4 способа, которыми работники пытаются обмануть систему контроля рабочего времени

Содержание Toggle

4 способа, которыми работники пытаются обмануть систему контроля рабочего времени

Александр Бочкин, Генеральный Директор компании «Инфомаксимум», Саранск

Даже если в компании за временем работы сотрудников следит система, они все равно могут попытаться ее обмануть. Как минимум 5 человек из 1000 стараются это сделать

22 признака, почему вас ждет выездная налоговая проверка

Способ 1. Сотрудник кладет книгу на клавиатуру, вставляет монетку между клавиш или использует игрушку-маятник. Цель – имитировать, что за клавиатурой кто-то работает. Таким способом можно обмануть любую систему.

Обращайте внимание на необычно идеальную статистику. Человек не может работать постоянно в одном темпе, ему нужна передышка. Если статистика слишком хороша, приглядитесь к сотруднику. Но не сводите контроль лишь к учету времени.

Обратите внимание

Способ 2. Сговор с системным администратором. Работники пытаются договориться с IT-специалистом либо об отключении агента слежения, либо о возможности скорректировать данные статистики.

Если организация крупная, руководитель может просто не заметить, что статистики по сотруднику нет, поэтому нужны комплексные действия. Во-первых, перед установкой программы контроля оговаривайте ответственность системного администратора (пусть отдел кадров зафиксирует это документально).

По сути, в организации никто не может влиять на систему, так что все ниточки неизбежно приведут к администратору. Потерять репутацию и работу из-за лени другого человека этот сотрудник вряд ли захочет. Во-вторых, выбирайте программы слежения, которые выдают сообщения о долгом отсутствии статистики по сотруднику или в которых реализовано автоматическое включение агента.

Добавлю, что в большинстве систем коррекцию данных сделать попросту невозможно.

Способ 3. Запуск виртуальной машины. Это очень популярный способ «обхода» системы, для его реализации также нужны права администратора. По существу, это компьютер в компьютере, но уже без агента слежения.

Системный администратор знает, для чего предназначены подобные программы. В статистике по сотруднику будет отображаться работа в виртуальной машине, что рано или поздно вызовет вопросы.

Если использование таких программ не предусмотрено обязанностями работника, можно просто занести их в непродуктивные.

Одна поправка – анализ статистики должен быть регулярным и реальным (а не номинальным), лишь тогда использование виртуальной машины может быть обнаружено.

Способ 4. Самодельное USB-устройство.

Пожалуй, самый действенный, но и невероятно сложный способ: сотрудник-технарь может смастерить USB-устройство, генерирующее активность (может выглядеть как обычная флешка).

Важно

Теоретически это работает, но в реальности я такого устройства еще не встречал. Если в компании есть такой гений, сделайте все возможное, чтобы его интеллект начал работать на пользу.

Программу контроля рабочего времени лучше использовать как средство анализа работы персонала.

Контролируйте результат, выставляйте план на отдел и на каждого сотрудника в отдельности – тогда безделье одного работника будет отражаться на всем подразделении.

Основываясь на статистике системы контроля времени, можно обнаружить проблемы в постановке задач, увидеть, на какую работу у подчиненных уходит много времени, и оптимизировать бизнес-процессы.

Какие способы обмана не работают

Сотрудники, которые не понимают технической составляющей систем контроля, часто думают, что обманули программу, хотя на самом деле это не так. Например:

открывают «окно» рабочей программы, а сами уходят пить чай;
чтобы прикрыть опоздание, не выключают компьютер на ночь;
просят коллегу-«жаворонка» включать компьютер.

Во всех этих случаях система контроля времени не будет считать, что сотрудник на месте. Она реагирует лишь на активность внутри программы: нажатие клавиш, клики мыши.

ООО «Инфомаксимум» Сфера деятельности: разработка высокопроизводительных сетевых IT-систем (бренд CrocoTime) Численность персонала: 17 Рост годового оборота: в 10,7 раз

Основные клиенты: «Газпром», «Группа ГАЗ», «Панавто» (официальный дилер Yamaha), «Протек» «Ростех», «Тинькофф кредитные системы» и др.

И еще раз о том, как обмануть систему учет рабочего времени сотрудников

Как производитель системы контроля я должен быть на другой стороне баррикад (там где собрались руководители и собственники бизнеса), но поскольку сейчас лето и работать никому не хочется, то прямо сейчас я дам инструкцию как обмануть почти любую систему. Кроме тех, которые умеют записывать видео действий сотрудников на рабочих столах. Но об этом позже.

Для начала разберем как работают наиболее простые системы мониторинга — системы учета рабочего времени (УРВ). Агент, установленный на ПК каждого сотрудника собирает информацию какая программа или сайт используется в настоящий момент и активен ли пользователь на своём компьютере.

Активность считается просто — это факт нажатия на клавишу или движение мышкой. Если через определённый тайм-аут (10секунд, 1 минута, 5 минут — определяется в настройках) активности нет, то программа считает, что пользовать отошёл и компьютер простаивает.

Значит первый способ обмана — имитировать активность. Берём любую механическую игрушку на батарейках, привязываем её с помощью скотча к мышке и включаем. Игрушка двигается, мышка дёргается, программа фиксирует активность. Менеджер спокойно курит или ходит по магазинам.

Только не забудьте перед уходом запустить Word или 1С, чтобы время шопинга засчиталось вам как продуктивное.

А если, к примеру, хочется фильм посмотреть? Причём именно на рабочем компьютере? И тут есть способ обмана.

Запускаем собственно видео-плейер и разворачиваем его на весь экран. Запускаем любое продуктивное приложение: Word, 1C, Excel. Делаем окошко этого приложения очень маленьким и сдвигаем далеко в угол.

Всё, модно смотреть кино. Не забывайте только, что маленькое окошко всегда должно быть на переднем плане. Тогда система учёта рабочего времени будет считать именно его активным приложением и запишет вам прошедшее время как продуктивное.

