Командировка дистанционного работника

Содержание Toggle

Командировка дистанционного работника — к работодателю в офис оформление

Оформление служебной поездки такое же, как для сотрудников с рабочим местом на предприятии работодателя. Если документооборот электронный, то у работодателя и дистанционного работника имеются электронные подписи (ст. 5 закона № 63-ФЗ). Это позволяет обмениваться электронными документами и заверять их без посещения офиса.

Обязательно оформляется приказ (форма Т-9) и отчет по авансу (форма № АО–1). В некоторых компаниях локальными нормативами предусмотрено составление служебного задания. Если его нет, цели определяются в приказе (распоряжении). Если выезд осуществляется на служебном или личном автомобиле, это обязательно должно быть указано. К приказу прилагается смета расходов.

В трудовом договоре дистанционного сотрудника его место работы определяется по месту проживания. Поездки на объекты, расположенные в других населенных пунктах (в том числе в офис работодателя, расположенный в другом городе), оформляются как командировки. Обратите внимание

Согласно общему правилу служебным не считается выезд, из которого можно вернуться домой ежедневно.

К дистанционным сотрудникам оно относится не всегда. На практике все нюансы решает работодатель, учитывая транспортную доступность, расстояние, характер поручения и необходимость в отдыхе.

Если выполнение служебных обязанностей связано с частыми разъездами, может использоваться служебный или личный автомобиль.

При предоставлении служебного у него должны быть регистрационные документы и полис обязательного страхования. Отдельно оговариваются условия обслуживания и ремонта.

Путевые листы для служебного и личного авто оформляет командированный сотрудник, он так же учитывает ГСМ и следит за техническим состоянием транспортного средства.

На основании путевого листа и отчета по ГСМ бухгалтерия рассчитывает размер компенсации.

Пошаговая инструкция

Любая служебная поездка начинается с подготовки и планирования. Если требуется согласие сотрудника, составляется и отправляется уведомление. Этот документ обязателен только в том случае, если сотрудник входит в категории, определенный ст. 201, 259 и 268 ТК. На практике уведомление составляется так же для длительных поездок. Сроки рассчитываются, исходя из объема и сложности задачи.

Причиной для направления в командировку чаще всего служит служебная записка, содержащие обоснование поездки. Если служебное задание внутренними нормативами не предусмотрено, все условия (место назначения, сроки, цели) должны быть указаны в приказе руководителя. Документ заверяется печатью и отправляется по почте или на электронный ящик.

В первом случае работник подтверждает получение электронной подписью.
Во втором случае приказ возвращается по окончании поездки вместе с отчетом по авансу.

Такой порядок следует из положений статей 212 и 312.3 Трудового кодекса РФ.

Особенности документооборота Если дистанционному сотруднику необходимо обратиться к работодателю с заявлением, предоставить объяснения либо передать другую информацию, то он может это сделать в электронной форме, заверив свое обращение цифровой подписью. Также дистанционному сотруднику могут понадобиться копии документов, связанных с работой.

Тогда работодателю следует направить такие копии по почте заказным письмом с уведомлением, если в заявлении прямо не указано, что документы могут быть предоставлены в электронном виде.

В любом случае направить копии нужно не позднее трех рабочих дней со дня получения запроса от сотрудника.

Важно

Дистанционный сотрудник вправе получать все страховые выплаты на общих основаниях: больничное пособие, пособие по беременности и родам и т.

Узнайте к чему: Новый закон о продаже доли в квартире

Дистанционная работа узаконена Трудовым кодексом РФ всего полгода назад. Поэтому компаниям, использующим труд удаленных работников, порой требуются дополнительные разъяснения, в частности по вопросу о служебных поездках. Считается ли вызов таких работников в головной офис командировкой и как учитывать возникающие при этом затраты?

Например, специалист, курирующий строительство объектов. Такая работа предполагает регулярные поездки на объекты и в головной офис компании. Как их квалифицировать? Разъяснения по этому поводу даны в письмах Минфина России от 8 августа 2013 г.

Командировка дистанционного работника — к работодателю в офис оформление

Однако эксперты рекомендуют использовать приведенные выше формы, чтобы отношения между работодателем и служащим регулировались Трудовым кодексом. Тогда при компенсации расходов не возникнет лишних вопросов у налоговой инспекции.

Возмещение расходов По возвращении из командировки дистанционный сотрудник предоставляет авансовый отчет. Авансовый отчет К нему прилагаются документы, подтверждающие использование денежных средств по назначению: Согласно Трудовому кодексу, служащий получает компенсацию этих затрат.

Порядок возмещения устанавливается в коллективном договоре или локальных нормативных актах предприятия. Допускается дифференцированный подход. Аванс выдается перед отъездом сотрудника в командировку, остальные затраты компенсируются по возвращению на постоянное место работы.

Выплата денежных средств возможна на зарплатную карточку – такая операция правомерна.

Без урегулирования данных вопросов, вызов дистанционного работника в офис в определенный день к определенному времени представляется проблематичным: работник может быть в пригороде, рядом с офисом, а может вести работу, находясь на другом континенте. Если по роду работы дистанционный работник должен время от времени появляться в офисе, то нужно внести соответствующие условия в трудовой договор (как часто, за какой срок его должны предупредить о явке, компенсация его расходов).

Если такие появления в офисе будут носить периодический (регулярный характер), то нужно оценить правомерность указания в договоре дистанционного характера работы, поскольку работа становится фактически обычной офисной. Таким образом, по нашему мнению, поездка дистанционного работника в офис организации не может рассматриваться как командировка. Согласно ст.

Дистанционный труд происходит без стационарного рабочего места, в работе используется интернет и другие информационные и телекоммуникационные технологии.

Совет

При этом на всех дистанционных работников в равной степени распространяются нормы и требования российского трудового законодательства.

