Заявление на командировку и командировочные расходы (образец)

Содержание

Как получить аванс на командировочные расходы – образец заявления на командировку для возмещения затрат

Заявление на командировку и командировочные расходы (образец)

Главная > Трудовое право > Командировка > Образцы документов > Как получить аванс на командировочные расходы – образец заявления на командировку для возмещения затрат

Направление работника на выполнение трудовой функции, обусловленной служебным заданием, не по месту его постоянной работы непосредственно связано с расходами направляющего предприятия (организации).

Представленные траты состоят из выплаты командированному сотруднику заработной платы за весь период служебной поездки, оплаты проезда и проживания в месте направления, покрытие суточных расходов и др. (компенсация сверхурочных работ, ночных смен и пр.).

Обратите внимание

Все обусловленные растраты оформляются и подтверждаются документами строгой отчетности, в том числе и заявлениями на командировочные расходы.

Нормативное регулирование указанного вопроса осуществляется в соответствии с Трудовым и Налоговым кодексами России, а также Положениями № 922 и №749, утвержденными Постановлениями Правительства РФ от 24 декабря 2007 года и 13 октября 2008 года соответственно.

Законом на работодателя возлагается обязательство по выдаче работнику, направленному в служебную поездку, аванса на командировку (п. 10 Положения №749 и статья 168 Трудового кодекса Российской Федерации). Как выдается аванс, читайте здесь.

Такая выплата производится бухгалтерией направляющего предприятия (организации) на основании соответствующего приказа руководства, а также заявления от самого командированного сотрудника и включает в себя суммы на покрытие проезда, проживания, суточных трат. Может выдаваться наличными или на карту командировочного лица.

Как оформить служебное задание, читайте здесь.

Именно этот документ является главным основанием для выдачи средств из кассы компании или произведения безналичных перечислений на банковскую карту трудящегося.

Издается такой приказ перед поездкой и должен подаваться в бухгалтерию вместе с заявлением от сотрудника на получение аванса на командировочные расходы.

В представленном заявлении содержатся сведения о месте направления, датах поездки, данные о приказе о направлении, сумма аванса, необходимая к выдаче и конкретизирующая постатейные расходы смета.

Допускается оформление сметы отдельным документом, составленным уполномоченным на такие действия работником направляющего предприятия (организации (как правило, бухгалтера).

Кто может оформить?

Заявление на выдачу авансового платежа, связанного с направлением работника в служебную поездку, составляется в свободной форме на фирменном бланке направляющей компании (при его наличии), однако должно содержать всю необходимую информацию для обоснования надобности проведения соответствующего платежа на командировочные расходы.

Написать представленную бумагу должен сотрудник, который направляется приказом начальства в командировку. Руководитель предприятия (организации) визирует заявление, чем подтверждает согласование суммы авансового платежа.

Также на указанном документе ставится подпись бухгалтера (свидетельствует о закрытии работником отчетов по предыдущим поездкам).

Для детализации командировочных расходов в заявлении прописывается смета. Если принято решение о ее оформление отдельным документом, допустимо составление расчетов бухгалтером, а не командированным сотрудником.

Как правильно написать заявку на выдачу аванса?

Законодатель не выдвигает специальных требований к составлению представленного документа, что позволяет сотрудникам, которые по распоряжению начальства отправляются в поездку для выполнения трудовой функции не по месту постоянной работы, писать заявление в свободной форме.

Однако для того, чтоб бухгалтерия приняла такую бумагу, она должна содержать обязательные ведомости:

  • Информация о приказе (распоряжении) направления в командировку (номер, дата);
  • Дата отъезда и прибытия;
  • Название города (в заграничных поездках также и страны) направления;
  • Размер авансового платежа на командировочные затраты (цифрами и прописью);
  • Разбивка суммы на отдельные статьи расходов (проживание, проезд и т.п.).

Допускается подача документа как написанного от руки, так и в печатном варианте.

Не принимаются заявления, которые не содержат необходимую информацию, не имеют визы начальства, не одобрены подписью бухгалтера, содержат исправления или ошибки.

Скачать образец

Пример

Руководителю

ОАО «Органика»

Кашину В.Г.

Главного механика

Грибовского В.М.

Заявление

Образец заявления на возмещение командировочных расходов

Заявление на командировку и командировочные расходы (образец)

Заявление на командировочные расходы — образец его вы сможете найти в нашей статье — необходимо для осуществления выплат сотруднику, который осуществил командировочные траты за свой счет. Рассмотрим, как оно оформляется.

Порядок компенсации расходов по заявлению работника

Заявление на возмещение командировочных расходов — образец

Итоги

Порядок компенсации расходов по заявлению работника

В соответствии со ст. 168 ТК РФ работник имеет право на возмещение затрат на командировочные расходы. Суммы, которые он потратил в поездке из своих личных средств, не будут относиться к подотчетным. Для их возмещения сотруднику необходимо подать ходатайство с просьбой компенсировать фактические издержки.

Составленное и подкрепленное документально заявление визирует генеральный директор с указанием суммы и срока возмещения. После этого бухгалтерия обрабатывает документ и выдает средства работнику.

Об оплате однодневных поездок прочитайте в материале «Как оплачивается командировка на один день?».

Максимальных сроков выплат по подобному документу нет.

ВАЖНО! Затраты должны быть подтверждены документально. При выполнении этого условия они признаются в УСН после оплаты (ст. 346.17 НК РФ), а в ОСНО — на дату утверждения заявления (подп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ).

Заявление на возмещение командировочных расходов — образец

Заявление составляется на имя генерального директора компании с указанием следующих сведений и реквизитов:

  • Наименование предприятия, Ф.И.О. руководителя и командированного лица с указанием должностей.
  • Номер и дата приказа о направлении в деловую поездку.
  • Цель командировки.
  • Перечень затрат, которые требуется возместить.
  • Перечень приложений в виде подтверждающих осуществление затрат документов.
  • Дата и подпись командированного сотрудника.