Совет

После этого на рабочем компьютере запускаете клиент RDP, подключаетесь к компьютеру домашнему и всласть играете. Ни одна система мониторинга персонала вас не поймает.

Ведь по её сведениям вы работаете с весьма продуктивной программой RDP, а что происходит внутри неё — кто разберёт?

Бывают более продвинутые системы, которые умеют снимать скриншоты рабочих столов. Страшно? Не бойтесь раньше времени! Слишком часто скриншоты никто не делает — во-первых, они занимают много места, а во-вторых, с ними очень неудобно работать, так что зачастую на них никто не смотрит.

Кроме того, привязанную к мышке игрушку на скриншотах не видно, а значит в случае использования первого способа поймать вас не смогут. Ну а если на скриншотах окажутся Танки или кино — вы всегда можете сказать, что запустили из всего на минуточку, а в отчёте будет написано, что вы в Word текст писали.

И только системы, которые пишут видео рабочих столов вы обмануть не сможете. Потому что на видео будет видны и Танки и фильм и остающейся девственно чистым экран Word.

Одна радость для сотрудников — очень небольшое число систем умеет записывать видео экономно, чтобы в день на сотрудника приходилось не два терабайта, а 300 мегабайт.

Kickidler умеет писать видео экономно. Поэтому нашу систему очень непросто обмануть. А может вы знаете способ? Тогда добро пожаловать в комментарии (вариант — играть/читать/смотреть на смартфоне/планшете/личном ноуте просьба не предлагать).

Как сотрудники обходят системы контроля

Источник: Nastol.ru

Современный прогресс позволяет создавать различные системы контроля на предприятиях, начиная от видеокамер и прослушивающих устройств и заканчивая современными электронными системами идентификации сотрудников.

De jure компания имеет право контролировать своих сотрудников, однако мало кому из них это нравится. Кто-то пытается обойти используемые системы контроля — отчасти ради своего комфорта, отчасти из принципа.

На каждое действие, как известно, находится свое противодействие.

О контроле рабочего времени

Алексей М.:

В компании предусмотрена выверенная система контроля. Все начинается с прихода на работу. Охранники делают запись в табельном журнале о времени прихода, затем мы прикладываем к считывающему устройству наши личные магнитные карты.

Обратите внимание

Чтобы выйти из офиса на лестницу, к лифту или в туалет, нужно также использовать карту. При этом в считывающем устройстве отмечается время входа/выхода из офиса и сколько времени я не работал.

Если суммарное отсутствие за день составляет более четырех часов, этот день считают за прогул и вычитают из отпуска.

Способов обмана магнитных карт несколько. Можно взять карту друга и отметить его посещение на работе. При выходе из офиса по одной карте можно пройти с кем-нибудь другим. Но в последнее время у нас по видеокамерам это засекли и сделали предупреждение, что будут карать штрафом.

Однажды, когда мне надо было очень рано уйти с работы, но я не хотел, чтобы мой прогул заметили, пришлось незаметно выйти из офиса с другом по его карточке, а потом прошмыгнуть мимо охраны.

Неудобно, что вечером пришлось вернуться в офис и приложить магнитную карту к устройству на выходе, как будто я был на работе и только теперь ухожу.

В больших компаниях часто не доверяют рядовым сотрудникам и получают в обмен неприязнь к вышестоящим менеджерам и ненависть к царящим порядкам.

Чрезмерный контроль, повышенное внимание к мелочам, подсчет перекуров, проверка личных вещей приводит, по утверждениям работников, к негативному отношению к компании и банальному воровству.

В небольших компаниях сильнее развит элемент доверия, и этим часто пользуются работники. У них шансов нанести реальный ущерб хозяину фирмы на работе гораздо больше.

Светлана Д.:

В нашей компании систему контроля можно назвать сверхлояльной. У нас предусмотрена система электронных пропусков, но я уже давно ей не пользуюсь. В здании находятся несколько компаний, поэтому входов тоже несколько. Я работаю на шестом этаже и мне удобнее входить через соседнюю фирму, чтобы сразу попадать к лифту.

Если пользоваться главным входом, придется сделать крюк. Так же поступают и другие сотрудники, поэтому наш приход-уход в компьютерной системе никак не отмечается. Камеры находятся в каждом помещении, но никто не занимается постоянным наблюдениям.

К записанной информации обращаются только в экстренной ситуации, чтобы выяснить, в чем дело.

Важно

На проходной за выносом предметов, кроме уж очень больших коробок, не следят: я спокойно утаскиваю домой рабочий ноутбук. Но так как все предметы, принадлежащие фирме, пронумерованы — во время инвентаризации вернуть оборудование все-таки надо. Что касается прослушивания, ходят слухи, что такое устройство находится в лифте, но я все равно в это не особо верю.

О контроле за использованием компьютеров

Алексей М.:

У нас по всему офису расставлены камеры высокого разрешения, позволяющие в мельчайших подробностях рассмотреть изображения на мониторах сотрудников.

Нам предоставлен неограниченный доступ к сети Интернет, но использовать его в личных целях официально разрешено только в нерабочее время, то есть до 8:00 или после 17:30.

На компьютере сняты все записывающие устройства, такие как пишущий CD-ROM, floppy disc, выходы USB и установлена специальная программа, с помощью которой администратор может удаленно управлять всеми процессами на моем компьютере.

Для того чтобы скачать информацию с компьютера, нужно заполнить на нашем внутреннем сайте заявление администратору, которое должен подписать непосредственный руководитель проекта, начальник лаборатории и сам директор. Но в любой стене есть свои лазейки. Отделы регулярно получают для разработки новые проекты, т. е. задания от руководства.

Для этих проектов в каждом отделе есть так называемая тестовая машина, на которой мы ставим производственные эксперименты. Тогда мы пишем заявку руководству о том, что для поднятия боевого духа команды нужен новый диск «Виагры» или пишущие CD-ROM для записи важнейшей информации по проекту.