В статье 166 ТК РФ сказано, что служебной командировкой является любая поездка работника по распоряжению работодателя.

Командировка назначается на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. При этом, если работник филиала или обособленного подразделения едет в головной офис, находящийся вне места постоянной работы, на основании письменного решения работодателя, такая поездка также признается командировкой.

Нормы законодательства Финансисты согласны, что служебные поездки дистанционных работников – это обычные командировки.

Ведь на таких работников распространяется действие трудового законодательства и иных актов, содержащих нормы трудового права (ст. 312.1 Трудового кодекса РФ).

Служебная командировка, согласно статье 166 Трудового кодекса РФ, – это поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.

А для дистанционного сотрудника место постоянной работы – это его местонахождение. Так что его поездку в центральный офис (либо по заданию работодателя в другие местности) тоже следует считать командировкой. Уточним, что в командировку могут быть направлены только работники компании (основные и совместители), состоящие с ней в трудовых отношениях.

Как оформить и оплатить командировку дистанционному работнику

Пример: Р.В. Бирюкова живет в г. Новосибирске и сотрудничает по дистанционному договору с фирмой «Магнат», находящейся в г. Москва. В период с 27-29 июля 2017 г. находилась в командировке – была вызвана в головной офис.

Размер суточных в коллективном договоре установлен 850 руб.

Минфина России № 02-03-10/37209, Федерального казначейства № 42-7.4-05/5.2-554). При этом соответствующий порядок расчетов с подотчетными лицами должен быть прописан в учетной политике. Налогообложение Налог на доходы физлиц.

Если суммы возмещения командировочных расходов дистанционного работника укладываются в законодательные нормы, то удерживать НДФЛ с них не нужно.

Поскольку все виды предусмотренных действующим законодательством РФ компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством РФ), связанных, в частности, с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей, включая возмещение командировочных расходов, освобождены от налогообложения.

Обратите внимание

Основание – пункт 3 статьи 217 Налогового кодекса РФ. Об этом сказано в письме Минфина России от 1 августа 2013 г.

№ 03-03-06/1/30978. Налог на прибыль.

Документальное подтверждение расходов на командировку дистанционного работника Статья 312.1 Трудового кодекса предусматривает электронный обмен документами между дистанционным работником и фирмой.

Сотруднику направляют для ознакомления приказы, уведомления, требования, локальные нормативные акты и запрашивают у него необходимые документы.

Отмечу, что при таком обмене необходимо использовать усиленные квалифицированные электронные подписи. Каждая из сторон обязана направлять в электронной форме подтверждение о том, что она получила электронный документ от другой стороны в срок, определенный трудовым договором о дистанционной работе (ч. 4 ст. 321 ТК РФ).

Фактический срок пребывания в служебной поездке определяют по отметкам о дате приезда в место командировки и дате выезда из него в командировочном удостоверении.

Такие отметки заверяют подписью уполномоченного должностного лица и печатью организации, в которую командирован сотрудник.

Указанный порядок предусмотрен в пункте 7 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г.

№ 749. Вместе с тем, в ряде случаев поставить отметки о прибытии и выбытии не всегда возможно по объективным причинам. Например, если сотрудника направляют в командировку не в головной офис, где хранятся печати, а на производственную площадку, или он едет для проведения переговоров с физлицом.

Командировка дистанционного работника к работодателю

Потребуются следующие документы:

приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку (форма № Т–9);
командировочное удостоверение (форма № Т–10);
служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении (форма № Т–10а);
авансовый отчет (форма № АО–1) с приложением документов, подтверждающих расходы (проездных билетов, счетов на оплату жилья и т. д. ).

Несмотря на то что начиная с 2013 года применение унифицированных форм для коммерческих организаций обязательным не является, рекомендуем при командировках использовать указанные формы, утвердив их в учетной политике. Так как Минтруд России считает, что соответствующие документы (в частности, командировочное удостоверение) должны быть составлены по формам, утвержденным постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г.

Для их получения сотрудник направляет работодателю соответствующие оригиналы документов: листки нетрудоспособности, справки и проч. по почте заказным письмом с уведомлением. Такие правила установлены частями 6–8 статьи 312.1 Трудового кодекса РФ. Основания для увольнения Дистанционного сотрудника можно уволить по общим основаниям, как и любого другого сотрудника организации (ст. 77

Подробнее о сходствах и различиях между дистанционной работой и надомным трудом см. таблицу. Нормативное регулирование (161,53585) На дистанционных сотрудников распространяются общие нормы трудового законодательства. Вместе с тем, трудовые отношения с такими сотрудниками имеют и свои особенности, которые регулируются:

главой 49.1 Трудового кодекса РФ;
Законом от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ в части регулирования порядка получения электронной цифровой подписи и обмена электронными документами между сотрудником и работодателем.

Прием на работу Необходимый пакет документов для трудоустройства дистанционный сотрудник представляет в электронной форме.

При этом работодатель может потребовать направить ему нотариально заверенные копии данных документов на бумаге по почте заказным письмом с уведомлением (ч. 3 ст. 312.2 ТК РФ).

Однако эксперты рекомендуют использовать приведенные выше формы, чтобы отношения между работодателем и служащим регулировались Трудовым кодексом.

Перейти Письмо после собеседования работодателю: как написать правильно?

Авансовый отчет К нему прилагаются документы, подтверждающие использование денежных средств по назначению: Согласно Трудовому кодексу, служащий получает компенсацию этих затрат.

Важно

Порядок возмещения устанавливается в коллективном договоре или локальных нормативных актах предприятия. Допускается дифференцированный подход.

Аванс выдается перед отъездом сотрудника в командировку, остальные затраты компенсируются по возвращению на постоянное место работы.

