Акт передачи трудовых книжек — образец, бланк, скачать

Содержание Toggle

Акт приема-передачи трудовых книжек. Образец и бланк 2019 года

Ведение и содержание трудовых книжек на предприятии должно вестись в определенном порядке. В частности, существуют строгие нормы по передаче данных документов от одного сотрудника другому. Эта процедура проводится в тех случаях, когда, например, происходит увольнение работника, в компетенцию которого входило работа с трудовыми книжками или же перевод его на другую должность.

ФАЙЛЫОткрыть эти файлы онлайн2 файла
Скачать пустой бланк акта приема-передачи трудовых книжек .docСкачать образец заполнения акта приема-передачи трудовых книжек .doc

Просто так взять и передать трудовые книжки нельзя.

Сначала необходимо издать от лица руководителя компании приказ, в котором будет указана необходимость передачи документов и назначено новое ответственное лицо.
Затем на основании этого приказа производится непосредственная передача трудовых книжек, вкладышей в них и чистых бланков, которая должна сопровождаться их ревизией, т.е. осмотром, проверкой, и подсчетом.
Информация о передаче оформляется специальным актом, кроме того, это действие быть зафиксировано в журнале учета движения трудовых книжек.

Если соблюсти всю процедуру «от а до я», то риск столкнуться с потерей документов, возникновением разногласий и споров по поводу них снизится до минимума. Грамотно проведенный процесс позволяет также снять с нового работника ответственность административного характера за отсутствие тех или иных трудовых книжек или вкладышей.

Создание комиссии

Если предприятие крупное и документов, подлежащих передаче много, то для проведения и оформления этой процедуры необходимо создание специальной комиссии. В нее могут войти сотрудники разных подразделений фирмы, в составе не менее двух человек. Комиссия также назначается путем выпуска отдельного приказа руководителя компании.

Увольнение в связи с ликвидацией организации: пошаговая инструкция, выплаты пособий, приказ, запись в трудовой, уведомление

Задача комиссии – проверить все ли трудовые книжки находятся на месте, удостовериться в том, что все необходимые записи наличествуют и соответствуют действительности, а также заверить факт передачи от одного лица другому.

Как составлять документ

Единого, обязательного к применению, унифицированного образца акта приема-передачи трудовых книжек нет. Компании могут выбрать один из дух способов:

либо каждый раз писать акт в произвольном виде (что не очень удобно),
либо разработать шаблон документа, исходя из своего видения и потребностей, но в этом случае он должен быть утвержден в учетной политике организации.

Независимо от того, на каком варианте остановится предприятие, акт обязательно должен включать в себя следующие данные:

информацию о компании,
составе комиссии, участвующей в передаче документов,
сведения о самих трудовых книжках, вкладышах в них и новых бланках – это лучше оформить в виде таблицы.

Бланк акта о приеме-передаче может включать в себя один лист или же несколько – если документов большое количество. Все листы следует скрепить суровой нитью, затем на последней внешней странице рядом с крепежом поставить печать и написать количество листов, дату оформления акта и удостоверить эти сведения нужными подписями.

При заполнении акта приема-передачи трудовых книжек важно стремиться не допускать ошибок и помарок, поскольку внесение в него недостоверных или даже ложных сведений может обернуться неприятными последствиями для ответственных сотрудников.

Обратите внимание

Если же ошибок избежать не удалось, их следует аккуратно подкорректировать и заверить надписью «исправленному верить».

Не надо забывать о том, что в случае необходимости, документ может послужить доказательством при решении разногласий через судебную инстанцию.

Как оформлять акт приема-передачи трудовых книжек

Акт о приеме-передаче трудовых книжек можно писать как на простом листе А4 формата, так и на фирменном бланке организации (наиболее приемлемый вариант, поскольку в этом случае в него сразу внесены реквизиты предприятия). Оформлять документ можно как в рукописном виде, так и в печатном – никакой разницы здесь нет.

Важно соблюсти одно непреложное условие: акт должен содержать «живые» автографы всех членов комиссии или участвующих в передаче-приеме трудовых книжек лиц, а также утверждающую подпись директора.

Ставить печать на нем не обязательно, поскольку начиная с 2016 года юридические лица освобождены от необходимости визировать печатями и штампами свои бумаги.

Составляется акт в единственном экземпляре, который после оформления надлежащим образом и окончательного завершения приема-передачи документов передается на хранение в архив компании, где он и должен содержаться на протяжении установленного законом периода.

Образец составления акта приема-передачи трудовых книжек

Заполнение информационной шапки документа

Вначале посередине строки пишется полное наименование компании и название документа.
Затем указывается дата составления акта и населенный пункт, в котором зарегистрирована организация.
После этого справа (или слева – это роли не играет) отводится несколько строк для утверждения руководителем фирмы: здесь надо вписать его должность, фамилию-имя-отчество, а также поставить дату утверждения.
Далее вписывается сотрудник, который передает трудовые книжки и сотрудник, который их принимает: здесь также указываются их должности и персональные данные.

Заполнение перечня трудовых книжек и вкладышей

Таблица, в которую вписывается все самое основное о трудовых книжках:

фамилии-имена-отчества владельцев,
серии и номера документов,
наличие вкладышей,
а также отдельно пишутся необходимые примечания: состояние, сведения о записях, востребованности или невостребованности и т.д.

Под таблицей указывается общее количество внесенных в акт документов.

Вторая таблица отражает информацию о вкладышах и чистых бланках трудовых книжек, хранящихся на предприятии. Здесь точно также фиксируются их серии и номера, но никакие дополнительные данные можно не указывать.