А уж какую именно информацию мы переписываем — это другой вопрос.

Залезать на интересующие сайты можно в любое рабочее время, никто на самом деле за этим не следит. Вещи, выдаваемые отделу для выполнения проекта, такие как веб-камеры, ИК-порты, диски и т. д. вообще нигде не учитываются, поэтому их можно по-тихому себе «пристроить». Конечно, это касается только мелких деталей, монитор никому вынести не удастся.

Сергей В.:

Самым распространенным способом контролировать сотрудников является мониторинг их e-mail переписки, web-серфинга и использования интернет-пейджеров.

Совет

Чтобы посещать закрытые системным администратором сайты, вести приватную переписку и пользоваться «аськой», легко можно прибегнуть к помощи многочисленных анонимайзеров (cgi proxy) и других программных средств, в изобилии размещенных в Интернете.

Впрочем, системный администратор в любом случае получит информацию о посещении этих ресурсов и сможет сообщить руководителю. Но ведь есть еще популярные смартфоны, коммуникаторы и прочие компактные устройства, которые позволяют вести e-mail переписку и общаться в «аське» где и когда угодно.

О коммерческой тайне

Светлана Д.:

У нас дружный коллектив, поэтому мы все друг друга видим и знаем, что никто ничего криминального не совершает.

Но если смотреть на технику безопасности в целом, то это упущение фирмы: мы никаких документов о разглашении корпоративных тайн не подписывали, поэтому, по сути дела, можно спокойно брать важную информацию и уносить на продажу конкурентам. Одно дело, что мы этого делать не станем, но теоретически могли бы.

Сергей В.:

Что касается контроля за сохранением коммерческой тайны и запрета на компактные носители, подключаемые к USB, то в большинстве случаев запреты такого рода неоправданны — сотрудник всегда может переслать необходимую информацию на свой почтовый ящик и обойти запрет. К тому же современные камерофоны позволяют всем желающим поиграть в шпионов и сфотографировать нужные документы, хранящиеся на бумажных носителях.

Алексей М.:

Вся личная почта просматривается специальными роботами. Они ищут ключевые слова, относящиеся к проекту отдела, в котором работает служащий.

Все эти методы были приняты в связи с участившимися случаями продажи секретной информации конкурирующим фирмам. Правда, эти случаи были отмечены в Корее, но вот контроль ужесточили во всех филиалах.

Систему контроля, кстати, разрабатывали и устанавливали сами корейцы.

Если есть огромное желание передать кому-то письмо, в котором есть ключевое слово проекта, и хочется, чтобы роботы это не засекли, можно заархивировать документ и… все! Так что, теоретически продавать сверхсекретные документы заархивированными по почте можно не боясь.

Обратите внимание

Отношение к системе контроля

Большинство наемных работников готово скорее принять установленные правила, чем тратить силы и время на попытки уйти из-под контроля руководства.

Алексей М.:

Система контроля, наверное, может чем-то ущемлять права, но нас это не касается. Наши служащие относятся к ней с завидной долей равнодушия. Есть она, нет ее — каждый, в общем, делает то, что хочет.

Всем нам уже давно известны те места в здании, где можно укрыться от камер, поговорить по телефону без прослушивания или свободно пообщаться друг с другом. Хотя недавно нас собрал администратор и предупредил, что у нас в стране, безусловно, свобода слова, но расхаживать по территории фирмы с разговорами о том, что начальник — дурак и вообще ничего не смыслит, все же не стоит…

Сергей В.:

Обойти можно практически любую систему контроля, за исключением скрытых камер и систем звукозаписи. Но и об их существовании сотрудники рано или поздно узнают и начинают корректировать свое поведение соответствующим образом.

Лидерство, Менеджмент, Управление компанией

7 способов, которыми мерчендайзеры обманывают работодателя – Статьи

03 2017

Наиболее часто встречающаяся проблема – мерчендайзер не выходит на свой маршрут.

На начальном этапе с этим легко бороться – GPS-треккеры, программы, отслеживающие координаты устройства, GEO-информация о том, где была сделана фотография.

Но с ростом количества полевых сотрудников, требуется более точная и сложная работа системы автоматизации по защите от попыток взлома со стороны полевых сотрудников.

Приложение EasyMerch строго фиксирует начало работы в ТТ (сбор и хранение программных данных на каждом этапе работы сотрудника в приложении). Даже если отчет был отправлен гораздо позже, вы увидите реальное время его создания.

2. Подделывают фотографии в отчетах

“Сфотографирую-ка я сегодня полку, но с другого ракурса, а завтра из дома сделаю посещение ТТ и эту фотографию прикреплю к отчету”

С EasyMerch этот способ не работает. В приложени нет возможности выбрать изображение из галереи, поэтому во время заполнения отчета сотрудник делает снимок в режиме “on-line”, прикрепляет его к отчету и отправляет отчет с устройства. Также EasyMerch фиксирует все EXIF-данные файла.

3. Устанавливают программы, “обманывающе” GPS и фото-камеру

Следующим этапом является установка программы FakeGPS или её аналогов, позволяющих иммитировать координаты GPS и “выгуливать” устройство сидя дома.

По нашей статистике, примерно 5% мерчендайзеров когда-либо пытались установить такую программу.

EasyMerch отслеживает установленное вредоносное ПО, отправляет сообщение о нахождении таких программ руководству на сервер, а также блокирует работу приложения на устройстве мерчендайзера до момента удаления с него этого вредоносного ПО.

4. Изменяют системное время на устройстве

“А если я переведу время на час вперед? Я – закончу работать пораньше, отчет – уйдет в удобное для мне время”

К счастью руководителя, и разочарованию мерчендайзера, точные данные отчета фиксируются в момент его создания. В какое бы время потом отчет не был отправлен с устройства, вы будете видеть реальное время формирования, а не отправления.