Когда возможно оформление такой командировки

Командировкой считается выезд дистанционного сотрудника при соблюдении следующих условий:

с работодателем оформлен трудовой договор на удаленную работу;
работник выезжает по распоряжению работодателя;
целью является выполнение задания руководства;
сотрудник выезжает из того населенного пункта, в котором располагается рабочее место.

Это значит, что командировкой считает так же поездка в офис работодателя, если он находится в другом городе.

Нельзя отправить в командировку:

беременную женщину (ст. 259 ТК);
несовершеннолетнего (ст. 268 ТК);
работника по ученическому договору (ст. 201 ТК).

Для направления в служебную поездку женщины с ребенком моложе 3-х лет, отца, воспитывающего детей без участия матери, работников, ухаживающих за детьми инвалидами и больными родственниками, требуется их письменное согласие. Ограничений по срокам трудовое законодательство не предусматривает.

Перед отправлением служащего в поездку необходимо подготовить:

Приказ, заполняемый по форме Т-9 или Т-9 а. В нем обязательно оговаривается продолжительность, основание, а также за чей счет компенсируются расходы.
Командировочное удостоверение – документ, подтверждающий факт и время нахождения служащего в поездке. Не оформляется только при 1-дневном отсутствии или по решению работодателя.
Служебное задание — составляется для определения цели поездки и отражения достигнутых результатов.

Командировка дистанционного работника, в том числе к работодателю

С появлением компьютера некоторые специалисты получили возможность работать дистанционно. Это условие работы обычно фиксируется в трудовом договоре. Дистанционных сотрудников можно отправлять в командировки. Однако делать это нужно правильно.

Работодатель не должен организовывать для дистанционного сотрудника рабочее место в компании. Специалист может работать там, где ему комфортно. Работодатель имеет право отправить работника в командировку на основании письма Минтруда №14-2/ООГ-4733. Но при этом нужно руководствоваться этими нормативными актами:

Статьи 166-168, 203, 259 и 310 ТК РФ.
Пункт 3 статьи 217 НК РФ.
Постановление Правительства №749 от 29 июля 2015 года «О направлении в служебные командировки».
Письмо Казначейства №42-7.4-05/5.2-554.
Письмо Минфина №03-03-06/1/31945.

Командировка дистанционного специалиста оформляется в стандартном порядке.

Когда можно и нельзя отправить сотрудника в командировку

Оформление командировки дистанционного специалиста возможно при наличии этих обстоятельств:

С сотрудником заключено трудовое соглашение.
Специалист отправляется в поездку по поручению руководства.
Цель командировки – исполнение задания работодателя.
Работник отправляется в поездку из города, в котором находится его рабочее место.

Исходя из последнего пункта можно сделать вывод о том, что командировкой признается и поездка в офис фирмы, если он располагается в другом городе.

Запрещается отправлять в командировку этих работников:

Беременные (статья 259 ТК РФ).
Не достигшие 18-ти лет (статья 268 ТК РФ).
Специалисты, работающие по ученическому соглашению (статья 201 ТК РФ).

Ограничения относительно командировок установлены этим сотрудникам:

Мать или отец с ребенком младше 3 лет.
Родители, ухаживающие за детьми-инвалидами или тяжело больными родственниками.

От всех этих лиц при их отправлении в командировку нужно получать письменное согласие. Если его нет, то и командировка не оформляется.

Особенности оформления командировки

Командировка дистанционного сотрудника оформляется в стандартном порядке. Иногда оформление даже не требует посещения офиса сотрудником. Возможно это тогда, когда в фирме принят электронный документооборот.

В этом случае дистанционный сотрудник просто ставит на документах электронную подпись. Процедура осуществляется в соответствии с ФЗ №63 «Об электронной подписи» от 6 апреля 2011 года.

Электронная подпись позволяет заверять все соглашения на расстоянии.

Документальное сопровождение

Оформление командировки сопровождается созданием этих документов:

Приказ о назначении командировки по форме Т-9.
Удостоверение по форме Т-10.
Служебное задание, которое нужно выполнить в командировке.
Отчет об исполнении задания.

Служебное задание обязательно нужно составлять только в том случае, если соответствующий пункт есть в локальных актах. Если же этого пункта нет, задание прописывается в приказе. Если сотрудник отправляется в командировку на служебном автомобиле, в приказе нужно отразить и это. К приказу необходимо приложить смету предполагаемых трат.

Перед командировкой работнику предоставляется аванс. Выдать деньги также можно дистанционно. Для этого используется перевод на банковскую карту. Деньги переводятся именно на зарплатную карту.

К СВЕДЕНИЮ! Продолжительность командировки может быть любой. Длительность ее законом не ограничивается. Зависеть она будет от количества поставленных задач, их сложности.

ВАЖНО! Рабочее место дистанционного специалиста устанавливается по адресу его проживания. Любые поездки в объекты, находящиеся в других городах, можно оформлять в качестве командировок. Служебной признается любая поездка, из которой нельзя вернуться в течение дня.

Если для поездок выдается служебный автомобиль, у сотрудника должны быть регистрационные бумаги и полис обязательного страхования. Путевые листы заполнить обязан сам специалист. Он также обязан учитывать ГСМ и следить за техническим состоянием авто.

Дополнительные особенности

Первый шаг – это подготовка к командировке. Если нужно получать согласие от работника, ему направляется уведомление. Согласно закону, уведомление нужно отправлять беременным и несовершеннолетним сотрудникам. Но на практике оно оформляется и тогда, когда работник направляется в продолжительную командировку.

Обоснование командировки – это, как правило, служебная записка. В ней указываются цели и задачи поездки, ее длительность. На записке проставляется печать компании. Если локальные акты не обязывают составлять записку, заменить ее можно приказом руководителя.

