Дубликат трудовой книжки — образец заполнения 2019, при утере, оформление, фото

Как оформить дубликат трудовой книжки (наглядные примеры)

• трудовая книжка утеряна;
• она пострадала (например, была залита, разорвана, обгорела и т.д.);
• в нее была внесена запись, которая в дальнейшем признана недействительной (внесена ошибочно или по решению суда ­признана ­незаконной), и работник настаивает на выдаче дубликата.

Дубликат – это копия трудовой книжки, поэтому при его оформлении сначала надо внести те записи, которые были в первоначальной трудовой книжке. Однако нужно помнить, что вносить их следует только на основании соответствующих документов. Переносить записи из трудовой книжки, которая пострадала или если записи в ней были признаны недействительными, нельзя.

Это значительно усложняет процедуру ­оформления дубликата трудовой книжки.

На основании чего вносятся записи о предыдущих местах работы

Что такое «соответствующие документы», на основании которых могут вноситься записи в дубликат?

Согласно п. 7.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда РФ от 10.10.

2003 69, все записи, подлежащие внесению в дубликат трудовой книжки, должны быть подтверждены надлежаще оформленными документами (справками, выписками, копиями приказов, распоряжений).

Обратите внимание

И либо такие документы, подтверждающие стаж, работник собирает самостоятельно, либо содействие ему в этом оказывает работодатель, к которому работник ­обратился за оформлением дубликата.

А что делать, если предыдущих работодателей найти уже нет возможности? Тогда необходимо обратиться к возможному правопреемнику (например, если предыдущий работодатель был реорганизован в порядке присоединения, выделения и т.д.) либо, если такого найти тоже не удается, – в территориальный архив, к которому относился предыдущий работодатель по юридическому адресу, а если и там сведений нет никаких – то остается только обратиться в суд.

Запрос на предоставление подтверждающей информации для внесения соответствующей записи в дубликат трудовой книжки необходимо отправлять от имени работодателя (Пример 2).

Утвержденной формы запроса нет, поэтому компания составляет его в свободной форме, указывая ту информацию, которая ей необходима для внесения записей в дубликат трудовой книжки.

Обратите также внимание на то, что, прежде чем запрашивать у третьего лица (предыдущего работодателя) персональные данные работника, вам следует получить у этого человека разрешение в ­письменном виде (обратите внимание на отмеченный знаком «!» фрагмент согласия, показанного в Примере 1).

Пример 1

Согласие на обработку персональных данных, в т.ч. на сбор данных о предыдущих местах работы

Пример 2

Запрос от действующего работодателя бывшему

Ответ от бывшего работодателя может быть оформлен как в виде ­письма, так и в виде справки (Пример 3). Если документ содержит финансовые сведения, то кроме подписи руководителя (или уполномоченного им лица) на нем еще нужна подпись главного бухгалтера, печать обязательна.

Пример 3

Ответ от бывшего работодателя

Ошибки работодателей

Аутсорсинг бухгалтерии от 1667 рублей в месяц. Персональная команда для вашего бизнеса: бухгалтер, юрист, налоговик, кадровик и бизнес-ассистент.

Часто при оформлении самого дубликата работодатель совершает ошибки. Перечень типичных ошибок и приведем ниже.

1. На титульном листе забывают указать слово «Дубликат».

2.

Делается некорректная ссылка на документы-основания при внесении записи о стаже, когда работодатель ссылается на номера приказов (о приеме на работу и увольнении), на основании которых работник принимался в другие организации (увольнялся оттуда) и оригиналов которых нынешний работодатель не видел. При внесении записи в дубликат трудовой книжки указывается в качестве основания ссылка на полученную справку, а именно: «справка (наименование организации, которая ее выдала – полное) от (дата справки) (при наличии номера)».

3. Неправильное заполнение дубликата работодателем, который был реорганизован, после того, как работник уволился. Это ситуация, когда с увольнения сотрудника прошло довольно много времени, и за этот период организация по различным причинам сменила название. В данном случае будет особый порядок оформления дубликата.

Важно

После указания на титульном листе сведений о работнике, лицо, ответственное за выдачу трудовых книжек, подписывает титульный лист и проставляет печать организации.

В связи с тем что организация, являющаяся для работника последним местом работы, изменила свое наименование (или реорганизована) и, соответственно, поменялась печать, на титульном листе ­проставляется оттиск новой печати организации.

В «Сведениях о работе» необходимо указать сначала то наименование организации, которое существовало в момент приема сотрудника на работу – до переименования (полное и при наличии сокращенное). Далее внести все необходимые записи о приеме, переводах и увольнении. И только после внесения записи об увольнении, но до заверения должностными лицами нужно внести запись о переименовании ­юридического лица в определенном порядке:

• следующий порядковый номер записи;
• дата в графе 2 не заполняется;
• в «Сведениях о работе» указывается: «(старое наименование организации – полностью) переименовано с (дата переименования) в (новое название организации – полностью)»;
• в качестве основания в графе 4 указываются документы о переименовании: протокол (решение собственников) или приказ по основной деятельности, сведения из ЕГРЮЛ.

Все произведенные записи заверяются подписью работника, подписью лица, ответственного за ведение трудовых книжек, и новой печатью организации.

Дополнительно можно выдать работнику справку с ­подтверждением периода работы и переименования ­компании.

4.

Нарушение порядка внесения записей в дубликат трудовой книжки в части указания общего стажа – это одна из самых ­распространенных ошибок. Правильный вариант показан в Примере 4 (см. отметку «!»).

5. Записи вносятся на основании копии трудовой книжки без наличия соответствующих подтверждающих документов.

Стоит помнить, что дубликат выдается не на основании копии утраченной трудовой книжки, а на основании соответствующих документов, поэтому если данные копии трудовой книжки и подтверждающих документов будут разниться (например, о продолжительности работы у предыдущего работодателя), то вносить следует сведения именно на основании дополнительно собранных документов.

Таким образом, в дубликат сначала вносятся данные об общем стаже работника до поступления к последнему работодателю, подтвержденные соответствующими документами, сведения о работе и награждении, которые выносились в трудовую книжку по последнему месту работы.