Нелишним будет также сослаться на локальные нормативные акты (приказы, распоряжения, должностные инструкции и пр.), в которых указана максимальная сумма суточных расходов, компенсируемых для данной категории работников.

Рассчитывайте командировочные расходы правильно, ознакомившись с нашим материалом «Как оплачивается командировка в выходной день (нюансы)?».

Для вашего удобства приведем здесь образец заявления на командировочные расходы.

Скачать образец

Итоги

Трудовое законодательство позволяет работнику требовать от компании возмещения обоснованных издержек, осуществленных за время служебной поездки. Правильно составленное заявление позволит учесть эти суммы в составе расходной части по УСН и налогу на прибыль.

Подписывайтесь на наш бухгалтерский канал Яндекс.Дзен Подписаться

Заявление на командировку

Заявление на командировку и командировочные расходы (образец)

Согласно ТК РФ, ст.166, командировкой признается служебная поездка, в которую направляется сотрудник. Перед ним ставиться определенная цель и срок для ее исполнения.

Для сотрудников, чья основная работа носит разъездной характер, подобные поездки не признаются командировками.

Все служебные командировки регламентируются Положением №749 «О направлении в командировку» от 13 октября 2008г.

Постановление Правительства РФ от 13.10.2008 N 749

ВажноВажно

Командировочные расходы могут быть компенсированы только для официально трудоустроенных сотрудников. Соответственно должен быть оформлен приказ на командировку, выдано командировочное удостоверение и служебное задание.

[/su_box]

В некоторых случаях необходимо от сотрудника заявление на командировку.

В каких случаях требуется?

В современном мире, несмотря на появление электронной подписи и отходе от бумажных носителей, личное присутствие все также важно и нужно — например, заключение новых сделок, передача документации, контроль за строительством и т.д.

Заявление на командировку должно быть написано лично сотрудником, направленным в командировку.

Специалист по кадрам должен точно знать, как составляется заявление на командировку (образец предоставить по запросу), кто должен его писать и в какой форме.

Документ составляется в стандартной для заявления форме. Пишется на имя руководителя, от кого, текст заявления, дата и подпись. В тексте заявления указывается согласие на служебную поездку, тем самым производится ознакомление сотрудника с тем, что он знает о возможном отказе.

Обычно при направлении сотрудника в командировку его согласие не требуется.

По ТК РФ есть отдельные категории граждан, которые должны дать свое согласие.

При их нежелании или невозможности отправиться в поездку, руководитель не имеет права оформить командировку. При нарушении на руководителя и организацию накладывается штраф.

В ТК РФ ст.259 и ст.264 указаны категории людей, которые требуют дополнительной защиты.

Трудовой кодекс РФ

Список сотрудников, которых невозможно отправить в командировку без заявления от них:

  • сотрудники, которые имеют на иждивении детей инвалидов или детей до 3х лет;
  • сотрудники, которые имеют на иждивении родителей или других родственников;
  • сотрудники, которые в одиночку воспитывают детей в возрасте до 5 лет.

Также следует привести список сотрудников, которых запрещено отправлять в командировку:

  • сотрудники до 18 лет;
  • женщины беременные;
  • сотрудники, работающие по ученическому договору;
  • сотрудники, работающие по гражданско-правовому договору.

С сотрудников, которые не попадают в этот список, заявление на командировку не запрашивают.

Не следует путать заявление на командировку с заявлением на командировочные расходы.

Последнее составляется при желании получить аванс на расходы, связанные с поездкой. После его написания бухгалтерия выдает деньги. По прибытии сотрудник обязан отчитаться о произведенных тратах, предоставив подтверждающие расходные документы.

К заявлениям на командировку условно относят все заявления, которые были составлены в ее период: возврат раньше срока, возврат из заработной платы не потраченных средств и т.д.

Поездка за счет принимающей стороны

Согласно ТК РФ все командировочные расходы сотрудника подлежат возмещению.

Они складываются из затрат к месту проведения командировки, проживание, питание и расходы связанные с командировкой.
Возмещать произведенные затраты может как отправляющая в командировку организация, так и принимающая.

Перед отправлением сотрудника обе стороны должны заключить соглашение в письменной форме. В нем указывается, кто из организаций производит оплату и каких командировочных расходов.

При составлении приказа на командировку сотрудника указывается, что оплата командировочных расходов производит принимающая сторона.

Совет

Оплата будет произведена только после предоставления документов, подтверждающих расходы.

При составлением приказа на командировку сотрудник должен написать заявление. В документе должно быть указано, что сотрудник просит направить его в командировку за счет принимающей стороны.

Поездка на личном транспорте

При выборе транспорта для следования к месту назначения командировки нет строгих рамок, указанных в ТК РФ или НК РФ.

Необходимо согласовать этот вопрос с руководителем предприятия. Это может быть ж/д, автобус, авиа или автомобиль. Директор выберет наиболее финансово выгодный или удобный.

При передвижении к командировке на личном автотранспорте расходы на бензин могут быть учтены в составе командировочных расходов.

Для этого сотрудник должен предоставить ПТС, подтверждающий, что именно он владелец автомобиля. Затем написать заявление о желании следовать в командировку на автомобиле.

Бухгалтерия оформляет соответствующий приказ.

Из практики: предприятие оформляет договор, по которому она арендует автомобиль у сотрудника. На его основании работник следует на машине в командировку, а расходы на бензин могут быть приняты для целей налогообложения. По возвращении заполняется путевой лист и к командировочному удостоверению прикрепляются кассовые чеки о заправке.

Как составить заявление на командировку?

Требования к документу

Документ может быть напечатан на компьютере или написан от руки. В первом варианте дата и подпись должна быть проставлена вручную заявителем.