В завершение акт необходимо удостоверить подписями передающего и принимающего сотрудника, а также членов комиссии, которые принимали участие в процедуре передачи трудовых книжек. У всех у них нужно указать должности, а подписи должны быть с расшифровками.

Акт приема-передачи трудовых книжек

Ведение и учет трудовых книжек на предприятии регулируется законодательством. Работодатель должен обеспечить сохранность этих документов. Поэтому необходима периодическая проверка трудовых книжек, особенно при смене лица, которое назначено ответственным за их ведение.

Когда составляется акт передачи трудовых книжек

Любая передача трудовых книжек должна быть зафиксирована документально, чтобы работодатель в любой момент мог предоставить сведения об их движении. Акт передачи составляется, когда перемещается большое количество книжек. Это может быть в следующих случаях:

Смена лица, на которое в организации возложена обязанность по ведению и учету этих документов;
Реорганизация юридического лица, в случае, когда происходит выделение нового предприятия, либо одно поглощает другое.
Передача части трудовых книжек в обособленные структурные подразделения и т.д.

Иначе говоря, любая передача книжек, за исключением временной выдачи на руки владельцу, должна быть оформлена актом.

Кто составляет акт

Акт должен составляться комиссией, которая должна состоять из трех человек и более. Она назначается приказом организации.

Лицо, передающее бланки и лицо, их принимающее в состав комиссии не должны входить.

В комиссии назначается председатель, который и руководит передачей трудовых книжек.

В конце акта все члены комиссии должны поставить свои подписи.

Утверждает акт руководитель предприятия. Если книжки передаются из одной организации в другую, то утвердить акт может руководитель любой из них.

Акт приема – передачи трудовых книжек: образец

Скачать заполненный образец акта можно ниже. А сейчас мы расскажем о порядке и правилах заполнения этого документа.

Порядок заполнения

Бланк акта приема — передачи трудовых книжек не утвержден на законодательном уровне, поэтому организация может разработать его самостоятельно. В сложившейся практике кадрового делопроизводства акт проверки трудовых книжек содержит следующие реквизиты и сведения:

Полное наименование организации. Акт можно составлять на официальном бланке компании.
Дата и место составления документа.
В правом углу ставиться гриф утверждения. Если у юридического лица есть печать, то она ставится на подпись руководителя.
Состав комиссии и причина передачи трудовых книжек.
Сведения о передаваемых книжках. Это самый главный раздел акта. Для удобства восприятия информации составляют таблицу, в которую вносят следующие данные: ФИО владельца книжки, ее серия и номер, особые отметки (например, невостребованная книжка или выдана владельцу на руки). Вкладыши указывают отдельно.
Итоговое количество книжек.
Подписи должностных лиц, участвующих в передачи: члены комиссии и работники, сдающие и принимающие трудовые.

В акт также можно внести сведения о сотрудниках, работающих по совместительству, на которых не ведется книжка и о наличии чистых бланков и вкладышей.

Акт составляется в 2 экземплярах, которые хранятся у передающей и принимающей стороны.

Правила составления

При составлении акта нужно соблюдать следующие правила делопроизводства:

Акт составляется в письменном виде, заполняется на компьютере или пишется от руки;
Документ не должен содержать помарок или исправлений. Написанный от руки должен быть полностью читаемым;
Все подписи должны быть проставлены лично их владельцами;
Если в акте больше одного листа, то все страницы нумеруются и сшиваются;

Если акт составлен с нарушениями требования, то он не будет иметь силы юридического документа.

При перемещении трудовых от одного работодателя к другому, либо при смене лиц, ответственных за их ведение, составляется акт передачи трудовых книжек. Образец скачать можно по ссылке ниже, либо составить самостоятельно. Но при этом он должен содержать сведения о передаваемых книжках и лицах, которые участвуют в передаче.

Акт приема-передачи трудовых книжек: скачать образец || Акт передачи трудовых книжек — образец бланк скачать

Трудовая книжка является базовым документом, содержащим важнейшую информацию о трудовой деятельности и стаже сотрудника (по ч. 1 ст. 66 Трудового кодекса и п.

2 Правил Постановления Правительства №225 от 2003 года). В ней содержатся сведения о работнике, выполняемой работе, переводах на другую должность, об увольнениях, обучении, награждениях (по ч. 4 ст.

66 Трудового кодекса и п. 4 Правил №225 от 2003 года).

При трудоустройстве сотрудник передает трудовую книжку своему работодателю по ч. 1 ст. 65 Трудового кодекса. После чего работодатель отвечает за сохранность трудовой книжки.

Важно

Делегировать подобные обязанности по обеспечению учета и хранения трудовых книжек в пользу другой организации или физического лица работодатель не вправе. На это указывает п. 45 Правил ведения и хранения трудовых книжек №225 от 2003 года.

Еще один вариант, когда требуется подготовка акта приема-передачи трудовой книжки – это трудоустройство сотрудника. В этом случае он выступает передающей стороной, а работодатель – принимающей. Но на практике подобный акт обычно не составляется.

Просто передать большой массив трудовых книжек не допускается. Для этого необходимо должное документальное подтверждение данной процедуры. Процесс передачи трудовых книжек предполагает прохождение таких этапов:

Издается приказ от лица руководителя, в котором назначается новое ответственное лицо за учет и хранение трудовых книжек.
На основании приказа производится передача трудовых книжек.
Информация о передаче должна быть оформлена в виде специальных актов приема-передачи.