Общий стаж записывается суммарно с указанием общего количества лет, месяцев и дней работы без указания работодателя, периодов работы и должностей. Если документы, на основании которых вносились записи в трудовую книжку, не содержат полных сведений о работе в прошлом, то в дубликат трудовой ­книжки вносятся только те сведения, которые содержатся в этих документах.

Только после того, как были внесены сведения о стаже работы в предыду­щих организациях, указывается наименование работодателя по последнему месту работы в виде заголовка и потом уже вносятся записи о приеме на работу, переводах и, при необходимости, увольнении с ­последнего места работы (вот эти записи уже вносятся со ссылкой на приказы / распоряжения и иные документы последнего работодателя с указанием их дат и ­номеров).

6. Также ошибкой является заверение каждой записи в дубликате трудовой книжки печатью последнего работодателя. Заверению подлежит только запись об увольнении от последнего работодателя, который и оформляет дубликат.

7. Нельзя вносить записи о наименованиях организаций, в которых сотрудник ранее работал, в качестве заголовка. Наименование бывших работодателей вносится в строчку с указанием, когда он был принят и на какую должность.

Итак, подведя итог по всем типичным ошибкам, приведем пример корректного оформления раздела «Сведения о работе» в дубликате трудовой книжки.

Совет

Например, если у сотрудника в трудовой книжке было внесено 5 записей о периодах работы до последнего работодателя и он потерял трудовую книжку (или ее утерял работодатель), то после сбора справок сначала надо просуммировать весь стаж, который подтвержден справками.

Если, например, справки удалось собрать только с 3 из 5 мест работы, то по этим 3 периодам и производится суммирование стажа, а потом отдельно вносятся все 3 периода со ссылкой на соответствующие документы, подтверждающие стаж.

И только дальше будет вноситься запись о работе в последней ­организации. Пример 4

Правильное заполнение раздела «Сведения о работе» в дубликате трудовой книжки

Митрофанова Валентина — учредитель и директор Института профессионального кадровика, эксперт в области трудового законодательства, ведущий российский бизнес-тренер, эксперт журнала «Делопроизводство и документооборот на предприятии»

Заполнение дубликата трудовой книжки образец 2019

Основным документом в подтверждение трудовой деятельности граждан России является трудовая книжка. Она требуется при приеме на работу или при обращении за пенсией. Что же делать в случае ее утери или порчи? Получить дубликат.

Нормативная база

При оформлении дубликата трудовой книжки руководствуются правилами, установленными Инструкцией по заполнению трудовых книжек. Она утверждена Постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 № 69 и обязательна к исполнению всеми работодателями, независимо от формы собственности.

В бланке книжки содержится информация:

• личные сведения о работнике;
• данные о трудовых периодах;
• сведения о награждениях и поощрениях.

При приеме на работу, переводах, увольнении обязательны ссылки на документы, являющиеся основанием для этого. При оформлении дубликата вся эта информация должна быть перенесена, за исключением случаев:

• когда в первоначальном экземпляре содержались недействительные записи;
• записи невозможно восстановить.

Когда выдается дубликат трудовой книжки?

Существует несколько случаев, когда может быть выдан дубликат:

• при утере;
• при порче;
• при наличии в документе записи об увольнении или переводе, признанной впоследствии недействительной;
• при массовой утере книжек работодателем.

Как сделать дубликат?

Работнику для получения дубликата трудовой книжки необходимо обратиться к работодателю с соответствующим заявлением. Если книжка утеряна или испорчена, то при поступлении на новое место работы гражданин письменно просит о необходимости завести новую книжку взамен прежней.

Кадровая служба должна рассмотреть заявление и оформить дубликат в 15-дневный срок от даты просьбы работника.

Важно! С работника взимается стоимость бланка, если замена трудовой книжки потребовалась не по вине работодателя.

Работник вправе запросить изготовление дубликата у работодателя с последнего места работы. При этом он не вправе отказать в такой просьбе, ссылаясь на давность увольнения. Следует знать, что законодательно для этого не установлено сроков давности, поэтому необходимо требовать выдачу дубликата или обращаться в суд.

Порядок выдачи дубликата

При выдаче документа кадровая служба должна придерживаться порядка:

1. Получить от работника заявление с просьбой и указанием причин выдачи дубликата трудовой книжки. Оно составляется в произвольной форме на имя руководителя организации. Заверяется личной подписью работника и указывается дата составления.
2. На основании заявления издается приказ по организации, с которым должен быть ознакомлен работник, запросивший дубликат, под роспись.
3. Кадровая служба обязана поднять соответствующие учетные документы и восстановить записи. К таким документам относятся:

• личное дело работника;
• приказы по личному составу, где отражена информация о приеме на работу, увольнении, перемещении и т.д.;
• трудовые договора, заключенные с работником;
• дополнительно может потребоваться удостоверение личности гражданина.

1. Дубликат выдается заявителю в срок до 15 календарных дней. При выдаче делается отметка в журнале учета трудовых книжек и ставится подпись лица, получившего документ.

Как правильно заполнить дубликат трудовой книжки?

При оформлении документа необходимо придерживаться следующих правил:

• на титульном листе в правом верхнем углу должна присутствовать запись «Дубликат»;
• при наличии у работника предыдущих мест работы в разделе «Сведения о работе» вносится суммарный общий стаж в годах, месяцах, днях с прошлых мест работы. При этом в сведениях о работе не указывается наименование работодателя. Данные заверяются печатью организации, выдающей дубликат;
• после строки с суммарным стажем записи о работе у работодателя, составляющего документ, вносятся в хронологическом порядке;
• организация, выдающая дубликат, указывает последним трудовым периодом тот, который гражданин отработал в ней;
• все записи должны соответствовать документам, на основании которых они внесены, т.е. быть достоверными;
• заполняется документ шариковой, гелевой или перьевой ручкой чернилами темного цвета (черного, синего, фиолетового).

Образец заполнения дубликата

Важно отметить, что Правилами ведения и хранения трудовых книжек ответственность за их сохранность возложена на работодателя. Если возникла ситуация, при которой произошла их массовая потеря, например, в случае пожара, то дубликат оформляется на основании акта комиссии. В ней обязательно присутствие представителей местной власти и работодателя.