5. Запускают вирусное ПО

Некоторые технически подкованные мерчендайзеры пытаются запускать на устройстве вирусное ПО, что может влиять на корректную работу приложения.

У руководства есть доступ к списку установленного ПО на устройстве каждого мерчендайзера. С его помощью руководитель может отследить наличие вредоносного программного обеспечения.

6. “Ваше приложение съело всю батарею, я пошел домой”

Если вся работа полевого сотрудника проходит в приложении, то что может быть легче, чем просто сказать: “Батарея на телефоне села и я не смог работать, поэтому пошел домой”.

В web-версии EasyMerch руководители могут увидеть с каким % заряда на устройстве вышел сотрудник утром на работу, и какой % заряда у него в данный момент.

7. “В магазине не было интернета, я не смог заполнить отчет”

Для полноценной работы приложения EasyMerch достаточно будет перед визитом ТТ включить мобильное соединение, запустить приложение, установить обновление (если потребуется).

Как только внизу экрана отобразится статус “”данные обновлены, можно работать” сотрудник может выключить соединение и программа продолжит работать в автономном режиме, сохраняя отчеты в “Очереди”.

Они сразу будут отправлены на сервер, как только устройство снова поймает стабильный сигнал интернета мощности, достаточной для отправки данных.

Как заподозрить и раскрыть обман сотрудников, если компания использует систему контроля CRM

Важной задачей менеджеров компании, в которой работают «полевые» сотрудники — торговые и медицинские представители — является контроль их деятельности.

В последнее время практически все полевые сотрудники совершают визиты с планшетами, на которых установлена CRM-система: прикладное программное обеспечение для организаций, предназначенное для автоматизации взаимодействия с заказчиками или клиентами.

Главные цели — повышение уровня продаж, оптимизация маркетинга и улучшение уровня обслуживания клиентов путём сохранения информации о клиентах и истории взаимоотношений с ними.

Система помогает установить и улучшить бизнес-процессы и впоследствии с легкостью анализировать результаты.

CRM-система позволяет работодателю контролировать перемещения сотрудника (GPS-локация), время начала работы, продолжительность визита и даже качество визита: какой слайд был показан, какая презентация, как долго и т.д.

Кажется, куда может быть лучше! Захотел узнать, что делает в данный момент твой сотрудник — посмотрел на монитор и увидел: вот он перемещается по карте, вот он общается с тем-то клиентом, вот подгрузил новую фотографию выкладки, без которой, собственно, визит не закроется в программе.

Да, мы так думаем и, к сожалению, большинство доверяет исключительно системе. И систему премирования сотрудников компании основаны именно на результатах отчетности CRM-системы.

Но что мы видим на практике? Например, руководство компании считает, что визит в одну торговую точку должен длиться ровно 30 минут. Любые колебания считаются неэффективным визитом, время на переход от одной точки к другой составляет 5 минут, если более, то маршрут считается составленным неэффективно.

Важно

Добросовестно работающий сотрудник не может выполнить подобные требования идеально, ведь визит в разных аптеках занимает разное время.

Если человек успел все сделать за 15 минут, ему приходится просто стоять и выжидать оставшееся время, потому что каждые 5 минут его пробивает GPS на предмет его местонахождения.

Я бы хотела акцентировать внимание на работниках, которые приспособились к подобным системам настолько, что они идеальны в отчетности, но в реальности сидят дома или, к примеру, зарабатывают сразу в 3-х компаниях.

Огромным минусом внедрения и всеобъемлющего доверия информационным технологиям является то, что любую систему можно легко обмануть.

Я приведу некоторые самые распространенные примеры:

Fake GPS и подобные программы меняют местоположение на любое заданное.
Таким образом, представитель хоть из Бразилии может «совершать» визиты в ближайшем Подмосковье;
Игры со временем: перемещение данных на необходимое время как вперед, так и назад.
Это дает возможность сотрудникам начинать работу «вовремя» и заканчивать в 6 вечера;
Подделка фотографий: сотрудники загружают фото с предыдущих визитов, обрабатывают в Photoshop, по сути, их подделывая.

Почему же такие сотрудники продолжают работать в компаниях годами и их количество только растет? На мой взгляд есть две основные причины: лень регионального менеджера (РМ) и необоснованное доверие РМ своим сотрудникам.

Как я уже говорила, с появлением прогрессивных коммуникационных технологий, компании стали им слепо доверять, что делать категорически запрещено. Все чаще двойные и тройные визиты строго запланированы на месяцы вперед.

Что нужно сделать, чтобы вычислить представителя компании, который не работает и как его «поймать»?

1. Предпосылки:

Идеальная отчетность (по времени визита, по GPS). GPS никогда не бьет в одну и ту же точку дважды. Если в отчете абсолютно идентичные координаты, значит работает программа, а не сотрудник;
Отсутствие фотографий, «размытые» или нечеткие фото, а также фотографии, идентичные сравнительно предыдущего визита;
Сотрудник редко или почти не звонит руководству, у него отсутствуют вопросы и трудности, на совещаниях также не проявляет активности («не высовывается»);
На двойных визитах красноречив, каждый визит кажется индивидуальным. Только человек, не совершающий регулярно визиты может говорить одну и ту же фразу 10-ю разными способами. Работающий сотрудник становится автоматизированным, он даже не замечает, как «одинаково» он говорит с разными клиентами о преимуществах своего продукта.