Условия, в которых необходимо составлять акт приема-передачи трудовых книжек

Акт должен формироваться, если перемещается любое количество единиц трудовых книжек. Подобное может происходить в следующих обстоятельствах:

на предприятии сменяется ответственный субъект за сохранность трудовых книжек, а также за ведение учета рассматриваемых бумаг;
компания подвергается реорганизации. Предполагается, что предприятие выделяет новую отдельную структуру, либо происходит процесс поглощения или слияния фирм;
происходит процедура передачи части трудовых книжек в обособленное подразделение компании.

Предполагается, что любое перемещение книжек должно документально оформляться. Однако исключением из указанного положения является временная выдача документа на руки трудоустроенному владельцу.

Акт приема-передачи составляется передающей стороной. Обычно это сотрудник кадровой службы, который передает дела перед своим увольнением.

В некоторых случаях акт приема-передачи составляется руководителем компании, когда по мере расширения компании он передает полномочия по учету и хранению трудовых книжек назначенному специалисту-кадровику.

Иногда в качестве передающей стороны выступает комиссия, созданная для приема-передачи большого массива трудовых книжек.

Если же сотруднику потребовалась трудовая книжка еще в период его работы, то в этом случае также допускается оформление акта приема-передачи, а после возврата документа работодателю – обратного акта.

Узнайте к чему: Трудовой договор со сторожем нюансы оформления

Правила составления акта

Общий алгоритм перемещения трудовых книжек выглядит следующим образом:

В первую очередь следует опубликовать распоряжение директора предприятия, где будет фиксироваться приказ о передачи книжек, а также назначение ответственного субъекта.
После публикации Приказа, на его основании осуществляется фактическая передача документов, соответствующих вкладышей, а также чистых бланков. При этом проводится ревизия бумаг, определяя верное количество единиц и их состояние.

Сведения о пересчете оформляются дополнительной таблицей в акте, после чего указанная процедура фиксируется в соответствующем журнале.

Основной задачей данного формирования является проверка фактического наличия всех трудовых книжек, которые числятся документально. Комиссия составляет особый акт приема-передачи от одного ответственного субъекта другому.

Законодательство не предусматривает единого установленного бланка для акта приема-передачи трудовых книжек. Это обуславливает право управленцев выбирать один из следующих вариантов:

каждый раз при появлении соответствующей необходимости формировать новый документ в вольном формате;
составить общий для конкретной компании шаблон бумаги, учитывая все общие требования ТК РФ к стандартному оформлению официальных документов, а также специфику деятельности предприятия. Однако в указанной ситуации шаблон акта должен быть официально закреплен локальным нормативом на уровне компании.

В любом случае, документ должен содержать следующую информацию:

общие сведения о предприятии;
данные о составе комиссии, которая принимает участие в процедуре перемещения бумаг;
информацию о трудовых книжках, а также о вкладышах в них. Настоятельно рекомендуется оформлять приведенные сведения в виде таблицы.

Так, бланк акта приема-передачи может содержать один и более листов, в зависимости от количества трудовых книжек на предприятии. Все листы акта необходимо связать крепкой нитью, после чего край загнуть и поверх приклеить бумагу, где будет отмечено количество листов, дата составления документа, а также подписи ответственных лиц за проведение процедуры.

В ходе оформления акта не допускается наличие ошибок и исправлений, так как внесение неправдивых или ошибочных данных в рассматриваемый документ может повлечь за собой привлечение к ответственности уполномоченных субъектов. В условиях, когда ошибка все же была допущена, ее необходимо грамотно откорректировать.

Данный документ может явиться весомым доказательством в ходе судебного разбирательства, если возникнут соответствующие обстоятельства.

Акт приема-передачи трудовых книжек правомерно оформлять на чистом белом листе формата А4, либо, что более уместно, на фирменном бланке организации. При этом нет разницы между оформлением акта в письменном виде от руки и в оформлении документа посредством компьютера.

При этом проставлять штамп на бумаге не является обязательным атрибутом, так как, начиная с 2016 года, компании и ИП вправе не применять в своей производственной деятельности печати.

Узнайте к чему: Предварительный договор коммерческой концессии образец

Акт должен оформляться в одном экземпляре, который по факту завершения составления передается в архив компании для последующего сохранения. Также, исходя из ФЗ № 125 от 22.10.2004г. «Об архивном деле», подобные документы должны храниться в архиве компании на протяжении 75 лет.

При этом, несмотря на свободный формат акт приема-передачи, он должен содержать такие сведения как:

Реквизиты работодателя, а именно: его наименование, адрес нахождения, КПП, ИНН и пр.
Дата и место составления акта.
Наименование документа и присвоенный ему порядковый номер в соответствии с принятой в компании системой нумерации.
ФИО и должность передающего трудовые книжки лица.
ФИО и должность принимающего трудовые книжки лица.
Указание на факт того, что один сотрудник принял, а второй – передал трудовые книжки.
Перечень передаваемых трудовых книжек с указанием их владельца (фамилия, имя, отчество владельца прописывается полностью), серии и номера, реквизитов вкладышей. Обычно список оформляется в табличной форме для наглядности. В таблицу включаются примечания по состоянию документа или прочие важные сведения о трудовых книжках (например, о том, что они являются невостребованными, или сколько вкладышей в них содержится).

Акт приема-передачи трудовых книжек оформляется в письменном виде в одном экземпляре. После подписания акта он передается на хранение в архив.

Акт приема-передачи может быть составлен на одном листе или на нескольких, когда передается большое число документов. В последнем случае необходимо прошить акт и поставить на оборотной стороне печать, подпись руководителя и написать количество страниц в документе.

