей Валентинович предоставил в отдел кадров предприятия больничный лист по уходу за ребенком. Документ за номером 012 338 546 700 выдан МУП ГП № 23. Период заболевания составил с 1 по 10 февраля 2017 года. На предприятии производятся операции:

1. Прием листка нетрудоспособности у работника.
2. Внесение данных о документе в журнал учета.
3. Передача документа в бухгалтерию для расчета и осуществления выплаты.

Фрагмент книги учета:

Журнал учета больничных листов

Регистрацией называется фиксирование основной информации документа в соответствии с принятой формой, закрепляющее факт его наличия и дату возникновения.

Учетные журналы или книги заводятся на предприятии или в организации с целью упорядочения существующей документации, их основное назначение – придание юридической силы документу.

Особенно актуально их ведение для крупного предприятия, где ведение больших объемов документооборота упрощается за счет использования этих регистрационных форм.

Основной их перечень выбирается руководством самостоятельно, основываясь на производственной необходимости.

Одним из таких документов и является журнал учета больничных листов.

 Обязателен ли учет подобных документов в организации?

Журнал учета больничных листов считается одним из важных отчетных моментов кадрового документооборота любого серьёзного предприятия.

Благодаря ему, работодатель имеет возможность:

• в полной мере владеть информацией о состоянии здоровья своих сотрудников;
• проследить количество дней их нетрудоспособности;
• правомерно назначить оплату дней нахождения работника на больничном;
• анализировать заболеваемость на предприятии, что позволяет оценить общее положение дел;
• предусмотреть возможные профилактические мероприятия для повышения общего уровня здоровья;
• разрешить претензии в случае утери больничного листа.

Руководство самостоятельно принимает решение о его необходимости, исходя из важности подобной информации не только для начисления оплаты труда, но и для корректного разрешения спорных ситуаций с работником.

Форма и особенности заполнения

Строгой учетной формы данного документа не существует, его содержимое устанавливается приказом руководителя с приложением инструкции для кадровиков по его ведению.

Согласно правилам делопроизводства, необходима фиксация каждого листка нетрудоспособности в обязательной связке с датой документа.

Непреложными реквизитами каждой регистрационной формы являются:

• название документа;
• наименование организации;
• даты открытия и закрытия;
• срок хранения;
• подпись ответственного лица (возможно на каждом листе).

Журнал постранично разделяется на необходимые пронумерованные графы, сшивается, подкрепляется подписями руководства предприятия и печатью.

Заполнение обычно производится шариковой (чернильной) ручкой синего либо черного цветов.

В журнале учета листков нетрудоспособности каждая запись имеет порядковый номер, содержит личные данные о работнике (фамилия, имя, отчество), номер больничного листа, наименование медицинского учреждения, выдавшего его, срок действия документа.

Типовая форма выглядит так:

Скачать образец вы можете здесь:

Образец журнала учета больничных листов

Кто ведет журнал и где он хранится?

За сохранность и ведение журнала учета листков нетрудоспособности отвечает сотрудник отдела кадров, табельщик или другой работник, назначенный ответственным по приказу руководства предприятия.

Периодически этот документ предоставляется руководству для проверки либо составления необходимой отчётности, анализа кадровой работы.

Если произошла утеря, уничтожение или порча документации, руководитель организации обязан сообщить в правоохранительные органы об этом факте и назначить приказом комиссию для установления перечня пропавших документов и расследования сложившейся ситуации.

Сроки хранения

Сроки хранения различных отчетных форм на предприятиях определяются специальным Перечнем типовых документов, в котором указываются сроки для каждого типа документации.

Сроки исчисляются с 1 января отчётного года, следующего за годом завершения делопроизводства предыдущей формы, сокращать их нельзя ни в коем случае.

Журнал регистрации больничных листов является одним из востребованных документов в делопроизводстве предприятия.

Его руководитель не только беспокоится о законности и правомерности начисления выплат при нетрудоспособности работника, но и старается эффективно организовать рабочий процесс, учитывая необходимые меры профилактики заболеваний на производстве.

Ведение документа не требует больших трудозатрат, а польза и говорит сама за себя.