Стаж работы у этого работодателя возможно подтвердить справками, профсоюзным билетом, а также показаниями свидетелей – сослуживцев в количестве двух и более человек.

Из книжки, находящейся в ветхом состоянии, частично порванной, обгоревшей, но при этом записи возможно прочитать, производится точное их копирование в дубликат. При этом на титульном листе старой книжки делается запись «Взамен выдан дубликат».

Заключение

Дубликат трудовой книжки является документом, подтверждающим трудовую деятельность гражданина, наравне с первоначальным документом. Но для его получения может потребоваться достаточно много хлопот и времени. Поэтому рекомендуется более внимательно относиться к оригиналу.

Именно трудовая книжка является доказательством факта работы и необходимым документом при обращении за реализацией своих пенсионных прав.

Видео: Правильное оформление дубликата трудовой книжки

Образец заполнения дубликата трудовой книжки в 2019 году — пример, оформление, при утере, по справкам, правильное

Трудовая книжка — это основной документ гражданина, который работает на официальной основе и является источником страховых взносов, а также налогов.

Именно в нем отражается трудовая история человека, причины его увольнения и стаж в принципе, но в некоторых случаях может потребоваться дубликат.

Его заполнение не отличается особыми правилами, но при этом нужно соблюсти нюансы, оговоренные законодательством.

Ведь дубль документа — это его замена, но когда выдается новый паспорт, информация из него хранится в УФМС, в то время, как рабочая книжка находится у человека, и сдается только на время официальной занятости.

В каких случаях выдается

Обычно информация о работе хранится только в этой бумаге, и ни в какие базы не попадает, с одной стороны, так личная информация более защищена, но вместе с тем, при необходимости восстановления возникает вопрос, где взять данные для нового заполнения.

Естественно, что люди часто теряют данные документы или портят их, а вина в этом может быть как сотрудника, так и ответственных за хранение документации лиц.

В любом случае, нужно разобраться, когда дубликат действительно необходим, и как его правильно запросить.

При утере

Если сотрудник потерял свой документ, либо это сделали ответственные за хранение лица, задача по восстановлению всех записей осложняется, поскольку нельзя увидеть записи даже частично, и остается только пользоваться заранее сделанными копиями или другими методами.

Но поскольку дубликат все равно выдается и в такой ситуации, то следует подготовиться, и попросить при трудоустройстве, чтобы начальство сняло копии со всех страниц, и только тогда направлял книжку в личное дело.

Обратите внимание

Массовая утрата работодателем также является причиной для восстановления в виде дубликатов, но заниматься этим должен он сам, вне зависимости от того, произошла данная ситуация по вине начальства, либо же в этом виновен форс-мажор.

В любом случае порядок восстановления информации о стаже оговаривается Постановлением Минтруда под номером 50 от 1994 года.

Негодность

Не менее часто, наравне с утерей документы еще и портятся, это может быть по вине домашних животных, стихии, детей и массы других факторов.

Работодатель же может сослаться на возникший пожар, наводнение, влияние вредных веществ и т.д., этот случае лучше, чем утеря, поскольку восстановить можно хотя бы часть данных, если на страницах осталась хотя бы некоторая информация.

Но при отсутствии такой возможности, нужно будет пользоваться теми же способами, что и в случае с утерей, поскольку в обоих вариантах доступа к данным нет.

Как выглядит пример заполнения

Заполняется дубль так же, как и основной вариант, то есть на его титульной странице ставится номер, ФИО владельца, его дата рождения, уровень образования и специальность, а также дата оформления.

Но выше, над названием документа ставится пометка из слова “дубликат”, а слева на свободной странице оговаривается выдача официальной копии, ставится дата и причина замены, с указанием номер трудовой, это подтверждается печатью.

Заполнение внутренних разделов никак не отличается от оригинала, то есть вносится вся информация о трудоустройстве, но произвести записи о деятельности можно как просто отражением длительности стажа, так и детализировать его, если подобная информация имеется.

Тот работодатель, который был последним, или является текущим, вписывает свои данные, и по возможности указывает не только даты работы и название предприятия, но и статьи ТК РФ, на основании которых производились действия.

При наличии, желательно также указывать основания в виде реквизитов документов, по которым принимались решения.

Образец заполнения дубликата трудовой книжки в 2019 году такой:

Сведения, которые заносятся в бланк

В бланк обычного рабочего документа вносятся все те же данные, что и обычно, и этот перечень состоит из:

Алгоритм действий при его оформлении

При утере или порче трудовой книжки либо ее вкладыша, следует разобраться, какой есть порядок запроса нового документа, и что нужно сделать конкретно гражданину, чтобы получить необходимую помощь.

Прежде всего, следует ознакомиться с двумя основными схемами восстановления — по копии и по справкам, из которых легче всего будет первая.

Обязательно при утере человек должен известить об этом работодателя, даже если он бывший (когда новую работу он не нашел), и в срок до 15 дней ему оформляется бумага.

Важно

Вполне можно запросить не дубль, а новый документ, подав заявку начальству, но прежде всего, этот метод хорош для молодых людей, которые не зависят от стажа, и для них важны только страховые отчисления.

Но если речь идет о работниках в возрасте, либо когда молодой специалист трудился в престижной фирме, лучше восстановить. Образец заявления на выдачу дубликата трудовой книжки можно скачать здесь.

Восстановление по ксерокопии

Ксерокопия сама по себе не является документом, поскольку ее можно легко подделать и записать себе в стаж любую информацию.

Чтобы использовать ее для восстановления, необходима заверенная ксерокопия, но получить ее уже само по себе сложно, поскольку книжица находится у работодателя.

Для получения отксеренного документа, направляется обращение к кадровикам, в больших компаниях это письменно, а в мелких организациях вполне можно обойтись устным желанием.

Правила отводят на выдачу копии всего 3 рабочих дня, а результатом станет набор скопированных страниц, где разместится подпись “копия верна”, а также автограф должностного лица с печатью предприятия.

Также на последней странице ставится надпись “работает по настоящее время”, также заверяемая гендиректором, главным кадровиком или главбухом.

В итоге заполненные листы копии будут заверяться следующим образом:

Можно заверить только последний лист копии, но в этой ситуации все части должны быть сшиты ниткой, а ее концы выводятся на последнюю страницу, и уже там фиксируются бланком с написанным количеством и штампом.