Данные в акт приема-передачи стоит вносить максимально внимательно и стараться не допускать в нем помарки и исправления. При необходимости откорректировать документ рядом с зачеркиванием следует поставить отметку «Исправленному верить».

К составлению акта приема-передачи стоит подойти со всей ответственностью, так как он может послужить доказательством для разрешения споров в суде.

При оформлении акта приема-передачи работодатель может использовать один из следующих вариантов:

Составить акт приема-передачи в произвольном виде (что весьма неудобно для крупных работодателей).
Разработать и утвердить шаблон документа, который будет использоваться постоянно при передаче документов.

При передаче трудовых книжек ответственное лицо проверяет соответствие количества передаваемых документов тому, которое указано в акте. Также проверяется принадлежность трудовых. Если какой-либо из трудовых книжек не обнаружится впоследствии, то отвечать за это придется уже новому сотруднику кадровой службы, который подписал акт.

Таким образом, акт приема-передачи трудовых книжек составляется при смене должностного лица, ответственного за их хранение.

При его подготовке нужно соблюсти все законные формальности: указать дату его подготовки, должности и фамилии сотрудников, которые подписывают акт.

Согласно действующему законодательству, трудовая книжка содержит широкий спектр важной информации о трудовой деятельности работника и его стаже. Пока трудовой договор с сотрудником действителен, трудовая книжка должна храниться у работодателя.

Узнайте к чему: Изменение трудового договора по инициативе работодателя

Правильно оформленный документ имеет юридическую силу и представляет собой официальное подтверждение тому, что заинтересованные стороны не имеют претензий друг к другу.

Совет

Для составления документа образуется комиссия, которая определяет и рассматривает приказ начальства организации. При составлении, обязательно учитываются причины, по которым передаются и принимаются трудовые книжки.

В акт приема-передачи трудовых книжек необходимо вписать:

Полное название документа.
Число, месяц и год приема-передачи.
Место, где был оформлен – адрес, город, предприятия.
В приложении записываются все названия документов, подтверждающих достоверность проведения осмотра.

Акт приема-передачи трудовых книжек также должен передаваться в отдел кадров, а другая копия подшивается в дело.

Создание комиссии

Когда работодатель представляет собой крупную компанию и численность передаваемых трудовых книжек достаточно большая, то в этих целях формируется специальная комиссия.

В комиссию входят сотрудники разных подразделений компании-работодателя в составе не менее 2 человек. Указанная комиссия назначается через издание отдельного приказа от имени руководителя компании.

Комиссия по передаче трудовых книжек имеет следующие функции:

Она проверяет сохранность всех трудовых книжек.
Удостоверяется в том, что все трудовые книжки из акта есть в наличии.
Проверяет соответствие записей в акте действительности.
Заверяет факт передачи трудовых от одного лица к другому.

Образец акта приема-передачи трудовых книжек

Шапка документа должна оформляться следующим образом:

В первую очередь необходимо обозначить полное наименование организации, а также прописать название документа.
После этого фиксируется фактическая дата формирования бумаги и город, где был зарегистрирован документ.
Ниже обозначается основная информация о нанимателе, фиксируется его ФИО, должность, а также дата утверждения.
Затем отражается та же информация о работнике, который передает дела, и о лице, который их принимает. Указывать следует ФИО субъектов, а также их должности.

№ п/п	ФИО владельца	Серия и номер бланка трудовой книжки, вкладыша	Примечания
1	2	3	4
1	Колодяжная Валентина Борисовна	Трудовая книжка серия АВ № 25656854Вкладыш в трудовую книжку: серия АВ № 2525301	Книжка находится в удовлетворительном состоянии

В конце документа его должны подписать все участники процедуры и ответственные лица. При этом каждая подпись должна быть расшифрована.

Таким образом, акт приема-передачи трудовых книжек представляет собой необходимый документ для реализации контроля над сохранностью указанных бумаг. Нанимателю необходимо заранее позаботиться о наличии в кадровом подразделении образца акта приема-передачи книжек с целью ускорения данного процесса.

Акт приема-передачи трудовых книжек

Образец и правила составления акта приема-передачи трудовых книжек

Как правильно оформить акт: скачать образец

Образец и правила составления акта приема-передачи трудовых книжек

В соответствии с трудовым законодательством трудовая книжка содержит информацию о трудовой деятельности и стаже работника. Пока действует трудовой договор, находиться они должны у работодателя.

Делегировать эту обязанность постороннему лицу он не имеет права в силу прямого указания на это в нормативно-правовых актах, а именно в п. 45 Правил ведения и хранения трудовых книжек, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 (далее — Правила).

Более подробная информация об учете трудовых книжек приведена в статье «Образец заполнения журнала учета трудовых книжек — скачать».

Поскольку трудовые книжки являются ценными документами, лицо, которое уполномочено с ними работать, назначается соответствующим приказом или распоряжением уполномоченного органа.

В качестве такого лица, как правило, выступает кадровый работник. В случаях, когда ответственное лицо меняется, например увольняется, оно обязано передать вверенные ему трудовые книжки вновь назначенному сотруднику.

При этом сделать это нужно строго по акту приема-передачи.

Законодательство РФ не содержит разработанного образца акта приема-передачи трудовых книжек, поэтому такой документ составляется работодателем в свободной форме. Но несмотря на произвольную форму, акт передачи трудовых книжек должен включать в себя следующие сведения:

реквизиты организации-работодателя, такие как наименование, адрес местонахождения и иные;
дату и место составления акта;
должности и фамилии лиц, подписывающих документ;
информацию о трудовых книжках, которые подлежат передаче (как правило, ее удобнее отобразить в виде таблицы).