Форма и текст

Форма состоит из шапки, текста и заключения:

  • В шапке указывается на кого и от кого составлено заявление.
  • В тексте прописывается сам текст.
  • В заключении ставится дата составления и подпись сотрудника.

Как заполняется заявление:

  • В строке «кому» указывается должность (руководитель, генеральный директор), фамилия инициалы и название организации.
  • В строке «от кого» указывается должность и фамилия, инициалы сотрудника.
  • В теле заявления указывается название «Заявление на командировку» и далее идет текст. Пример заявления приведен далее.
  • После текста заявления ставится дата и подпись сотрудника, отправляемого в командировку. В скобках указывается фамилия, инициалы.

Дата

В командировочном удостоверении ставится дата убытия сотрудника на транспорте. Заявление на командировку пишется за несколько дней до поездки.

Приказ оформляется только после принятия и регистрации заявления.

Пример (образец) документа:

Примерный текст заявления

Как написать заявление на командировочные расходы?

Заявление составляется для получения денежных средств на командировочные расходы.

Требования к документу

Составляется сотрудником, отправляющимся в командировку.

После написания обязательно должна стоять резолюция руководителя или иного уполномоченного на это лица. Без подписи директора, бухгалтерия не сможет выдать денежные средства на командировку.

Форма и текст

По форме документ состоит из 3х частей: шапка, текст, подпись:

  • Шапка – располагается в правом верхнем углу. В ней указывается на кого составляется заявление. Должность (руководитель, начальник отдела, директор) и название организации. Следующей строкой указывается от кого (должность и фамилия).
  • Текст – название и изложение просьбы.  В тексте указывается просьба выдать денежные средства авансом на расходы по командировке. Обязательно указать количество дней нахождения вне рабочего места и на какие цели необходимы деньги.
  • Заключение – дата, подпись, фамилия сотрудника. При распечатывании заявления с компьютера дата и подпись ставятся вручную.

Даты

Заявка на командировку составляется за несколько дней до командировки.

При составлении в день поездки сотрудник не успеет получить авансовые средства.

Пример (образец):

Заявление на командировочные расходы

Таким образом, при направлении сотрудника в командировку из определенной категории лиц необходимо получить от него заявление.  В нем он указывает, что согласен отправиться в поездку и ознакомлен с возможностью отказа.

При одобрении заявления на командировочные расходы руководителем бухгалтерия перечисляет запрошенную сумму. После прибытия из командировки необходимо документально отчитаться о совершенных расходах.

Внимание!

  • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов. Базовая информация не гарантирует решение именно Ваших проблем.

Поэтому для вас круглосуточно работают БЕСПЛАТНЫЕ эксперты-консультанты!

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

Заявление на командировку образец бланк

Заявление на командировку и командировочные расходы (образец)

Нормами трудового права регулируются взаимоотношения работников со своими руководителями в рамках выполнения рабочих задач.

Поэтому при возникновении вопросов или при необходимости верного кадрового оформления, следует обращаться к закону, которым к тому же установлены правила составления различных документов и заявлений.

Понятие командировки

Рассматривая данное понятие с юридической точки зрения, можно сделать вывод, что командировка – это выезд сотрудника от основного рабочего места по заданию и в интересах руководства на какой-либо срок.

Причем надо отметить, что:

  1. когда сам рабочий режим сотрудника предполагает постоянные выезды и поездки, то они не могут считаться командировками, а являются частью обычного рабочего процесса в рамках должностных полномочий;
  2. командировка может быть оформлена только при условии, что работник трудится на основании официального трудового договора.

Также следует иметь ввиду, что установлен список сотрудников, которые не могут быть отправлены по делам фирмы в командировки.

К ним относятся:

  1. Беременные женщины;
  2. Работники, возраст которых еще не достиг восемнадцати лет;
  3. Женщин, дети которых имеют возраст до трех лет, отправляются в командировки на добровольной основе только после своего письменного согласия.

Как правильно оформить заявление на командировку

Инициатором командировки всегда является работодатель, так как сотрудник, выполняя свои функции, всегда действует в его интересах.

Таким образом, во всех случаях основным документом будет изданный работодателем приказ о назначении своего работника в командировку. И уже на основании его начисляются выплаты работнику, которые должны покрыть его расходы.

Таким образом, по общим правилам, заявление работником в таких случаях не пишется, а работодателем должны быть оформлены следующие документы:

  • Приказ или распоряжение по определенной форме;
  • Служебное задание;
  • Командировочное удостоверение.

Возмещаются сотруднику при его рабочей поездке следующие расходы:

  • На проезд;
  • На жилье, при необходимости;
  • Другие расходы, которые оплачиваются по договорённости с руководством.

Для получения командировочных, сотруднику следует написать заявление о выдаче денег под отчет, на основании которого и выдаются денежные средства по общеустановленному тарифу.

После принятия такого заявления бухгалтером выписывается расходный кассовый ордер и выдаются деньги на руки работнику.

Ниже расположен типовой бланк и образец заявления на командировку, вариант которого можно скачать бесплатно.

Заявление на командировку: образец 2019

Заявление на командировку и командировочные расходы (образец)

Практически каждого пятого работника отправляют в служебную командировку. И это действие должно корректно оформляться в документах. Человек должен предоставить заявление на командировку, которое позволит отправить его в конкретное место на определенное время для выполнения своих должностных обязанностей.

Когда необходимо?

Заявление подается лично гражданином, который направлен в командировку. Заявление имеет стандартный формат заполнения. Прописывается имя руководства, текст документа, проставляется дата и подпись. В тексте должна содержаться информация о положительном решении работника на поездку.

При направлении сотрудника стандартной категории без детей, согласие на отправление в командировку не требуется.

В соответствии с Трудовым кодексом, не подлежат отправлению матери–одиночки и граждане, воспитывающие ребенка до 3 лет. В статье 259 и и статье 268 указаны все категории лиц, кто требует дополнительную защиту.