2. Методы контроля:

Анализ отчетности: отчет не должен выглядеть так, как будто на территории работает робот, а не представитель компании. Хотя многие компании предпочитают в первую очередь премировать подобных роботов;
Контроль фото: выборочное скачивание нескольких фотографий с просмотром функции фото, когда видно во сколько и когда оно действительно было сделано;
Звонки сотрудникам с просьбой срочно в ближайший час прислать, к примеру, фото выкладки конкурента. Безотлагательное по времени задание, которое можно выполнить только находясь на рабочем месте;
Телефонный аудит. Здесь все просто: был ли сотрудник, о чем рассказывал, что показывал. Сложность лишь в том, что не всегда удается дозвониться до клиента и само нежелание клиента отвечать на подобные вопросы. Такой метод контроля используют очень многие компании, звонки вызывают раздражение и желание клиента побыстрее закончить разговор;
Следовые визиты, на мой взгляд, являются самым эффективным методом контроля сотрудников.

В идеале совершать следовой визит сразу после того, как сотрудник вышел от клиента с временным интервалом не позднее 30 минут. Таким образом, если в системе видно, что сотрудник только что покинул данную торговую точку, вряд ли его успели забыть за короткий промежуток времени. Если представитель провел визит эффективно, то и обратная связь у сотрудников аптеки будет содержательной.

Если же сотрудник совершал визит из дома, то и клиент его не видел и, соответственно, запомнить не мог. Можно также сравнить фотографии реальной ситуации и той, что предоставил сотрудник.

Современные коммуникационные технологии играют огромную роль в нашей работе: упрощают, автоматизируют многие процессы. И часто мы слишком на них полагаемся.

Опираясь на все вышесказанное, напрашивается более чем простой вывод: технологии можно и нужно использовать в работе, но всегда в первую очередь необходимо анализировать получаемую информацию. Важно понимать, что каждый сотрудник хочет работать как можно меньше и получать максимальное количество денежных средств.

В своем стремлении к этому представители компании используют всевозможные средства и методы, кроме тех, которые они действительно должны делать, для выполнения плана продаж.

Существует множество способов заподозрить обман сотрудника, проконтролировать его, однако самым показательным и действенным, на мой взгляд, является следовой визит. Он позволяет оценить множество параметров работы сотрудника, а также эффективность самого визита, слабые стороны. Следовой визит позволяет выявить недобросовестных работников, отсутствующих на рабочем месте.

Контроль персонала: выберите свой метод

“Кот из дома, мыши в пляс” — очень известная поговорка в семейной жизни. Но разве в бизнесе не так? Один в один. Как только руководитель ослабляет контроль за работниками, так сразу сотрудники идут в разгул.

Поэтому контроль персонала очень важен, в ином случае Ваш бизнес можно назвать необузданным жеребецом, который так и норовит лягнуть или скинуть кого-нибудь.

Разбираемся, что и как нужно сделать, чтобы получить “рабочую лошадку” и счастливый персонал.

Типовая ситуация

Наша основная услуга это маркетинговый консалтинг. В ходе работы мы прорабатываем огромное количество зон, которые напрямую или косвенно влияют на увеличение прибыли. И вроде бы всё хорошо, инструменты приносят результат, но мы то знаем, что может быть лучше.

Причин улучшить нашу совместную работу — масса, тут скрывать нечего, всегда можно сделать лучше. И один из главных и типовых случаев — это выполнение всей командой поставленных задач. В ход идут разного рода методы и способы мотивации персонала. Но замотивировать мало, нужно ещё контролировать их.

Именно из-за отсутствия контроля мы видим типовую ситуацию: собственники начинают срываться на своих сотрудников, так как не видят что выполнено, а что нет (по умолчанию в их голове мысль — “Ничего не выполнено!”), а в это время сотрудники расслабляются, так как понимают, что их работу не видят, и в какой-то степени не ценят.

Базовые знания в контроле

Без контроля никуда. Какой вид контроля персонала Вы выберите — тотальный или простой, это второй вопрос. Но то, что он должен быть, это точно. И сейчас мы с Вами рассмотрим несколько составляющих успешного контроля действий персонала. Ведь перед тем как мы перейдём к конкретным способам, Вам нужно понять всю суть.

Формат контроля

Есть три способа контроля деятельности персонала на предприятии. Первый и самый очевидный (самый старый) — устное взаимодействие, из серии “Петя, что сделал за сегодня?”.

Вариант имеет место быть, но в случае очень маленькой компании и узнавания промежуточного состояния работы.

В остальном, это очень слабый инструмент, ведь есть универсальная “отмазка” от договорённостей — “Я этого не говорил”.

Совет

Второй способ — это документы. В государственном секторе это принято называть “бумажками”, ведь их там просто сотни тысяч.

Вполне допускаю, что в каждой компании есть целая комната с такими бумажками, куда, как Скрудж Макдак в мультфильме про Микки Мауса, можно запрыгивать и плавать.

Но это не отменяет факт наличия такого вида контроля, к тому же, он и вправду неплох, если оборот документов не сотни листов в день.

И третий, финальный способ. Это контроль при помощи программных решений, начиная от обычной Excel таблицы, заканчивая CRM-системами. Идеальный вариант для любой компании — это CRM.

Но есть проблема, и она заключается даже не в стоимости и настройке, а в том, чтобы заставить работать всю команду в такой системе. Как правило, именно на этом шаге всё сыпется.

Всё это связано с тем, что нужно учиться, а учиться никто не любит.

Время контроля

Уже из пунктов выше у Вас могут появиться мысли о том, какая система контроля персонала Вам подходит (в нашей статье мы будем говорить в большей мере про специалистов по продажам). Но помимо формата контроля, его ещё можно разделить на время.

Первая часть проверки — это перед началом работ. Тот случай, когда мы оцениваем концепцию и план работы. И уже на этом этапе можем сказать, что делать задачу нужно иначе. Второй случай проверки — это контроль во время выполнения действий. Когда уже что-то делается и нужно сверить правильность движения. И последняя часть — это проверка по факту выполненных задач.

У нас в России принято проверять всё по факту. Когда сотрудник уже всё зафиналил, мы к нему подходим и начинаем стучать по голове за то, что он всё сделал неправильно и нужно переделывать. Это плохо, господа. Ведь так мы теряем время и деньги. Поэтому нужно обязательно помогать в начале и в процессе.