Как правильно оформить акт: скачать образец

Акт приема-передачи трудовых книжек оформляется в печатном виде, как правило в единственном экземпляре.

В верхней части листа необходимо указать наименование организации и название документа с порядковым номером. В строке ниже указывается дата и место составления акта. Это так называемая шапка документа.

Далее раскрывается само содержание документа, например: «Начальник отдела кадров Иванов А. А. передал, а сотрудник отдела кадров Петров С. С. принял следующие трудовые книжки сотрудников».

Обратите внимание

Самой важной частью акта является перечень передаваемых книжек. Их можно перечислить списком, но чаще всего оформляется таблица, в которую включаются столбцы следующего содержания:

Полностью Ф. И. О. владельцев трудовых книжек.
Серия и номер трудовых книжек.
Примечания, где, например, может быть указано количество вкладышей к трудовой книжке.

Обязательно нужно указать общее количество передаваемых трудовых книжек.

Также в акте передачи трудовых книжек необходимо отразить фактическое количество чистых бланков, имеющихся у работодателя, т. к. бланки трудовых книжек согласно п. 41 Правил также подлежат учету в организации.

Завершающая часть документа — это подписи лиц, которые передают и принимают трудовые книжки. Также нужно указать их должности и фамилии.

Скачать образец акта передачи трудовых книжек можно по ссылке: Образец акта приема-передачи трудовых книжек и вкладышей к ним.

***

При составлении акта передачи трудовых книжек необходимо соблюсти все формальные требования, такие как указание даты, места, должностей и фамилий сотрудников, подписывающих акт. Очень важно проверить соответствие фактического количества передаваемых документов данным, указанным в акте, т. к. отвечать за отсутствие трудовой книжки после подписания документа будет уже новый сотрудник.

***

Статья оказалась полезной? Подписывайтесь на наш канал RUSЮРИСТ в Яндекс.Дзен!

Акт приема-передачи трудовых книжек

Акт приема-передачи трудовых книжек потребуется при смене или увольнении лица, уполномоченного за учет и хранение этих документов. Как правильно составить и оформить акт, расскажем в статье.

Скачайте полезные документы:

Когда нужен акт приема-передачи трудовых книжек

Трудовые книжки и вкладыши в них приравниваются к документам строгой отчетности. Они содержат персональные данные и сведения о периодах трудовой деятельности, на основании которых будет назначаться пенсия.

Поэтому к ведению, хранению и учету трудовых книжек предъявляют особые требования. Они установлены «Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей».

В соответствии с Правилами, для учета бланков, заполненных трудовых книжек и вкладышей организация ведет специальные журналы:

Приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладышей в нее.
Книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Ответственные за учет, хранение и ведение назначаются приказом директора.

При таком строгом порядке смена ответственного предполагает оформление акта приема-передачи трудовых книжек. Акт является подтверждением того, что один сотрудник передал документы, а второй — получил их в полном объеме и в надлежащей сохранности.

Как принять документы по акту приема-передачи трудовых книжек

Шаг 1. Убедитесь, что теперь ответственным за учет и хранение трудовых книжек назначены вы. Приказ о передаче дел оформляют в любом случае, даже когда в должностной инструкции оговорена обязанность работать с трудовыми книжками и вкладышами в них.

Шаг 2. Проверьте место хранения трудовых книжек. Для этого должен быть выделен сейф или несгораемый шкаф.

Шаг 3. Проверьте информацию. Перед тем, как заполнить акт приема-передачи трудовых книжек (образец):

Проверьте, совпадает ли количество книжек, указанных в акте, с поименным списком сотрудников компании.
Пересчитайте сдаваемые бланки, убедитесь, что их количество соответствует тому, что указано в акте.
Ознакомьтесь с заполненными документами. Узнайте, внесены ли в них актуальные на текущую дату сведения.

Бланк акта приема-передачи трудовых книжек должен содержать графу «Примечание». В нее вносите все найденные в ходе процедуры передачи документов замечания. Они могут касаться отсутствия, повреждения, неправильного оформления записей.

Еще по теме: Кто в организации должен отвечать за учет, ведение и хранение трудовых книжек

Как утвердить акт приема-передачи трудовых книжек (образец)

Законодательство не предусматривает регламентов и правил по составлению акта приема-передачи трудовых книжек. Эти регламенты и правила работодатель может разработать и утвердить внутренним нормативным актом. Например, Положением о делопроизводстве или Положением о кадровой службе.

Если предприятие крупное и численность его сотрудников превышает несколько сот человек, может потребоваться специальная комиссия. В этом случае Положением оговаривается:

Порядок создания комиссии, которая принимает участие в проверке и передаче кадровых документов, ее состав.
Порядок работы комиссии: процедура сверки документов, форма акта приема передачи трудовых книжек, образец его бланка и заполнения.

Как оформить акт приема-передачи трудовых книжек

При составлении бланка акта учтите, что с 1 июля 2018 года действует новый ГОСТ Р 7.0.97-2016. Он устанавливает основные требования к оформлению распорядительной документации.

Как правило, акт приема-передачи трудовых книжек оформляется в виде таблицы. В нее вносят:

фамилию, имя и отчество владельца документа,
вид бланка (книжка или вкладыш),
серию и номер.

При передаче бланков в таблице будет достаточно указать порядковый номер, серию и номер документа. Под каждой таблицей указывается общее количество документов каждого вида.

Заполненный акт заверяют подписями лица, сдавшего документы и лица (лиц) принявших их. Перед подписями должна быть указана должность подписавшего лица, а также стоять расшифровка. При утере документов составляется отдельный акт, в котором передающий книжки сотрудник должен указать причины их отсутствия.