Законодательная база

В соответствии со статьей 166 Трудового кодекса России командировкой является служебная поездка, в которую направляется сотрудник для выполнения своих обязательств. Перед сотрудником ставится конкретная цель и сроки выполнения.

Если человек имеет разъездной характер работы, то это не считается командировкой. Регламентируется вопрос по служебным поездкам Положением №749 от 13.10.08 года.

Заявление на командировку

Заявление на командировку подается работником на имя руководства компании. Каждый человек должен несколько изменить условия поездки, например, изменить дату выезда или попросить выдать деньги подотчет.

Каждый такой процесс сопровождается особенностями и нюансами при оформлении. Поэтому нужно изначально ознакомиться со всем вопросами.

На изменение дат

Перенос поездки со стороны работодателя возможен как на конкретный срок, так и на неопределенный. И возможно это по нескольким причинам. Например, болезнь или семейные обстоятельства. Именно в этом случае все денежные средства, если выдача уже происходила, остаются у специалиста.

Обоснование переноса даты лучше написать в заявлении. Это не является обязательным, но носит желательный характер.

Обратите внимание

В документе указываются все причины, позволяющие отсрочить время поездки. На основании заявления переносятся сроки и решаются вопросы о возврате выданных денежных средств.

Процесс направления в командировку должен корректно оформляться по документам. Грамотное оформление позволяет избежать спорных вопросов и денежных конфликтов.

О выдаче денег подотчет

Любая организация позволяет человеку перед командировкой получить денежные средства под отчет. Для этого необходимо подать заявление установленного образца.

Документ необходим не только для подтверждения факта передачи денег, но и позволяет обязать гражданина предоставить отчетную документацию.

Официальный документ направляется на имя руководства, но обрабатывается заявка бухгалтерией.

В справке проставляется отметка об отсутствии долговых обязательств перед предыдущими поездками.

В бланке прописывается ссылка на приказ, который считается основанием для отправки гражданина в служебную командировку. И в тексте письма работник требует выдать денежные средства, но в то же время он обязуется предоставить все подтверждающие документы о тратах. Он также знакомится со всеми правилами оформления.

В бланке присутствуют отдельные отметки, которые предусматриваются для ответственных лиц.

Главное условие – погашение задолженности по ранее выданным средствам по предыдущим командировкам. Возможно получить средства как на банковскую карту, так и наличными.

На личном транспорте

Действующее законодательство позволяет выбрать самостоятельно вид транспорта для поездки.

Строгих рамок по выполнению ни в Трудовом кодексе, ни в Налоговом не прописывается. Только этот момент необходимо согласовывать с руководством работодателя.

Из транспорта может быть:

  • железнодорожный транспорт;
  • автобусы;
  • авиатранспорт;
  • служебный или личный автомобиль.

Как правило, руководство всегда выбирает самый выгодный вариант по финансам.

При передвижении на собственном транспорте могут учитываться расходы на бензин в виде командировочных расходов.

Для этого необходимо предоставить заявителю паспорт технического средства, который подтвердит владельца, а также написать заявление о поездке в командировку на собственном транспорте.

Нужен пример служебной записки о необходимости командировки? Смотрите тут.

За счет принимающей стороны

В соответствии с Трудовым кодексом России, все расходы работника должны быть возмещены. То есть это могут быть затраты по поездке до места назначения, проживание и питание, иные расходы. И возместить эти расходы вправе как отправляющая сторона, так и принимающая.

В любом случае, при отправлении работника обе стороны заключают соглашение, где прописывается сторона, возмещающая убытки.

Оплата производится только после предоставления всей документации, которая подтвердит расходы работника.

Заявление на командировку в 2018 году можно и отменить. Отмена возможна по нескольким причинам:

  • заболевание работника;
  • изменение общих обстоятельств;
  • отсутствие возможности поездки.

Особых нюансов при оформлении этого нет. Но если выдача денежных средств уже состоялась, то необходимо возвратить деньги. Если они не потрачены, то работник обязуется их возвратить в течение трех дней.

Но законодательство допускает и другие ситуации. Если деньги потрачены на билет, оплату недвижимости, то они относят их к коммерческим расходам или убыткам.

Как написать?

Командировка – дело сложное. Оформление занимает несколько часов. Ведь нужно учесть командировочные расходы. А если выдача денежных средств уже состоялась, а произошла отмена командировки, то и вовсе нужно списать это по бухбалансу.

Именно поэтому, нужно корректно заполнять заявление на отправление работника в служебную поездку.

Требования

Документация вправе быть в электроном виде, напечатана на компьютере.

Действующее законодательство не запрещает заявление написать от руки.
В обоих вариантах проставляется дата и подпись вручную заявителем.

Заявление имеет следующую форму:

  • в шапке прописывается, кто и кому направляет документ;
  • в тексте прописывается просьба;
  • в конце проставляется дата и подпись работника.

Графа «Кому» содержит должность, ФИО. «От кого» прописывается должность, ФИО сотрудника. В теле прописывается заявление и текст с просьбой выдачи денежных средств. Далее проставляется дата и подпись с расшифровкой.

Как происходит начисление суточных в командировке? Информация здесь.

Как написать приказ о продлении командировки? Подробности в этой статье.

Для минимизации шансов некорректного заполнения, лучше заполнить заявление по образцу.

Образец заявления на командировку здесь.

На видео об оформлении служебной командировки

Заявление на выдачу денег на командировку

Перед тем, как состоится служебная поездка, сотрудники кадровой службы должны оформить ее документально.

Например, предварительно издается приказ от имени работодателя (а также служебная записка на командировку: образец 2018 года можно найти здесь).

Так как инициатива исходит от руководителя предприятия, то командировка должна быть оплачена за счет бюджета компании (в случае военных ситуация немного другая, равно как и в отношении оформления соответствующего рапорта).

