Командировка руководителя (директора) — цели, отчет, служебная записка

Служебная записка на командировку — образец 2019, пример, форма

Практикующие бухгалтеры легко приводят различные примеры целей командировки и указывают на следующее:

1. Деловая поездка сотрудника должна очевидным образом соответствовать интересам компании.

   Цель командировки формулируется так, чтобы было ясно: «путешествие» выгодно для фирмы, прямо или косвенно способствует тому, чтобы предприятие зарабатывало прибыль, наращивало объемы деятельности, повышало качество товаров и услуг.

   Работника организации нельзя отправить в командировку, поставив перед ним задачу «отдохнуть», «восстановить силы» или «вылечиться». Для этого предусмотрены отпуска — ежегодные или по состоянию здоровья.

2. Цель командировки не должна противоречить должностной инструкции работника.

   Так, бухгалтера нельзя отправить в деловую поездку для переговоров с клиентами. А коммерческий директор фирмы не может быть командирован в другой город с целью «перевозки сотрудников».

3. Причина, по которой совершается деловая поездка, должна соответствовать сроку «путешествия» и его маршруту.

   Если целью командировки является, например, участие в выставке, работник организации обязан «двинуться» в обратном направлении в течение суток после окончания мероприятия.

4. Крайне осторожно следует отнестись к обоснованию поездок по служебной надобности в выходные.

   Если сотрудник компании отправляется в другой город, например, для проведения переговоров в понедельник, а время пути составляет один день, то выехать можно не раньше вечера субботы. В противном случае стоимость билетов или ГСМ нельзя будет отнести к затратам.

5. Лучше избегать общих формулировок.

   Важно указать, зачем именно сотрудник организации отправляется работать вне места постоянной службы. Иначе у контролеров могут возникнуть сомнения в правомерности отнесения командировочных расходов к налоговому учету.

6. Цель поездки следует формулировать так, чтобы можно было сделать однозначный вывод о том, выполнено или не выполнено назначенное задание. После поездки сотрудник должен будет представить отчет о результатах, приложить к нему документы, подтверждающие выполнение поставленной задачи.

   Кстати, возможна ситуация, когда цель командировки не достигается. В этом случае работодатель требует у сотрудника «объяснительную» с указанием причин, почему не удалось выполнить служебное задание. При наличии этого документа расходы на поездку можно принять к налоговому учету.

7. Если цель командировки объемная, состоит из нескольких заданий, важно прописать также отдельные задачи поездки, выполнение каждой из которых также потребуется подтвердить.
8. Если работа специалиста носит разъездной характер и перемещение в другой населенный пункт связано с выполнением повседневных дел, то такое «путешествие», согласно Трудовому кодексу, не признается командировкой вообще.

Сведения в отчете о командировке: цели поездки

Любые действия руководства направлены на развитие, повышение эффективности работы и прибыли предприятия.

Целями поездки, которые указывают в приказах или служебной записке, могут быть:

• участие в конференциях;
• присутствие при проверке работы филиалов контролирующими органами;
• поиск новых направлений работы;
• открытие подразделений в других городах и странах;
• заключение договоров о сотрудничестве;
• обмен успешным опытом.

Приказ на директора оформляется на основании служебного задания или без него. Это зависит от того, какой порядок установлен в организации.

В 2018 году оно составляется по стандартной форме 10-а, или свободной. В нем указывают цель поездки и кратко описывают, какие задачи должен решить директор во время нее.Затем оформляется приказ, для которого можно использовать традиционную форму Т-9 или произвольную.

Организация командировок и деловых поездок руководителя поручается, как правило, секретарю. Он разрабатывает проекты приказов, план мероприятий по указанию начальника. Секретарь-референт готовит материалы по темам предстоящих докладов и выступлений. Бухгалтерия рассчитывает сумму авансового платежа с учетом размера суточных, транспортных и представительских расходов.

Обратите внимание

Начальника снабжают канцелярскими товарами, сувенирами с логотипами, рекламной продукцией, памятными подарками от фирмы для вручения на выставках и переговорах.

В программу поездки руководителя входит подробный перечень мероприятий, расписанный по времени, в котором указаны:

• организации, которые нужно посетить, с указанием точного адреса, номеров телефонов для связи;
• ФИО, должности лиц, с которыми назначены встречи, а также дополнительные сведения;
• цели, для осуществления которых планируются мероприятия;
• приемы, на которых обязательно нужно присутствовать.

Секретарь сообщает информацию принимающей стороне о времени прибытия начальника. Планом удобнее пользоваться, если он оформлен должным образом, в виде таблицы. Он необходим, чтобы не упустить что-то важное в напряженном графике работы, для отчетности.

Его изготавливают в двух экземплярах: для руководителя и его секретаря. По нему и служебному заданию разрабатывается маршрут, заказываются билеты, машины для встречи, гостиничные номера, предварительно просчитывают затраты.

Поездка может быть местная, по городу, зарубежная. Если руководитель выезжает за границу, решается вопрос о необходимости переводчика, оформляются визы.

С 2013 года можно применять для приказа свободную иди стандартную форму Т-9.