Возмещение расходов

В статье 167 ТК РФ указано, какие именно траты обязан возместить работодатель:

На проезд.
На аренду жилья.
Суточные.
Прочие издержки, предусмотренные внутренними актами.

Размер суточных составляет до 700 рублей в день. Это та сумма, трата которой не требует подтверждения. Если это выезд в другую страну, то компенсировать также требуется визовые и консульские сборы, траты на оформление загранпаспорта.

К СВЕДЕНИЮ! Руководитель фирмы может увеличить сумму суточных. Для этого нужно внести соответствующий пункт в локальные акты. Деньги, выплачиваемые сверх 700 рублей, облагаются НДФЛ.

Командировочные выдаются на основании заявления сотрудника. Соответствующее положение содержится в письме Минфина №03-11-11/42288. Назначение платежа – это деньги под отчет.

Рассмотрим дополнительные особенности выдачи денег:

Если дистанционный работник ежедневно возвращается в город, в котором он обычно работает, командировочные начисляться не будут. Однако он может получить компенсацию своих трат. Для этого собирается документальное подтверждение трат на транспорт и прочее. Расходы возмещаются по окончании поездки.
Перед поездкой выдается аванс. Он переводится, как правило, на зарплатную карту.
Все документы, подтверждающие расходы сотрудника, предоставляются не позднее 15 дней после поездки.
Если командировочный будет ездить на служебном транспорте, ему также выплачиваются компенсации на бензин. При этом нужно соблюдать установленные лимиты: 1 200 рублей в месяц, если объем двигателя не превышает 2 000 куб. метров. Если же он превышает эту отметку, лимит увеличивается до 1 500 рублей.
Если это непродолжительная командировка, то размер компенсации определяется пропорционально дням.
Если сотрудник использует служебное авто, к отчету должны прикрепляться чеки АЗС.

Что делать, если работник не до конца израсходовал аванс? Неистраченные деньги сдаются в кассу компании.

Особенности отправки в командировку дистанционного сотрудника

При отправке в командировку дистанционного специалиста обычно не возникает сложностей. Процедура не предполагает никаких дополнительных нюансов. Все выполняется так же, как и при отправке в командировку сотрудника, рабочее место которого находится в компании.

Единственная особенность – в рассматриваемой ситуации обычно все процедуры выполняются дистанционно. По электронной почте пересылаются документы, скрепляемые электронной подписью. Аванс направляется на банковскую карту. Однако, если обеим сторонам так удобно, сотрудник может явиться в офис лично.

Командировка удаленного сотрудника в офис

При этом на дистанционных работников в равной степени распространяется действие норм и требований трудового. Статья 166 Трудового кодекса РФ гласит, что служебная командировка – это любая поездка работника по распоряжению работодателя. Командировка назначается на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.

Поездка работника, направляемого в командировку на основании письменного решения работодателя в обособленное подразделение командирующей организации (представительство, филиал), находящееся вне места постоянной работы, также признается командировкой.

Об этом даже отдельно сказано в Положении об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13.10.08 № 749.

Совет

Из статьи 312.1 ТК РФ следует, что дистанционной считается работа, которую сотрудник выполняет вне стационарного рабочего места, контролируемого работодателем, используя интернет и другие информационно-телекоммуникационные сети.

При этом все нормы трудового права распространяются и на таких работников (с учетом определенных особенностей).
Служебная командировка же – поездка работника на определенный срок для выполнения служебного поручения (ч.1 ст. 166 ТК РФ) на основании письменного решения работодателя (п.

3 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утв. постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749). Поездка в другое представительство или филиал командирующей организации также признается командировкой.

Значит, если дистанционный работник отправляется в головной офис (или филиал), это является служебной командировкой.

Внимание Подробнее о сходствах и различиях между дистанционной работой и надомным трудом см. таблицу. Нормативное регулирование (161,53585) На дистанционных сотрудников распространяются общие нормы трудового законодательства.
Вместе с тем, трудовые отношения с такими сотрудниками имеют и свои особенности, которые регулируются:

главой 49.1 Трудового кодекса РФ;
Законом от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ в части регулирования порядка получения электронной цифровой подписи и обмена электронными документами между сотрудником и работодателем.

Прием на работу Необходимый пакет документов для трудоустройства дистанционный сотрудник представляет в электронной форме. При этом работодатель может потребовать направить ему нотариально заверенные копии данных документов на бумаге по почте заказным письмом с уведомлением (ч.
3 ст. 312.2 ТК РФ).

нужно оформить:

служебное задание;
приказ (распоряжение);
командировочное удостоверение.

Формы указанных документов утверждены постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1. Фактический срок пребывания в служебной поездке определяют по отметкам о дате приезда в место командировки и дате выезда из него в командировочном удостоверении.
Такие отметки заверяют подписью уполномоченного должностного лица и печатью организации, в которую командирован сотрудник.

Командировка дистанционного работника

Дистанционная работа – это определенный вид трудовых взаимоотношений. После заключения договора с начальством сотрудник приступает к выполнению своих обязанностей вне места нахождения директора компании (ст. 312.1 ТК РФ). Командировка дистанционного работника законом не запрещена. Нужно лишь получить документы, которые подтверждают понесенные расходы, и компенсировать затраты.

Дистанционным работникам иногда приходится отправляться в командировку. Например, работодатель вызывает в головной офис, который находится в другом городе. Как же правильно оформить эту поездку? Любая командировка начинается со сбора документов. Для ее оформления необходимо заполнить определенные бланки:

Приказ об отправлении в командировку (форма № Т-9).
Удостоверение (форма № Т-10).
Рабочее задание и отчет о выполнении (форма № Т-10а).