В 168 статье ТК РФ закреплено право работников на получение денежных средств, если они отправляются в служебную поездку.

Точная сумма денег высчитывается, исходят из места назначения и других предполагаемых затрат.

В любом случае работнику придется написать заявление, в котором он просит возмещения потенциальных командировочных расходов. Обычно это выдается на основании оформленного отчета о командировке.

Как написать заявление на командировку?

Само заявление на командировку необходимо написать, если руководитель хочет получить от сотрудника письменное согласие. В общем порядке получать согласие нет необходимости. Однако в законе установлен ряд лиц, в отношении которых получение согласия является обязательным.

К таким категориям относятся:

  • Сотрудники с детьми-инвалидами на иждивении в возрасте до 3-х лет;
  • Сотрудники с родителями (либо иными родственниками) на иждивении;
  • Отцы-одиночки и матери-одиночки, детям которых еще нет пяти лет.

Отдельно существует перечень категорий, которых нельзя в принципе отправлять в служебные поездки. Если же лицо все-таки входит в вышеуказанный список, то от него следует получить заявление, которое нужно написать в свободной форме. Главное – получить письменное подтверждение с фактом его отправления в служебную поездку.

Бланк заявления на командировку

Любая форма заявления на командировку является свободной. Унифицированная форма существует лишь для приказа по служебной поездке. Все документы-обращения от работников в этом отношении принимаются в виде, который предлагается кадровыми сотрудниками.

В кадровой службе должны представить образец. Иногда используются специальные фирменные бланки, где уже указано наименование предприятия, а в шапке – адресат (т.е. директор).

В тексте необходимо привести информацию по конкретному факту: о выдаче денег, о согласии отправиться в служебную поездку, о возврате ранее срока по непредвиденным обстоятельствам и т.д.

Кстати, о том, как оформляется служебное задание на командировку в 2018 году (образец прилагается), написано тут.

Заявление на командировку — образец

Наиболее важным является заявление на возмещение расходов по командировке. Оно подается заранее и в нем сотрудник просит о выдаче денег под отчет.

Еще одним видом документа является выражение согласия работника с тем, что его направляют в служебную поездку.

Его следует написать в ответ на уведомление от работодателя о планировании оформления данной процедуры.

Кроме выраженного согласия, в него записывается, что нет никаких противопоказаний медицинского характера. Также работник упоминает, что знает о праве отказа по 259 статье ТК РФ.

Заявление на выдачу денег на командировку

На любом предприятии перед отправлением сотрудника в поездку от него требуют написать заявление о выдаче денег под отчет на командировку. Оно нужно не столько для выдачи денежных средств, а столько для того, чтобы получить письменное подтверждение последующего предоставления всех отчетных документов.

Официально направляется оно руководителю предприятия, но рассматривается обращение, прежде всего, бухгалтерскими службами. Как правило, в таких документах есть место для отметки о том, что за человеком не числятся долги по предыдущим служебным поездкам.

Образец заявления на выдачу денег на командировку

В данном бланке есть ссылка на приказ, который является основанием для отправления работника в служебную поездку. В обращении сотрудник просит выдать средства под отчет.

В нем же он указывает, что обязуется все отчетные документы предоставить в течение того количества дней, о которым они предварительно договорятся с работодателем.

В тексте есть отметка об ознакомлении со всеми правилами.

Отдельные отметки предусмотрены для ответственного лица, которое будет заниматься вопросом возмещения денежных средств.

Так как служебные поездки не являются единичным явлением, то важно знать, что направляющийся работник погасил ранее имеющуюся задолженность (если она была).

Если работник рассчитывает получить денежные средства не наличными, а на карту, то он не просто упоминает этот факт, но еще и приводит реквизиты своего счета.

Делопроизводство

Заявление на командировку

Согласно ТК РФ, ст.166, командировкой признается служебная поездка, в которую направляется сотрудник. Перед ним ставиться определенная цель и срок для ее исполнения.

Для сотрудников, чья основная работа носит разъездной характер, подобные поездки не признаются командировками.

Все служебные командировки регламентируются Положением №749 «О направлении в командировку» от 13 октября 2008г.

ВажноВажно

Командировочные расходы могут быть компенсированы только для официально трудоустроенных сотрудников. Соответственно должен быть оформлен приказ на командировку, выдано командировочное удостоверение и служебное задание.

[/su_box]

В некоторых случаях необходимо от сотрудника заявление на командировку.

В каких случаях требуется?

В современном мире, несмотря на появление электронной подписи и отходе от бумажных носителей, личное присутствие все также важно и нужно — например, заключение новых сделок, передача документации, контроль за строительством и т.д.

Заявление на командировку должно быть написано лично сотрудником, направленным в командировку.

Специалист по кадрам должен точно знать, как составляется заявление на командировку (образец предоставить по запросу), кто должен его писать и в какой форме.

Документ составляется в стандартной для заявления форме. Пишется на имя руководителя, от кого, текст заявления, дата и подпись. В тексте заявления указывается согласие на служебную поездку, тем самым производится ознакомление сотрудника с тем, что он знает о возможном отказе.

Обычно при направлении сотрудника в командировку его согласие не требуется.

По ТК РФ есть отдельные категории граждан, которые должны дать свое согласие.

При их нежелании или невозможности отправиться в поездку, руководитель не имеет права оформить командировку. При нарушении на руководителя и организацию накладывается штраф.

В ТК РФ ст.259 и ст.264 указаны категории людей, которые требуют дополнительной защиты.

Список сотрудников, которых невозможно отправить в командировку без заявления от них:

  • сотрудники, которые имеют на иждивении детей инвалидов или детей до 3х лет;
  • сотрудники, которые имеют на иждивении родителей или других родственников;
  • сотрудники, которые в одиночку воспитывают детей в возрасте до 5 лет.