В нем указывается название организации, город, дата, номер. Включаются пункты от лица начальника о том, что он убывает в командировку, на кого возлагает свои обязанности, дается распоряжение бухгалтерии о начислении положенных средств.

Обязательно включают пункт назначения и сроки поездки. В конце ставится подпись начальника.

Служебное задание (СЗ) ранее было обязательным к оформлению перед отправкой человека в другой город по работе, но в настоящее время его можно не использовать. СЗ всегда являлось основанием для утверждения приказа по организации о направлении сотрудника в командировку (Постановление №749). В настоящее время законодательством определены в обязательном порядке следующие типы документов:

• приказ руководителя;
• служебная записка сотрудника при поездке на автомобиле.

Приказ по-прежнему обязателен к утверждению, поскольку без этого документа командировка просто не состоится.

Служебная записка пишется не всегда, а только при использовании личного, служебного или арендованного автомобиля. Как правило, она дооформляется уже после командировки. В документе сотрудник указывает даты командировки, количество дней, место направления, марку и номер используемого транспортного средства.

Желательно в служебной записке перечислить документы, которые сотрудник привёз в качестве отчётных. Однако строгих требований со стороны законодательства по содержанию записки нет, их устанавливает каждая фирма самостоятельно.

При отмене СЗ многие фирмы приняли решение не отказываться от этого документа из-за информативности и удобства использования.

Важно

Ведь в служебном задании раскрыты задачи и цели поездки работника, а также сроки их осуществления.

В связи с необязательностью документа, каждая организация может составить свой образец для использования, но будет лучше если СЗ будет содержать следующие пункты:

• название фирмы;
• данные сотрудника, его должность и отдел, в котором он работает;
• сроки командировки, общее количество дней;
• цель командировки;
• задания, включая сроки исполнения;
• место назначения;
• дата и номер служебного задания;
• отчёт, который сотрудник заполнит после возвращения из поездки;
• подписи (сотрудник и работодатель).

Печать в СЗ ставить нет надобности, но если у руководящего состава организации появится такое желание, то это не будет являться нарушением.

Важно помнить, что СЗ должно быть оформлено на каждого сотрудника по отдельности. Нельзя составлять документ на несколько человек сразу, так как каждый сотрудник отвечает за выполнение своей задачи, которую поручили именно ему.

В большинстве случаев в организациях оформление документа ложится на сотрудников кадровой службы, а иногда даже и на бухгалтерию. Такая практика перекладывания работы с документами на определённое подразделение имеет место по той причине, что кадровики или бухгалтеры в силу наличия специальных знаний смогут качественнее и быстрее сделать эту работу.

Перейти  Акт передачи объекта в эксплуатацию это

Важно помнить, что если в командировку собирается поехать генеральный директор, то на него также составляется приказ и СЗ. Ведь директор — это наёмный работник, с которым также заключён трудовой договор, как и с другими сотрудниками компании.

Если в качестве формы отчета о командировке применять документ № Т-10а, то нужно знать, что отчетные (отражающие результат выполненной работы) сведения указываются в нем соотносительно с изначально поставленными целями командировки.

Если применяется другая форма отчета, то тем не менее цели командировки указывать в нем желательно, поскольку их содержание может иметь значение при выборе корректных проводок при ведении бухгалтерского учета процедур, которые характеризуют командировку.

Узнать больше об особенностях ведения бухгалтерского учета при командировке вы можете в статье «Какие бывают проводки для учета командировочных расходов».

Строгих критериев к формулированию целей законодатель не устанавливает (равно как не устанавливал и ранее — в период действия предыдущей редакции постановления 749). Таким образом, цели командировки могут быть как самыми общими, так и достаточно детальными.

Если говорить об определенной детализации целей командировки — примеры их формулирования могут звучать так:

• подписание договора поставки крепежа с ООО «Контрагент»;
• участие в конференции «Инвестиционные инновации» и выступление на тему «Энергоэффективность в легкой промышленности»;
• внеплановая проверка филиала в Нижнем Новгороде на основании аудиторского заключения № 1 от 17.02.2017;
• участие в судебном заседании по делу № А111222333 в качестве представителя истца.

Поскольку юрлицо вправе самостоятельно разработать форму отчета, утвердив определенные показатели с учетом специфики своей работы, в данной статье мы будем опираться на данные унифицированной формы № Т-10а. 

Изучим подробнее, в каких формулировках могут отражаться результаты (исходя из целей) в отчете по форме № Т-10а.

1. Названия фирмы-работодателя и фирмы, оплатившей командировку (как правило, это один хозяйствующий субъект). Совет

2. Наименования документа (оно может быть тем же, что приведено в унифицированной форме — «Служебное задание для командировки и отчет о его выполнении»);

3. Ф. И. О., табельного номера работника, его должности, структурного подразделения, в котором он работает.

4. Сведений о поездке:

• места назначения (государство, город, хозяйствующий субъект);
• даты начала и окончания командировки;
• длительности командировки в днях (не считая времени в пути);
• документа — основания направления работника в командировку.

Документ подписывается:

• командированным работником;
• его непосредственным руководителем;
• директором фирмы-работодателя.