Закон же утверждает, что восстановить трудовую, произведя ее дубликат, могут использоваться следующие документы:

• трудовые договора;
• справки от работодателей — заверенные копии будут именно такими бумагами;
• решения суда о признании стажа;
• выписки из приказов о трудоустройстве или увольнениях;
• расчетные книжки, в которых отражена заработная плата;
• архивная документация.

По справкам

Если же копии заблаговременно не было сделано, то необходимо воспользоваться справками, которые берутся у бывших работодателей.

Пишется обращение от имени текущего работодателя, в котором указывается просьба предоставить информацию о трудоустройстве конкретного человека в свободной форме.

Прежде чем отправлять это, компания обязана запросить разрешение у самого человека на обработку персональных данных, куда входит и информация о предыдущих местах работы.

Совет

В ответе другая компания должна подтвердить конкретный период, на протяжении которого человек находился в ее штате, а также указать реквизиты соответствующих приказов, которые и были основаниями для зачисления в коллектив.

Собрав все возможные справки, текущее начальство заполняет дубликат, но если с каким-то периодом возникла проблема, остается только обращаться в суд, но это крайняя ситуация.

Процедура заполнения не отличается от восстановления по копии, и необходимо постараться указать все существенные сведения.

Видео: по данной теме

Стоимость процедуры

Сам процесс оформления дубля трудовой книжки бесплатен, но при этом работник должен возместить стоимость бланка.

Ведь в каждой организации есть резервный запас, который выдается новоприбывшим людям, и гражданин может либо запросить такой, либо же приобрести его самостоятельно.

Во втором случае возможность приобрести не соответствующий стандартам вариант достаточно велик, поэтому лучше обратиться в компанию.

Она может взимать с обратившегося человека плату за бланк, цена которого зависит от региона и условий, на которых бумага была приобретена.

В среднем форма обойдется в 200 рублей, и есть как расценки ниже, так и выше, все зависит от индивидуального подхода.

Как оформить уволенному сотруднику

Люди, которые уволились ранее, могут обратиться к последнему работодателю с просьбой о восстановлении, если после этого они никуда больше не зачислялись в штат.

Отказ в связи с отсутствием доказательств последнего утверждения и просто отрицательный ответ на просьбу будут незаконными, поскольку дубль оформляется на общих основаниях.

То есть, у компании есть обязанность выдать официальную копию при поступлении соответствующего заявления, но естественно, что если человек работает в другой фирме, то и обращаться ему нужно туда же.

Обратите внимание

Для уволенных все равно нужно подтверждать свой стаж, но это может сделать и бывшее начальство по тому же принципу, что и действующее.

Если книжка теряется или портится, то ее нужно восстановить, а делается это путем оформления дубликата, в котором отражается прошлый стаж.

Для этого нужно обратиться к руководителю текущего места, подать на его имя заявление и сообщить, где человек был трудоустроен, чтобы был оформлен официальный запрос.

Заполняется этот документ так же, как и оригинал, за исключением надписи о замене на титульной странице и пояснением слева в свободной зоне.

Как оформить дубликат трудовой книжки

Трудовая книжка — особый документ. Она крайне важна и для самих работников, и для работодателей. В ней фиксируются данные о принятии на работу и об увольнении, повышении по службе, а также сведения о наградах и иных поощрениях.

Кроме всего прочего, это документ строгой отчетности.

Но на каких основаниях человеку может потребоваться ее дубликат? И как его можно получить? Об этом и иных аспектах проблемы расскажет данная статья.

Почему возникает необходимость получения дубликата

Оформление дубликата трудовой книжки — вынужденная процедура. Иногда ее называют «восстановлением» документа, но этот термин не имеет ни юридического, ни просто логического смысла. Речь именно о создании «двойника», дубликата. Рассмотрим, каковы причины, приводящие к необходимости подобных действий:

• потеря документа самим обладателем трудовой книжки либо работодателем;
• умышленная или случайная порча, приведшая к тому, что записи сложно (невозможно) прочесть;
• массовая потеря документации в результате стихийного бедствия, пожара либо иного ЧП;
• наличие в трудовой книжке записи, признанной впоследствии неправомерной, например, о причинах или самом факте перевода или увольнения.

Если в утере или порче виновен работодатель

Выдача дубликата трудовой книжки, утраченной работодателем — явление нечастое, но все же случаются и такие казусы. Оформляясь на работу в новую организацию, на предприятие, человек отдает этот важный документ на хранение кадровикам компании или ее руководителю.

Это ответственное лицо тоже порой проявляет безответственную халатность. Если трудовая книжка пропала или серьезно пострадала по вине вышеуказанных лиц, сотрудник имеет право даже привлечь их к административной ответственности.

Но главное: потребовать от виновников самим оформить дубликат, для чего им потребуется собрать все необходимые справки, выписки, копи приказов и другую информацию от прежних работодателей.

Если документ цел, но в него вкралась неточность, ошибка, работодатель или его сотрудники внесли неправомерную запись, то дубликат будет составить еще проще, перенеся старые записи из оригинала.

Если она утрачена или испорчена работником

Оформлением дубликата трудовой книжки при утере или порче его самим владельцем обязан заниматься именно он. На руки мы получаем этот документ, чаще всего, когда увольняемся из одной организации и планируем устраиваться в другую, когда выходим на заслуженный отдых и должны заняться оформлением пенсии.

В иных особых случаях, если документ нам зачем-то потребовался, но увольняться мы не собираемся, работодатель не имеет право выдавать на руки оригинал. Только заверенную копию. Иначе, в случае утери или порчи книжки, ответственность будет и на самом работнике, и на том ответственном лице, что допустило оплошность.

Если этот документ строгой отчетности будет утрачен или серьезно испорчен по собственной невнимательности работника, то перед тем, как оформить дубликат трудовой книжки, рассеянному владельцу придется писать заявление и самому собирать все требуемые в данной ситуации подтверждающие справки.

Еще одна вероятная ситуация: вы пришли на новое место работы и уверяете руководителя, что трудовая потеряна, но у вас нет времени заниматься ее дублированием. Если вас действительно будут готовы взять в эту компанию, то тут в подобной ситуации могут лишь завести новую трудовую книжку, где первой записью станет именно прием на работу здесь.