Также следует привести список сотрудников, которых запрещено отправлять в командировку:

  • сотрудники до 18 лет;
  • женщины беременные;
  • сотрудники, работающие по ученическому договору;
  • сотрудники, работающие по гражданско-правовому договору.

Заявление на командировку — образец заявления

Заявление на командировку и командировочные расходы (образец)

Деловая командировка явление не редкое – каждый хоть раз ездил по делам фирмы в другой город или страну. За сотрудником на это время оставляется место работы и средний заработок.

Целью командирования может быть обмен опытом, необходимость выполнения работ в другой местности, участие в конференциях и выставках (наука, техника, торговля), судебных спорах и иные рабочие моменты. Соответственно, немаловажными являются вопросы правильного оформления сопутствующей документации.

Порядок и характерные черты направления сотрудников в должностную командировку регламентируют ТК и постановление Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749, которым утверждено соответствующее Положение.

Как написать заявление на командировку?

Написание заявления на командировку не нужно, достаточно приказа, где изложены:

  • ФИО и должность направляемого работника;
  • период и цель поездки (участие в конференции, работе ревизионной комиссии, в судебном заседании и т. д.).

Направлению в командировку может предшествовать служебная записка. Временные рамки законом практически не ограничены – от одного дня до одного года. В некоторых случаях возможно составление и выдача командировочного удостоверения.

На федеральном уровне, государство гарантирует защиту прав и законных интересов отдельных работников, устанавливая в ТК РФ перечень субъектов, которые могут быть отправлены в должностную поездку только с их согласия. Это согласие оформляется путем написания соответствующего заявления. К таким сотрудникам можно отнести следующих лиц которые:

  • содержат детей-инвалидов или детей до 3-х лет;
  • содержат отца с матерью или других родственников;
  • самостоятельно растят детей, которым нет 5 лет.

Написанное заявление передается сотруднику кадрового отдела, как правило, за день или два до даты отъезда. Форма заявления на командировку произвольная, на государственном уровне типового образца нет. Соответственно, каждая организация вправе самостоятельно разработать форму анализируемого документа.

Акт составляется в печатном виде или в письменном, но подпись обязательно ставится вручную.

Его обязательные элементы:

  • данные о лицах, на кого и от кого оно написано (вверху справа). Например: «Генеральному директору ООО «Агромаш» Иванова И.И. от начальника отдела сбыта Петрова П.П.»;
  • текст документа, где сотрудник указывает на свое согласие и ознакомление с правом на отказ согласно ст. 259, 264 ТК;
  • дата написания и подпись сотрудника.

Скачать образец

Правила написания заявления на командировочные расходы и его образец

Наниматель должен обеспечить выдачу денег на командировку. Эти деньги выдаются на аренду жилья, проезд и проживание (суточные).

Документ заполняется непосредственно работником и подлежит одобрению руководителем путем проставления резолюции. Выдача денег производится в кассе предприятия/бухгалтерии в виде аванса.

По возвращении работник должен написать отчет о расходовании выданных денег с приложением подтверждающих документов (билеты, квитанции).

Заявление на выдачу денег на командировочные траты должна содержать:

  • данные о работнике и нанимателе (вверху справа);
  • текст документа отображает сумму требуемую на расходы;
  • дата написания и подпись сотрудника.

Скачать образец

Заявление на командировку в выходной день — правила написания

Оборот «командирование в выходной день» включает в себя 3 случая:

  • сотрудник командирован на работу в нерабочий день;
  • время в пути выпадает на выходные;
  • ее длительность составляет не менее 7 дней.

В данной ситуации следует рассматривать 1 и 2 случаи, поскольку лицо будет выполнять свои трудовые обязанности в выходной день, включая время пребывания в пути. Соответственно, дополнительно к вышесказанному следует оформить привлечение к работе в выходной день.

Для этого следует заручиться одобрением сотрудника, где должно быть отображено следующее:

  • согласие/несогласие на работу в выходные;
  • форма компенсации: в виде дополнительного дня отдыха либо двойной оплаты.

Образец согласия на работу в выходные

Как оформить отмену командировки?

Отмена поездки возможна по многим причинам:

  • болезнь сотрудника;
  • изменение обстоятельств;
  • отсутствие необходимости ехать.

Никаких особенных действий со стороны нанимателя не требуется.

Единственный момент – возврат денег, если их выдача уже состоялась. Если деньги не потрачены, то сотрудник должен вернуть их в течение 3-х дней. Но возможно и иные ситуации.

Например, за эти деньги были куплены билеты, внесена оплата за жилье, приобретены материалы или оборудование и так далее.

В этом случае в зависимости от статьи расходов они могут быть отнесены к коммерческим расходам либо к убытку компании.

Скачать образец приказа на отмену командировки

Особенности написания заявления на перенос командировки

Перенос поездки возможен как на определенный, так и неопределенный срок по ряду причин (непреодолимые обстоятельства, изменение ситуации на рынке, болезнь, семейные обстоятельства). В этом случае деньги (если их выдача уже произошла) оставляются у работника.

Написание обоснования переноса поездки не обязательно, но желательно. В нем следует указать те причины, которые делают невозможной поездку в настоящее время, а также возможные сроки, на которые она может быть перенесена. Именно с учетом этих сроков будет составлен приказ о переносе и решен вопрос о возврате выданных средств.

Таким образом, процесс направления лица на работу вне места его постоянного жительства должен быть надлежащим образом оформлен кадровым отделом. Грамотное написание всех требуемых документов позволить избежать спорных моментов и обеспечить своевременную выдачу денег на командировочные траты.