В отчете также может присутствовать заключение непосредственного руководителя сотрудника о выполнении служебного задания. В случае успешного достижения целей здесь можно написать «Задание выполнено в полном объеме». Если составление отчета — одно из условий назначения сотруднику премии, то можно добавить формулировку «По итогам командировки работник заслуживает материального поощрения в виде премии».

Если сотруднику не удалось достичь поставленных целей командировки, то в таком случае его руководитель может отразить в отчете:

• факт невыполнения служебного задания;
• адресованное командированному сотруднику предписание составить докладную записку с разъяснениями.

Докладная записка при этом обычно направляется директору.

Это имеет столь же важное значение, как и вопрос о том, как определить цель командировки. Примеры случаев, когда работодатель был оштрафован за то, что направил в другой город работника, которого нельзя было посылать в поездку, не единичны.

Прежде чем командировать сотрудника в другой город или страну, важно учесть то, что:

1. Категорически запрещено «снаряжать в дорогу» беременных женщин и несовершеннолетних работников (кроме кадров, занятых в сфере творчества).
2. Сотрудник, направляемый в деловую поездку, должен состоять в трудовых отношениях с работодателем.

   На момент отправления уже должен быть заключен договор найма, оформленный в соответствии с действующими законами.

3. Есть категории граждан, которые имеют право отказаться от командировок. Отправлять их в другой город или страну по служебной надобности допустимо только при наличии их письменного согласия.

К таким лицам относятся:

• Мамы детей младше 3 лет.
• Родители или опекуны инвалидов до 18 лет.
• Граждане, ухаживающие за больными членами семьи, в соответствии с медицинским заключением.
• Матери и отцы, воспитывающие детей в возрасте до 5 лет без супругов.

Пример отчета о командировке

УТВЕРЖДАЮ

Директор ООО «Светплюс»

Инокентьев Р. Д. (подпись)

20.06.2018

Отчет о командировке

Сотрудника: заместителя начальника отдела маркетинга Прокофьева А. З.

Цель командировки — примеры, директора, водителя

Некоторые этапы рабочего процесса требуют личного присутствия человека с другого предприятия со служебным заданием на несколько дней. Такие трудовые и партнерские взаимоотношения между организациями называют командировками и имеют свои цели.

Что признавать, а что – нет под служебными целями отбытия подчиненного, можно узнать из действующего Постановления российского Правительства № 749 от 13.10.2008 года.

В нормативе подробно изложены все правила и требования к кадровой работе в отношении направлений подчиненных в командировочные поездки, в том числе и определяется понятие «цель командировки».

Что это такое

Общее понятие цели командировки для рабочего регламента – это выполнение служебных обязанностей соответственно должности представителя организации с целью улучшить процесс развития предприятия.

Основанием в документальном виде для такого процесса является распоряжение от самого руководителя в форме составленной служебной записки.

Целями командировок нельзя признать осуществление каких-либо должностных обязанностей в пути следования к месту назначения по командировочному приказу.

Работа только по прибытию на место назначения будет признаваться выполнение целей и задач по командировке.

Ранее, до января 2019 года (на основании постановления правительства России № 1595 от 29 декабря 2019 г.), цель излагалась строго в служебном задании.

Теперь, уже почти как год, цели полагается прописывать в приказе на командировку, который выпускается в кадровом делопроизводстве по форме № Т-9, Т-9а, а также в произвольном вариант (ч. 1 ст. 8 и ч. 1 ст. 22 ТК РФ).

Такое правило рекомендуется выполнять согласно п. 3 Положения о командировках. Хотя это не обязанность кадровика, главное, чтобы была служебная записка и согласие работника поехать в командировку, оформленное заявлением.

Некоторые бухгалтеры негосударственных юридических образований пользуются разрешением Роструда (три письма – № 2-ТЗ от 9 января 2013 г., № ПГ/1487-6-1 от 14 февраля 2013 г. и № ПГ/10659-6-1 от 23 января 2013 г.) издавать приказы в произвольной форме, где и цели могут прописывать в самом тексте документа.

Какие бывают

Как крупные, так и мелкие компании могут использовать командировкик для того, чтобы улучшить качество работы своих подчиненных, перенять опыт высококвалифицированного специалиста, расширить сферу влияния своего предприятии, заручиться сотрудничеством и подписать стоящие договора и т.д.

Каковые бы ни были цели, их можно разделить на общие служебные поездки и профильные. К общим относятся следующие цели и задачи, которые возлагаются для выполнения на командируемого:

• закупка сырья, товаров, оборудования или комплектующих;
• ведение переговоров для заключения договора между предприятиями – для подчиненных, работающих с клиентами, являющимися юридическими лицами, для начальников отделов и директоров компании;
• решение юридических и правовых спорных вопросов с привлечением специалиста – юриста компании;
• маркетинговые исследования на новых перспективных для предприятия территориях;
• завоевание рынков и иное развитие бизнеса;
• участие в научно-исследовательской конференции, тесно связанной с работой учреждений, организации или предприятия;
• когда требуется перенять навыки и умения от каких-либо специалистов другой фирмы или компании, тогда цель командировки обмен опытом.