Какие данные потребуется восстановить

Заявление об утрате трудовой и необходимости дубликата можно составить в произвольной форме. Хотя нередко организации разрабатывают собственные образцы соответствующих бланков, которые помогают быстро и четко изложить суть задачи.

Как сделать дубликат трудовой книжки, расписано в постановлении Правительства РФ № 225 от 16.04.2003 года. Там оговорены сроки работы над этим документом: дубликат должен быть выдан работодателем не позднее 15 дней с момента подачи сотрудником заявления. 2018 год не является исключением, все правила остаются в силе.

Только, требуя от руководства компании выдать вам этот документ в установленные сроки, не забывайте: если трудовую потеряли вы сами, то прежде чем оставлять заявление, соберите все нужные бумаги:

• справки из архивов;
• данные налоговой службы, трудовой инспекции, ПФР;
• копии трудовых контрактов, заключенных ранее;
• справки от предыдущих нанимателей;
• выписки из приказов о приеме на работу и увольнении или их заверенные копии в случаях, когда это необходимо.

Как заполняется дубликат

Очень важно соблюсти все правила, как заполнить дубликат трудовой книжки. Напомним: это документ строгой отчетности, и ошибки могут свести на нет все усилия, потраченное время: ту же работу придется делать «на бис», оформляя очередной дубликат.

Первое правило: вверху на титульном листе дубликата обязательно должна стоять надпись «Дубликат».

Второе: не забудьте о возможных переменах в личных данных обладателя трудовой книжки. Скажем, человек за прошедшее время мог получить высшее образование или попросту сменить фамилию. Это надо учесть при внесении персональных данных.

Важно

Третье: то, о чем говорилось выше. Неважно, по чьей вине документ был утрачен. В любом случае, внесение данных в дубликат возможно не со слов «потерпевшего», а исключительно на основании тех справок, копий документов, которые мы уже перечислили выше. Иначе никаких записей о предыдущих местах работы новый наниматель не внесет, да и старый тоже.

Единственный вариант, если по каким-то причинам вы не желаете, не можете заниматься восстановлением прежних данных — это начать «с чистого листа», с новой трудовой книжки. Однако потом нехватка трудового стажа может существенно уменьшить размер вашей пенсии.

Первой записью раздела о работе будет величина общего трудового стажа человека, полученная до момента оформления на работу к новому работодателю, оформляющему дубликат.

Дальше наниматель или сотрудник отдела кадров эту информацию детализирует, расписывает на основании полученных справок, даты работы человека в разных предшествующих организациях. Обязательно вносятся ссылки на документы, ставшие основанием для фиксации тех или иных данных.

Очень важный момент для кадровиков и руководителей: эти предшествующие восстанавливаемые данные нельзя нумеровать! Запись под номером 1 в дубликате может быть лишь о приеме сотрудника на работу именно в ту компанию, где и заводится дубликат.

Закончив заполнение документа документ, специалист по кадрам (либо руководитель организации) вносит дату его оформления в специальную книгу учета движения таких бланков. Последняя процедура, завершающая процесс: подпись сотрудника в особой графе этой книги учета. Так он визирует факт получения дубликата.

Образец заполнения дубликата трудовой книжки

Статья отредактирована в соответствии с действующим законодательством 04.06.2018

Тоже может быть полезно:

Уважаемые читатели! Материалы сайта TBis.ru посвящены типовым способам решения налоговых и юридических вопросов, но каждый случай уникален.

Если вы хотите узнать, как решить именно ваш вопрос — обращайтесь в форму онлайн консультанта. Это быстро и бесплатно! Также вы можете проконсультироваться по телефонам: МСК — 74999385226. СПБ — 78124673429. Регионы — 78003502369 доб. 257

Нажимая на кнопку «Отправить» вы подтверждаете, что ваш комментарий не содержит персональных данных в любой их комбинации

Совет

Вопросы и ответы в комментариях даются пользователями сайта и не носят характера юридической консультации. Если вам необходима юридическая консультация, рекомендуем получить ее, задав вопрос по телефонам, указанным выше, или через эту форму

.

Дубликат трудовой книжки: образец заполнения 2017

В каких случаях выдается дубликат трудовой книжки? В таких случаях, как:

Дубликат трудовой книжки при утере

Сначала определимся с тем, кто выдает дубликат трудовой книжки при утере. Как известно, трудовые книжки работников хранятся у работодателей (п. 42 Правил, утв. Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 N 225).

Соответственно, сам работник может потерять книжку в период, когда является безработным – т.е. когда уволился с одной работы, но еще не устроился на другую. И в некоторых других случаях, когда работнику организации на время выдается трудовая книжка на руки под расписку.

К примеру, для представления в отделение ПФР (ст. 62 ТК РФ).

Так вот, если гражданин потерял свою трудовую книжку, будучи безработным, то оформление дубликата трудовой книжки ложится на плечи его последнего бывшего работодателя (п. 31 Правил, утв.

Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225). А новый работодатель, если таковой будет, этим заниматься не должен.

Он может лишь оформить работнику обычную новую трудовую книжку по его заявлению и сделать в ней первую запись о приеме к себе на работу.

Так что если к вам, как к новому работодателю, придет только что принятый на работу сотрудник и спросит, как получить дубликат трудовой книжки при утере, посоветуйте ему обратиться с этим на прежнее место работы.

Далее поговорим о том, как сделать дубликат трудовой книжки.

Порядок оформления дубликата трудовой книжки

Предположим, вы и есть тот самый работодатель, чей бывший работник потерял свою трудовую книжку и теперь пришел к вам с заявлением о выдаче дубликата трудовой книжки. Утвержденной формы такого заявления нет, поэтому оно может быть составлено в произвольной форме.

Заявление на выдачу дубликата трудовой книжки (образец) 

В такой ситуации вы, как работодатель, должны оформить дубликат в течение 15 дней со дня подачи заявления работником (п. 31 Правил, утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225).

Обратите внимание

Для этого вам понадобятся сведения о предыдущих местах работы вашего бывшего сотрудника. Их вам должен предоставить он.