Перед поездкой сотруднику обязательно выдается аванс. Для удобства денежную сумму можно перевести на банковскую карту, на которую начисляется зарплата. Длительность командировки определяет директор компании. На сроки влияют объем, сложность и иные особенности рабочего задания. Не существует нормативных актов, ограничивающих продолжительность деловой поездки.

Нужно отчитаться

После возвращения из командировки сотрудник представляет авансовый отчет (форма № АО-1). К бланку прикрепляются все документы, которые подтверждают затраты. Во время поездки сотрудник должен сохранять все счета, билеты и другие расходные документы.

Командировка дистанционного работника в офис должна быть материально компенсирована. Естественно, при условии, что сотрудник может подтвердить свои расходы. По закону (ст. 168 ТК РФ), организация обязана возместить:

Проезд и проживание.
Суточные.
Расходы, разрешенные начальством.

Правила возмещения затрат прописываются в коллективном договоре или в местном нормативном акте компании. Работнику дается три дня для представления авансового отчета, а также отчета о сделанном задании.

У дистанционного сотрудника отсчет времени начинается с момента возвращения на постоянное рабочее место. Подготовленные отчеты можно отправить на электронную почту.

А вот подлинники, которые подтверждают командировочные расходы, посылаются работодателю в виде заказного письма с уведомлением.

Возмещение командировочных расходов освобождается от начисления НДФЛ (ст. 217 НК РФ). Это же правило распространяется и на дистанционных работников. Компенсация расходов также освобождается от страховых взносов.

Есть исключения

Однако не всех дистанционных сотрудников можно отправлять в командировку. Для некоторых категорий граждан необходимо предоставление личного письменного согласия. Причем поездка не должна быть запрещена по медицинским показаниям. К таким работникам относятся:

Несовершеннолетние лица.
Работники, с которыми заключены ученические договоры.
Беременные женщины.
Женщины с детьми до трех лет.
Одинокие родители с детьми до пяти лет.
Сотрудники с детьми-инвалидами.
Работники, которые ухаживают за больными родственниками.

Перед направлением таких категорий сотрудников в командировку необходимо их письменно оповестить о возможности отказаться от поездки.

Как оформлять дистанционных работников. Пошаговая инструкция

Самое главное для работодателя правильно определить, какая работа действительно дистанционная.

Кадровое делопроизводство

Подготовка на соответствие профстандарту

Программа

Дистанционная работа. Термины и определения, плюсы и минусы

Работа считается дистанционной, если одновременно выполняются условия (ст. 312.1 ТК РФ):

Работа выполняется вне места нахождения работодателя, его филиала, представительства, иного обособленного структурного подразделения (включая расположенные в другой местности), вне стационарного рабочего места, территории или объекта, прямо или косвенно находящихся под контролем работодателя.
Для выполнения трудовой функции и для осуществления взаимодействия между работодателем и работником используются информационно-телекоммуникационные сети общего пользования, в том числе сеть Интернет.

Дистанционный работник может выполнять свою работу в любом месте, в любой точке земного шара. Работодатель не может ограничивать нахождение работника на какой-либо территории.

Плюсы для работника:

можно выполнять трудовые обязанности в любое удобное время;
можно не быть привязанным к офису или определенной местности;
можно лично не присутствовать при оформлении на работу, а также для дальнейшего взаимодействия с работодателем.

Плюсы для работодателя:

не нужно организовывать рабочее место;
не нужно проводить специальную оценку условий труда, получать разрешение от органов пожарной безопасности и санитарной инспекции.

Минусы для работодателя:

трудно контролировать выполнение работником трудовых обязанностей;
есть сложности с применением дисциплинарных взысканий;
нельзя уволить за прогул.

Однако эти минусы смягчаются грамотным составлением трудового договора и должностной инструкции работника.

Последовательность шагов при оформлении трудовых отношений с дистанционными работниками такая же, как и с обычными сотрудниками, выполняющими свои трудовые обязанности на рабочих местах, но с особенностями. Рассмотрим их.

Шаг 1. Прием дистанционного работника. Предъявление документов

Будущий работник может предъявить документы, обязательные для приема:

лично;
в электронном виде, если трудовой договор заключается путем обмена электронными документами (далее в статье используем формулировку «через ЭДО»).

Работодатель может потребовать предоставить нотариально заверенные копии документов на бумажном носителе, однако в ст. 312.2 Трудового кодекса Российской Федерации (ТК РФ) законодатели не уточнили срок, в течение которого работник обязан выполнить данное требование.

Пакет документов для приема работника стандартный (ст. 65 ТК РФ).

По соглашению сторон сведения о дистанционной работе можно не вносить в трудовую книжку дистанционного работника. Достаточно достичь с ним соглашения одним из способов:

в заявлении, где работник просит не вносить записи о дистанционной работе в трудовую книжку, работодатель ставит резолюцию;
в условии трудового договора о том, что запись о дистанционной работе в трудовую книжку не вносится. Документом, подтверждающим стаж, в этом случае будет трудовой договор.

При заключении трудового договора впервые трудовую книжку дистанционному работнику можно также не оформлять.

Шаг 2. Ознакомление дистанционного работника с локальными нормативными актами

С локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью, дистанционного работника можно ознакомить:

лично под роспись;
через ЭДО, если работник не может приехать к работодателю. Потребуется усиленные квалифицированные электронные подписи дистанционного работника и работодателя. Факт ознакомления с локальными актами работник должен подтвердить, направив электронное уведомление.

Шаг 3. Заключение трудового договора с дистанционным работником

Трудовой договор с работником можно заключить лично или через ЭДО. В трудовом договоре указывают вид работы — дистанционная.

Пример условия о дистанционной работе в трудовом договоре:

«Настоящий трудовой договор заключается для выполнения дистанционной работы».

При выборе содержания трудового договора необходимо ориентироваться на ст. 57 ТК РФ, но учитывать особенности.