Если на предприятии практикуются регулярные поездки и даже имеется свой график командировок, то обычно в такой организации есть необходимость осуществлять какие-либо проверки работы своих филиалов.

Или же есть партнерские договора с другими фирмами, которые предполагают регулярное присутствие специалиста, оказывающего услуги по договору сотрудничества.

Так, к узко профильным командировочным поездкам можно отнести следующие направления:

• проверка качества работы структурных подразделений крупного холдинга или корпорации в других регионах России;
• проведение внутриучетной бухгалтерской, аудиторской, кадровой, технической или иной проверки;
• передача знаний молодому поколению специалистов предприятия;
• плановое обслуживание оборудования на филиалах этого же предприятия, либо на территории организации, заказавшего такую услугу (к примеру, наладка станочного оборудования в цехах мебельной фирмы);
• осуществление обязанности водителя при перевозке сотрудника в командировку, когда перемещение с основного места работы в другой пункт происходит на служебном транспорте – в этом случае командируются два человека – водитель и сотрудник, генеральный директор.

Целями может быть также подготовка к открытию нового подразделения, отделения компании, филиала или дочернего предприятия.

Точно так же и при реструктуризации или ликвидации какого-либо филиала предприятия иногда приходится отправлять бухгалтера или юриста в другой регион, где находится отделение или филиал.

Это делает обычно для того, чтобы могли бы быть проведены все проверки, подготовлены в надлежащем виде отчеты и другие документы.

Как оформить командировку в выходной день, описывается в этой статье.

Примерами целевых командировочных назначений могут послужить следующие варианты, которые можно распределить в сводной обзорной таблице:

По большому счету все цели, которые имеют прямое отношение к служебным обязанностям и развитию бизнеса, рабочему процессу предприятия, все это может служить поводом для отправки человека в другой город или регион на короткий или длительный срок.

Так, цель командировки юриста примеры может показывать, какие угодно – от получения дополнительного образования или обмена опытом на другом предприятии, до судебных разбирательств и надлежащего нотариального оформления лицензии на осуществление той или иной деятельности филиала предприятия.

То же самое можно сказать и о других сотрудниках, которых понадобилось отправлять в поездку на другое рабочее место, где требуется временно выполнить свои обязательства в рамках трудового соглашения и в интересах предприятия.

Примеры цели командировки директора

Чтобы получше понять, какие же может преследовать цели в командировочной поездке генеральный директор, можно рассмотреть один показательный пример.

Из корпорации, занимающейся изготовлением биопрепаратов на растительной основе, под названием «ФитоФармика» в торговую сеть аптек ООО «Здоровье 24 часа» пришло приглашение директора о встрече в г. Екатеринбурге для подписания проектного договора о сотрудничестве.

Обратите внимание

Сеть аптек располагается в Ярославской области и имеет свои интересы закупки продукции производства из Екатеринбурга. Генеральный директор сети аптек предварительно ранее обговаривал условия встречи с руководством производства лекарств.

Его командировка будет длиться 4 дня, а целью в приказе по форме № Т-9 будет формулировка – «проведение переговоров по долгосрочному проекту и заключении контракта с постоянным поставщиком продукции».

Бухгалтер

Главный бухгалтер или просто бухгалтер на любой фирме или в организации юридической формы собственности – это всегда материально ответственное лицо, которое отвечает за разные ценности – материальные, имущественные, денежные.

Это говорит о том, что такой человек подотчетен в своем труде только на основном месте своей работы.

Именно поэтому зачастую компании, отправляющие своего бухгалтера в дочернюю или партнерскую компанию в другой город для формирования и подписания отчетной, а также платежной документации, практикуют оформление трудового договора по совместительству.

Трудовое законодательство не ограничивают граждан, на скольких рабочих местах они могут быть одновременно оформлены (ст. 282 ТК РФ).

А потому если бухгалтеру придется пребывать в командировке около месяца и более, тогда его трудовую деятельность в другом регионе страны или городе можно оформить в порядке совместительства.

Командировка

Предоставление отчета по итогам командировки законом не предусмотрено. Поэтому не является обязательным для целей расчета налога на прибыль.

Цель командировки должна быть зафиксирована непосредственно в приказе о направлении сотрудника в командировку. В особых случаях (перечислены в рекомендации в полном ответе) нужно оформить служебную записку. Этих документов, вместе с авансовым отчетом и документами, подтверждающими расходы, достаточно для учета командировочных расходов в целях налогообложения.

Обоснование

Из рекомендации
Андрея Кизимова, заместителя директора департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России

Какие документы нужно оформить при направлении сотрудника в командировку

Нужно отправить сотрудника в командировку? Оформите необходимые документы. Только так вы сможете учесть расходы и обосновать их. Сделайте это независимо от того, куда едет сотрудник – в командировку по России или за границу. Порядок одинаков. Сделать все правильно вам поможет эта рекомендация.

Документы для командировки

Перед тем как направить сотрудника в командировку, нужно подготовить соответствующий приказ. Документ должен подписать руководитель организации или уполномоченный им сотрудник (например, заместитель).

Такие правила установлены пунктом 3 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749.