Это могут быть копии его трудовых договоров, справки с предыдущих мест работы, выписки из приказов о приеме на работу, об увольнении (их копии), справки из государственного или муниципального архива.

Как оформить дубликат трудовой книжки (образец)

На новом бланке трудовой книжки:

• на титульном листе в левом верхнем углу указывается «Дубликат». Все основные сведения о работнике заполняются в общем порядке;
• на первом развороте книжки в разделе «Сведения о работе» сначала отражается общий трудовой стаж работника, заработанный им до трудоустройства к вам на работу. Затем в дубликате указываются периоды работы у конкретных работодателей на основании копий документов и справок с предыдущих мест работы, предоставленных работником. При этом записи не нумеруются. Первая нумерация должна появиться в дубликате в строке с записью о приеме на работу этого сотрудника в вашу организацию.

В идеале в дубликате трудовой книжки должны быть восстановлены все сведения о трудовой деятельности сотрудника. Но если каких-то данных нет, к примеру, оснований увольнения с тех или иных мест работы, то вносить их в дубликат со слов работника не нужно (п. 32 Правил, утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225).

Пример заполнения дубликата трудовой книжки при утере приведен ниже.

Образец заполнения дубликата трудовой книжки при утере

Последний этап – это выдача дубликата трудовой книжки. Дату выдачи необходимо зафиксировать в книге учета движения трудовых книжек (Приложение N 3 к Постановлению Минтруда РФ от 10.10.2003 N 69). И в ней же сотрудник должен поставить подпись, свидетельствующую о том, что дубликат книжки он получил.

Если работодатель потерял трудовую книжку или внес в нее не ту запись

Если работодатель потеряет трудовую книжку работника, ему также придется ее восстанавливать. Но в такой ситуации, раз уж вина лежит на работодателе, нужно будет помочь работнику собрать сведения о стаже с его предыдущих мест работы. Например, разослав бывшим работодателям пострадавшего сотрудника запросы о предоставлении соответствующей информации.

В целом, образец заполнения дубликата трудовой книжки по справкам с других мест работы будет выглядеть так же, как и в случае с утерей книжки самим работником.

А еще бывает, что работодатели по ошибке вносят недействительные записи в трудовые книжки своих работников.

Такая ситуация – самый простой случай, когда понадобится оформление дубликата трудовой книжки. Образец для его заполнения – это оригинал трудовой книжки.

То есть в дубликат надо будет просто перенести все записи из первоначальной трудовой книжки, кроме последней недействительной записи.

Аналогичным образом оформляется дубликат, если книжка пришла в негодность. То есть ее состояние таково, что требуется замена (п. 33 Правил, утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225).

Также читайте:

Как правильно оформить дубликат трудовой книжки?

Что такое дубликат трудовой книжки

Оформление дубликата трудовой книжки

Какие документы необходимы

Как сделать дубликат трудовой книжки: образец 2018 – 2019

Действия ответственного лица при выдаче дубликата

Что такое дубликат трудовой книжки 

На основании ст. 66 ТК РФ документом, который может подтвердить трудовую деятельность и стаж гражданина является трудовая книжка. Ее форма и правила ведения и хранения, а также изготовления и приобретения работодателями бланков приведены в постановлении Правительства РФ от 16.04.2003 № 225. Подробности в статье Образец заполнения трудовой книжки в 2018 – 2019 году.

Дубликат книжки по своей сути является 2-м экземпляром, который имеет аналогичную юридическую силу.

Оформляется дубликат трудовой книжки полностью в соответствии с оригиналом. Исключение составляют случаи, когда ранее в трудовую были внесены данные:

• ошибочные, ложные или неточные;
• не подлежащие восстановлению из-за отсутствия их документарного подтверждения. 

Порядок заполнения и оформления дубликата регламентируется следующими документами:

1. Правилами ведения и хранения трудовых книжек, утвержденными постановлением Правительства РФ «О трудовых книжках» от 16.04.2003 № 225 (далее — Правила);
2. Инструкцией по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69 (далее — Инструкция). 

Дубликат книжки выдается и заполняется по последнему месту работы лица на основании заявления. Администрация обязана оформить и выдать документ в течение 15 дней со дня получения от сотрудника соответствующего заявления (п. 31 Правил). 

Оформление дубликата трудовой книжки 

Оформление дубликата может потребоваться в нескольких случаях:

1. По просьбе самого сотрудника:
• При потере оригинала. При этом лицо, потерявшее документ, обязано незамедлительно довести эту информацию до ответственного лица работодателя (п. 31 Правил).
• В случае если книжка утратила целостность (например, порвалась и т. д.), вследствие чего стала непригодна к использованию (абз. 3 п. 33 Правил). Если это произошло по вине ее владельца и восстановить некоторые сведения не предоставляется возможным (страницы испачканы, уничтожены, разорваны и т. д.), работодатель вправе затребовать у него дополнительные бумаги, свидетельствующие о стаже работы в определенных местах. Представить и собрать эти сведения гражданин должен самостоятельно. Сведения с сохранившихся в трудовой книжке страниц переносятся прямо в дубликат.
• В случае если запись в основном документе признана недействительной, гражданин вправе потребовать оформления дубликата, при этом указанная запись в него вноситься не будет (пп. 22, 33 Правил).В перечисленных ситуациях лицо обязано предъявить заявление о выдаче дубликата по последнему месту работы. Если же с момента увольнения лицо трудоустроилось на иное предприятие, соответствующая просьба подается по новому месту работы.
2. По инициативе администрации:

• При краже оригинала.
• При массовой утере документов. В этом случае стоит руководствоваться п. 34 Правил, согласно которому восстановить данные возможно только путем создания специальной комиссии, состоящей из представителей органов исполнительной власти. Процедура установления стажа регламентирована постановлением Минтруда России от 24.06.1994 № 50.  

Какие документы необходимы 

Заполнение дубликата трудовой книжки (образец которого вы найдете далее) необходимо проводить на основании имеющихся или предоставленных сведений о трудоустройстве.

Подтвердить предыдущие трудовые отношения могут:

• справки, содержащие информацию о причине их выдачи, то есть реквизиты распоряжений о приеме и увольнении с предприятия, а также переводе с должностей;
• приказы (распоряжения), в том числе в виде выписок;
• личные дела и карточки;
• лицевые счета граждан;
• бухгалтерская документация об оплате труда;
• профсоюзный билет и т. д. 