Всё остальное

Ещё контроль действий персонала можно разделить на гласный не гласный, это когда Вы либо говорите и делаете всё публично, либо делаете это в тайне от сотрудников. Также он ещё делится на территориальный (на работе, в жизни, на отдыхе) и организационный (за отделом, за бригадой, за сотрудником).

Но чаще всего это и так понятно. Главное, что Вам нужно запомнить из теоретической основы, это форматы и время. И подводя итог, можно точно сказать, что пока Вы не следите за работой персонала, они работают на 40-80% от максимальной мощности. И с каждым месяцем они расслабляются, а Вы злитесь все больше и больше.

10 МЕТОДов КОНТРОЛЯ

Вот Вы и прошли базовый теоретический курс про контроль персонала в организации. Но это же теория, которая лишь даёт понимание что это. Поэтому далее мы разберём с Вами самые актуальные методы контроля персонала. Те, что Вы можете взять и внедрить в ближайшее время. И те, что мы уже опробовали на своих клиентах.

1. Планёрки

Недавно я проводил консультацию для клиента и он меня убеждал, что не видит необходимости в планёрке, так как им нечего обсуждать, ведь всё одно и то же из недели в неделю. С одной стороны мысль вроде логичная, но с другой стороны это как в анекдоте:

Она: — Почему ты мне перестал говорить, что любишь меня?

Он: — Я уже один раз сказал, если что-то изменится, то я дам тебе знать.

Сотрудникам нужно говорить, что Вы их любите…тьфу! Их нужно мотивировать, показывать динамику выполнения плана и обязательно на таких стычках проверять по задачам. Причём, делать это не только по выполненным, но и по тем, которые планируются и находятся в процессе выполнения.

2. Видеонаблюдение (открытое и закрытое)

Классика жанра среди методов контроля персонала в организации. Ставите много-много камер и получаете 24/7 контроль над всеми в рабочей зоне. Для усиления эффекта можно поставить камеру со звукопередачей, таким образом, это поможет не только проверять факт работы, но и то, как они это делают. Например, работают ли они по скриптам и в целом как общаются с клиентами.

Видеонаблюдение Вы можете разместить гласно и негласно. Идеальная схема это и так, и так. Чтобы про часть камер сотрудники знали, а про другую часть нет. И те, что снимают скрыто, нужны для того, чтобы выявлять особо тяжкие случаи. Кстати, обязательно получите разрешение на съёмку от своих работников, а то влетите на штраф.

3. Тайный покупатель

Я обожаю проводить тайных покупателей. А вот сотрудники их просто терпеть не могут, так как считают, что таким образом мы сомневаемся в их эффективности. Но благодаря тайным покупателям можно выявить массу моментов. Таким образом, Вы легко проконтролируете выполняют свои обязанности сотрудники или нет.

Для успешного внедрения этого метода оценки персонала, Вам обязательно нужно продумать легенду, по которой будет приходить наш секретный агент. Нужно всё фиксировать на диктофон и конечно, доводить сделку до конца. Более подробно про правильную реализацию тайного покупателя смотрите в моём видео ниже:

4. KPI (нормирование труда)

В какой-то степени, это автоматический контроль качества работы сотрудника на любой должности. Смысл заключается в том, что Вы ставите своим сотрудникам определённые KPI или нормативы, которые являются планкой, которую нужно либо достичь, либо наоборот не преувеличить.

Например, у продавцов, в качестве KPI, может быть количество контактов с новыми клиентами. А у специалиста по тендерам будут нормативы, которые говорят, что на подбор 10 позиций должно уходить не более 5 часов. Таким образом, сотрудники прекрасно понимают, что и как им нужно делать. Всё, что Вам необходимо, это усилить все дополнительным контролем.

5. Мотивационная доска

Отличный инструмент, который позволяет не только следить за сотрудниками и производить оценку персонала, но и увеличивать продажи почти без вложений. Название этому инструменту — мотивационная доска. Это в прямом смысле слова, доска с отмеченными KPI, нормативами или планом продаж.

Каждый день (или в течение всего дня) на этой доске отмечается количество выполненных задач всем отделом или отдельным сотрудником. Такая доска является прямым отражением деятельности в моменте. Её видят как сотрудники, так и руководитель. И реализовать её можно как сразу на компьютерах сотрудников (в рабочем пространстве), так и просто на двери в офисе.

6. Прослушивание телефонных звонков

У нас все разговоры с клиентами записываются. Таким образом, мы получаем массу плюсов, главный из них это возможность прослушать спорную ситуацию. Но если мы говорим про контроль за работниками, то прослушивая эти звонки Вы можете выявить для себя как работают Ваши сотрудники.

Во всех отделах продаж (где мы работаем) обязательным действием, среди всего списка, является установка записей звонков. Сделать это легко. Причём, если Вы используете CRM-систему, то каждый звонок сразу будет привязываться к карточке клиента.

7. Отчёты

Хорошо, если у Вас есть ежемесячный отчёт от руководителя. Но совершенствование системы контроля может пойти еще дальше. Как минимум, каждый сотрудник может делать отчёт и предоставлять его не только в конце месяца, а в конце недели и даже дня. Такие действия помогут сотруднику лучше сформировать видение на прошлое и будущее. И также Вам поможет контролировать их направление.

А вообще предлагаю сотруднику отчитываться о каждой выполненной задаче! Я не сошёл с ума. Это сделать легко и просто. Всё, что Вам нужно, это чтобы каждую задачу (60-95% от всех) сотрудник фиксировал в CRM-системе (кстати, как выбрать подходящую, можете посмотреть здесь — CRM системы: рейтинг 2017, которого не существует).

Помимо CRM можно использовать другие, более простые схемы, например, отчётность по системе Канбан. Но я Вам приготовил самый простой вариант ежедневного отчета. Уровень “супер-новичек”, но этого достаточно, чтобы начать. Пример ниже.