Оформлять для сотрудника служебное задание и командировочное удостоверение не обязательно (постановление Правительства РФ от 29 декабря 2014 г. № 1595). Эти документы отменили с 8 января 2015 года.

Тем не менее, цель командировки все равно должна быть документально зафиксирована. Иначе у налоговой инспекции могут возникнуть сомнения в необходимости поездки и выплаченных сотруднику суточных.

Важно

Поэтому задание, которое сотрудник должен выполнить в командировке, зафиксируйте непосредственно в приказе о направлении сотрудника в командировку.*

Коммерческая организация может по собственному выбору:

Но в унифицированной форме нет специальной графы, где можно было бы описать цель поездки. Поэтому если служебное задание отдельно не оформляете, то лучше составить приказ по своей форме.

Служебная записка

Ситуация: обязательно ли оформлять служебную записку о направлении сотрудника в командировку

Нет, не обязательно.

Однако служебную записку необходимо оформить, если:*

• сотрудник едет в командировку (или обратно) на личном, арендованном или служебном транспорте. В такой ситуации фактический срок пребывания в месте командирования необходимо указать в служебной записке, которую сотрудник по возвращении из командировки представляет работодателю вместе с оправдательными документами, подтверждающими использование транспорта: путевым листом, счетами, квитанциями, кассовыми чеками и т. д.;
• по возвращении из командировки у сотрудника нет вообще никаких документов, подтверждающих проезд и проживание в поездке. В этом случае сотрудник оформляет служебную записку по возвращении из командировки, которая должна содержать подтверждение принимающей стороны о сроке прибытия сотрудника к месту командирования и выбытия обратно. К ней он прикладывает документ, в котором принимающая организация подтверждает, что он находился в это время по месту командирования.

Причем такой документ сотрудник составляет самостоятельно, вернувшись из командировки. Об этом сказано в пункте 7 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749.

А вот оформление служебных записок о направлении в командировку ни одним нормативным актом не предусмотрено.

Но если руководство организации сочтет составление таких записок целесообразным, это правило можно закрепить локальным документом (п. 3 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749).

Например, приказом директора или Положением о командировках. Разработка таких документов не запрещена.

Служебные записки могут понадобиться в других ситуациях. Например, если сотрудник задержался в командировке по уважительной причине (производственная необходимость, отсутствие проездных билетов и т. п.). В таком случае по служебной записке на имя руководителя продолжительность командировки ему может быть продлена.

Цель командировки. Примеры

С точки зрения закона – поездка сотрудника, связанная с выполнением служебного задания, данного руководителем на определенный срок вне места постоянной работы (другую местность, страну) является командировкой, гарантирующей сохранение за работником среднего заработка и рабочего места (должности).

На основании требований:

• статьи 166 Трудового кодекса РФ;
• Постановления Правительства России № 749 от «13» октября 2008 года (с последующими изменениями и дополнениями), рассматривающего более детально вопросы особенностей направления работников в служебные командировки,

должны быть оформлены документы, позволяющие отнести расходы предприятия, связанные с оплатой командировочных и гарантированных сумм, к хозяйственным нуждам учреждения для соответствующего налогообложения.

Поездки для выполнения рабочего задания могут быть признаны служебными командировками только на основании письменного распорядительного документа работодателя (п. 3 Положения).

До 2015 года для выезда сотрудника обязательно были наличие:

• служебной записки руководителя, определяющей необходимость присутствия представителя организации для выполнения поставленной задачи в пункте назначения, куда тот был откомандирован;
• приказа о направлении в служебную командировку конкретного работника на оговоренный срок;
• командировочного удостоверения, оформленного при направлении сотрудника отделом кадров (при отсутствии – лицом, ответственным за ведение кадровой документации) с указанием:
• сведений о командированном человеке (личных данных, занимаемой должности и места работы);
• срока выполнения задания;
• поставленных целей.

На обратной стороне бланка делалась отметка о прибытии и убытие сотрудника с организации, куда он был направлен, что позволяло принимать расходы, связанные с командировкой к авансовому отчету.

Изменения к Постановлению, вынесенные «29» декабря 2014 года за № 1595 внесли коррективы в признание служебными командировками поездки в структурные подразделения данного предприятия, расположенные на отдаленном расстоянии в других регионах и городах.

Упрощено оформление документации, отменив обязательность составления служебного задания и выдачи командировочного удостоверения.

Однако многие руководители, привыкшие к документообороту, необходимость наличия этих документов утверждают в разрабатываемом в организации положении о командировках, оставляя за собой право, пользоваться командировочными удостоверениями, заполненными по унифицированной форме, либо с внесенными своими дополнениями.

Конкретные сроки (с момента выезда и до даты возвращения из поездки), как и цель командировки должны быть отражены в приказе.

В командировочном удостоверении эти данные дублируются.

В нормативных документах нет ограничений или перечня работ, которые можно выполнять в служебной поездке.

Как можно отразить цель командировки в командировочном удостоверении, примеры:

• заключить договор на поставку сырья, оборудования;
• принять участие в судебном разбирательстве по иску к организации, предъявленному за несвоевременную оплату по контракту выполненных услуг, или некачественную продукцию;
• принять участие с докладом в научно-исследовательской конференции;
• для обмена опытом;
• и прочие.