Помимо этого, подтвердить место работы разрешается при помощи трудового договора или иных бумаг, содержащих информацию относительно времени работы.

Необходимо учесть тот факт, что администрация обязана всячески содействовать и помогать сотруднику в получении документации, служащей подтверждением его стажа, с предыдущих мест работы (п. 7.2 Правил).

Важно

С указанных документов снимаются копии, а оригиналы после надлежащего заверения передаются на хранение владельцу (ч. 7 п. 7.2 Инструкции).

Образец дубликата трудовой книжки можно скачать здесь: Оформление дубликата трудовой книжки — образец. 

Как сделать дубликат трудовой книжки: образец 2018 – 2019 

Выдача дубликата предусматривает следующие шаги:

1. В правом верхнем углу 1-й страницы нового бланка ставится отметка: «Дубликат». На самой же трудовой книжке делается запись, что взамен нее выдан дубликат, с проставлением его серии и номера (п. 1.2 Инструкции).
2. На титульном листе фиксируется информация, актуальная на день оформления дубликата. То есть если в период рабочей деятельности у сотрудника менялись фамилия, имя или иные данные, вносить их в дубликат по Правилам нет необходимости (п. 2.1 Инструкции). Указываются последние действительные данные.
3. При заполнении раздела «Сведения о работе»:
• указывается общий стаж работы, который рассчитывается суммарно за весь период деятельности, без указания периодов работы на конкретном предприятии (ч. 2 п. 7.2 Инструкции);
• поочередно (с присвоением порядкового номера в графе 1) записываются сведения о каждом месте работы (дата приема/увольнения ставится в графе 2), например: «Принят в общество с ограниченной ответственностью “Машина” (ООО “Машина”) на должность продавца» (раздел 3);
• в раздел 4 вносятся данные о справках, копиях приказов или иных документов, на основании которых фиксируется информация, например: «Справка ООО “Машина” от 13.05.2013». 

При оформлении дубликата трудовой нет необходимости заверять все внесенные записи подписями уполномоченных на то лиц.

Следует отметить, что все иные условия заполнения дубликата (написание дат, цвет пасты и чернил и т. д.) аналогичны порядку заполнения оригинала трудовой согласно Инструкции.

Внесение последующих данных о трудоустройстве у текущего работодателя производится в соответствии с Правилами в общем порядке.  

Действия ответственного лица при выдаче дубликата 

После того как дубликат оформлен, сведения о его выдаче надлежит внести в книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним. Также в ней следует отразить факт снятия с учета оригинала трудовой.

Дубликат трудовой книжки выдается владельцу под расписку.

Действия в случае, если после выдачи дубликата обнаружится оригинал, нормами права не урегулированы. Возможен такой вариант:

• принять от сотрудника найденную трудовую и продолжить ее ведение надлежащим образом;
• получить от сотрудника письменные объяснения, почему он не представил документ ранее и просил завести дубликат;
• уничтожить дубликат по правилам для испорченных бланков на основании комиссионного акта (п. 42 Правил). 

Не допускается выдача нового бланка книжки без указания сведений о том, что это дубликат. В дальнейшем возникнут проблемы относительно его подлинности, поскольку дата выпуска самого бланка будет гораздо позднее, чем даты внесенных в него сведений. В связи с этим обязательно потребуется предъявление дополнительных справок с целью подтверждения стажа. 

***

Итак, ответ на вопрос, как оформить дубликат трудовой книжки, дан в Правилах (специальные нормы для дубликатов), а также Инструкции (общие требования по ведению трудовых). Юридическая сила дубликата аналогична оригиналу документа, а сведения, вносимые в него, по возможности должны дублировать оригинал.

***

Статья оказалась полезной? Подписывайтесь на наш канал RUSЮРИСТ в Яндекс.Дзен!

Образец заполнения дубликата трудовой книжки в 2019 году — оформление, при утере, по справкам, правильное

Образец заполнения дубликата трудовой книжки в России в 2019 году дает возможность исключить вероятности занесения в документ недостоверных либо ошибочных сведений.

Основной документацией, которая способна подтвердить наличие у человека официального стажа работы, принято считать трудовую книжку.

В случае его утраты возникает необходимость оформить дубликат. Рассмотрим подробней особенности его заполнения в 2019 году.

Основные моменты

Основные особенности и подробное разъяснение о трудовых книжках изложены в статье 66 ТК РФ.

В соответствии с правилами трудового законодательства, в документе должны быть указаны такие сведения, как:

• персональная информация о самом сотруднике;
• разновидность выполняемой работы;
• подробные сведения относительно переводов, увольнениях и награждениях;
• основания прекращения трудового соглашения.

Дубликат, обладающий равную юридическую значимость с подлинником, должен обязательно включать в себя сведения, которые полностью соответствуют первоначальному документу.

Исключением являются только ситуации, при которых были выявлены изначально указанные недостоверные сведения и записи, из-за невозможно их восстановить по причине отсутствия документального подтверждения.

В каких случаях он требуется

Говоря о необходимости оформления дубликата трудовой книжки и занесения в него соответствующих сведений, то в соответствии с нормами законодательства РФ это возможно по такой причине, как:

• утеря документа сотрудником. К примеру, в общественном транспорте, на улице и так далее;
• выявлен факт непригодности трудовой книжки;
• выявлен факт наличия в документе недостоверных сведений, к примеру, указание о недействительности увольнения либо же перевода и так далее;
• банальная потеря трудовой книжки.

Иными словами, дубликат нужен при невозможности использования оригинала документа. Необходимо обращать внимание на многочисленные особенности, которые напрямую зависят от оснований для оформления дубликата рассматриваемого документа.

Где можно оформить

Все без исключения граждане, которые обладают официальным стажем работы, оставляют за собой право восстановить трудовую книжку, вне зависимости от оснований утраты либо порчи, поскольку у физических лиц в обязательном порядке должен быть документ, подтверждающий персональную деятельность.

В данном случае речь идет об оформлении дубликата. Это единственная документация, которая обладает аналогичной юридической значимости.