Учет рабочего времени — контроль за сотрудниками

Ни один рабочий процесс не будет налаженным и продуктивным, если не уделить достаточно внимания организации рабочего времени сотрудников.

Тем более, что такая организация необходима как работодателю, так и самим работникам, которые при грамотной системе учёта своего рабочего времени в целом становятся более собранными и дисциплинированными.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему – обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону +7 . Это быстро и !

Общие понятие

Учёт рабочего времени – это мониторинг деятельности работников в соответствии с установленным распорядком труда в конкретной организации. Он необходим для поддержания трудовой дисциплины, так как в противном случае со стороны работников возможно злоупотребление доверием работодателя.

Учёт рабочего времени должен чётко согласовываться с положениями Трудового Кодекса, согласно которому каждый работник имеет право на перерывы в течение дня, законные выходные и отпуска.

В статье 91 ТК РФ говорится о том, что следует считать рабочим временем. Внутренний трудовой распорядок в каждой организации не должен входить в противоречие с этой статьёй.

Учёт рабочего времени необходим для того, чтобы:

контролировать явку сотрудников в положенное время и обнаруживать задерживающихся и отсутствующих;
проверять присутствие работников на местах на протяжении всего периода рабочего времени, возвращение их с обеденного перерыва без опозданий;
соблюдение времени окончания рабочего дня;
регистрация оплаченного рабочего времени с разделением на фактически отработанное, вынужденные простои в работе, ежегодные отпуска и отпуска по болезни, а также другие разновидности оплаченного рабочего времени.

Положение

Нормативный акт о распределении рабочего времени сотрудников в каждой отдельно взятой организации называется положением об учёте рабочего времени.

Всё изложенное в таком положении не должно входить в противоречие с ТК РФ и действующим законодательством. Данный документ состоит из отдельных пунктов, описывающих каждое из возможных нарушений трудового распорядка.

Из числа сотрудников подразделений в каждой организации должны быть назначены лица, ответственные за ведение табеля.

В обязанность этих лиц входит:

составлять рабочие графики;
отмечать время прибытия и ухода сотрудников, соблюдение ими времен нахождения на рабочих местах согласно регламенту;
доводить до сведения руководителя подразделения информацию о неявках, прогулах и опозданиях;
проверять документы, обосновывающие право работников отсутствовать на рабочем месте (больничные листы, увольнительные и др.)

Сотрудники, которые отвечают за ведение табеля, должны быть ознакомлены с положением об учёте рабочего времени под роспись.

В ходе рабочего процесса могут возникать ситуации, требующие особого подхода к распределению рабочего времени сотрудников:

Выходные и праздники. По ТК РФ работа в выходные и праздничные дни запрещена. Однако правила трудового распорядка внутри организации могут предусматривать выход сотрудниках на рабочие места на особых условиях (двойная оплата, предоставление отгулов).
Сверхурочная работа. Вписывается в табель отдельной графой.
Вынужденный прогул – это отсутствие работника на рабочем месте по вине нанимателя. После выяснения всех обстоятельств пропущенное рабочее время оплачивается так, как будто работник присутствовал и участвовал в рабочем процессе.
Простои. Они могут возникать по разным причинам, в том числе и по вине работника. В этом случае работник не получает никакой оплаты за время простоя, а если простой произошёл не по его вине, то получает полную оплату за пропущенное время.
Нетрудоспособность по болезни. В этом случае работнику производят частичную оплату труда.
День окончания командировки. В этот день сотрудник не обязан выходить на работу, но подучает командировочные деньги.

Виды

Существует три основных разновидности учёта рабочего времени: поденный, понедельный и суммированный.

Поденный учёт

Разновидность учёта рабочего времени, при которой длительность рабочей смены всегда одинаковая. Это самый распространённый график – 40 рабочих часов в неделю и всегда одинаковый 8-часовой рабочий день – так называемая «пятидневка».

Если работник для завершения всех дел вынужден задерживаться на рабочем месте, либо появляться там в выходные дни, то это учитывается как сверхурочная работа.

Понедельный

При таком виде учёта длительность рабочей недели всегда одинаковая (как правило, 40 часов), однако длина рабочего дня может значительно варьировать.

При этом суммарно в неделю всегда должно получаться одно и то же количество рабочих часов.

С понедельным учётом соотносятся сменный и гибкий рабочие графики.

Суммированный

Некоторые виды работ требуют такой организации рабочего процесса, который по времени невозможно распределить на равные рабочие смены или недели.

Например, при вахтовом методе работы, гибком графике, сезонных работах, непрерывном производстве или круглосуточной работе может возникнуть необходимость в суммированном учёте рабочего времени.

Такой способ заключается в создании некоторого учётного периода длительностью более одной недели (например, месяц, квартал или полугодие, максимум год).

Обратите внимание

Длительность учётного периода более 1 года не допускается по ТК РФ (часть 1 статьи 104).

Если определить фактически отработанное время в пересчёте на неделю, то усреднённое значение не должно выходить за рамки установленной нормы.