Задачи, решаемые в ходе командировки условно можно определить как общие и профильные.

Выше перечисленные примеры поставленных целей относятся к общим заданиям.

Профильные считаются задания, например:

• проведение внеплановых проверок в структурном подразделении, расположенном вне местонахождения основного предприятия;
• обслуживание оборудования по договору оказания услуг;
• проведение оценочных работ условий труда,

то есть работы, которые могут выполнить работники, имеющие соответствующую специализацию.

Кого из сотрудников можно посылать в служебные командировки?

Поскольку работнику должен быть выплачен средний заработок за все дни поездки с целью, поставленной работодателем и не противоречащей выполнению ним своих должностных обязанностей, то понятно, что человек должен состоять в трудовых отношениях с организацией, направляющей его в служебную командировку (п. 2 Постановления № 749).

Любой сотрудник, числящийся в штатном расписании организации, принятый по трудовому договору (не путать с договорами гражданско-правового характера), если изначально условия выполнения должностных обязанностей не требуют разъездного характера (курьеры, работающие вахтовым методом), может быть направлен в служебную поездку.

Важно учитывать, что определенная категория людей не может быть направлена в командировки вообще, согласно нормам трудового законодательства:

• беременные работницы;
• работники, заключившие с организацией ученический договор;
• работающая молодежь (до исполнения восемнадцати лет);
• лица, которые баллотируются в предстоящих выборах на избирательную должность.

Также, законодатель требует письменного согласия при необходимости выезда за пределы места жительства с целью выполнения производственных задач работников, имеющих определенные льготы:

• матерей, имеющих малышей до трехлетнего возраста;
• женщин или мужчин, воспитывающих ребенка до пяти лет без второго супруга;
• работников, имеющих детей – инвалидов, либо ухаживающих за больными родственниками (при наличии заключения о необходимости постороннего ухода);
• имеющих рабочую группу инвалидности и трудящихся в определенных условиях сотрудников.

Где нужно отразить цель командировки?

В случае, когда руководство пришло к выводу уменьшить формализм при составлении документации, выполняя требования закона, сегодня достаточно в приказе, изданном для направления работника в служебную поездку указать:

• личные паспортные данные работника (фамилию, имя, отчество полностью);
• занимаемую должность (профессию);
• место работы (цех, участок, отдел, структурное подразделение);
• срок поездки (с учетом времени, необходимого на дорогу в оба конца);
• четко определить суть задания, выполнение определенной цели.

Если Положением о командировках предусмотрены выдача письменного служебного поручения и командировочного удостоверения, цель поездки должна быть продублирована и в них, так же как и срок, дающийся работнику для выполнения поручения.

С какой целью могут направляться должностные лица и прочие работники в служебные поездки, ориентировочно покажем на примерах.

Руководитель предприятия

Директор организации, первый руководитель любого предприятия, прежде всего, заинтересован в развитии всего производства и расширения зоны влияния для увеличения доходов и получения большей прибыли.

Цель командировки директора, примеры:

• При открытии нового структурного подразделения – провести встречи и переговоры с представителями организации, являющейся «Подрядчиком» поставки товаров, оказании услуг для заключения долговременных договоров;
• При проверке КРУ филиала, расположенного в отдаленной от основного офиса местности – для урегулирования спорных вопросов, возникших в ходе ревизионной проверки;
• В поисках возможности расширения деловых связей и развития производства – проведение встреч с потенциальными партнерами для ведения совместного дела.

С каким поручением можно направить в служебную поездку менеджера по продажам?

Если специфика производства связана с реализацией изготовляемых продуктов, изделий, оборудования, для увеличения объема продаж в таких случаях имеющийся в штатном расписании специалист (менеджер по продажам) может быть командирован в другой город, регион с целью:

• изучения потребностей и возможности расширения сбыта продукции;
• ведения переговоров с потенциальными оптовыми покупателями;
• посещения торговых точек конкурентов для возможности провести сравнительный анализ.

Когда в командировку отправляются инженеры, производственный персонал?

Инженерные работники и непосредственно производственный персонал чаще всего направляются в служебные командировки, если деятельность организации связана с оказанием услуг по наладке, ремонту, установке нового оборудования.

Обычно продолжительность таких поездок более длительного периода, в зависимости от поставленных задач.

Кроме того, практикуется обмен опытом между ведущими в одной отрасли хозяйствования наладочные работы.

Может ли бухгалтер предприятия быть направлен в служебную поездку?

Как и любой другой работник, как рядовой, так и главный бухгалтер могут быть направлены на повышение квалификации, различные семинары по ведению бухгалтерской документации, аудиторской деятельности.

Кроме того, для проверки правильности предоставленных отчетов, главный бухгалтер может быть командирован в филиал, расположенный в другом городе, так же как и при открытии нового структурного подразделения – передачи документов и введения нового специалиста в курс дела по основным рабочим моментам.