Необходимо обращать внимание на то, что оформлением дубликата вправе заниматься исключительно работодатели, в частности уполномоченные лица отдела кадров.

Документы, которые необходимы с целью подтверждения стажа работы с предыдущих мест, должны быть предоставлены сотрудникам.

Одновременно с этим нынешний работодатель может оказать всяческое содействие в оформлении в максимально сжатые сроки.

Законодательная база

Процесс оформления дубликата устанавливается многочисленными актами, которые были утверждены Постановлением Министерства труда России, в частности:

1. Трудовым Кодексом.
2. Инструкцией по заполнению необходимыми данными трудовую книжку.
3. Правила хранения и ведения трудовых книжек.

Ознакомиться со всей необходимой указанной выше документацией можно здесь:

В указанной документации подробно изложены многочисленные ситуации и способы дублирования подлинности.

Помимо указанной выше нормативно-правовой документации, нередко используется и Порядок относительно установления опыта официальной занятости в случае утраты трудовой книжки.

Образец правильного заполнения дубликата трудовой книжки

Процесс занесения необходимых сведений в дубликат трудовой книжки обладает многочисленными особенностями, о которых необходимо знать с целью исключения вероятности возникновения различного недопонимания.

Благодаря этому можно с первого разу составить дубликат в надлежащем виде. Рассмотрим подробней, как правильно завести дубликат.

Какие потребуются документы для записей

Изначально необходимо обращать внимание на то, что соответствующие записи должны быть сделаны на основании имеющейся либо же полученной от сотрудника информации относительно последнего трудоустройства.

В соответствии с нормами трудового законодательства, подтвердить факт предыдущей официальной занятости можно с помощью:

• справок, которые включают в себя сведения относительно оснований предоставления. Иными словами, речь идет о реквизитах всевозможных распоряжений относительно факта приема и увольнения с компании, а также возможного перевода с занимаемых должностей;
• Приказов и распоряжений в форме выписок;
• персонально оформленных надлежащим образом дел и карточек;
• персональных лицевых счетов физических лиц;
• документов из бухгалтерии относительно начисления заработной платы в установленном размере;
• профсоюзных билетов и так далее.

Необходимо помнить, что кроме указанной документации, подтвердить факт официального трудоустройства ранее можно с помощью трудовых договоров либо иных подобных бумаг, включающих данные относительно периода занятости.

Также нужно помнить о том, что руководство компании оставляет за собой право всеми силами оказывать всяческое содействие работникам в кротчайшем оформлении документов с целью подтверждения стажа работы.

С предоставленной всей необходимой документации уполномоченные лица должны сделать копии, а заверенные подлинники возвращаются на хранение собственнику.

Сведения, которые заносятся в бланк

Применяя полученные сведения, непосредственный работодатель должен внести соответствующие записи.

Среди них может быть и информация относительно имеющихся наград. Если же документация не включает в себя необходимые значения, то нужно указывать только достоверные сведения.

Пример рассматриваемого дубликата трудовой книжки по причине утраты по правилам заполнения имеет вид:

Помимо сведений относительно официального трудоустройства, возникает необходимость указывать данные относительно возможного увольнения.

В данном случае, указанный ниже образец заполнения полностью будет соответствовать указанной очередности действий.

По завершению внесения сведений в рассматриваемый документ, в соответствии с нормами российского законодательства, непосредственный работодатель должен будет сделать копии со всех без исключения справок, распоряжений и иных типов бумаг, перед возвратом подлинников самому сотруднику.

Совет

Аналогичные действия подлежат дублированию, и при наличии острой необходимости нужно будет оформить дубликат самого вкладыша в трудовую книжку.

В случае неверного занесения необходимых записей непосредственным работодателем в рассматриваемый документ, по нормам российского федерального и трудового законодательства допускается возможность просто сменить дубликат, исправив при этом некорректно указанную информацию.

Видео: как сделать запись в трудовой книжке

К сведению — процедура предоставления и восстановления дубликата подлежит обязательной фиксации в специальной книге пол учету оборота трудовых книжек.

Обязательно в такой книге должна проставляться дата и персональная подпись сотрудника.

Пример оформления ТК

Для исключения вероятности занесения различных ошибок рекомендуется использовать имеющиеся примеру.

В частности, образец заполнения дубликата трудовой книжки при утере можно скачать здесь.

Крайне важно в период составления дубликата исключать допущения каких-либо ошибок и опечаток, поскольку в таком случае документ считается таким, как недействительным со всеми вытекающими юридическими последствиями.

Можно ли восстановить вкладыш

Изначально необходимо обращать внимание на то, что ситуации с возможной утратой вкладыша нормами российского законодательства не регулируются.

По этой причине, если был факт утраты сотрудником такого типа документа, возникает необходимость составить и передать непосредственному работодателю соответствующую объяснительную, после чего только восстанавливается вкладыш и в дальнейшем подшивается надлежащим образом.

Немного иначе ситуация обстоит с утратой самой трудовой книжки. В случае наличия подобной ситуации, сотруднику в обязательном порядке необходимо будет составить соответствующее заявление непосредственному работодателю с требованием оформить дубликат.

Одновременно с этим, факт утраты самого вкладыша может повлечь за собой возникновение серьезных проблем, причем для самого собственника.

Во многом это связано с возможными сложностями:

• в оформлении потребительских замов в финансовых учреждениях;
• невозможность оформить загранпаспорт;
• проблемы в оформлении визы и так далее.

Помимо этого не стоит забывать о вероятном возникновении проблем с представителями Пенсионного фонда.

Во многом это связано с тем, что указанный фонд в обязательном порядке затребует официально заверенную копию трудовой книги и вкладыша в частности.

Кроме того, крайне важно обращать внимание на такие немаловажные особенности, как:

Напоследок хотелось бы отметить — процесс формирования дубликата трудовой книжки не влечет за собой сложностей для самого составителя.

Достаточно только придерживаться стандартных разработанных правил занесения соответствующих записей и исключить допущения каких-либо ошибок и опечаток.

Внимание!

• В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
• Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов. Базовая информация не гарантирует решение именно Ваших проблем.

Поэтому для вас круглосуточно работают БЕСПЛАТНЫЕ эксперты-консультанты!

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.