Место работы дистанционного работника

Место работы — это обязательное условие трудового договора. Нельзя путать его с указанием рабочего места, т.е. того места, где работник должен исполнять трудовую функцию. Условие о рабочем месте с дистанционным работником в трудовом договоре написать нельзя. Это будет противоречить самому понятию дистанционной работы.

Под местом работы подразумевается расположенная в конкретной местности (населенном пункте) организация, поэтому в трудовом договоре указываются наименование работодателя и название населенного пункта, где он зарегистрирован.

Пример условия о месте работы в трудовом договоре с дистанционным работником:

«Место работы: Общество с ограниченной ответственностью «Альянс» (ООО «Альянс»), г. Москва».

Режим рабочего времени и времени отдыха

Режим рабочего времени и времени отдыха дистанционный работник устанавливает по своему усмотрению, если иное не предусмотрено трудовым договором.

Если работодателю важно пересекаться с дистанционным работником в свое рабочее время, тогда в трудовом договоре необходимо прописать элементы режима: продолжительность рабочей недели, чередование рабочих и нерабочих дней. Продолжительность рабочего дня, время начала и окончания рабочего дня можно определить в диапазонных значениях или через режим гибкого рабочего времени.

В соответствии со ст. 91 ТК РФ работодатель обязан вести учет времени, которое фактически отработал работник, но особенности учета рабочего времени дистанционных работников в ТК РФ не прописаны.

Обратите внимание

В случае с дистанционным работником работодатель также использует табель учета рабочего времени.

Его можно заполнять на основании тех сведений, которые работник будет передавать работодателю, например, через хронометраж рабочего времени или программу, которая покажет нахождение работника в сети, т.е. исполняющим свои обязанности.

Самые важные условия трудового договора о дистанционной работе

Эти разделы в договоре необходимо прописать максимально подробно:

порядок и сроки обеспечения дистанционных работников необходимыми для исполнения ими своих обязанностей по трудовому договору о дистанционной работе оборудованием, программно-техническими средствами, средствами защиты информации и иными средствами;
порядок и сроки предоставления дистанционными работниками отчетов о выполненной работе, размер, порядок и сроки выплаты компенсации за использование дистанционными работниками принадлежащих им либо арендованных ими оборудования, программно-технических средств, средств защиты информации и иных средств;
порядок возмещения дистанционным работникам других, связанных с выполнением дистанционной работы, расходов.

Если работодатель берет на себя расходы по установке программно-технических средств, которые должен использовать работник, то прописывают сроки, когда работодатель обеспечивает работника необходимым оборудованием.

Пример условия о предоставлении работнику программно-технических средств в трудовом договоре:

«Работодатель обязуется предоставить работнику для выполнения его трудовых функций следующее оборудование:

ноутбук _________ (напишите марку и модель ноутбука);
мобильный телефон _________ (укажите марку и модель мобильного телефона), снабженный рабочим номером _________ (укажите номер рабочего телефона);
_________ (напишите иное другое оборудование, которое работодатель будет предоставлять работнику, например принтер, сканер и т.д.).

Работодатель обязуется предоставить работнику следующее программное обеспечение:

программу Контур.Бухгалтерия;
___________________________ (напишите иное другое программное обеспечение, которое работодатель намерен предоставить работнику).

Предоставить работнику оборудование и программное обеспечение, перечисленное в настоящем пункте, работодатель обязуется _______________ (напишите срок, в течение которого соответствующее оборудование следует предоставить). Оборудование и программное обеспечение, перечисленное в настоящем пункте, предоставляется работнику путем _________ (как вариант: доставки по месту проживания работника)».

Также подробно в трудовом договоре прописывается, в какие сроки, по каким каналам связи и с какой периодичностью работник должен выходить на связь с работодателем, в каком формате он должен предоставлять отчетность, порядок документооборота. С дистанционным работником работает одно простое правило: чем подробнее, тем лучше.

Пример условия о предоставлении отчетности работником в трудовом договоре:

«Дистанционный работник предоставляет работодателю ежедневный и еженедельный отчет о проделанной работе. Ежедневный и еженедельный отчеты о проделанной работе предоставляются в электронной форме по электронному адресу _________.

Ежедневный отчет предоставляется в рабочие дни работника в срок не позднее 18:00 по московскому времени.

Еженедельный отчет предоставляется в срок не позднее 17:00 по московскому времени пятницы недели, за которую представляется отчет _____».

Также в трудовой договор необходимо внести условие о предоставлении ежегодного оплачиваемого отпуска.

Трудовой договор о дистанционной работе расторгают по инициативе работодателя по основаниям, предусмотренным трудовым договором (ст. 312.5 ТК РФ).

Дистанционного работника невозможно уволить за прогул, т.е. за отсутствие на рабочем месте без уважительных причин, ведь у дистанционного работника нет рабочего места.

Важно

Мало кто обращает внимание на не совсем удачную формулировку ст. 312.5 ТК РФ: в ней используется глагол «производится» в повелительном наклонении, т.е. норма императивная. И это значит, что работодатель обязан предусмотреть как условие трудового договора основания для увольнения такого дистанционного работника.

Если трудовой договор о дистанционной работе заключен путем обмена электронными документами, работодатель не позднее трех календарных дней со дня заключения данного трудового договора обязан направить дистанционному работнику по почте заказным письмом с уведомлением оформленный надлежащим образом экземпляр данного трудового договора на бумажном носителе.

Шаг 4. Издание приказа о приеме на работу дистанционного работника

Прием на работу дистанционного работника оформляется приказом, имеющим две особенности:

в строке «Условия приема на работу, характер работы» необходимо написать «дистанционная работа»;
если взаимодействие между работником и работодателем осуществляется путем обмена электронными документами с цифровыми подписями, то приказ также направляется в электронном виде и работник должен будет подписать его усиленной квалифицированной электронной подписью.