Методы

Существует несколько методов учёта рабочего времени, которые необходимы для повышения трудовой дисциплины:

Контроль времени прибытия на работу и ухода домой силами ответственного лица, например, вахтёра, который фиксирует в специальном журнале это время и сдаёт отчёты руководству.
Контроль рабочего процесса со стороны специально назначенного сотрудника. Обычно он проводит своё рабочее время в одном помещении с другими сотрудниками, за которыми производится надзор. Данный метод обеспечивает более рациональное использование рабочего времени и сведение к минимуму несанкционированных отлучек сотрудников от рабочего процесса.
Отчётность со стороны самих работников. При этом методе контроля работники сами фиксируют и сдают руководству в виде отчётов информацию об использовании своего рабочего времени. Такие отчёты отражают количество проделанной работы за единицу времени и мотивируют работников к исполнительности.
Контролируемый допуск на рабочие места. Такой контроль может производиться посредством специальных карточек или даже путём сканирования отпечатков пальцев. Каждый выход и вход сотрудника в рабочий кабинет записывается в специальный файл и автоматически передаётся руководству.
Видеонаблюдение. Пожалуй, самый надёжный из всех способов учёта рабочего времени, но и самый затратный. Помимо установки камер слежения, нужен ещё и отдельный сотрудник, постоянно наблюдающий всё происходящее в организации и фиксирующий нарушения графика работы. К тому же этот способ вызывает у многих сотрудников ощущение психологического дискомфорта, поэтому применяется очень ограниченно и в основном там, где это необходимо (склады, базы, магазины самообслуживания).
Специальное программное обеспечение, записывающее все действия работника в течение дня. Касается в основном тех, кто работает в офисе и за компьютером.

Табель

Документ, содержащий данные о том, сколько времени фактически отработал каждый сотрудник, сколько раз пропускал работу и по какой причине, называется табелем учёта рабочего времени.

На его основе производится расчёт заработной платы сотрудникам. В зависимости от метода учёта рабочего времени, табель может заполняться как вручную, так и автоматически.

Для обработки и начисления заработной платы данный документ передаётся в бухгалтерию.

Главным правилом, касающимся учёта рабочего времени, является обязательное формирование табеля на бумажной основе. Это делается даже в том случае, если изначально табель заполняется электронными устройствами автоматически.

Ведение табеля должно производиться по форме, на специальных бланках. Первого числа каждого месяца производится открытие табеля.

Передача табеля в бухгалтерию предприятия производится перед каждой денежной выплатой работникам, например, перед выдачей аванса и подсчёта:

у каждого сотрудника должен быть индивидуальный табельный номер;
в конце месяца подводится итог по каждому работнику и подсчитывается фактически отработанное время.

Порядок

Ведение учёта рабочего времени определено законом. Отсутствие такого учёта в учреждении является прямым нарушением прав работников.

Также обязательным является установление режима работы:

продолжительность рабочего дня или смены;
соглашение о работе по ненормированному графику;
утверждение времени начала и окончания работы;
перерывы в работе для отдыха.

При составлении табелей и осуществлении контроля над рабочим процессом работодатель должен руководствоваться не только Трудовым кодексом и своим удобством, но и подбирать оптимальные для сотрудников временные рамки и методы слежения, так как это напрямую скажется на качестве работы каждого отдельно взятого сотрудника, а в конце концов и на предприятии в целом.

Инструкция как обмануть любую систему учета рабочего времени или мониторинга сотрудников без записи видео

21 декабря 2015 в 18:00 (МСК) | сохранено 21 декабря 2015 в 19:22 (МСК)

После первой публикации о системе контроля активности сотрудников Kickidler я увидел в комментариях не много, а очень много негодующих откликов. Люди писали, что ни секунды не задержатся в компании, где будет установлена какая-либо система мониторинга.

Однако на дворе нынче кризис, время непростое и нужно признать, что уходить с работы по такому поводу многим не захочется. Однако и от маленьких слабостей (чтение новостей, общение в соцсетях, просмотр фильмов, долгие перекуры) тоже отказываться не хочется.

Как производитель системы контроля я конечно должен быть на другой стороне баррикад (там где собрались руководители и собственники бизнеса), но поскольку скоро Новый год и время добрых дел, то прямо сейчас я дам инструкцию как обмануть почти любую систему. Кроме тех, которые умеют записывать видео действий сотрудников на рабочих столах. Но об этом позже.

Важно

Только не забудьте перед уходом запустить Word или 1С, чтобы время шопинга засчиталось вам как продуктивное. А если, к примеру, хочется фильм посмотреть? Причём именно на рабочем компьютере? И тут есть способ обмана. Запускаем собственно видео-плейер и разворачиваем его на весь экран. Запускаем любое продуктивное приложение: Word, 1C, Excel.

Делаем окошко этого приложения очень маленьким и сдвигаем далеко в угол. Всё, модно смотреть кино. Не забывайте только, что маленькое окошко всегда должно быть на переднем плане. Тогда система учёта рабочего времени будет считать именно его активным приложением и запишет вам прошедшее время как продуктивное.

А как быть, когда во время рабочего дня ну очень хочется поиграть в Танки? И такое тоже возможно, хотя и сложней. Для этого на свой домашний ПК устанавливаете Танки и настраиваете возможность подключения через Remote Desktop. После этого на рабочем компьютере запускаете клиент RDP, подключаетесь к компьютеру домашнему и всласть играете.

Ни одна система мониторинга персонала вас не поймает. Ведь по её сведениям вы работаете с весьма продуктивной программой RDP, а что происходит внутри неё — кто разберёт? Бывают более продвинутые системы, которые умеют снимать скриншоты рабочих столов.

Страшно? Не бойтесь раньше времени! Слишком часто скриншоты никто не делает — во-первых, они занимают много места, а во-вторых, с ними очень неудобно работать, так что зачастую на них никто не смотрит. Кроме того, привязанную к мышке игрушку на скриншотах не видно, а значит в случае использования первого способа поймать вас не смогут.

Ну а если на скриншотах окажутся Танки или кино — вы всегда можете сказать, что запустили из всего на минуточку, а в отчёте будет написано, что вы в Word текст писали.
Kickidler умеет писать видео экономно. Поэтому нашу систему очень непросто обмануть. А может вы знаете способ? Тогда добро пожаловать в комментарии (вариант — играть/читать/смотреть на смартфоне/планшете/личном ноуте просьба не предлагать).

Время указано в том часовом поясе, который установлен на Вашем устройстве.

Версия сайта: 0.8.
Об ошибках, предложениях, пожалуйста, сообщайте через Telegram пользователю @leenr, по e-mail i@leenr.ru или с помощью других способов связаться.