Если у Вас есть вопросы, проконсультируйтесь у юриста Задать свой вопрос можно в форму ниже, в окошко онлайн-консультанта справа внизу экрана или позвоните по номерам (круглосуточно и без выходных): (9

Образец заявления на командировку — как составить, что указать в 2019

Заявление на командировку и командировочные расходы (образец)

Несомненно, в современном деловом мире нет необходимости ехать в другой регион, чтобы пообщаться с начальством или должностными лицами – достаточно выйти в интернет. Но далеко не все дела можно решить дистанционно, к примеру, провести проверку можно только лично.

Поэтому командировки по-прежнему актуальны, и для их оформления закон требует написания заявлений сотрудниками. Если заявление заполнено на компьютере, нужно хотя бы собственноручно поставить дату и подпись.

Из статьи вы узнаете, как заполнить документ, а также увидите образец заявления на командировку.

Как написать заявление на командировку

Наиболее незащищенные категории работников защищены законом в особом порядке – их нельзя направить в командировку по желанию работодателя и принудить к поездке под угрозой увольнения.

Отдельные категории сотрудников не могут быть направлены в командировку, пока не дадут свое письменное согласие на поездку. Если же поехать в служебную командировку они не могут, то принуждать таких работников к написанию заявления нельзя. К таким подчиненным относятся:

  • сотрудники, вынужденные по завершении трудового дня по основному месту работы ухаживать за тяжело больными членами семьи или престарелыми родителями;
  • одинокие родители, воспитывающие детей в возрасте младше 5 лет;
  • работники, на содержании которых имеются дети с инвалидностью;
  • сотрудницы, воспитывающие ребенка младше 3 лет.

Такие работники должны написать заявление с указанием ФИО руководителя, направляющего их в служебную поездку, полное наименование компании и суть обращения – согласие на оформление командировочной поездки при осведомленности о возможности отказа от нее без риска быть уволенным.

Перейдите по ссылке, чтобы открыть ⇒ Образец заявления сотрудника на командировку для особых категорий работников 2019.

Закон также запрещает работодателям в принципе оформлять командировку некоторым другим категориям сотрудников – даже если они согласны на поездку, направить их по служебным делам нельзя. К таковым относятся:

  • сотрудники, не достигшие возраста 18 лет (за некоторыми исключениями, о которых говорится в ст. 268 ТК РФ – в отдельных случаях подросток не младше 16 лет может быть направлен в поездку);
  • беременные сотрудницы;
  • сотрудники, с которыми был заключен договор гражданско-правового характера;
  • работники, подписавшие при приеме на работу ученический договор.

Эти подчиненные не пишут об отказе от поездки – им необходимо написать, что они знают о своем праве не соглашаться на командировку на основании статьи 259 ТК РФ.

Перейдите по ссылке, чтобы увидеть ⇒ Образец заявления об отказе от командировке для сотрудников, которые не могут быть направлены в поездку по ТК РФ

Если сотрудник не относится к упомянутым выше группам подчиненных, то заявление на командировку им писать вообще не нужно – работодатель имеет право направить их в поездку и без их согласия.

Совет

Но работники составляют другой документ – на выдачу им денег под отчет. Сюда относятся выплаты для возмещения затрат на покупку билетов, на оплату проживания и прочие нужды.

Выплаты оформляются бухгалтером через расходный кассовый ордер, и для того, чтобы выдать наличные, необходимо заявление работника на получение денег.

Читайте также статью ⇒ “Оплачиваются ли выходные в командировке”.

В каких еще случаях требуется заявление на командировку

Помимо перечисленных выше случаев, так называемое заявление на командировку требуется в следующих ситуациях:

  • если сотрудник допустил прогул в период служебной поездки;
  • если работник вернулся из командировки раньше, чем предполагалось;
  • если из заработной платы подчиненного необходимо вычесть деньги в счет неверно потраченных в период поездки средств из выданного командировочного аванса.

Если требуется написание такого заявления, в его тексте необходимо упомянуть о следующих моментах:

  1. Кому адресовано заявление работника – как правило, документ пишется на имя непосредственного руководителя, директора подразделения, заместителя директора, генерального директора, главного бухгалтера и пр. Также необходимо уточнить наименование компании, в которой трудится работник.
  2. От чьего имени составлено заявление – нужно только указать личные данные сотрудника, должность.
  3. Наименование бумаги, цель ее написания.
  4. Текст заявления должен содержать следующие сведения: сотрудник просит о том, чтобы было учтено некоторое количество дней, в течение которых он будет пребывать в служебной поездке.
  5. Затем следует просьба – выплатить работнику суточные.
  6. Далее указывается основание для выплаты – приложенные к заявлению проездные документы, посадочные талоны, авансовый отчет и служебная записка от начальника, прочие бумаги.
  7. В конце указывается дата написания заявления и должность составителя, ставится подпись с расшифровкой.

Перейдите по ссылке, чтобы открыть ⇒ Образец заявления сотрудника на командировку.

Заявление на компенсацию командировочных расходов

По возвращении из поездки сотрудник обязан написать заявление, в котором просит компенсировать ему затраты, которые имели место быть в период пребывания в командировке. Если работника потратил определенное количество выданных авансом денег на свои нужды, он излагает просьбу об удержании средств из своей зарплаты.

Данное заявление должно быть завизировано главным бухгалтером и директором. Первый сообщает о своем согласии с выплатой средств в связи с отсутствием долгов за работником, а второй позволяет бухгалтеру выплатить сотруднику деньги (сумма указывается повторно, чтобы не было лишних начислений).

Посмотреть ⇒ Образец заявления на выплату компенсации понесенных в период командировки расходов.

Перед поездкой сотрудник тоже должен просить бухгалтерию выдать ему деньги под отчет в качестве командировочного аванса.

Посмотреть ⇒ Образец заявления на выплату командировочного аванса.

Читайте также статью ⇒ “Командировка за счет принимающей стороны”.