Ответственным за сохранность трудовых книжек является работодатель. Они хранятся у него в течение всего периода работы. Но в некоторых случаях, например, для подсчета стажа при оформлении пенсии, работнику может потребоваться этот документ для предъявления в Пенсионный фонд.

Важно

Учтите, что акт приема-передачи трудовой книжки работнику составлять не нужно — в качестве подтверждения того, что документ им получен, он может составить расписку и поставить заверяющую подпись в книге учета движения трудовых книжек. Образец такой расписки представлен на рисунке.

Расписка в получении трудовой книжки

Скачать

Вывод

Образец акта приема-передачи трудовых книжек необходимо разработать организации самостоятельно. Он заполняется при передаче кадровых документов и гарантирует своевременное обнаружение нарушений порядка учета и хранения трудовых книжек.

Акт приема-передачи трудовых книжек: скачать образец

В обязанность работодателя входит правильное заполнение трудовых книжек, а также их хранение. Поэтому необходимо время от времени проводить проверки, чтобы убедиться, что все условия выполнены надлежащим образом.

Также это рекомендовано делать при смене должностного лица, в чью ответственность входит работа с этими документами. Если подобное происходит, то составляют акт передачи трудовых книжек. Образец, который вы найдете по ссылке в конце этой статьи, поможет правильно его подготовить.

Кроме того, данный акт может быть нужен и в некоторых других ситуациях, поэтому стоит разобраться во всех тонкостях его оформления.

Причины составления

Назначение данного документа в том, чтобы зафиксировать движение большого количества книжек. При необходимости работодатель сможет использовать его в дальнейшем, чтобы подтвердить этот факт. Поэтому составление акта приема-передачи трудовых книжек по образцу, предлагаемому нами, будет не лишним: необходимо сделать всё правильно и без ошибок.

Подобная потребность может возникнуть в следующих ситуациях:

при смене сотрудника, в ответственность которого входит работа с книжками;
во время реорганизации компании, если происходит выделение новой структуры или поглощение предприятия;
при передаче определенной части книжек в отдельные подразделения.

Возможны и другие причины. Акт приема-передачи трудовых книжек необходим в любом случае, кроме выдачи книжки непосредственно на руки ее владельцу.

Также см. «Как правильно написать заявление на выдачу трудовой книжки?».

Составление и заполнение

В конце этой статьи вы сможете скачать образец акта приема-передачи трудовых книжек, чтобы правильно его составить. В любом случае, это должен делать не один человек: назначают комиссию, которая может состоять из 3-х лиц и более. Для этого подготавливают соответствующий приказ, который выпускают в организации.

Члены созванной комиссии должны выбрать председателя, который будет руководить процессом.

Акт подписывают члены комиссии. Также этот документ должен быть утвержден руководителем организации.

Если книжки передают в другую компанию, то утвердить акт для совершения этого действия может любой из руководителей.

При необходимости мы предлагаем скачать образец акта передачи трудовых книжек и использовать его для заполнения. Дело в том, что официально утвержденного варианта для этого документа нет, поэтому многие организации пользуются готовыми образцами либо разрабатывают собственные варианты, если это необходимо.

В акте должны присутствовать следующие пункты:

полное название организации (при этом для составления документа можно использовать официальный бланк компании);
дата составления;
гриф утверждения и печать (если она есть);
указывают полный состав комиссии и непосредственную причину, по которой передают книжки;
сведения о книжках вносят в таблицу, а также их количество;
подписи.

Несмотря на то что установленной формы не существует и можно использовать образец акта проверки трудовых книжек или разработать собственный вариант, есть некоторые общие требования к этому документу:

он может быть составлен в письменном виде, на компьютере или от руки;
в нем не должно быть исправлений, недопустимы помарки (вариант, составленный от руки, должен хорошо читаться);
подписи должны быть поставлены лично владельцами;
если в документе несколько страниц, то их нумеруют по порядку и сшивают вместе.

Всё это имеет значение, когда производят проверку трудовых книжек. Ведь если документация подготовлена неправильно, она не будет иметь юридической силы.

Также см. «Книга (журнал) учета трудовых книжек».

С нашего сайта бесплатно скачать образец акта приема-передачи трудовых книжек можно по прямой ссылке далее.

Скачать (akt-priema-peredachi-trudovyh-knizhek-skachat.doc)

Акт приема-передачи трудовых книжек: образец акта приема-передачи трудовых книжек, скачать бесплатно пример, форма, как заполнить

Рейтинг:69

Актом называют документ, что составляется некоторым кругом лиц и может подтвердить установленные ими факты с событиями. Данный акт приема-передачи трудовых книжек и вкладышей в них имеет унифицированную форму, которая утверждается различными нормативно составленными актами и является обязательной к использованию.

Образец формы заполнения акта приема-передачи трудовых книжек приложен ниже по тексту. Также стоит знать, что множество ведомств и министерств, кроме приема унифицированных актовых форм, могут утвердить и специальные правила или инструкции, по которым необходимо составлять акт.

Образец акта приема-передачи трудовых книжек

Скачать образец акта приема передачи трудовых книжек в формате doc

Акт приема-передачи трудовых книжек оформляется с помощью нескольких лиц и несёт в себе информацию о фиксирующую факт приема-передачи трудовых книжек.

Он составляется в границах сдачи дел работнику кадрового отдела, ввиду того, что и все трудовые книжки вместе с вкладышами находятся на хранении в кадровом отделе предприятия.

В акте должен быть указан список сдаваемых трудовых книжек, где указываются ФИО собственника, её состояние и информация о вкладышах.