Шаг 5. Ведение трудовой книжки дистанционного работника

Выше уже было сказано о том, что сведения о дистанционной работе могут не вноситься в трудовую книжку дистанционного работника, если достигнуто соглашение сторон. Это условие можно прописать в трудовом договоре.

В других случаях при заполнении трудовой книжки необходимо руководствоваться Постановлением Правительства РФ «О трудовых книжках» от 16.04.

2003 №225 и Постановлением Минтруда России «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек» от 10.10.2003 № 69.

В трудовой книжке информация о характере дистанционной работы не пишется.

Шаг 6. Заполнение личной карточки дистанционного работника

На дистанционного работника также заполняется личная карточка по форме Т-2. Каких-либо особенностей, регулирующих порядок ее заполнения, в ТК РФ не предусмотрено.

Унифицированная форма личной карточки подразумевает проставление подписи работника при ее оформлении. В случае принятия на работу дистанционного работника работодателю следует отправить ему оформленную личную карточку в электронной форме. Работник должен подписать ее усиленной квалифицированной электронной подписью и отправить ее обратно работодателю.

При взаимодействии работника и работодателя в электронной форме с использованием усиленной квалифицированной электронной подписи каждая из сторон (как работник, так и работодатель) обязана направлять уведомление о получении электронного документа. Срок, в течение которого нужно направлять такое уведомление, определяется работником и работодателем в трудовом договоре.

Итак, процедура приема на работу дистанционного работника разобрана пошагово. Однако осталось еще несколько важных нюансов, касающихся трудовых отношений с дистанционным работником. О них и пойдет речь далее.

Передача листка нетрудоспособности дистанционного работника

Как работнику передать листок нетрудоспособности в случае своей болезни? В соответствии со ст. 312.1 ТК РФ для назначения пособия работник направляет листок нетрудоспособности по почте заказным письмом с уведомлением.

Выдача копий документов дистанционному работнику

Если дистанционный работник подает заявление о выдаче заверенных надлежащим образом копий документов, связанных с работой, работодатель не позднее 3 рабочих дней со дня подачи указанного заявления обязан направить ему эти копии:

по почте заказным письмом с уведомлением; или
в форме электронного документа, если это было указано в заявлении.

Увольнение дистанционного работника

При увольнении дистанционного работника приказ о расторжении (прекращении) трудовых отношений может оформляться в форме электронного документа.

В этом случае работодатель в день прекращения данного трудового договора обязан направить дистанционному работнику по почте заказным письмом с уведомлением оформленную надлежащим образом копию указанного приказа (распоряжения) на бумажном носителе.

Выводы и рекомендации

Самое главное работодателю правильно определить, какая работа будет действительно дистанционной.
Например, если работодателю важно ограничить территорию выполнения работником трудовой функции, как это часто бывает с региональными представителями, это уже не подпадает под понятие дистанционной работы.
Особое внимание необходимо уделить условиям трудового договора в части обеспечения работника необходимыми программами и детальному описанию должностных обязанностей.
Оформить работника на дистанционную работу путем обмена электронными документами можно только в том случае, когда у него нет возможности приехать к работодателю. Для оформления от работника понадобится усиленная квалифицированная подпись.

В остальном оформление трудовых отношений с дистанционным работником — это обычная кадровая процедура.

Оплата проезда к месту работы дистанционного работника

Нужно ли организации вставать на учет в налоговых органах по месту проживания (нахождения) работника?Согласно ст. 312.

1 ТК РФ дистанционной работой является выполнение определенной трудовым договором трудовой функции вне места нахождения работодателя, его филиала, представительства, иного обособленного структурного подразделения (включая расположенное в другой местности), вне стационарного рабочего места, территории или объекта, прямо или косвенно находящихся под контролем работодателя, при условии использования для выполнения данной трудовой функции и для осуществления взаимодействия между работодателем и работником по вопросам, связанным с ее выполнением, информационно-телекоммуникационных сетей общего пользования, в том числе сети Интернет.В определении дистанционной работы имеются признаки, отличные от характерных признаков обособленного подразделения организации, указанных в п. 2 ст.

Совет

Со своей стороны работодатель еще до заключения трудового договора должен ознакомить сотрудника с локальными актами (Правилами трудового распорядка, Положением о премировании и т. п.). Сделать это можно путем обмена электронными документами с электронной цифровой подписью между работодателем и дистанционным сотрудником.

Внимание

Это следует из положений части 5 статьи 312.1, части 5 статьи 312.2 Трудового кодекса РФ, статьи 6 Закона от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ. Далее отношения оформите по общим правилам, установленным трудовым законодательством, с соблюдением требований статьи 68 Трудового кодекса РФ.

Как оформить приезд дистанционного сотрудника в офис?

Трудовой договор о дистанционной работе (а впоследствии и дополнительные соглашения к нему) можно заключить путем обмена электронными документами с цифровыми подписями между работодателем и сотрудником. При этом не позднее трех календарных дней с момента заключения договора работодатель должен направить сотруднику бумажный экземпляр договора по почте заказным письмом с уведомлением.

Важно

Такие правила предусмотрены в статьях 312.2 – 312.5 Трудового кодекса РФ, статье 6 Закона от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ.

Приказ о приеме на работу Приказ о приеме на работу дистанционного сотрудника оформите в общем порядке.

Ознакомить сотрудника с ним можно путем обмена электронными документами с цифровыми подписями между работодателем и дистанционным сотрудником (ч. 5 ст. 312.1 ТК РФ).

Дистанционный работник: вопросы и ответы (шелестова н.л.)

Лица, оформленные по договорам подряда, трудовыми отношениями с фирмой не связаны, и, следовательно, отправить их в командировку нельзя. Напомним о существующих ограничениях, которые распространяются и на удаленных работников. 1.