Законодательные акты по теме (статьи ТК РФ)

ст. 259, ст. 264 ТК РФО категориях работников, которых нельзя направлять в командировку без их письменного согласия
ст. 259 ТК РФО невозможности направления в командировку беременной женщины
ч. 3 ст. 203 ТК РФО невозможности направления в командировку сотрудника, принятого по ученическому договору

Типичные ошибки

Ошибка: Сотрудник не написал заявление о предоставлении ему отгула в счет отработанного им в период командировки выходного дня.

Комментарий: Сотрудник, работавший в выходной день в период служебной поездки, имеет право на дополнительный отгул по возвращении из командировки (или на оплату выходного в двойном размере).

Ошибка: Сотрудник не приложил оправдательных документов к заявлению о выплате ему компенсации понесенных в ходе командировочной поездки расходов.

Комментарий: Все затраты сотрудника, которые тот понес в период командировки, должны быть документально подтверждены, иначе компенсация выплачена не будет.

Ответы на распространенные вопросы про образец заявления на командировку

Вопрос №1: Как указать дату отбытия сотрудника в служебную командировку?

Ответ: За день отбытия следует принять день отправления поезда или вылета самолета. То есть первый день поездки должен совпадать с днем отправления транспорта, указанным в билете.

Вопрос №2: Какой день принять за дату прибытия работника из командировочной поездки?

Ответ: Многие ошибочно указывают в качестве для прибытия дату, на которую сотрудник появился по основному месту работы, вернувшись из поездки. Но следует указывать день прибытия транспортного средства, на котором вернулся работник.

Оцените качество статьи. Нам важно ваше мнение:

Основные нюансы заполнения служебной записки на командировку

Заявление на командировку и командировочные расходы (образец)

Перед отправкой сотрудника в командировку отдел кадров должен подготовить соответствующую документацию за подписью руководителя и командированного лица. Служебная записка выступает основанием для всего процесса.

Служебная записка – это документ, подтверждающий факт пребывания и время пребывания командированного лица в месте назначения.

Ее составление требуется, если:

  1. Работник отправляется для исполнения задания на служебном, арендованном или личном авто.
  2. Если работник не имеет других документальных доказательств, свидетельствующих о выполнение служебного задания.

Служебная записка выступает в роли документа-основания для начисления суточных и подтверждения объема расходов сотрудника.

Подтверждение даты

Согласно изменениям в законодательстве, период, проведенный в командировке, а значит, и точные даты подтверждаются посредством проездных документов, при их утере — дубликатами.

Однако если работник отбыл в рабочую поездку на транспорте предприятия или личном, то период пребывания его в поездке подтверждается служебной запиской, которую он обязан составить и предоставить работодателю вместе с оправдательной документацией на использование транспорта сразу по возвращению.

Законодательная база

Данные относительно всей процедуры оформления командировки и пребывания работника в ней указаны в Положении, утвержденном Постановлением Правительства РФ от 2014 года №1595.

Кроме этого, существует Указ Президента РФ от 2014 года №765 о порядке и условиях командирования лиц, находящихся на служебных и государственных постах.

Также произошла отмена инструкций, сформированных еще в период существования СССР, Приказом Минфина России №147 и Минтруда России №1044 от 2014 года.

Введено в действие новое Положение относительно процесса командирования лиц, утвержденное Постановление Правительства РФ №749 от 2008 года.

Для бланка служебной записки допустимо брать обычный лист формата А4, при этом форма отчетного листа разрабатывается каждым предприятием самостоятельно, так как унифицированного образца не имеет. Работник впоследствии сразу по прибытию должен вписать в нее все необходимые данные.

Структура документа следующая:

Читайте так же:   Образец командировочного листа

  1. В правом верхнем углу формируется шапка, в нее вносятся ФИО руководителя предприятия, ФИО непосредственного начальника, если он имеется, ФИО работника.
  2. По центру листа вписывается название.
  3. В теле документа оформляется в произвольной форме обращение к работодателю с описанием цели поездки, дат приезда/отъезда, а также основных фактов. При этом если поездка была выполнена посредством применения транспорта, необходимо указать все идентификационные данные этого авто.
  4. Перечень прилагаемых документов.
  5. Дата и подпись сотрудника.

Образец и правила заполнения в зависимости от варианта

Служебные записки, связанные с направлением работника в необходимую местность, существуют двух вариантов:

  1. Согласно которым формируется приказ, они являются основанием для поездки сотрудника.
  2. Документация, заполняемая собственноручно работником после выполнения задания.

О направлении

Данный вариант записки является основанием для издания приказа и может составляться непосредственным начальником командируемого лица.

Главное в данном случае является аргументация необходимости отправки работника в поездку.

Отдел бухгалтерии ООО «Пион»

руководителю Горбань О. О.

Служебная записка

об организации командировки

от 02.02.2018 №208/07

Уважаемый Олег Олегович!

В связи с производственной необходимостью прошу с 5 февраля 2018 года младшего бухгалтера Головко Алину Сергеевну командировать на служебном авто Toyota Mark II, госномер А234 АА546 в город Омск для составления бухгалтерского баланса филиала предприятия.

Кроме этого, прошу в связи с командировкой выделить:

  • 6000 рублей для проживания в гостинице;
  • 6000 рублей в качестве суточных;
  • 6000 рублей на топливо для заправки авто.

Начальник бухгалтерского отдела Сазонова Е. Е.

На командировочные расходы

Данная отчетная документация составляется самим работником после выполнения задания и по прибытию на предприятие и выступает в качестве основания для восполнения расходов, связанных с поездкой.

В документе также излагаются основные факты:

  • цель поездки;
  • дата отбытия и прибытия;
  • данные об авто.

Кроме этого, перечнем указываются реквизиты всех оправдательных документов на расходы.

Отдел бухгалтерии ООО «Пион»

руководителю Горбань О. О.

Служебная записка

о командировочных расходах

02.02.2018 №208/07

Уважаемый Олег Олегович!