Зачем ездят в командировки работники сельскохозяйственных отраслей

Людям, работающим в сельской местности, практически «кормящим» город, практически чаще всех приходится выезжать в деловые поездки с целью:

• посещения сельскохозяйственных выставок для ознакомления с новыми технологиями;
• закупки кормов для животноводства, удобрений для выращивания овощей;
• поиска новых потребителей;
• приобретения агротехники;
• участия в ярмарках;
• и прочими.

Оформляется ли командировка водителю?

Несмотря на то, что согласно законодательству в случае предусмотренного в связи с исполнением должностных обязанностей разъездного характера работ, они не считаются командировками, водитель может быть направлен в служебную поездку, например для осуществления перевозки специалиста предприятия к месту командирования, куда тот направлен для выполнения производственного поручения.

Водитель в таком случае оформляется приказом как отправленным в командировку.

Кроме того, он может выехать в другой город, например для проведения плановой диагностики автотранспортного средства, приобретения запасных частей для ремонта автомобиля, что должно быть оформлено командировкой, если поездка займет более одного дня.

Цель поездок научных сотрудников

Ученые, исследователи, преподаватели высших учебных заведений, другие сотрудники, занимающиеся наукой, могут выть командированы:

• для принятия участия в научных конференциях, специализированных выставках;
• обмену знаниями и опытом;
• сбора информации для научной работы;
• изучения первоисточников научных трудов;
• проведения исследований и тому подобное.

Нужно ли директору оформлять служебную записку, если он отправляется в командировку

Нужно ли директору оформлять служебную записку, если он отправляется в командировку на личном или служебном транспорте?

Директор тоже должен оформлять служебную записку, как и любой другой сотрудник компании. Ведь в действующих правилах для руководителя организации нет каких-либо особых оговорок (п. 7 Положения, утв. постановлением Правительства РФ от 13.10.08 № 749).

Обязательно ли оформлять служебную записку о направлении сотрудника в командировку

Нет, не обязательно.

Однако служебную записку необходимо оформить, если:

• сотрудник едет в командировку (или обратно) на личном, арендованном или служебном транспорте. В такой ситуации фактический срок пребывания в месте командирования необходимо указать в служебной записке, которую сотрудник по возвращении из командировки представляет работодателю вместе с оправдательными документами, подтверждающими использование транспорта: путевым листом, счетами, квитанциями, кассовыми чеками и т. д.;
• по возвращении из командировки у сотрудника нет вообще никаких документов, подтверждающих проезд и проживание в поездке. В этом случае сотрудник оформляет служебную записку по возвращении из командировки, которая должна содержать подтверждение принимающей стороны о сроке прибытия сотрудника к месту командирования и выбытия обратно. К ней он прикладывает документ, в котором принимающая организация подтверждает, что он находился в это время по месту командирования.

Причем такой документ сотрудник составляет самостоятельно, вернувшись из командировки. Об этом сказано в пункте 7 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749.

А вот оформление служебных записок о направлении в командировку ни одним нормативным актом не предусмотрено.

Но если руководство организации сочтет составление таких записок целесообразным, это правило можно закрепить локальным документом (п. 3 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749).

Например, приказом директора или Положением о командировках. Разработка таких документов не запрещена.

Служебные записки могут понадобиться в других ситуациях. Например, если сотрудник задержался в командировке по уважительной причине (производственная необходимость, отсутствие проездных билетов и т. п.). В таком случае по служебной записке на имя руководителя продолжительность командировки ему может быть продлена.

C 8 августа опять поменялись правила оформления командировок

Изменения в порядок оформления командировок уже вступили в силу*. За последний год это вторые поправки. Первые поправки, действующие с 8 января, отменили три документа: служебное задание, командировочное удостоверение и отчет о выполненной работе, но ввели служебную записку.

Причем только для личного легкового автомобиля и мотоцикла (постановление Правительства РФ от 29.12.14 № 1595). Из-за этого было не ясно, как подтверждать сроки командировки, если работник едет на личном грузовике, служебном или арендованном транспорте.

Совет

Поэтому одни компании продолжали использовать удостоверения, другие стали применять служебную записку. Теперь перечень документов уточнили, так что будет меньше споров с налоговиками по учету расходов на суточные.

Мы выделили пять основных изменений в новом порядке и подготовили пять образцов для составления идеальных документов.

* Постановление Правительства РФ от 29.07.15 № 771.

Прежний порядок требовал составлять служебную записку, только если работник ездил в командировку на личном транспорте (п. 7 Положения, утв. постановлением Правительства РФ от 13.10.08 № 749).

Для проезда на служебном автомобиле записка была не обязательной. Компании могли составлять ее по своему желанию. Поэтому, если они этого не делали, надо внести изменения в положение о командировках (см.

 образец 1).

Поправки прямо требуют составлять служебку в трех случаях: для служебного (см. образец 2), личного (см. образец 3) транспорта и транспорта, которым сотрудник управляет по доверенности.

Например, на арендованном автомобиле, машине родственников, знакомых и т. п. (см. образец 4). Кроме того, в порядке уточнили, что служебка нужна не только для легковых автомобилей или мотоциклов.

Например, работник может поехать в командировку на грузовом или спецтранспорте (бензовоз, трактор и т. п.).