Совет

Специально созданная комиссия контролирует заполнение акта, в котором также фиксируется сдача бланков трудовых книжек. Всё это закрепляется подписями комиссии и причастных сторон.

В двухстороннем порядке должны быть указаны ФИО и свои должности. Данный акт передачи трудовой книжки заполняется в особой форме, которая утверждена.

Правила оформления

Совет

В акт приема-передачи трудовых книжек необходимо вписать:

Полное название документа.
Число, месяц и год приема-передачи.
Место, где был оформлен – адрес, город, предприятия.
В приложении записываются все названия документов, подтверждающих достоверность проведения осмотра.

Количество копий должно быть соответствующим, чтобы каждая из сторон имела ее. Акт заверяется подписями членов собранной комиссии, председателем и принимающей-передающей стороны. Действительность документа подтверждается печатью организации.

Правила оформления акта приема-передачи дел, кадровых документов, трудовых книжек при увольнении кадровика

Главная > Трудовое право > Увольнение > Документы > Правила оформления акта приема-передачи дел, кадровых документов, трудовых книжек при увольнении кадровика

Деятельность специалиста отдела кадров основана на ведении и заполнении различной документации трудоустроенных на предприятии сотрудников.

В случае увольнения кадровика бумаги, которыми он занимался, передаются другим специалистам.

В такой ситуации важно уделить особое внимание документальному оформлению данного процесса.

Должны соблюдаться правила, установленные на законодательном уровне.

Четкой технологии плана передачи дел при расторжении трудового соглашения с работником отдела кадров нет, потому как в нормативной документации информация такого характера отсутствует.

Несмотря на это, мероприятие принято проводить в несколько этапов. Каждый из них заключается в выполнении определенного действия:

Создание специальной комиссии.
Проверка наличия и грамотности заполнения кадровой документации, подлежащей к передаче.
Оформление соответствующих актов приема-передачи.

Примерный состав комиссии может выглядеть таким образом:

руководитель компании или его заместитель;
главбух или бухгалтер, занимающийся начислением заработной платы;
инженер по охране труда;
юрист и т.д.

Проверка документации представляет собой изучение имеющихся бумаг, выявление проблем в их заполнении и т.п.

Другими словами, членами специально созданной комиссии делается общая оценка состояния кадровой документации, ее систем и технологий.

Важно учесть — в ходе проверке специалисты изучают не только бумаги, но и программное обеспечение, которое было задействовано для их создания.

В идеале на каждом производстве должен присутствовать специальный документ, в котором указан порядок ведения кадрового делопроизводства.

По итогам проверки составляется перечень имеющихся бумаг. В нем также отражается информация о необходимости внесения в них исправлений и разработке новых экземпляров.

Нужен ли передаточный документ?

Документация указанного типа не относится к категории обязательных бумаг. Следует учесть, что кадровик может отказаться от заполнения документа после расторжения трудового соглашения или в свое нерабочее время.

Именно поэтому позаботиться об оформлении акта важно заблаговременно.

Унифицированного бланка для составления документа не предусмотрено — он может оформляться в свободном виде, достаточно соблюдать стандартные правила ведения документооборота на предприятии.

В акте приема-передачи отображаются сведения о передающихся документах. В частности, нужно выделить такие данные:

наименование бумаг и дел;
период действия;
точное количество;
замечания, касающиеся темы заполнения и оформления бумаг.

Кроме этого в акт вносится информация о недостатках, выявленных в ходе проверки документации членами комиссии.

Акт приема-передачи можно оформить заранее. К примеру, если работник, который будет замещать увольняющегося кадровика, еще не найден.

Заполненную прежним специалистом отдела кадров бумагу в таком случае необходимо передать главбуху, руководителю или другому уполномоченному лицу.

Обратите внимание

После того, как найдется кандидат на освободившуюся должность, он примет все документы, согласно имеющемуся акту, и только затем приступит к дальнейшему выполнения своих должностных полномочий.

С особым вниманием нужно подойти к оформлению акта передачи трудовых книжек.

Помимо стандартных сведений, в бланк вносятся следующие данные о трудовой книжке:

инициалы и должность ее владельца;
номер и серия вкладыша;
общее количество передаваемых трудовых книжек (в том числе невостребованные и те, которые принадлежат уволенным работникам).

Необходимость такого характера связана с тем, что хранением, ведением и учетом трудовых книжек должен заниматься специалист, уполномоченный на осуществление таких действий специальным распоряжением, изданным руководителем предприятия.

Данное правило регламентируется 45 пунктом Правил ведения и хранения трудовых книжек.

Из всего вышеуказанного можно сделать вывод, что при передаче трудовых книжек составлять соответствующий акт нужно в обязательном порядке.

Таким образом новый кадровик сможет обезопасить себя от ответственности за ошибки, допущенные при ведении документации ранее.

Скачать образец

Оформление для передачи трудовых книжек

Для составления документа лучше всего использовать лист формата А4 или фирменный бланк компании. Допускается печатное и письменное заполнение.

Обязательно должно соблюдаться одно правило — наличие в акте личных подписей членов комиссии и других лиц, участвовавших в процессе приема-передачи трудовых книг.

При желании на акте ставится печать организации. С 2016 года это требование стало считаться необязательным.

В первой части акта указываются следующие сведения:

наименование компании и бумаги;
город регистрации фирмы;
дата оформления акта;
должность и инициалы главного руководителя предприятия;
инициалы и персональные данные специалистов — увольняющегося и нового кадровика.

Во вкладыш вносится информация о трудовых книжках — данные об их владельцах, серии, номера документов, примечания. Все это оформляется в табличном виде.