В командировку нельзя направить:

беременных женщин (ст. 259 Трудового кодекса РФ);
несовершеннолетних лиц (ст. 268 Трудового кодекса РФ);
работников, с которыми заключены ученические договоры, если командировка не связана с ученичеством (ст. 203 Трудового кодекса РФ).

2. Женщины, имеющие детей в возрасте до трех лет, могут быть направлены в командировки только с их письменного согласия и лишь при условии, что это не запрещено им в соответствии с медицинским заключением.

При этом работниц нужно в письменной форме ознакомить с правом отказаться от поездки (ст. 259 Трудового кодекса РФ).

Учет расходов на оплату проезда к месту работы и обратно

Порядок оформления трудовой книжки По соглашению сторон трудового договора о дистанционной работе сведения о дистанционной работе могут не вноситься в трудовую книжку дистанционного работника, а при заключении трудового договора впервые трудовая книжка дистанционному работнику может не оформляться.

В этих случаях основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже дистанционного работника является экземпляр трудового договора о дистанционной работе.

При отсутствии указанного соглашения дистанционный работник представляет работодателю трудовую книжку лично или направляет ее по почте заказным письмом с уведомлением (ст.
312.2 ТК РФ).

Какие работники признаются дистанционными? Дистанционными работниками считаются лица, заключившие трудовой договор о дистанционной работе.Важно отметить, что на дистанционных работников распространяется действие трудового законодательства и иных актов, содержащих нормы трудового права, с учетом особенностей, установленных гл. 49.1 ТК РФ.

Порядок взаимодействия работодателя с дистанционным работником Взаимодействие работодателя с дистанционным работником может осуществляться путем обмена электронными или бумажными документами (ст.

312.2 ТК РФ).При электронном документообороте используются усиленные квалифицированные электронные подписи дистанционного работника.

Определение дистанционной работы Согласно ст. 312.

1 ТК РФ дистанционной работой является выполнение определенной трудовым договором трудовой функции вне места нахождения работодателя, его филиала, представительства, иного обособленного структурного подразделения (включая расположенные в другой местности), вне стационарного рабочего места, территории или объекта, прямо или косвенно находящихся под контролем работодателя, при условии использования для выполнения данной трудовой функции и для осуществления взаимодействия между работодателем и работником по вопросам, связанным с ее выполнением, информационно-телекоммуникационных сетей общего пользования, в том числе сети Интернет.

Обратите внимание

Основания для увольнения Дистанционного сотрудника можно уволить по общим основаниям, как и любого другого сотрудника организации (ст. 77 ТК РФ).

Кроме этого, в трудовом договоре с таким сотрудником могут быть предусмотрены дополнительные основания для увольнения по инициативе работодателя (ч. 1 ст. 312.5 ТК РФ).

Документальное оформление увольнения Приказ об увольнении направьте сотруднику для ознакомления в электронном виде и получите от него документ обратно, заверенный цифровой подписью. В день увольнения вышлите сотруднику копию указанного приказа на бумажном носителе по почте заказным письмом с уведомлением.

Оплата проезда к месту работы дистанционного работника в трудовом договоре

Такой порядок следует из положений статей 212 и 312.3 Трудового кодекса РФ.

Также дистанционному сотруднику могут понадобиться копии документов, связанных с работой. Тогда работодателю следует направить такие копии по почте заказным письмом с уведомлением, если в заявлении прямо не указано, что документы могут быть предоставлены в электронном виде.

В любом случае направить копии нужно не позднее трех рабочих дней со дня получения запроса от сотрудника. Дистанционный сотрудник вправе получать все страховые выплаты на общих основаниях: больничное пособие, пособие по беременности и родам и т.

п.

Темы:
Трудовое законодательство
Прием на работу
Трудовой договор
Командировки
Компенсационные выплаты
Отдельные категории работников

Вопрос У нас есть дистанционный работник, живущий в Новосибирске. Организация, в которой он оформлен, находится в Москве.

Он приехал в Москву на семинар. Скажите, как нам оформить его приезд.

Как командировку? Тогда кто ему должен поставить отметку в командировочном удостоверении? Или можно оформить, как оплату проезда на работу? Ответ Ответ на Ваш вопрос не имеет однозначного ответа и на данный момент сформировались две позиции. Первая позиция. В соответствии со ст.

166 ТК РФ под служебной командировкой понимается поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Отметим, что на основании ст.

Отправляем дистанционного работника в командировку Является ли поездка дистанционного работника к месту нахождения работодателя командировкой? Учитываются ли в этом случае расходы на возмещение командировочных расходов в целях обложения налогом на прибыль и НДФЛ? Рассмотрим данные вопросы по порядку.Налог на прибыль.

В связи с производственной необходимостью организация направляет дистанционного работника в командировку в различные населенные пункты, в том числе в место нахождения работодателя.

Учитываются ли в целях исчисления налога на прибыль расходы на командировки дистанционных работников?Из определения дистанционной работы, данного в ст. 312.

1 ТК РФ, следует, что для работника местом постоянной работы является место его нахождения. В связи с этим поездка работника в место нахождения работодателя является командировкой, значит, на работника в соответствии со ст.

Обратите внимание! Если трудовой договор о дистанционной работе заключается путем обмена электронными документами с лицом, впервые заключающим трудовой договор, данное лицо получает страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования самостоятельно, а затем представляет его в электронном виде работодателю. Возникает ли обособленное подразделение? В соответствии с п.

Важно

2 ст. 11 НК РФ для целей НК РФ и иных актов законодательства о налогах и сборах обособленным подразделением организации признается любое территориально обособленное от нее подразделение, по месту нахождения которого оборудованы стационарные рабочие места.