Нужна ли служебная записка, если директор ездил в командировку на машине

Командировочные расходы

По новым правилам сотрудники, которые ездили в командировку на машине, должны подготовить служебную записку на имя руководителя. А обязан ли ее оформлять сам директор, если он был в служебной поездке на автомобиле?

Марина Тябина, бухгалтер (г. Краснослободск, Мордовия)

Директор тоже должен оформлять служебную записку, как и любой другой сотрудник компании. Ведь в действующих правилах для руководителя организации нет каких-либо особых оговорок (п. 7 Положения, утв. постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749). При этом не имеет значения, директор сам управлял машиной или ехал как пассажир.

В Роструде нам подтвердили, что также можно освободить руководителя от обязанности составлять служебную записку на себя. Ведь он все равно будет подписывать приказы о командировке, ее переносе или продлении.

А в такой ситуации служебная записка, по сути, будет дублировать приказ. Чтобы сократить количество бумаг, можно внести специальную оговорку про директора в положение о командировках или другой локальный акт.

К примеру: «Требование о представлении служебной записки на руководителя организации не распространяется».

Как подготовить командировку руководителя — приказ

Командировка руководителя — всегда ответственное и важное задание. Служебная поездка предварительно продумывается. Какие условия должны входить в программу командировки? Как забронировать номер в отеле? Эти нюансы нужно тщательно продумать при составлении плана.

Нюансы организации служебной командировки руководителя

Служебная поездка — определение сотрудника для отправления в то место работы, которое не относится к территории компании. Они могут быть в пределах одного населенного пункта или с выездом за сотни километров, в том числе и пересечение границы.

Отправления и прибытия подготавливаются по шаблонному плану. Иногда учитываются дополнительные условия. Сотрудник может быть представлен в разном статусе:

• Персона VIP;
• Важный гость;
• Участник собрания;
• Партнер по деловому бизнесу и тому подобное.

Если руководитель приезжает в виде почетного гостя или персоны VIP, то все расходы на себя может взять принимающая сторона. Директор может быть членом делегации. Все организационные вопросы в этом случае берет на себя организатор этой поездки.

Основные обязанности секретаря по подготовке командировки руководителя

Если директор отправляется на несколько дней по работе, секретарь должен подготовить соответствующие документы: служебное задание и приказ о служебной поездке. Они понадобятся в дальнейшем для подробного составления отчета. Задание и приказ должны быть утверждены.

Перед отправкой директора в служебную поездку, секретарь должен получить максимум информации о выполнении действий в период отсутствия директора. Уточните вопрос о подписи документов во время отсутствия. Если во время служебного отъезда руководитель передает свои полномочия подписи иному должностному лицу, должен быть сформирован соответствующий приказ о постановлении.

Порядок организации командировки для руководителя

Порядок и обязанности по организации служебной поездки ложатся на руководителя и секретаря. Второй готовит приказы о командировках, регистрирует их в журнале учета и предоставляет удостоверения на служебную командировку. Это документ имеет стандартную форму. Секретарь только заполняет его в соответствии с приказом.

В обязанности секретаря обязательно входит подготовка его к поездке. Секретарь совместно с директором печатает программу. В ней присутствуют названия организаций, имена лиц, и даты встреч с каждым из них. Наименование компании должно быть правильное. Дополнительно должны быть указаны телефоны и адреса. Секретарь всегда знает, где находится директор.

Если возникнет необходимость, он сможет с ним связаться.

Как составить приказ о командировке руководителя?

Руководителю необходимо отправиться в командировку? Для начало необходимо составить служебное задание. Оно служит базой для последующего составления приказа. Если его нет, приказ невозможно будет создать. Учтите эту особенность.

После этого вы сможете издать Приказ о направлении в служебную поездку. Это важный документ, обладающий значимой юридической силой для предприятия. На основании этой бумаги происходят действия специалистов. Также она влияет на документооборот на предприятии.

Приказ должен подписать директор или уполномоченное лицо.

Образец приказа на командировку

План командировки руководителя

Программа поездки — важная составляющая. Нужно помнить обо всех датах и назначенных встречах. Создается на основании представленных документов. Также нужно учесть:

• Способ передвижения. Поезд, самолет или личное авто;
• Оптимальное время прибытия и отправления;
• Метод оплаты проезда, аренды помещения и так далее.

Практические советы по составлению плана поездки

Практические советы о том, как хорошо организовать отправление директора, основаны на фактах. Иногда коллеги уже ездили в этом направлении и даже в этот населенный пункт. Проконсультируйтесь с ними и выясните, какой удобный район для проживания и почему.

Также уточните, близко ли метро, кафе, лавочки для отдыха в парке, удобная ли гостиница и так далее. Аналогичные вопросы можно задать секретарю компании, в которую направляется директор.

Воспользуйтесь отзывами туристов в интернете, которые делятся своими впечатления.

Эти несложные советы помогут грамотно организовать поездку руководителя.

Если у Вас есть вопросы, проконсультируйтесь у юриста Задать свой вопрос можно в форму ниже, в окошко онлайн-консультанта справа внизу экрана или позвоните по номерам (круглосуточно и без выходных):