В конце указывается общее число трудовых. Во второй части таблицы указываются данные о чистых вкладышах и книгах, имеющихся в организации. Ставятся подписи всех лиц, ответственных за процесс приема-передачи.

Пример

Акт приема-передачи трудовых книжек: скачать образец

Главная — Организация бизнеса — Кадры — Документы — Акт приема-передачи трудовых книжек: образец

Трудовая книжка является основным кадровым документом работника. В ней фиксируются факты его трудоустройства, отметки о переводе с должности, а также раскрываются причины увольнения.

Важность рассматриваемого документа обуславливает необходимость ведения грамотного учета.

Однако, когда в компании меняется субъект, ответственный за ведение учета трудовых книжек, необходимо оформлять специальный документ – соответствующий акт для передачи полномочий по хранению указанных бумаг.

Условия, в которых необходимо составлять акт приема-передачи трудовых книжек

Любое перемещение трудовых книжек в рамках одного предприятия должно фиксироваться документально. Это необходимо в целях реализации контрольной функции управленческого аппарата, а также для того, чтобы ответственное лицо могло в любой момент обеспечить нужную информацию о месте нахождения документов.

Акт должен формироваться, если перемещается любое количество единиц трудовых книжек. Подобное может происходить в следующих обстоятельствах:

на предприятии сменяется ответственный субъект за сохранность трудовых книжек, а также за ведение учета рассматриваемых бумаг;
компания подвергается реорганизации. Предполагается, что предприятие выделяет новую отдельную структуру, либо происходит процесс поглощения или слияния фирм;
происходит процедура передачи части трудовых книжек в обособленное подразделение компании.

Особенности процесса передачи трудовых книжек

Общий алгоритм перемещения трудовых книжек выглядит следующим образом:

В первую очередь следует опубликовать распоряжение директора предприятия, где будет фиксироваться приказ о передачи книжек, а также назначение ответственного субъекта.
После публикации Приказа, на его основании осуществляется фактическая передача документов, соответствующих вкладышей, а также чистых бланков. При этом проводится ревизия бумаг, определяя верное количество единиц и их состояние.

Четкое следование правилам позволит избежать неприятных ситуаций, когда какой-либо документ оказывается испорченным или утерянным.

В условиях, когда компания крупная и содержит много трудовых книжек, которые следует переместить, для проведения указанной процедуры необходимо сформировать специальную комиссию.

Важно

В ее состав правомерно могут входить представители различных структурных подразделений фирмы, однако общее количество человек в обозначенном формировании не должно быть менее двух.

Правомочностью комиссия наделяется путем публикации соответствующего распоряжения управленца. В частности, зачастую в комиссию включаются такие субъекты:

юрист;
руководитель кадрового подразделения;
заместитель управленца или иное его доверенное лицо;
кадровый служащий, передающий дела;
кадровый служащий, принимающий дела.

Особенности составления акта-приема передачи трудовых книжек

Законодательство не предусматривает единого установленного бланка для акта приема-передачи трудовых книжек. Это обуславливает право управленцев выбирать один из следующих вариантов:

каждый раз при появлении соответствующей необходимости формировать новый документ в вольном формате;
составить общий для конкретной компании шаблон бумаги, учитывая все общие требования ТК РФ к стандартному оформлению официальных документов, а также специфику деятельности предприятия. Однако в указанной ситуации шаблон акта должен быть официально закреплен локальным нормативом на уровне компании.

В любом случае, документ должен содержать следующую информацию:

общие сведения о предприятии;
данные о составе комиссии, которая принимает участие в процедуре перемещения бумаг;
информацию о трудовых книжках, а также о вкладышах в них. Настоятельно рекомендуется оформлять приведенные сведения в виде таблицы.

В условиях, когда ошибка все же была допущена, ее необходимо грамотно откорректировать.

В частности, следует исправить ложную информацию на корректную, после чего сделать приписку «Исправленному верить» и заверить указанную надпись подписью ответственного лица.

Акт приема-передачи трудовых книжек правомерно оформлять на чистом белом листе формата А4, либо, что более уместно, на фирменном бланке организации.

При этом нет разницы между оформлением акта в письменном виде от руки и в оформлении документа посредством компьютера.

Основным требованием к рассматриваемому акту является наличие реальных подписей всех членов комиссии, а также ответственных субъектов, которые участвовали в процедуре оформления документа.

Образец акта приема-передачи трудовых книжек

Шапка документа должна оформляться следующим образом:

В первую очередь необходимо обозначить полное наименование организации, а также прописать название документа.
После этого фиксируется фактическая дата формирования бумаги и город, где был зарегистрирован документ.
Ниже обозначается основная информация о нанимателе, фиксируется его ФИО, должность, а также дата утверждения.
Затем отражается та же информация о работнике, который передает дела, и о лице, который их принимает. Указывать следует ФИО субъектов, а также их должности.

Таблица, которая является основой акта, на практике выглядит следующим образом:

№ п/п	ФИО владельца	Серия и номер бланка трудовой книжки, вкладыша	Примечания
1	2	3	4
1	Колодяжная Валентина Борисовна	Трудовая книжка серия АВ № 25656854 Вкладыш в трудовую книжку: серия АВ № 2525301	Книжка находится в удовлетворительном состоянии

Также документ содержит вторую таблицу, отражающую сведения о вкладышах и чистых бланках, состоящих на учете в компании. Во второй таблице прописываются серии и номера книжек по тому же принципу, что и в рассмотренном варианте.

Образец акта приема-передачи трудовых книжек можно скачать здесь.

(37